Arkistolakityöryhmän muistio Opetus- ja kulttuuriministeriön työryhmämuistioita ja selvityksiä 2015:3 1Arkistolakityöryhmän muistio Opetus- ja kulttuuriministeriön työryhmämuistioita ja selvityksiä 2015:3 Opetus- ja kulttuuriministeriö • Korkeakoulu- ja tiedepolitiikan osasto • 2015 Undervisnings- och kulturministeriet • Högskole- och forskningspolitiska avdelningen • 2015 2Opetus- ja kulttuuriministeriö / Undervisnings- och kulturministeriet Korkeakoulu- ja tiedepolitiikan osasto / Högskole- och forskningspolitiska avdelningen PL / PB 29 00023 Valtioneuvosto / Statsrådet www.minedu.fi/julkaisut ISBN 978-952-263-327-9 (PDF) ISSN-L 1799-0327 ISSN 1799-0335 (PDF) Opetus- ja kulttuuriministeriön työryhmämuistioita ja selvityksiä/ Undervisnings- och kulturministeriets arbetsgruppspromemorior och utredningar 2015:3 3Avainsanat arkisto, arkistolaitos, arkistolaki, arkistotoimi, asiakirja, Kansallisarkisto Sarjan nimi ja numero Opetus- ja kulttuuriministeriön ISSN-L 1799-0327 ISBN työryhmämuistioita ja selvityksiä 2015:3 1799-0335 (PDF) 978-952-263-327-9 (PDF) Kokonaissivumäärä 20 Kieli suomi Hinta Luottamuksellisuus julkinen Jakaja - Kustantaja Opetus- ja kulttuuriministeriö Kuvailulehti Julkaisija Julkaisun päivämäärä Opetus- ja kulttuuriministeriö 23.1.2015 Julkaisun nimi (myös ruotsinkielinen) Arkistolakityöryhmän muistio (Arbetsgruppen om arkivlagen, promemoria) Julkaisun osat Muistio Tiivistelmä Työryhmän tehtävänä oli selvittää arkistolakiin ja -asetukseen liittyvät keskeiset uudistustarpeet ja tehdä hallituksen esityksen muo- dossa esitys uudeksi lainsäädännöksi. Työryhmän tuli ottaa huomioon toimintaympäristön muutokset, erityisesti tieto- ja viestin- täympäristön digitalisoitumiskehitys ja julkisen hallinnon tietohallinnon kehittämiseen liittyvät linjaukset ja tavoitteet, julkisen hallinnon rakenteiden muutokset sekä valtionhallinnon vaikuttavuuteen, tehokkuuteen ja tuottavuuteen liittyvät näkökohdat. Työ- ryhmän tuli samalla tarkastella, mitkä ovat jatkossa arkistolaitoksen tarkoituksenmukaiset tehtävät ottaen huomioon valtiontalou- den tilan nyt ja tulevaisuudessa. Työryhmän selvityksissä ilmeni, että nykyinen viranomaisten tietoaineistojen käsittelyä ja tiedonhallintaa koskeva lainsäädäntö ei muodosta johdonmukaista kokonaisuutta. Eri viranomaisten toimivalta on myös jossain määrin epäselvä ja epätarkoituksenmukainen. Tämä koskee erityisesti viranomaisten asiakirja- ja tietohallinnon ohjausta. Tästä syystä työryhmä katsoo, että lainsäädäntöä olisi uudistettava arkistolain päivitystä laajemmin kokoamalla yhteen yleislakiin kaikki keskeiset tiedonhallintaa ja tietoaineistojen käsittelyä julkishallinnossa koskevat säännökset ottaen huomioon informaation koko elinkaari. Työryhmä laati toimeksiantonsa puitteissa esityksen arkistolaitosta koskevan lainsäädännön uudistamiseksi. Keskeiset esitykset koskevat nykyisestä piirihallinto-organisaatiosta luopumista, säännöksiä asiakirjojen muuttamisesta sähköiseen muotoon sekä Kansallisarkistoon siirrettyjen viranomaisten asiakirjojen antamisen tapoja ja määräaikoja. Tämän lisäksi työryhmä esittää, että seuraavassa vaiheessa valmisteltaisiin hallituksen esitys edellä kuvatusta yleislaista. Työryhmä pitää tärkeänä yleislain välitöntä valmistelua. Yleislaki voidaan tarvittaessa toteuttaa asteittain. Arkistolakiin jää päivitystä vaativia kohtia, jotka tulee joka tapauksessa ratkaista yleislain toteutumisesta riippumatta. Samaan aikaan arkistolakityöryhmän kanssa on ministeriössä toiminut yksityisten arkistojen valtionavusta annetun lain uudistamista valmisteleva työryhmä (yksityisarkistolakityöryhmä, määräaika 31.12.2014), jonka työn edistymistä arkistolakityöryhmä on seurannut ja ottanut huomioon. Yksityisarkistolain säätäminen olisi osa arkistolain kokonaisuudistusta. Yksityisarkistolakiin ehdotetaan otettavaksi säännökset yksityisten arkistotoimijoiden valtionavusta sekä voimassa olevaan arkistolain 2 lukuun sisältyvä yksityisiä asiakirjoja koskeva sääntely. Kokonaisuudistuksen sisältö: - HE eduskunnalle laeiksi Kansallisarkistosta ja arkistolain muuttamisesta (työryhmän esitys 16.1.2015, laki voimaan 1.1.2016) - HE eduskunnalle yksityisarkistolaiksi ja yksityisarkistojen valtionavusta annetun lain kumoamiseksi (työryhmän esitys 21.1.2015, laki voimaan 1.1.2016, Opetus- ja kulttuuriministeriön työryhmämuistioita ja selvityksiä 2015:4) - HE eduskunnalle laiksi tiedonhallinnasta ja tietoaineistojen käsittelystä julkishallinnossa (yleislaki); jatkovalmistelu oikeusministeriön, opetus- ja kulttuuriministeriön sekä valtiovarainministeriön yhteistyönä. Julkaisun laji Opetus- ja kulttuuriministeriön työryhmämuistioita ja selvityksiä Toimeksiantaja Opetus- ja kulttuuriministeriö Toimielimen asettamispvm Dnro 19.3.2013 15/040/2013 Tekijät (toimielimestä: toimielimen nimi, puheenjohtaja, sihteeri) Puheenjohtaja: opetusneuvos Annu Jylhä-Pyykönen Sihteerit: kehittämispäällikkö Kenneth Ahlfors, ylitarkastaja Anne Luoto-Halvari, kehittämispäällikkö Tomi Rasimus 4 Presentationsblad Utgivare Utgivningsdatum Undervisnings- och kulturministeriet 23.1.2015 Publikation Arbetsgruppen om arkivlagen, promemoria (Arkistolakityöryhmän muistio) Publikationens delar Promemoria Sammandrag Arbetsgruppen hade i uppdrag att utreda de centrala behoven av en reform av arkivlagen och -förordningen samt utarbeta ett förslag till ny lagstiftning i form av en regeringsproposition. Arbetsgruppen skulle beakta förändringarna i verksamhetsmiljön, i synnerhet digitaliseringen av informations- och kommunikationsmiljön samt målsättningarna och riktlinjerna för informationsförvaltningen inom den offentliga förvaltningen, förändringarna i dess strukturer samt aspekter på statsförvaltningens genomslag, effektivitet och produktivitet. Arbetsgruppen skulle även se över arkivverkets ändamålsenliga uppdrag och lägga upp en plan för framtiden med beaktande av det statsfinansiella läget idag och i framtiden. I de utredningar som gjordes inom ramen för arbetsgruppens verksamhet kom det fram att den gällande lagstiftningen angående myndigheternas informationshantering