Valtioiden rajat ylittäviä viranomaispalveluja ja viranomaisten tietojenvaihtoa

Abstract

Selvityksessä on muodostettu kokonaiskuva Suomena ja muiden maiden rajat ylittävän viranomaisten tiedon vaihdon ja sähköisten palvelujen nykytilanteesta ja kehittämistarpeista. Selvityksen taustalla oli OECD helmikuussa 2015 julkaisema Suomen ja Viron hallintopolitiikkaa koskeva maa-arviointi, joka muiden suositusten ohella sisältää neljä suositusta rajat ylittävän yhteistyön lisäämisestä yhteisen sähköisten palvelujen kehittämiseksi erityisesti verotuksen, terveydenhuollon, sosiaaliturvan ja yritystoiminnan edistämisen alueilla. Vaikka OECD:n suositukset koskivat erityisesti Suomen ja Viron välistä tiedonvaihtopalveluja, selvityksessä kartoitettiin samalla myös vastaavia palveluja Suomen ja muiden ympäröivien maiden kanssa. Selvitys toteutettiin kyselynä. Vastauksia saatiin 19:ta julkisen hallinnon organisaatiosta kattaen 65:n palvelua. Rajat ylittävät tiedonvaihdot ja palvelut jaettiin neljään eri kategoriaan: Ylikansallisten rekisterien ylläpitoon ja tilastointiin liittyvä tiedonvaihto; ylikansallista asiainhoitoa helpottavat palvelut; liikkuvuutta tukevat tiedonvaihtoratkaisut EU tai ylikansallisella tasolla sekä henkilöiden ja yritysten liikkuvuutta edistävät kahdenväliset tai pohjoismaiset tiedonvaihtopalvelut. Ensimainittu on lukumääräisesti suurin, mutta viimeksi mainittu on Suomen kannalta merkittävin. Selvityksen perusteella rajat ylittävää tiedonvaihtoa on selvästi oletettua enemmän. Suurin osa tiedonvaihdosta painottuu ylikansallisiin rekistereihin, joiden hyödyntäminen Suomessa on vähäistä. Manuaalisen työn suuri osuus on myös tullut yllätyksenä. Palveluiden kehittämiseen löytyy viranomaisten keskuudesta mielenkiintoa ja palveluiden kehittämisessä on suurta potentiaalia. Rajat ylittävän sähköisen tiedonvaihdon kehittämistyötä suositellaan tehtäväksi kolmen eri toimintaympäristöjen sisällä, jotka muodostuvat EU & ETA maista, Pohjoismaista ja Virosta. EU:n tasoiset ja ylikansalliset hankkeet vaativat paljon resursseja. Niissä on kuitenkin suositeltavaa olla mukana, jotta voidaan varmistaa riittävät vaikutusmahdollisuudet lopputulokseen. Erityisen suositeltavaa on keskittää kansallisia resursseja lähinaapureiden kanssa kehitettäviin palveluihin, joissa kehitystyö johtaa käytännössä nopeammin tuloksiin, ja ne vastaavat täsmällisemmin Suomen viranomaisten ja kansalaisten sekä yritysten tarpeisiin.