Opetusministeriö Undervisningsministeriet Opetusministeriön työryhmämuistioita ja selvityksiä Undervisningsministeriets arbetsgruppspromemorior och utredningar Opetusministeriön työryhmämuistioita ja selvityk Arkistolaitoksen keskusarkiston siä 2010:2 Tiede perustamistarpeen selvittäminen 1Arkistolaitoksen keskusarkiston perustamistarpeen selvittäminen Opetusministeriön työryhmämuistioita ja selvityksiä 2010:2 Opetusministeriö • Koulutus- ja tiedepolitiikan osasto • 2010 Undervisningsministeriet • Utbildnings- och forskningspolitiska avdelningen • 2010 2Opetusministeriö / Undervisningsministeriet Koulutus- ja tiedepolitiikan osasto / Utbildnings- och forskningspolitiska avdelningen PL / PB 29 00023 Valtioneuvosto / Statsrådet http://www.minedu.fi/OPM/julkaisut Yliopistopaino / Universitetstryckeriet, 2010 ISBN 978-952-485-839-7 (nid.) ISBN 978-952-485-840-3 (PDF) ISSN 1458-8102 (Painettu) ISSN 1797-951X (PDF) Opetusministeriön työryhmämuistioita ja selvityksiä/ Undervisningsministeriets arbetsgruppspromemorior och utredningar 2010:2 3Avainsanat Arkistolaitos, Kansallisarkisto, maakunta-arkisto, keskusarkisto, lisätila, sähköinen arkistointi, VAPA, SÄHKE, digitointi, siirtosykli Muut tiedot Sarjan nimi ja numero ISSN 1458-8102 (Painettu) ISBN 978-952-485-839-7 (nid.) Opetusministeriön työryhmämuistioita ja selvityksiä 2010:2 1797-951X (PDF) 978-952-485-840-3 (PDF) Kokonaissivumäärä 44 Kieli suomi Hinta Luottamuksellisuus julkinen Jakaja Yliopistopaino Kustantaja Opetusministeriö Kuvailulehti Julkaisija Julkaisun päivämäärä Opetusministeriö 29.1.2010 Julkaisun nimi (myös ruotsinkielinen) Arkistolaitoksen keskusarkiston perustamistarpeen selvittäminen (Utredning om behovet av ett centralarkiv för arkivverket) Julkaisun osat Muistio + liitteet Tiivistelmä Selvitysmiehen tuli selvittää arkistolaitoksen tilojen käyttöä ja riittävyyttä vuoteen 2025 saakka sekä arvioida keskusarkiston perus- tamistarvetta ja mahdollisia vaikutuksia arkistolaitoksen resursseihin ja toimintaan. Selvitysmiehen tehtävänä oli erityisesti 1. selvittää arkistolaitoksen tilatarpeet vuoteen 2025 ottaen huomioon toimintaympäristössä tapahtuvat muutokset ja sisältäen myös vaihtoehdon, että arkistolaitos ottaa säilyttääkseen kuntasektorin aineistoa maksua vastaan; 2. laatia ehdotus arkistolaitoksen toimipisteiden määrää ja laajuutta koskevaksi kokonaissuunnitelmaksi kustannuksineen vuoteen 2025 saakka; sekä 3. mikäli selvitysmies päätyy keskusarkiston tarpeellisuuteen – tehdä ehdotus keskusarkiston sijaintipaikasta kustannuksineen – tehdä ehdotus keskusarkiston rahoitusmallista. Selvitysmiehen tuli ottaa huomioon toimintaympäristön muutokset kuten julkisen hallinnon toiminnan ja palvelurakenteiden muutokset, valtionhallinnon virastojen ja laitosten yhdistämiset ja lakkauttamiset, liikelaitostaminen ja alueellistaminen sekä lähi- vuosikymmeninä siirtoikään tulevat valtionhallinnon kasvun vuosien asiakirjat 1960–70-luvulta. Selvitysmiehen tuli ottaa huo- mioon myös tieto- ja viestintätekniikan