och informationsförvaltning inte utgör en konsekvent helhet. Olika myndigheters befogenheter är därtill delvis oklart definierade och oändamålsenliga. Detta gäller i synnerhet myndigheternas informationsförvaltning och hantering av informationsmaterial. Av den anledningen anser arbetsgruppen att lagstiftningen utöver en uppdatering av arkivlagen även bör reformeras genom att samla samtliga centrala bestämmelser om informationsförvaltning och -behandling i den offentliga förvaltningen i en allmän lag, som tar i beaktan hela livslängden av informationen. Arbetsgruppen har inom ramen för uppdraget utarbetat ett förslag till reform av lagstiftningen gällande arkivverket. De viktigaste förslagen gäller avskaffandet av den nuvarande distriktsförvaltningen, bestämmelser om överförande av handlingar till digital form och om förfarandena och tidsgränserna för utlämnande av uppgifter ur myndigheternas handlingar som överförts till Riksarkivet. Därtill föreslår arbetsgruppen att man i nästa skede bereder en regeringsproposition med förslag till ovan nämnda allmänna lag. Arbetsgruppen anser att det är viktigt att genast gå vidare med förberedelsen av denna lag. Vid behov kan den allmänna lagen införas stegvis. Dessutom finns det i varje fall passager i den nuvarande arkivlagen som bör uppdateras, och detta kräver en lösning oavsett införandet av en ny allmän lag. Vid sidan av arbetsgruppen om arkivlagen har det suttit en särskild arbetsgrupp som berett en reform angående statsunderstöd till privata arkiv (arbetsgruppen om en lag om privata arkiv, mandat till 31.12.2014) på undervisnings- och kulturministeriet. Arbetsgruppen om arkivlagen har följt med och beaktat hur arbetet i den andra arbetsgruppen framskridit. Stiftandet av en lag om privata arkiv föreslås ingå i helhetsreformen av arkivlagen. Enligt förslaget ska det tas in bestämmelser om statsunderstöd till upprätthållare av privata arkiv i den nya lagen samt en reglering av privata handlingar i 2 kap. i gällande arkivlag. Arbetsgruppen föreslår att helhetsreformen av arkivlagen har följande innehåll och framskrider som följer: - RP till riksdagen med förslag till lagar om Riksarkivet och om ändring av arkivlagen (arbetsgruppens förslag 16.1.2015, lagen träder i kraft 1.1.2016) - RP till riksdagen med förslag till lag om privata arkiv och upphävande av lagen om statsunderstöd till privata arkiv (arbetsgruppens förslag 21.1.2015, lagen träder i kraft 1.1.2016, Undervisnings- och kulturministeriets arbetsgruppspromemorior och utredningar 2015:4) - RP till riksdagen med förslag till lag om informationsförvaltning och om hanteringen av informationsmaterial inom den offentliga förvaltningen (allmän lag); fortsatt beredning i form av ett samarbete mellan justitieministeriet, undervisnings- och kulturministeriet samt finansministeriet. Nyckelord arkiv, arkivverket, arkivlagen, arkivväsendet, handling, Riksarkivet Seriens namn och nummer Undervisnings- och kulturministeriets ISSN-L 1799-0327 ISBN arbetsgruppspromemorior och utredningar 2015:3 1799-0335 (Online) 978-952-263-327-9 (PDF) Sidoantal 20 Språk finska Pris Sekretessgrad offentlig Distribution - Förlag Undervisnings- och kulturministeriet Typ av publikation Undervisnings- och kulturministeriets arbetsgruppspromemorior och utredningar Uppdragsgivare Undervisnings- och kulturministeriet Datum för tillsättande av Dnro 19.3.2013 15/040/2013 Författare (uppgifter om organets namn, ordförande, sekreterare) Ordförande: undervisningsrådet Annu Jylhä-Pyykönen Sekreterar: utvecklingschef Kenneth Ahlfors, översinpektör Anne Luoto-Halvari, utvecklingschef Tomi Rasimus 5Opetus- ja kulttuuriministeriölle Opetus- ja kulttuuriministeriö asetti 19.3.2013 arkistolain uudistamista valmistelevan työryhmän 31.12.2014 päättyväksi toimikaudeksi. Työryhmän tehtävänä oli – selvittää arkistolakiin ja -asetukseen liittyvät keskeiset uudistustarpeet ja tehdä hallituksen esityksen muodossa esitys uudeksi lainsäädännöksi – Työryhmän tuli työssään ottaa huomioon toimintaympäristön muutokset, erityisesti tieto- ja viestintäympäristön digitalisoitumiskehitys ja julkisen hallinnon tietohallinnon kehittämiseen liittyvät linjaukset ja tavoitteet, julkisen hallinnon rakenteiden muutokset sekä valtionhallinnon vaikuttavuuteen, tehokkuuteen ja tuottavuuteen liittyvät näkökohdat. Työryhmän tuli samalla tarkastella, mitkä ovat jatkossa arkistolaitoksen tarkoituksenmukaiset tehtävät ottaen huomioon valtiontalouden tilan nyt ja tulevaisuudessa. Työryhmän puheenjohtajaksi kutsuttiin opetusneuvos Annu Jylhä-Pyykönen opetus- ja kulttuuriministeriöstä ja varapuheenjohtajaksi pääjohtaja Jussi Nuorteva arkistolaitoksesta. Työryhmään kuuluivat seuraavat jäsenet: kehittämispäällikkö Kenneth Ahlfors, hal- lintojohtaja Anitta Hämäläinen ja arkistoneuvos Jaana Kilkki Kansallisarkistosta sekä johtaja Veli-Matti Pussinen Turun maakunta-arkistosta, neuvotteleva virkamies Anne Kauhanen-Simanainen ja kehittämisjohtaja Marko Puttonen valtiovarainministeriöstä, kehityspäällikkö Maaret Botska Suomen Kuntaliitosta, asianhallintapäällikkö Helena Pajari Tampereen kaupunginarkistosta, neuvotteleva virkamies Päivi Tommila työ- ja elinkeinoministeriöstä, lainsäädäntöneuvos Anna-Riitta Wallin oikeusministeriöstä sekä opetusneuvos Juha Haataja, kulttuuriasiainneuvos Minna Karvonen, johtaja Jukka Lie- des (30.9.2014 saakka), ylitarkastaja Anne Luoto-Halvari sekä hallitusneuvos Eerikki Nurmi (19.3.2014 saakka) ja hallitusneuvos Immo Aakkula 20.3.2014 alkaen opetus- ja kulttuuriministe riöstä. Työryhmän sihteereinä toimivat kehittämispäällikkö Tomi Rasimus ja kehittämispääl- likkö Kenneth Ahlfors Kansallisarkistosta sekä ylitarkastaja Anne Luoto-Halvari opetus- ja kulttuuriministeriöstä. Työryhmän asiantuntijoina toimivat kehitysjohtaja Pirjo-Leena Forsström CSC – Tie- teen tietotekniikan keskus Oy:stä ja lainsäädäntöneuvos Hannele Kerola valtiovarainmi- nisteriöstä. Työryhmän tuli tarvittaessa kuulla arkistolaitoksen henkilöstöä, maakunta-arkistoja sekä arkistolaitoksen keskeisiä sidosryhmiä ja muita asiantuntijoita. 6Työryhmä otti nimekseen arkistolakityöryhmä. Työryhmä kokoontui 15 kertaa, teetti työnsä tueksi selvityksiä ja järjesti pohjoismaisen seminaarin 26.2.2014 sekä 11.6.2014 avoimen seminaarin arkistolainsäädännön uudistumisen taustasta, tavoitteista ja keskei- sistä kehityskohteista. Seminaariin osallistui arkistolaitoksen henkilöstöä, edustajia valtion- ja kunnallishallinnosta sekä julkista tehtävää hoitavista organisaatioista, tutkimuslaitok- sista ja yksityisistä arkistoista. Työryhmän selvityksissä tuli ilmi, että nykyinen viranomaisten tietoaineistojen käsitte- lyä ja tiedonhallintaa koskeva lainsäädäntö on syntynyt eri aikoina, eivätkä lait muodosta johdonmukaista kokonaisuutta. Myös eri viranomaisten toimivalta on jossain määrin epäselvä ja epätarkoituksenmukainen. Tämä koskee erityisesti viranomaisten asiakirja- ja tietohallinnon ohjausta. Tästä syystä työryhmä katsoo, että lainsäädäntöä olisi uudistet- tava arkistolain päivitystä laajemmin kokoamalla yhteen yleislakiin kaikki keskeiset tie- donhallintaa ja tietojen käsittelyä julkishallinnossa koskevat säännökset ottaen huomioon informaation koko elinkaari. Työryhmä laati toimeksiantonsa puitteissa esityksen arkistolaitosta koskevan lainsäädän- nön uudistamiseksi. Keskeiset esitykset koskevat nykyisestä piirihallinto-organisaatiosta luopumista, säännöksiä asiakirjojen muuttamisesta sähköiseen muotoon sekä Kansallis- arkistoon siirrettyjen viranomaisten asiakirjojen antamisen tapoja ja määräaikoja. Tämän lisäksi työryhmä esittää, että seuraavassa vaiheessa valmisteltaisiin hallituksen esitys edellä kuvatusta yleislaista. Työryhmä pitää tärkeänä yleislain välitöntä valmistelua. Yleislaki voidaan tarvittaessa toteuttaa asteittain. Arkistolakiin jää päivitystä vaativia kohtia, jotka tulee joka tapauk sessa ratkaista yleislain toteutumisesta riippumatta. Samaan aikaan arkistolakityöryhmän kanssa on ministeriössä toiminut myös yksityisten arkistojen valtionavusta annetun lain uudistamista valmisteleva työryhmä (yksityisarkisto- lakityöryhmä, määräaika 31.12.2014), jonka työn edistymistä arkistolakityöryhmä on seu- rannut. Yksityisarkistolain säätäminen olisi osa arkistolain kokonaisuudistusta. Yksityisar- kistolakiin ehdotetaan otettavaksi säännökset yksityisten arkistotoimijoiden valtionavusta sekä voimassa olevaan arkistolain 2 lukuun sisältyvä yksityisiä asiakirjoja koskeva sääntely. Kokonaisuudistuksen sisältö: – HE eduskunnalle laeiksi Kansallisarkistosta ja arkistolain muuttamisesta (työryhmän esitys 16.1.2015, laki voimaan 1.1.2016) – HE eduskunnalle yksityisarkistolaiksi ja yksityisarkistojen valtionavusta annetun lain kumoamiseksi (työryhmän esitys 21.1.2015, laki voimaan 1.1.2016) – HE eduskunnalle laiksi tiedonhallinnasta ja tietoaineistojen käsittelystä julkishallinnossa (yleislaki); jatkovalmistelu oikeusministeriön, opetus- ja kulttuuriministeriön sekä valtiovarainministeriön yhteistyönä. 7Työryhmä esittää opetusministeriölle edellä mainittua etenemistä ja jättää kunnioittaen muistionsa opetus- ja kulttuuriministeriölle. Helsingissä 16.1.2015 8Sisältö 1 Hallituksen esitys eduskunnalle laieksi Kansallisarkistosta ja arkistolain muuttamisesta 9 2 Säädösehdotukset 17 2.1 Laki Kansallisarkistosta 17 2.2 Arkistolaki 19 2.3 Valtioneuvoston asetus Kansallisarkistosta 20 9   Hallituksen esitys eduskunnalle laeiksi Kansallisarkis- tosta ja arkistolain muuttamisesta ESITYKSEN PÄÄASIALLINEN SISÄLTÖ Esityksessä ehdotetaan säädettäväksi laki Kansallisarkistosta. Laki korvaisi nykyisin arkistolakiin (831/1994) sisältyvät säännök- set arkistolaitoksesta. Arkistolaitoksen organisaatiota ehdotetaan kehitettäväksi luopumalla nykyisestä piirihal- linto-organisaatiosta. Kansallisarkistosta ja seitsemästä maakunta-arkistosta muodostet- taisiin opetus- ja kulttuuriministeriön alaise- na toimiva valtakunnallinen viranomainen, jonka nimenä olisi Kansallisarkisto. Muutok- sella on tarkoitus tehostaa tietoaineistojen pysyvään säilyttämiseen kuuluvien tehtävien hoitamista. Samalla Kansallisarkiston tehtä- vät kirjataan asetuksen asemesta lakiin ja nii- tä täsmennetään. Arkistolakiin ehdotetaan lisättäväksi sään- nökset asiakirjojen muuttamisesta sähköiseen muotoon. Lakiin lisättäisiin myös erityis- säännökset Kansallisarkistoon siirrettyjen vi- ranomaisten asiakirjojen antamisessa nouda- tettavista antamistavoista ja määräajoista. Esitys on osa arkistolainsäädännön koko- naisuudistusta, johon kuuluvat muut sää- dösehdotukset annetaan eri esityksinä. Lait on tarkoitettu tulemaan voimaan vuo- den 2016 alusta. —————   10  YLEISPERUSTELUT 1 Nykyti la 1.1 Lainsäädäntö ja käytäntö Arkistolaitoksen historia Kansallisarkisto on kehittynyt nykyisenlai- seksi virastoksi vuonna 1816 perustetusta Senaatin arkistosta. Ensimmäisen arkistolain (19/1939) säätämisen keskeinen peruste ja tarkoitus oli arkistoaineistojen säilymisen varmistaminen. Tämän tavoitteen saavutta- miseksi muodostettiin julkisista arkistoista annetun lain täytäntöönpanosta ja soveltami- sesta annetulla asetuksella (85/1939) arkisto- laitos, joka koostui Valtionarkisto-nimisestä keskusvirastosta ja sen alaisista paikallisista maakunta-arkistoista. Maakunta-arkistojen tehtävänä oli maakunnallisesti merkittävän arkistoaineiston säilyttäminen. Vuoden 1981 arkistolain (184/1981) myötä Maakunta- arkistoista tuli itsenäisiä piirihallintoviran- omaisia. Silloin viranomaisten arkistotoimen normiohjaus ja valvonta nousivat arkistolai- toksen keskeisimmäksi tehtäväksi. Vaikka tämä yksityiskohtainen normiohjaus purettiin vuoden 1994 arkistolailla (831/1994), ei maakunta-arkistojen itsenäistä asemaa kat- sottu tuolloin tarpeelliseksi muuttaa. Arkistolaitoksen tehtävät Arkistolaitoksen tehtävänä on voimassa olevan arkistolain mukaan varmistaa kansal- liseen kulttuuriperintöön kuuluvien asiakirjo- jen säilyminen ja käytettävyys sekä edistää asiakirjojen tutkimuskäyttöä. Tehtäviin kuu- luu myös arkistotoimen ohjaus, tutkiminen ja kehittäminen. Tehtäviä on tarkennettu arkis- tolaitoksesta annetulla asetuksella (832/1994). Arkistolaitoksen organisaatio ja hallinto Arkistolaitoksen organisaatio on