luomat haasteet ja mahdollisuudet. Selvitysmiehen ehdotusten perusolettamuksena on, että valtion viranomaiset siirtyvät sähköiseen arkistointiin vuoden 2015 loppuun mennessä ja merkittävä osa viranomaisille 2050-luvulle mentäessä kertyneestä pysyvästi säilytettävästä paperiaineistosta digitoidaan ja säilytetään vain digitaalisessa muodossa. Selvitysmies esittää joidenkin maakunta-arkistojen nimien muuttamista sekä yhdistämistä niin, että toimipisteet nykyisillä paikkakunnilla säilyvät. Hän ehdottaa myös tilankäytön tehostamista mm. ke- hittämällä tilanhallintajärjestelmää ja hyllytystä sekä hyödyntämällä maakunta-arkistoissa vapaana olevia tiloja. Arkistolaitokseen siirrettävien asiakirjojen siirtosykli säilyisi 40 vuodessa. Selvitysmies katsoo, että arkistolaitoksen ei tule laajentaa toimintaansa kuntasektorin aineiston säilyttämiseen laajassa mitassa. Selvitysmies on kartoittanut lisätilatarpeen ratkaisuksi kolme vaihtoehtoa: 1) nykyisten toimipisteiden laajentamista nykyisillä ja uusilla tonteilla, 2) alueellisen keskusarkiston rakentamista, 3) vuosien 1971–2015 pysyvästi säilytettävien paperipohjaisten asiakir- jojen massadigitointia ja alkuperäisten hävittämistä, jolloin lisärakentamista ei tarvita. Selvitysmies ehdottaa toteutettavaksi näistä vaihtoehdoista keskusarkiston rakentamista. Tilat hankittaisiin vuokraamalla Mikkelin kaupungista 2020 alusta lukien. Julkaisun laji Opetusministeriön työryhmämuistioita ja selvityksiä Toimeksiantaja Opetusministeriö Toimielimen asettamispvm Dnro 7.8.2009 49/040/2009 Tekijät (toimielimestä: toimielimen nimi, puheenjohtaja, sihteeri) Selvitysmies: Erkki Aho 4Nyckelord Arkivverket, Riksarkivet, landsarkiv, centralarkiv, tilläggslokal, elektronisk arkivering, VAPA, SÄHKE, digitalisering, cykler för överföring Övriga uppgifter Seriens namn och nummer Undervisningsministeriets ISSN 1458-8102 (Print) ISBN 978-952-485-839-7(htf.) arbetsgruppspromemorior och utredningar 2010:2 1797-951X (Online) 978-952-485-840-3 (PDF) Sidoantal 44 Språk finska Pris Sekretessgrad offentlig Distribution Universitetstryckeriet Förlag Undervisningsministeriet Presentationsblad Utgivare Utgivningsdatum Undervisningsministeriet 29.1.2010 Publikation (även den finska titeln) Utredning om behovet av ett centralarkiv för arkivverket (Arkistolaitoksen keskusarkiston perustamistarpeen selvittäminen) Publikationens delar Promemoria + bilagor Sammandrag Utredarens uppgift var att ta reda på bruket och behovet av lokaler för arkivverket fram till 2025 och bedöma behovet av ett centralarkiv och dess eventuella inverkan på arkivverkets resurser och verksamhet. Utredaren skulle särskilt 1. ta reda på behovet av lokaler för arkivverket fram till 2025 och beakta de kommande förändringarna i omvärlden inklusive alternativet att arkivverket tar hand om förvaringen av kommunsektorns material mot betalning; 2. utarbeta ett förslag till totalplan för åtgärderna samt kostnaderna fram till 2025; samt 3. om utredaren drog slutsatsen att centralarkivet