arkistolain ja arkistolaitoksesta annetun asetuksen mu- kaan kaksiportainen. Keskushallintoviran- omaisena toimii Kansallisarkisto ja sen alai- sina piirihallintoviranomaisina maakunta- arkistot. Valtioneuvosto on antanut vuonna 1997 (760/1997) edelleen voimassa olevan päätöksen, jolla se on vahvistanut maakunta- arkistojen arkistopiirit. Maakunta-arkistoja ovat Turun, Hämeen- linnan, Mikkelin, Vaasan, Jyväskylän, Oulun ja Joensuun maakunta-arkistot. Kansallisar- kisto hoitaa maakunta-arkiston tehtäviä Es- poon, Helsingin, Kauniaisten ja Vantaan kaupungeissa. Turun maakunta-arkisto hoitaa maakunta-arkistolle kuuluvia tehtäviä myös Ahvenanmaan maakunnassa ottaen kuitenkin huomioon, mitä Ahvenanmaan itsehallinto- laissa (1144/1991) säädetään. Kansallisarkis- toon kuuluu saamelaisarkisto, joka on toimi- nut Inarissa vuodesta 2012. Kansallisarkisto johtaa arkistolaitoksen toimintaa ja hallintoa sekä huolehtii arkisto- toimen yleisestä kehittämisestä ja sen edel- lyttämästä tutkimuksesta ja koulutuksesta. Kansallisarkisto ohjaa valtion keskushallin- non viranomaisten ja muiden sellaisten arkis- tolaissa tarkoitettujen arkistonmuodostajien arkistointia, joiden toimipiiri kattaa koko maan. Maakunta-arkistot ovat hallinnollisesti Kansallisarkiston alaisia, mutta käyttävät it- senäistä päätösvaltaa niiden ratkaistaviksi säädetyissä tai määrätyissä asioissa. Maakun- ta-arkistot ohjaavat piirinsä arkistonmuodos- tajien arkistotointa ja ovat alueellisia keskus- arkistoja. Maakunta-arkistot toimivat niille vuosittain osoitettujen voimavarojen ja nii- den vastattavaksi asetettujen tulostavoittei- den pohjalta itsenäisinä tulosyksiköinä. Arkistolaitosta ja Kansallisarkistoa johtaa valtioneuvoston nimittämä pääjohtaja. Pää- johtaja vahvistaa arkistolaitoksen ja Kansal- lisarkiston työjärjestykset, päättää arkistolai- toksen toimivaltaan kuuluvien oikeussääntö- jen antamisesta sekä ratkaisee Kansallisarkis- ton ratkaistavat asiat, joita ei ole säädetty tai työjärjestyksessä määrätty muun virkamie- hen ratkaistavaksi. Pääjohtaja myös nimittää Kansallisarkiston henkilökunnan, jollei nimi- tysvaltaa ole delegoitu työjärjestyksellä.   11 Maakunta-arkistoja johtavat pääjohtajan nimittämät maakunta-arkistojen johtajat. Maakunta-arkiston johtaja vahvistaa maa- kunta-arkiston työjärjestyksen sekä ratkaisee maakunta-arkistolle kuuluvat asiat, jollei asi- aa ole työjärjestyksessä määrätty muun vir- kamiehen ratkaistavaksi. Maakunta-arkiston johtaja nimittää maakunta-arkiston virkamie- het. Asetuksella säädetään arkistolaitoksen tar- kemmista tehtävistä, henkilöstöstä, virkojen täyttämisestä, pääjohtajan sijaisen määräämi- sestä, johtamisesta sekä ratkaisuvallasta. 1.2 Nykytilan arviointi Sähköisen asioinnin ja tietojenvälityksen kehittyminen vaikuttaa merkittävällä tavalla arkistolaitoksen toimintaan ja tehtävien hoi- toon. Asiakirjat laaditaan, talletetaan ja väli- tetään enenevässä määrin sähköisesti ja usein osana virastorajat ylittäviä asianhallinta- tai muita tietojärjestelmiä. Tästä johtuu, että ar- kistoviranomaisten ohjaus tietoaineistojen pysyväksi säilyttämiseksi ei kohdistu enää yksittäisiin viranomaisiin vaan tapahtuu kes- kitetysti. Muutos vähentää arkistolaitoksen alueellisia tehtäviä. Keskeinen peruste maa- kunta-arkistoille piirihallintoviranomaisina on ollut viranomaisten arkistotoimen ohjaus. Tämä on kuitenkin jo nykyisin Kansallisar- kistosta johdettua toimintaa, eikä edellytä tiettyyn paikkaan sidottua työskentelyä. Arkistolaitos on myös luopunut perinteises- tä arkistotoimen tarkastamisesta ja siirtänyt paperiaineistojen arkistonmuodostuksen oh- jauksen osaksi aineistojen vastaanottoproses- sia. Nämä tehtävät, samoin kuin tutkimusyh- teistyö ja kehittäminen sekä hallintopalvelut, voidaan toteuttaa parhaiten keskitetysti. Arkistolaitokseen siirrettyjä paperiasiakir- joja muutetaan sähköiseen muotoon jatkuvas- ti. Vaikka suurin osa asiakirjoista on edelleen digitoimatta, eniten käytetyt asiakirjat on jo digitoitu. Tämä vähentää osaltaan alueellises- ti rakentuvan fyysisen toimipaikkaverkoston käyttöastetta ja kasvattaa aikaan ja paikaan sitoutumattoman käytön volyymia. Muutos mahdollistaa myös monien paperiasiakirjojen valtakunnallisesti keskitetyn säilyttämisen. Opetus- ja kulttuuriministeriö teki vuonna 2010 periaatepäätöksen arkistolaitoksen kes- kusarkiston rakentamisesta Mikkeliin. Kes- kusarkisto valmistuu loppuvuodesta 2017, ja se ratkaisee arkistolaitoksen tilantarpeen ar- violta 2020-luvun puoliväliin saakka. Tilantarvetta kuvaa se, että valtion viran- omaisilla on hallussaan noin 130—150 hyl- lykilometriä aineistoa, joka tulee siirtymään arkistolaitokselle aineiston aktiivikäytön pää- tyttyä. Vuoden 2013 lopussa arkistolaitoksen hallussa oli 204 hyllykilometriä aineistoa. Keskusarkisto edustaa uutta toimintamallia, joka palvelee keskitetysti koko arkistolaitok- sen tarpeita. Arkistolaitoksen rahoitus on vuodesta 2008 lähtien pysynyt samalla tasolla. Erityisesti ti- lakustannukset ovat kuitenkin tänä aikana kasvaneet merkittävästi. Arkistolaitos on jou- tunut viimeisen viiden vuoden aikana vähen- tämään henkilöstönsä määrää viidenneksellä. Lakisääteiset tehtävät ovat kuitenkin pysy- neet samoina ja suoritemäärät jopa kasva- neet. Selvitäkseen tehtävistään niukkenevilla resursseilla arkistolaitos on kehittänyt toi- mintaansa voimassa olevan lainsäädännön mahdollistamissa puitteissa yhtenäisesti toi- mivan organisaation suuntaan. Voimassa oleva piirihallintomalli ei kuitenkaan mah- dollista resurssien täyttä yhteiskäyttöä. Sitä estävät maakunta-arkistojen alueellinen toi- mivalta ja resurssivalta. On syntynyt tilanne, jossa prosesseja suunnitellaan ja koordinoi- daan keskitetysti Kansallisarkistosta, mutta resursseja johdetaan maakuntatasolla. Toi- mintaa voitaisiin nykyisissä olosuhteissa edelleen parantaa ja tehostaa purkamalla pii- rihallintomalli ja siirtymällä yhden yhtenäi- sen viraston toimintamalliin, joka mahdollis- taisi myös resurssien käytöstä päättämisen koko arkistolaitoksen tasolla. Pysyvässä säilytyksessä jo olevan sekä py- syvään säilytykseen myöhemmin siirtyvän paperiaineiston suuren määrän vuoksi paikal- lisia toimipaikkoja tarvitaan edelleen. Toimi- paikkojen toiminnan yhdenmukaisuuden varmistaminen, päällekkäisyyksien karsimi- nen ja resurssien jakaminen on kuitenkin ar- kistolaitoksen toiminnan vaikuttavuuden ja tuloksellisuuden kehittämisen keskeinen edellytys.   12  Arkistolaitoksen nykyistä organisaatiota vastaava piirihallintomalli on ollut aiemmin käytössä laajalti valtionhallinnossa, esimer- kiksi verohallinnossa ja maanmittauslaitok- sessa. Näistä ja muista viranomaisista piiri- hallinto on kuitenkin jo pääosin lakkautettu. Piirihallintomallin ei nykyisissä olosuhteissa katsota toimivan yhtä tehokkaasti kuin toi- mintaprosesseihin pohjautuvan yhden yhte- näisen viraston mallin.  1.3 Kehitys muissa pohjoismaissa Ruotsin arkistolaitoksen muodostavat Val- tionarkisto (Riksarkivet), seitsemän maakun- ta-arkistoa (landsarkiv), Sota-arkisto (Krig- sarkivet), aineistojen digitoinnista vastaava Mediakonverteringscentrum (MKC) sekä ai- neiston saatavuudesta vastaava SVAR. Alu- eelliset arkistot (maakunta-arkistot) muodos- tavat yhden Valtionarkiston viidestä vastuu- alueesta (Regionala divisionen). Vastuualu- een johtaja toimii Vadstenan maakunta- arkistosta käsin. Riksarkivetin ja maakunta- arkistojen organisaatioita arvioidaan uudel- leen alkuvuonna 2015 syksyllä 2014 tehdyn valmistelutyön pohjalta. Tanskan arkistolaitos (Statens Arkiver) muodostuu valtionarkistosta (Rigsarkivet) ja kolmesta maakunta-arkistosta (Landsarkiv). Viimeksi mainituilla on yhteinen johtaja, jo- ka johtaa myös kahta arkistolaitokseen kuu- luvaa erityisarkistoa. Arkistolaitoksella on yhteinen Rigsarkivetin yhteydessä toimiva sihteeristö, joka hoitaa arkistolaitoksen hal- lintoa. Vuonna 2007 voimaan tulleessa arkis- tolaissa ei ole mainintaa maakunta- arkistoista. Norjan arkistolaitos (Arkivverket) koostuu valtionarkistosta (Riksarkivet), kahdeksasta maakunta-arkistosta (Statsarkiv) ja Saame- laisarkistosta (Samisk arkiv) sekä Terveysar- kistosta (Norsk helsearkiv). Maakunta- arkistojen määrästä tai sijainnista ei säädetä lailla. Riksarkivetin hallinto-osasto vastaa arkistolaitoksen hallinnosta. Arkistolain mu- kaan valtionarkistonhoitaja (riksarkivar) joh- taa koko arkistolaitosta, mutta voi delegoida päätösvaltaansa muun muassa maakunta- arkistojen johtajille. 2 Esityksen tavoit teet ja keskeiset muutokset Esityksen tavoitteena on tehostaa arkisto- laitoksen toimintaa sen organisaatiota muut- tamalla sekä mahdollistamalla tilasäästöjä sallimalla perinteisten paperimuotoisten asiakirjojen hävittäminen sen jälkeen, kun ne on muutettu sähköiseen muotoon. Tässä esityksessä ehdotetaan, että nykyisin kaksiportaisen arkistolaitoksen organisaatiota uudistetaan purkamalla nykyinen piirihallin- to. Kansallisarkistosta ja seitsemästä piirihal- lintoviranomaisena toimivasta maakunta- arkistosta muodostetaan opetus –ja kulttuu- riministeriön alainen Kansallisarkisto– niminen virasto, jonka toimialueena on koko maa. Ehdotettu muutos mahdollistaisi virastolle säädettyjen tehtävien hoitamisen sekä viras- ton toimintojen organisoimisen valtakunnal- lisesti ilman alueellisia rajoja. Nykyiset maa- kunta-arkistot järjesteltäisiin uudelleen tar- koituksenmukaisemmalla tavalla kiinteäksi osaksi Kansallisarkistoa, kuitenkin siten, että maan eri alueilla olisi toimipaikkoja. Pääjohtaja johtaisi virastoa apunaan työjär- jestyksessä määrättävät vastuualueiden johta- jat. Maakunta-arkistojen henkilökunta siirtyi- si Kansallisarkiston palvelukseen ja hoitaisi myös valtakunnallisia tehtäviä. Uuden Kansallisarkiston tehtäviä tarken- nettaisiin. Keskeisin muutos tehtäviin olisi yksityisiin arkistoihin liittyvien velvoitteiden kirjaaminen lakiin. Toiminnan tehokkuutta lisättäisiin myös arkistolakiin otettavaksi ehdotetulla säännök- sellä, joka antaisi Kansallisarkistolle oikeu- den muuttaa säilytettävänä oleva viranomai- sen asiakirja sähköiseen muotoon ja tuhota aiempi paperi- tai muu asiakirja. Lisäksi arkistolakiin ehdotetaan otettavaksi säännökset tietojen antamisessa pysyvästi säilytettävistä asiakirjoista noudatettavista määräajoista ja antamistavoista. Määräajat olisivat pidemmät kuin viranomaisten toi- minnan julkisuudesta annetussa laissa (622/1999) säädetään.   13 3 Esityksen vaikutukset Tämän esityksen tarkoituksena on tehostaa arkistolaitoksen toimintaa ja mahdollistaa sen tehtävien hoito nykyisillä resursseilla. Piiri- hallinnon lakkauttaminen ja yhden viran- omaisen malli mahdollistavat joustavamman tilojen ja henkilöresurssien käytön. Virkoja ja tehtäviä voidaan jakaa Kansallisarkiston si- sällä vastaamaan valtakunnallisia tarpeita. Hallinnollisista tehtävistä vapautuu henkilös- töresursseja viraston muiden tehtävien hoi- toon. Uudistuksella ei kuitenkaan tavoitella suoria vaikutuksia valtiontalouteen. Esityksellä ei ole suoria vaikutuksia asiak- kaisiin tai sidosryhmiin. Kansallisarkiston toimipaikat vastaavat asiakkaiden ja sidos- ryhmien palveluista nykyiseen tapaan. Välil- lisesti uudistus parantaa palvelutasoa resurs- sien tehokkaamman käytön vaikutuksesta. Toimipaikkapäätöksiä tehtäessä on ehdo- tuksen mukaan tarkoitus huolehtia palvelui- den saatavuudesta ja kielellisten oikeuksien toteutumisesta. 4 Asian valmiste lu Opetus- ja kulttuuriministeriö asetti 19.3.2013 työryhmän selvittämään arkistola- kiin ja -asetukseen liittyvät keskeiset uudis- tustarpeet ja tekemään hallituksen esityksen muodossa esityksen uudeksi lainsäädännöksi 31.12.2014 mennessä. Työryhmässä oli ope- tus- ja kulttuuriministeriön ja arkistolaitoksen edustajien lisäksi edustajat oikeusministeri- östä, valtiovarainministeriöstä sekä Suomen Kuntaliitosta. Käytännön arkistotoimintaa työryhmässä edustivat jäsenet työ- ja elinkei- noministeriöstä sekä Tampereen kaupungin arkistosta. Työryhmässä oli lisäksi asiantun- tija CSC - Tieteen tietotekniikan keskus Oy:stä. Työryhmä teetti selvityksiä, toimitti työs- tään väliraportin 15.12.2013 ja järjesti avoi- men keskustelutilaisuuden 11.6.2014. 