behövs – föreslå centralarkivets placeringsort och göra kostnadskalkyler – föreslå centralarkivets finansieringsmodell. Utredaren skulle ta hänsyn till förändringarna i omvärlden med avseende på den offentliga förvaltningen och servicestrukturen, fusionerna samt indragningarna inom statsförvaltningens ämbetsverk och institutioner, bolagiseringen och regionaliseringen samt statsförvaltningens handlingar från tillväxtåren 1960 - 70-talen som är aktuella att flyttas under kommande decennier. Utredaren skulle också ta hänsyn till de tekniska utmaningarna och möjligheterna inom datakommunikationen. Utredarens förslag vilade på antagandet att de statliga myndigheterna övergår till elektronisk arkivering senast vid utgången av 2015 och att en betydande del av de handlingar i pappersformat som samlats hos myndigheterna när vi närmar oss 2050-talet och som måste förvaras bestående digitaliseras och förvaras endast i digital form. Utredaren föreslår att några landsarkiv byter namn samt sammanslås medan de nuvarande orternas kontor kvarstår. Han föreslår också att användningen av lokalerna effektiviseras bl.a. genom ett system för lokal- och hylladministration och att landsarkivens fria utrymmen utnyttjas. Cyklerna för överföringen av handlingar till arkivverket föreslås vara 40 år. Utredaren anser att arkivverket inte i större skala bör utvidga verksamheten att förvara materialet från kommunsektorn. Utredaren har kartlagt tre alternativa lösningar av behovet av tilläggslokaler: 1) en utvidgning av nuvarande kontor på existerande och nya tomter, 2) ett regionalt centralarkiv byggs, 3) handlingar i pappersformat från åren 1971–2015 som ska bevaras permanent massdigitaliseras och originalen förstörs, vilket avskaffar behovet av tilläggsbyggande. Utredaren föreslår att alternativet ett centralarkiv byggs genomförs. Lokalerna skulle hyras av staden S:t Michel från och med 2020. Typ av publikation Undervisningsministeriets arbetsgruppspromemorior och utredningar Uppdragsgivare Undervisningsministeriet Datum för tillsättande av Dnro 7.8.2009 49/040/2009 Författare (uppgifter om organets namn, ordförande, sekreterare) Utredare: Erkki Aho 5Opetusministeriölle Arkistolaitos koostuu Helsingissä toimivasta Kansallisarkistosta sekä maakunta-arkistoista, jotka sijaitsevat Hämeenlinnassa, Turussa, Jyväskylässä, Vaasassa, Mikkelissä, Joensuussa ja Oulussa. Arkistolaitos on asiantuntija- ja palveluorganisaatio, jolla on lakisääteinen vel- vollisuus säilyttää valtionhallinnon pysyvästi säilytettävät 40 vuotta vanhemmat asiakirjat. Näin taataan, että viranomais-, tutkimus-, kulttuuri- ja harrastustoiminnassa sekä oikeus- turvan varmistamiseksi tarvittavat asiakirjat ovat saatavissa. Arkistolaitokseen siirretään vuositasolla noin 3 000 hyllymetriä valtion viranomaisten asiakirjoja pysyvään säilytyk- seen. Arkistolaitoksen säilyttämän arkistoaineksen kokonaismäärä vuoden 2009 lopussa tulee olemaan noin 188 200 hyllymetriä. Toimintaympäristössä tapahtuvien muutosten ja arkistolaitoksen esityksen johdosta opetusministeriö kutsui 7.8.2009 allekirjoittaneen selvittämään arkistolaitoksen tilojen käyttöä ja riittävyyttä vuoteen 2025 saakka sekä arvioimaan keskusarkiston perustamis- tarvetta ja sen mahdollisia vaikutuksia arkistolaitoksen resursseihin ja toimintaan. Selvi- tysmiehen tuli työssään ottaa huomioon toimintaympäristön muutokset. Selvitysmiehen tehtävänä oli 1 selvittää arkistolaitoksen tilatarpeet vuoteen 2025 ottaen huomioon toimintaympäristössä tapahtuvat muutokset ja sisältäen myös vaihtoehdon, että arkistolaitos ottaa säilyttääkseen kuntasektorin aineistoa maksua vastaan; 2 laatia ehdotus arkistolaitoksen toimipisteiden määrää ja laajuutta koskevaksi kokonaissuunnitelmaksi kustannuksineen vuoteen 2025 saakka; ja 3 mikäli selvitysmies päätyy keskusarkiston tarpeellisuuteen – tehdä ehdotus keskusarkiston sijaintipaikasta kustannuksineen – tehdä ehdotus keskusarkiston rahoitusmallista. Opetusministeriö asetti samoin 7.8.2009 tukiryhmän, jonka tehtävänä oli tukea selvitys työtä. Tukiryhmän puheenjohtajaksi opetusministeriö kutsui johtaja Leena Vestalan opetus ministeriöstä sekä jäseniksi hallintojohtaja Anitta Hämäläisen arkisto- laitoksesta, tietopalvelupäällikkö Pertti Nummelan ulkoasiainministeriöstä sekä yli- arkkitehti Liisa Munsterhjelmin ja ylitarkastaja Anne Luoto-Halvarin opetusminis- teriöstä. Anne Luoto-Halvari toimi myös tukiryhmän yhteyshenkilönä opetusminis- teriössä. 6Tukiryhmä on kokoontunut neljä kertaa. Selvitystyön aikana olen yhdessä tukiryh- män edustajien kanssa tutustunut kaikkiin Kansallisarkiston ja maakunta-arkistojen toimipaikkoihin sekä lisäksi Maanmittauslaitoksen arkistoon Jyväskylässä, Kansallis- kirjaston digitointikeskuksen mikrokuvaus- ja konservointilaitokseen Mikkelissä sekä Suomen Elinkeinoelämän Keskusarkistoon Mikkelissä. Haastatteluissa olen kuullut noin 30 arkistolaitoksen henkilöä. Minulle annetun tehtävän nyt tultua suoritetuksi luovutan kunnioittaen selvitykseni ja siihen liittyvät ehdotukseni opetusministeriölle. Helsingissä 29. päivänä joulukuuta 2009 Erkki Aho 7Sisältö 1 Arkistolaitoksen nykyiset tilat ja niiden käyttö 9 2 Viranomaisten hallussa oleva paperipohjainen pysyvästi säilytettävä asiakirja-aineisto sekä ennusteet sen määrän lisääntymisestä 12 3 Sähköisten aineistojen hallinta 15 4 Paperipohjaisten asiakirjojen digitointi 17 5 Kuntien arkistot 19 6 Siirtosykli 21 7 Arkistolaitoksen tilantarpeet vuoteen 2025 saakka 22 8 Arkistolaitoksen toimipisteiden määrä 24 9 Vaihtoehtoiset tilaratkaisut ja keskusarkiston tarpeellisuus 27 9.1 Laajennusvaihtoehto 28 9.2 Keskusarkistovaihtoehto 30 9.3 Digitointivaihtoehto 32 9.4 Toteutusvaihtoehto 32 10 Visio 2055 33 11 Yhteenveto ja ehdotukset 34 11.1 Arkistolaitoksen tilankäyttöä tehostavat toimenpiteet 34 11.2 Sähköisten aineistojen hallinta 35 11.3 Digitointi 35 11.4 Kuntien arkistot 36 11.5 Siirtosykli 36 11.6 Arkistolaitoksen tilantarve vuoteen 2025 saakka ja toimipisteiden lukumäärä 36 11.7 Vaihtoehtoiset tilaratkaisut