5 Riippuvuus muista es i tyksis tä Samanaikaisesti tämän esityksen kanssa eduskunnassa on käsiteltävänä hallituksen esitys eduskunnalle yksityisarkistolaiksi (HE /2015 vp). Yksityisarkistolakiehdotuksen 11 §:ssä viitataan arkistolakiin lisättäväksi ehdotettavaan 21 b §:ään. Arkistolakiin ehdo- tettava 21 c § vastaa yksityisarkistolakiin eh- dotettavaa 12 §:ää sillä erotuksella, että yksi- tyisarkistolain säännökset koskevat yksityisiä ja arkistolain säännökset viranomaisaineisto- ja. Esitykset on valmisteltu samanaikaisesti ja ne kuuluvat osana arkistolainsäädännön kokonaisuudistukseen, joka täydentyy myö- hemmin annettavalla hallituksen esityksellä viranomaisten asiakirjojen pysyvää säilyttä- mistä koskevaksi lainsäädännöksi.   14  YKSITYISKOHTAISET PERUSTELUT 1 Lakiehdotuksen perustelut 1.1 1.1 Laki Kansallisarkistosta 1 §. Toimiala. Kansallisarkiston toimialana olisi kansalliseen kulttuuriperintöön kuuluvi- en asiakirjojen ja niihin sisältyvien tietojen pysyvän säilymisen ja saatavuuden varmis- taminen sekä käytön edistäminen. Kansallisarkisto olisi yksi yhtenäinen viras- to opetus- ja kulttuuriministeriön alaisuudes- sa, ja sen toimialueena olisi koko maa. Kan- sallisarkiston toimivaltaa Ahvenanmaalla ra- joittaisi kuitenkin nykyiseen tapaan Ahve- nanmaan itsehallintolaki (1144/1991). Arkistolaitos-nimestä sekä maakunta- arkistojen piirihallinnollisesta asemasta luo- vuttaisiin. 2 §. Tehtävät. Kansallisarkiston keskeiset tehtävät määriteltäisiin tässä pykälässä. Teh- tävien asetustasoisesta sääntelystä luovuttai- siin, mutta tarkempia säännöksiä sisältyisi edelleen aineelliseen lainsäädäntöön. Tehtä- vät vastaisivat viranomaisten asiakirjoihin liittyviltä osin voimassa olevaa lainsäädän- töä. Kaikki asiakirjoja koskevat tehtävät kos- kisivat myös asiakirjoihin sisältyvää tietoa. Pykälän 1 kohdan mukaan Kansallisarkisto toimisi viranomaisten asiakirjojen ja niihin sisältyvien tietojen pysyvän säilyttämisen ja arkistotoiminnan asiantuntijaviranomaisena. Tehtävämäärittely perustuu arkistolaitoksen nykyiseen asemaan voimassa olevan lain puitteissa ja selkeyttää tämän keskeisen teh- tävän olemassaoloa. Asiantuntijaviranomai- sena Kansallisarkisto seuraisi kansainvälistä kehitystä ja kehittäisi arkistotoimintaa Suo- messa. Se neuvoisi muita viranomaisia arkis- totoimintaan ja pysyvään säilytykseen liitty- vissä asioissa. Asiantuntijana toimiminen tarkoittaisi muun ohella Kansallisarkiston kuulemista lainsäädäntöuudistuksista, jotka vaikuttavat asiakirjojen pysyvään säilyttämi- seen asiankirjojen elinkaari huomioon ottaen. Voimassa olevaa lainsäädäntöä vastaavasti Kansallisarkiston tehtävänä olisi pykälän 2 kohdan mukaan varmistaa kansalliseen kult- tuuriperintöön kuuluvien viranomaisten asia- kirjojen ja niihin sisältyvien tietojen säilymi- nen. Kansallisarkisto toteuttaisi tätä tehtä- väänsä antamalla viranomaisia velvoittavia yleisiä määräyksiä ja tapauskohtaisia päätök- siä siitä, mitkä asiakirjat ovat pysyvästi säily- tettäviä. Tarkemmat säännökset tästä Kansal- lisarkiston tehtävästä sisältyisivät aineelli- seen arkistolainsäädäntöön, tällä hetkellä ar- kistolain 8 §:n 3 momenttiin. Tehtävä rajat- taisiin nykyistä käytäntöä vastaavasti viran- omaisten asiakirjoihin. Kansallisarkiston teh- tävistä yksityisten asiakirjojen osalta säädet- täisiin pykälän 4 kohdassa. Vaikka Kansal- lisarkiston tehtävänä olisi varmistaa pysyväs- ti säilytettävien asiakirjojen säilyminen, var- sinainen säilyttämistehtävä olisi nykyiseen tapaan jaettu Kansallisarkiston ja muiden vi- ranomaisten kesken. Pykälän 3 kohdan mukaan Kansallisarkis- ton velvollisuutena olisi edistää pysyvästi säilytettävien asiakirjojen ja niihin sisältyvi- en tietojen saatavuutta, käyttöä ja niihin pe- rustuvaa tutkimusta. Säännös korostaisi tie- don avoimuuden ja käytön merkitystä tieto- jen säilyttämisen perusteena. Kansallisarkis- tolla olisi nykyiseen tapaan keskeinen rooli tutkimuksen tukipalveluiden tuottajana. Sillä olisi mahdollisuus myös sen arkistotoimintaa edistävään tutkimuspalveluiden tuottamiseen. Tällaisiin palveluiden hinnoittelun osalta noudatettaisiin valtion maksuperustelakia. Pykälän 4 kohdassa säädettäisiin Kansal- lisarkiston tehtävistä liittyen yksityisiin asia- kirjoihin ja arkistoihin. Tehtävänä olisi hank- kia pysyvään säilytykseen kansalliseen kult- tuuriperintöön kuuluvia yksityisiä asiakirjoja ja arkistoja sekä osallistua yksityisen arkisto- toiminnan kehittämiseen yhteistyössä yksi- tyisen arkistotoiminnan harjoittajien kanssa. Säännös toisi nykytilaa selkeyttävästi esille Kansallisarkiston roolin yksityisten asiakirjo- jen ja arkistojen säilyttäjänä. Lisäksi se loisi Kansallisarkistolle nimenomaisen velvoitteen edistää kansalliseen kulttuuriperintöön kuu- luvien yksityisten arkistoaineistojen pysyvää säilymistä ja käyttöä. Tämä tehtävä liittyy yksityisarkistolain säätämiseen. Yksityisellä arkistotoiminnalla tarkoitettaisiin tässä yksi-   15 tyisarkistolain (HE / ) 4 §:n mukaista toi- mintaa, jota voisivat harjoittaa myös julkis- oikeudelliset oikeushenkilöt. Tarkemmat säännökset yksityisten asiakirjojen hankki- misesta sisältyisivät kyseiseen lakiin. Pykälän 5 kohdassa säädettäisiin Kansal- lisarkiston heraldisista tehtävistä. Kansal- lisarkisto toimisi asiantuntijana viranomais- ten heraldisissa kysymyksissä ja edistäisi he- raldista kulttuuria. Kansallisarkiston piirissä toimii jo nykyisin heraldinen lautakunta, jos- ta säädetään arkistolaitoksesta annetussa ase- tuksessa. Pykälässä säädettäisiin myös organisaatio- ja nimitysmuutokseen liittyen, että Kansal- lisarkisto hoitaa kaikki muussa lainsäädän- nössä sille, arkistolaitokselle tai maakunta- arkistoille säädetyt tehtävät. 3 §. Toimipaikat. Maakunta-arkistot eivät esityksen mukaan enää olisi itsenäisiä pää- töksiä tekeviä piirihallintoviranomaisia. Sen sijaan säädettäisiin siitä, että Kansallisarkis- tolla on toimipaikkoja, joiden sijainnista sää- detään valtioneuvoston asetuksella. Ruotsin- ja saamenkielen asema turvattaisiin toimipai- koista säädettäessä. 4 §. Johtaminen ja ratkaisuvalta. Kansal- lisarkistoa johtaisi edelleen pääjohtaja. Val- tioneuvosto nimittäisi pääjohtajan opetus- ja kulttuuriministeriön esittelystä. Valtioneu- voston asetuksella voitaisiin säätää pääjohta- jan sijaisen määräämisestä sekä arvonimestä. Pääjohtajan tehtävän kelpoisuusvaatimukset ja määräaikaisuus ratkaistaan erikseen edus- kunnan käsiteltävänä olevan valtion virka- mieslain muutoksen (HE 298/2014) nojalla sen tultua voimaan. Pääjohtajan tehtävänä olisi johtaa, kehittää ja valvoa Kansallisarkiston toimintaa sekä vastata toiminnan tuloksellisuudesta ja ta- voitteiden saavuttamisesta opetus- ja kulttuu- riministeriölle. Pääjohtajalla olisi yleistoimivalta Kansal- lisarkistossa. Pääjohtajan ratkaisuvalta olisi kuitenkin sidottu esittelyyn. Pääjohtaja voisi delegoida päätösvaltaansa ja tehtäviä muille Kansallisarkiston virkamiehille joko työjär- jestyksellä, jonka hän vahvistaa, tai erillisillä delegoinneilla. Pääjohtaja vahvistaisi Kansallisarkiston työjärjestyksen, jossa määrättäisiin sisäisen toimivallan jaon lisäksi muun muassa Kan- sallisarkiston edustamisesta, virkarakenteesta ja kelpoisuuksista sekä neuvottelukuntien ja lautakunnan palkkioista. 5 §. Neuvottelukunnat ja heraldinen lauta- kunta. Kansallisarkistossa olisi Kansallisar- kiston neuvottelukunta, jonka tehtävänä olisi tukea ja kehittää viraston toimintaa sekä teh- dä aloitteita ja edistää yhteistyötä arkistoalal- la. Kansallisarkiston yhteydessä toimisi myös yksityisarkistojen neuvottelukunta, jonka teh- tävänä olisi edistää yksityisiin asiakirjoihin ja arkistoihin kohdistuvan arkistotoiminnan koordinointia ja yhteistyötä. Yksityisarkisto- jen neuvottelukunnassa keskeinen edustettu- na oleva ryhmä olisivat yksityisarkistolain mukaista pysyväisluonteista valtionavustusta saavat yksityisarkistot, mutta myös muut alan toimijat olisivat edustettuina. Molemmat neuvottelukunnat nimittäisi opetus- ja kulttuuriministeriö. Kansallisarkistossa olisi nykyiseen tapaan myös heraldinen lautakunta, joka antaisi lau- suntoja heraldisista kysymyksistä. 1.2 Arkistolaki Laki Kansallisarkistosta korvaisi voimassa olevan arkistolain 2 luvun, joka ehdotetaan kumottavaksi. 21 a §. Arkistolain 6 lukuun lisättäisiin uu- si 21 a pykälä, jossa viitattaisiin Kansallisar- kistosta annetun lain 2 §:n 6 kohdan sään- nökseen siitä, että Kansallisarkiston tehtäviin kuuluu hoitaa arkistolaissa Kansallisarkistol- le, arkistolaitokselle tai maakunta-arkistolle säädetyt tehtävät. Säännös on tarpeen organi- saatiouudistuksesta johtuen. 21 b §. Arkistolain 6 lukuun lisättäisiin uu- si 21 b §. Pykälän 1 momentin mukaan Kan- sallisarkiston olisi annettava tieto Kansal- lisarkistossa säilytettävästä viranomaisen asiakirjasta jollakin viranomaisten toiminnan julkisuudesta annetun lain (julkisuuslaki) 16 §:ssä säädetyllä tavalla. Säännöksellä poi- kettaisiin julkisuuslain perusäännöstä, joka on, että tieto asiakirjan julkisesta sisällöstä on annettava pyydetyllä tavalla.   16  Pykälän 2 ja 3 momentin säännöksillä poi- kettaisiin julkisuuslain 16 §:n 4 momentin mukaisista tietojen antamisen määräajoista. Molemmat poikkeukset ovat tarpeen arkis- totoiminnan luonteen vuoksi. Arkistotoimin- taan liittyy suuri määrä tietopyyntöjä, joista osa on laajoja. Poikkeukset ovat mahdollisia, koska arkistoaineisto ei ole niin sanottua ak- tiiviaineistoa, eikä tietojen saannin viiveellä tai antamistavalla ole tietojen pyytäjälle sa- maa merkitystä kuin pyydettäessä tietoja vi- ranomaisilta yleensä. Määräaikapoikkeuksista huolimatta Kan- sallisarkiston tietojen antamiseen sovellettai- siin julkisuuslain 14 §:n 4 momentin mukais- ta vaatimusta asian käsittelyn ja tietojen an- tamisen viivytyksettömyydestä. Tietopyyn- nön viivytyksetön käsittely olisi erityisen tärkeää, kun se liittyisi asiaan, joka on vireil- lä toisessa viranomaisessa ja koskee luonnol- lisen tai oikeushenkilön oikeutta, etua tai velvollisuutta. 21 c §. Arkistolain 5 lukuun ehdotetaan li- sättäväksi uusi 21 c §. Kansallisarkistolla oli- si tämän säännöksen perusteella oikeus jul- kaista sähköisesti aineistojen tunnistamisen ja valinnan kannalta välttämättömät tiedot sen hallussa olevista viranomaisten arkistois- ta ja asiakirjoista. Säännös koskisi myös henkilötietoja, joista julkaistaessa muodostuu henkilörekisteri. Säännös vahvistaisi viran- omaisen toiminnan avoimuutta ja aineistojen hyödynnettävyyttä. Henkilötietolakia nouda- tettaisiin täydentävästi. Säännös ei kuiten- kaan olisi velvoittava, eli se ei pakottaisi Kansallisarkistoa julkaisemaan viitetietoja kattavasti kaikista sen hallussa olevista ai- neistoista. 21 d §. Arkistolain 5 lukuun ehdotetaan li- sättäväksi uusi 21 d §. Pykälässä säädettäi- siin Kansallisarkiston oikeudesta muuttaa hallussaan oleva pysyvästi säilytettävä asia- kirja sähköiseen muotoon ja hävittää alkupe- räinen asiakirja. Tämä olisi mahdollista, kun se voi tapahtua vaarantamatta asiakirjan al- kuperäisyyden varmistamista ja heikentämät- tä asiakirjan kulttuurihistoriallista arvoa. Säännös lisäisi arkistotoiminnan tehokkuutta. 2 Tarkemmat säännökset ja mää- räykset Tähän esitykseen sisältyy valtioneuvoston asetuksenantovaltuuksia. Valtuuksia sisältyy 3 ja 4 §:iin. Asetuksella säädettäisiin Kansal- lisarkiston toimipaikoista. Lisäksi asetuksella voitaisiin säätää pääjohtajan sijaisen mää- räämisestä sekä arvonimestä. 3 Voimaantulo Lakiehdotukset ehdotetaan tulemaan voi- maan 1 päivänä tammikuuta 2016.   