ja keskusarkiston perustaminen 37 Lähteet 38 Liitteet 39 Liite 1. Selvitystyön asettamiskirje 39 Liite 2. Arkistolaitoksen nykyiset toimipisteet 41 Liite 3. Arkistolaitoksen tilantarve vuoteen 2025 saakka 42 Liite 4. Selvitystyöhön liittyvät tutustumiskäynnit 43 Liite 5. Selvitystyöhön liittyvät haastattelut 44 8Arkistolaitos on opetusministeriön alainen valtion laitos, jonka tehtävänä on varmistaa kansalliseen kulttuuriperintöön kuuluvien asiakirjojen säilyminen ja parantaa niiden käytettävyyttä. Tehtäviin kuuluu myös oman alan tutkimus- ja kehittämistoiminta. Arkistolaitos muodostuu Kansallisarkistosta ja seitsemästä maakunta-arkistosta. Arkistolaitoksen toiminta-ajatuksena on olla asiantuntija- ja palveluorganisaatio, jonka toiminnan tuloksena yksilölle ja yhteiskunnalle merkittävä arkistoaines säilyy suppeassa ja käyttökelpoisessa muodossa ja on tehokkaasti käytettävissä. Arkistolaitos on määritellyt visiokseen olla asiakirjallisen tiedon elinkaaren hallinnan merkittävin kansallinen asiantuntijaorganisaatio, osa tutkimuksen infrastruktuuria sekä tietopalvelulaitos, joka ottaa kansainvälistyvän toimintaympäristön huomioon toiminnassaan. 91 Arkistolaitoksen nykyiset tilat ja niiden käyttö Arkistolaitoksen käytössä olivat sen kiinteistörekisterin mukaan syksyllä 2009 käytössä seuraavat tilat: Yhteensä hum2 Arkistotilat hum2 Hyllymäärä hkm Kansallisarkisto - Päärakennus 15 651 8 049 44,3 - Siltavuoren toimipiste 5 321 3 646 31,3 - Siltavuoren sivurakennus 250 - Hallituskadun toimipiste 1 010 588 6,9 - Sörnäisten toimipiste 10 366 8 749 45,3 Hämeenlinnan maakunta-arkisto 5 318 2 939 28,3 Joensuun maakunta-arkisto 2 856 1 616 12,0 Jyväskylän maakunta-arkisto 2 426 1 056 9,8 Mikkelin maakunta-arkisto 5 031 3 223 17,8 Oulun maakunta-arkisto 4 663 3 464 21,0 Turun maakunta-arkisto 5 536 1 859 19,7 Vaasan maakunta-arkisto 3 101 2 106 11,3 Yhteensä 61 529 37 295 247,7 Tarkempi erittely on esitetty liitteessä n:o 2. Vuoden 2009 lopussa koko arkistolaitoksella on vielä vapaana olevaa hyllytilaa yhteensä noin 59 500 hyllymetriä (hm). Arkistolaitoksen kaikki tilat olivat Kansallisarkiston Sörnäisten toimipistettä lukuun otta- matta Senaatti-kiinteistöjen omistajahallinnassa ja vuokrattuina arkistolaitokselle. Sörnäisten toimipisteen tilat on vuokrattu Oy AREFF Holding Helsinki 1 Ltd -nimiseltä yhtiöltä. Vuokrasopimus päättyy 1.5.2018, ellei sitä irtisanota 24 kk ennen päättymisaikaa. Arkistolaitoksen kaikkien tilojen keskimääräinen vuokra oli vuoden 2009 lopussa 10,11 euroa/m2/kk. Kansallisarkiston tilojen keskivuokra oli vastaavasti 11,29 euroa/m2/kk ja maakunta-arkistojen 8,93 euroa/m2/kk. Korkeinta vuokraa arkistolaitos maksaa uusista Hämeenlinnan maakunta-arkiston tiloista, joiden vuokra tällä hetkellä on 15,43 euroa/m2/kk. Halvimpia taas ovat Oulun maakunta-arkiston tilat 5,76 euroa/m2/kk. 10 Kansallisarkiston Sörnäisten toimipisteen vuokra on tällä hetkellä toimistotilojen osalta 11,34 euroa/m2/kk ja arkistotilojen osalta 7,29 euroa/m2/kk. Arkistotilojen edullisuutta arvioitaessa on otettava huomioon, että arkistot lähes kokonaisuudessaan on lattiakanta- vuuksien takia varustettu kiinteillä hyllyillä ja että vastaava määrä liukuhyllyarkistoa vaa- tisi arkistotilaa vain puolet nykyisestä arkistotilasta. Edullisuutta arvioitaessa on otettava huomioon myös se, että vuokrasopimukseen sisältyy indeksiehdon lisäksi ehto vuoden 2013 loppuun saakka jatkuvasta vuosittaisesta tasokorotuksesta. Vuoden 2009 lopussa vapaana olevien hyllytilojen vuokriin sitoutuu merkittävä osa arkistolaitoksen toimintamenomäärärahoista. Vuonna 2009 on em. toistaiseksi käyttä- mättömien tilojen vuokrien osuus ollut arkistotilojen keskimääräisen hyllytehokkuuden ja arkistolaitoksen keskivuokran mukaan laskettuna yhteensä 1 080 000 euroa/vuosi. Vuonna 2013 tulee käyttämättä olevien tilojen vuokriin sitoutumaan edelleenkin 720 000 euroa/vuosi, edellyttäen että arkistolaitokseen siirretään arkistoaineistoa toiminta- ja taloussuunnitelmassa esitetyssä tahdissa 5 000 hm/vuosi. Vuonna 2017 vapaata tilaa näyt- täisi olevan enää 19 500 hm, joka vastaisi 360 000 euron vuosivuokraa. Vapaana olevien tilojen määrä voi vähentyä nopeamminkin, mikäli arkistolaitoksen suunnitelmat nopeute- tusta aluehallintovirastojen edeltävien virastojen sekä elinkeino-, liikenne- ja ympäris- tövirastojen edeltävien virastojen arkistojen siirrosta toteutuvat. Arvaamaton tekijä on lisäksi ulkoasiainministeriön sekä edustustojen nuorempien arkistojen mahdollinen siirto arkistolaitokseen. Asiasta on käyty keskusteluja ministeriön ja arkistolaitoksen välillä. Vapaina olevien tilojen kustannuksia on lyhyellä tähtäyksellä tietysti mahdollista pienen- tää tarjoamalla tiloja määräaikaisilla sopimuksilla vuokrattaviksi kunnille. Nämä mahdolli- suudet tulisi yksikkökohtaisesti tarkasti selvittää. Jatkossa lisätilojen toteutuksessa syntyvä vapaiden tilojen määrä on harkittava erittäin tarkasti. Käytännössä tämä tulee johtamaan vaiheittain rakentamiseen ja hankekokojen pitämiseen kohtuullisen pieninä. Lisätilojen toteutusvaihtoehtoja tarkastellaan tarkemmin selvityksen luvussa ”Vaihtoehtoiset tila- ratkaisut ja keskusarkiston tarpeellisuus”. Arkistolaitos on vuonna 2008 ja 2009 suorittanut kaikissa yksiköissään sekä paperi- aineiston kuntokartoituksen että arkistotilojen olosuhde- ja riskikartoituksen. Makasiinien riskianalyysit osoittivat, että makasiinit keskimäärin ovat kohtuullisessa teknisessä kunnossa. Kartoituksen huolestuttavin tulos oli, että varsinkin Kansallisarkiston Päärakennuksen ja myöskin Siltavuoren toimipisteen monessa makasiinissa ilmankosteus sekä viikko- että vuorikausitasolla vaihteli niin paljon (vaurioaste 3), että se vaikuttaa jo arkistoaineiston säilyvyyteen. Huomion arvoisia ovat myös Mikkelin maakunta-arkiston palo- ja sähköturvallisuuteen sekä Joensuun maakunta-arkiston sisäilman kosteuteen liitty- vät riskit. Arkistolaitoksen toimipisteissä suoritetuilla käynneillä kiinnitettiin huomiota makasii- nien hyllytykseen yleensä ja hyllyjen