17 Lakiehdotukset 1. Laki Kansallisarkistosta Eduskunnan päätöksen mukaisesti säädetään: 1 § Toimiala Kansalliseen kulttuuriperintöön kuuluvien asiakirjojen ja niihin sisältyvien tietojen py- syvän säilymisen ja saatavuuden varmistami- seksi sekä käytön edistämiseksi on Kansal- lisarkisto. Kansallisarkisto on opetus- ja kulttuurimi- nisteriön hallinnonalaan kuuluva virasto, jonka toimialueena on koko maa. 2 § Tehtävät Kansallisarkiston tehtävänä on, jollei lailla tai sen nojalla toisin säädetä: 1) toimia viranomaisten asiakirjojen ja nii- hin sisältyvien tietojen pysyvän säilyttämisen ja arkistotoiminnan asiantuntijaviranomaise- na; 2) varmistaa kansalliseen kulttuuriperin- töön kuuluvien viranomaisten asiakirjojen ja niihin sisältyvien tietojen säilyminen; 3) edistää pysyvästi säilytettävien asiakirjo- jen ja niihin sisältyvien tietojen saatavuutta, käyttöä ja niihin perustuvaa tutkimusta; 4) hankkia pysyvään säilytykseen kansalli- seen kulttuuriperintöön kuuluvia yksityisiä asiakirjoja ja arkistoja sekä osallistua yksityi- sen arkistotoiminnan kehittämiseen yhteis- työssä yksityisen arkistotoiminnan harjoitta- jien kanssa; 5) toimia asiantuntijana viranomaisten he- raldisissa kysymyksissä ja edistää heraldista kulttuuria sekä 6) hoitaa arkistolaissa (831/1994), sähköi- sestä asioinnista viranomaistoiminnassa an- netussa laissa (13/2003), laissa yksityisten arkistojen valtionavusta (1006/2006), henki- lötietolaissa (523/1999) ja muussa lainsää- dännössä Kansallisarkistolle, arkistolaitok- selle tai maakunta-arkistolle säädetyt tehtä- vät. 3 § Toimipaikat Kansallisarkistolla on toimipaikkoja, joiden sijainnista säädetään valtioneuvoston asetuk- sella. Toimipaikkapäätöksiä tehtäessä on huolehdittava palveluiden saatavuudesta ja kielellisten oikeuksien toteutumisesta. 4 § Johtaminen ja ratkaisuvalta Kansallisarkistossa on pääjohtaja. Valtio- neuvosto nimittää pääjohtajan opetus- ja kulttuuriministeriön esittelystä. Valtioneu- voston asetuksella voidaan säätää pääjohtajan sijaisen määräämisestä ja arvonimestä. Pääjohtajan tehtävänä on johtaa, kehittää ja valvoa Kansallisarkiston toimintaa sekä vas- tata toiminnan tuloksellisuudesta ja tavoittei- den saavuttamisesta opetus- ja kulttuurimi- nisteriölle. Pääjohtaja vahvistaa Kansallisarkiston työ- järjestyksen ja ratkaisee asiat, joita ei ole säädetty tai työjärjestyksessä määrätty muun virkamiehen tai toimielimen tehtäväksi. Pää- johtaja voi ottaa ratkaistavakseen asian, joka   18  muutoin olisi Kansallisarkiston muun virka- miehen ratkaistava. Pääjohtaja ratkaisee asiat esittelystä. 5 § Neuvottelukunnat ja heraldinen lautakunta Kansallisarkistossa on neuvottelukunta (Kansallisarkiston neuvottelukunta), jonka tehtävänä on tukea ja kehittää viraston toi- mintaa sekä tehdä aloitteita ja edistää yhteis- työtä toimialalla. Neuvottelukunnan jäsenet nimittää ja toimikaudesta päättää opetus- ja kulttuuriministeriö. Kansallisarkiston yhteydessä toimii yksi- tyisarkistojen neuvottelukunta, jonka tehtä- vänä on edistää yksityisiin asiakirjoihin ja arkistoihin kohdistuvan arkistotoiminnan koordinointia ja yhteistyötä. Neuvottelukun- nan jäsenet nimittää ja toimikaudesta päättää opetus- ja kulttuuriministeriö. Kansallisarkistossa on heraldiikkaa koske- vien lausuntojen käsittelemistä varten asian- tuntijaelimenä heraldinen lautakunta, josta määrätään Kansallisarkiston työjärjestykses- sä. ——— Tämä laki tulee voimaan päivänä kuu- ta 20 . Kansallisarkisto vastaa tämän lain voi- maantulosta alkaen niistä luovutus-, säilytys-, velka-, palvelu- ja hankintasopimuksista sekä muista sitoumuksista, joihin maakunta- arkistot ovat sitoutuneet ennen tämän lain voimaantuloa. Maakunta-arkistojen oikeudet siirtyvät Kansallisarkistolle tämän lain tules- sa voimaan. Maakunta-arkistojen virka- ja työsuhteinen henkilöstö sekä vastaavat virat siirtyvät tä- män lain voimaan tullessa Kansallisarkis- toon. Siirrossa noudatetaan, mitä valtion vir- kamieslain (750/1994) 5 a §:ssä säädetään.   19 2. Arkistolaki Eduskunnan päätöksen mukaisesti kumotaan arkistolain (831/1994) 2 luku, sekä lisätään lain 6 lukuun uusi 21 a—21 d §, seuraavasti: 21 a § Tämän lain mukaan arkistolaitokselle, maakunta-arkistolle tai Kansallisarkistolle kuuluvien tehtävien hoitamisesta säädetään Kansallisarkistosta annetun lain ( / ) 2 §:n 1 momentin 6 kohdassa. 21 b § Kansallisarkiston on annettava tieto Kan- sallisarkistossa säilytettävästä viranomaisen asiakirjasta käyttäen jotakin viranomaisten toiminnan julkisuudesta annetun lain 16 §:ssä tarkoitettua asiakirjan antamistapaa. Asiakirjapyyntöä koskeva ratkaisu on an- nettava viranomaisten toiminnan julkisuudes- ta annetun lain 14 §:ssä säädetyn määräajan sijasta viimeistään kuukauden kuluessa siitä, kun Kansallisarkisto on saanut asiakirjan saamista koskevan pyynnön. Jos pyydettyjä asiakirjoja on paljon tai nii- hin sisältyy salassa pidettäviä osia tai jos muu niihin rinnastettava syy aiheuttaa sen, että asian käsittely ja ratkaisu vaativat erityis- toimenpiteitä tai muutoin tavanomaista suu- remman työmäärän, asia on ratkaistava ja tie- to julkisesta asiakirjasta annettava viimeis- tään kahden kuukauden kuluttua siitä, kun Kansallisarkisto on saanut asiakirjan saamis- ta koskevan pyynnön. 21 c § Kansallisarkistolla on oikeus julkaista säh- köisesti aineistojen tunnistamisen ja valinnan kannalta välttämättömät tiedot sen hallussa olevista viranomaisten asiakirjoista. Tietoja julkaistaessa noudatetaan muutoin, mitä hen- kilötietolaissa (523/1999) säädetään. 21 d § Kansallisarkisto voi muuttaa hallussaan olevan pysyvästi säilytettävän viranomaisen asiakirjan sähköiseen muotoon ja hävittää al- kuperäisen asiakirjan silloin, kun se on mah- dollista vaarantamatta asiakirjan alkuperäi- syyden varmistamista ja heikentämättä asia- kirjan kulttuurihistoriallista arvoa. ——— Tämä laki tulee voimaan päivänä kuu- ta 20 . Helsingissä päivänä kuuta 2015 Pääministeri Opetusministeri   20  Asetusluonnos Valtioneuvoston asetus Kansallisarkistosta Valtioneuvoston päätöksen mukaisesti säädetään Kansallisarkistosta annetun lain (/) 3 ja 4 §:n nojalla: 1 § Kansallisarkiston toimipaikat Kansallisarkistolla on toimipaikat Helsin- gissä, Hämeenlinnassa, Joensuussa, Jyväsky- lässä, Mikkelissä, Oulussa, Turussa ja Vaa- sassa sekä saamelaisarkisto Inarissa. 2 § Pääjohtajan sijaisen määrääminen Kansallisarkiston pääjohtajan sijaisen mää- rää opetus- ja kulttuuriministeriö. 3 § Pääjohtajan arvonimi Kansallisarkiston pääjohtajalla on valtion- arkistonhoitajan arvonimi. 1Julkaisut sähköisenä osoitteessa www.minedu.fi/julkaisut Opetus- ja kulttuuriministeriön työryhmämuistioita ja selvityksiä -sarjassa vuonna 2015 ilmestyneet 1 Rapport om den svenskspråkiga yrkesutbildningen med förslag till förändringar 2 Oppilaitosrakennusten turvallisuus ISBN 978-952-263-327-9 (PDF) ISSN-L 1799-0327 ISSN 1799-0335 (PDF)