käyttötehokkuuteen. Lähes kaikissa toimipisteissä asiakirjat on sijoitettu hyllyihin niin, että kuhunkin kokonaisuuteen liittyy vapaata hylly- tilaa, johon arkistotäydennykset aikanaan sijoitetaan. Järjestelmä ei ole tehokas. Tilanne on korjattavissa kehittämällä arkistolaitokselle tilanhallintajärjestelmä, joka mahdollistaa asiakirjojen sijoittamisen mihin tahansa vapaaseen hyllytilaan ja asiakirjojen löytämisen mistä sijaintipaikasta tahansa. Toinen hyllytyksen tehostamiskeino on foliokokomitoitettujen hyllyjen muuttaminen lisähyllyjä asentamalla A4-arkistomateriaalille sopiviksi. Mikkelin maakunta-arkiston Naisvuoren makasiinit on varustettu kiinteillä hyllyillä. Arkistolaitoksen tiedossa ei ole, riittääkö makasiinien lattiakantavuus liukuhyllyratkaisun toteuttamiseen. Lattiakantavuus kannattaa selvittää ja, jos tulos osoittaa kantavuuden 11 riittävän, toteuttaa hyllyjen muuttaminen liukuhyllyiksi. Järjestelyllä on saatavissa noin 4 000 hm lisäys. Kansallisarkiston tietopalvelut ja logistiikka -työryhmä on selvittänyt eri vaihtoehtoja Päärakennuksen sekä Siltavuoren ja Sörnäisten toimipisteiden tietopalvelujen tehostami- sesta. Loppuraportissaan työryhmä on esittänyt kolme vaihtoehtoista ratkaisua ja asetta- nut vaihtoehdon, jossa tutkijasalitoiminta keskitetään Päärakennukseen, taloudellisesti ja toiminnallisesti muita vaihtoehtoja niukasti edullisimmaksi. Selvityksen mukaan Päära- kennuksen asiakastilat mahdollistavat keskittämisen. Kansallisarkiston imagon kannalta keskittämisellä saavutettaisiin selvä etu; sota-arkisto aletaan kokea Kansallisarkiston osaksi. Keskittämisen taloudellinen etu saattaa jäädä varsin vähäiseksi. Sörnäisten vapautuva tut- kijasalitila on todennäköisesti hankalasti ulos vuokrattavissa. Kansallisarkiston kirjastoon kuuluvia kirjoja on sijoitettu varsin väljästi yhteen arkis- tomakasiineista. Kuullun mukaan suuresta osasta kirjoja on tarkoitus luopua ja osoittaa makasiini, 1 500 hm, normaaliin asiakirja-arkistokäyttöön. Ehdotan, että Kansallisarkisto kehittää pikaisesti arkistolaitoksen arkistotilojen tilanhallintajärjestelmän, joka sisältää tiedot arkistolaitoksen käytettävissä olevasta tilojen kokonaiskapasiteetista ja asiakirjojen sijaintipaikoista. Tavoitteena on, että asiakirjat voidaan säilytysmakasiineissa sijoittaa arkistohyllyihin saapumisjärjestyksessä ja käyttää hyllytilaa niin, ettei hyllytyksessä muodostu aukkoja käytettyyn tilaan. Ehdotan, että Kansallisarkisto laatii yhdessä kiinteistöjen omistajien kanssa kunnossapito- ja/tai peruskorjaussuunnitelman kuntokartoituksessa esiin tulleiden makasiinien teknisten virheiden ja puutteiden korjaamiseksi ja sopii kiinteistön omistajien kanssa korjaustoimenpiteiden suorittamisesta. Ehdotan, että Joensuun, Turun, Vaasan ja Oulun maakunta-arkistoissa suoritetaan tutustumiskäynneillä esiin tuodut hyllytyksen tehostamista koskevat muutostyöt, tavoitteena 4 000 hm lisäkapasiteetti. Ehdotan, että laaditaan selvitys onko Mikkelin maakunta-arkiston Naisvuoren makasiinien kiintohyllyjen muuttaminen liukuhyllyiksi lattiakantavuuksien takia taloudellisesti perusteltavissa, ja selvityksen niin osoittaessa käynnistetään hyllytyksen tehostaminen, tavoitteena 4 000 hm lisäkapasiteetti. Ehdotan Kansallisarkiston tietopalvelut ja logistiikka- työryhmän loppuraportin perusteluihin tukeutuen, että Kansallisarkiston tutkijasalitoiminta keskitetään Päärakennukseen ja tutkijasalipalvelut Siltavuoren ja Sörnäisten toimipisteissä lopetetaan. Ehdotan lisäksi, että Sörnäisten tutkijasali pyritään vuokraamaan ulos. Ehdotan, että Kansallisarkiston arkistokirjastossa olevat kirjat siirretään kirjastostrategian mukaisesti muualle ja arkistotila, noin 1 500 hm, osoitetaan normaaliin arkistokäyttöön. 12 2 Viranomaisten hallussa oleva paperipohjainen pysyvästi säilytettävä asiakirja-aineisto sekä ennusteet sen määrän lisääntymisestä Arkistolaitos toteutti loppuvuodesta 2006 kyselyn valtionhallinnon arkistotoimen tilasta v. 2005. Kyselyssä keskityttiin paperiasiakirjojen ja etenkin pysyvästi säilytettävien paperi- asiakirjojen hyllykilometrimääriin (hkm), arkistotilojen riittävyyteen sekä viranomaisten valmiuteen siirtää 40 vuotta vanhempia sekä 25–40 vuotta vanhoja pysyvästi säilytettäviä asiakirjoja arkistolaitokseen. Vastausprosentti kyselyssä oli 90. Vastausten perusteella kyselyyn vastanneilla viranomaisilla oli v. 2005 lopussa hallussaan pysyvästi säilytettäviä paperiasiakirjoja 162 hkm. Näistä 18 hkm oli 40 vuotta vanhempia asiakirjoja ja 35 hkm 25 vuotta vanhempia. Pysyvästi säilytettävien asiakirjojen vuosikasvu oli vuonna 2005 4,7 hkm. Vastausprosentin perusteella on pääteltävissä, että kaikkiaan viranomaisten hallussa oli asiakirjoja yli 170 hkm. Arkistolaitos tiedusteli kyselyssä myös pysyvästi säilytettävien 40 vuotta vanhempien asia- kirjojen siirtovalmiutta arkistolaitokseen. Vastaajista noin 13 % ilmoitti asiakirjojen olevan siirtovalmiita eli ne oli seulottu, järjestetty ja luetteloitu. Noin 27 % vastaajista ilmoitti asia- kirjojen olevan osittain siirtovalmiita ja 15 %, että asiakirjat eivät ole siirtovalmiita. Vastaajista 42 % ilmoitti, että niiden hallussa ei ole 40 vuotta vanhempia pysyvästi säilytettäviä asiakirjoja. Yli puolet valtion viranomaisista ilmoitti, etteivät ne halua siirtää 25–40 vuotta vanhoja pysyvästi säilytettäviä asiakirjoja arkistolaitokseen ja kertoivat syyksi sen, että niitä tarvi- taan virkatoiminnassa. Arkistolaitos toteuttaa viranomaisille suunnattavan arkistotoimen tilaa koskevan kyselyn seuraavan kerran vuonna 2010. Kyselyssä tulee keskeisellä sijalla olemaan pysyvään säily- tykseen määrätyn aineiston kartunta. Kysely suunnataan myös kuntasektorille. Arkistolaitokseen siirrettävien pysyvästi säilytettävien asiakirjojen osalta on sovittu kah- desta suuresta siirtohankkeesta – KIRSI-asiakirjasiirrot eli arkistolaitoksen ja oikeusministeriön välisellä sopimuksella käräjäoikeuksista arkistolaitokseen siirrettäväksi sovitut kiinteistöjen kirjaamisasioiden asiakirjat vuoteen 1993 saakka. Arkistolaitokseen siirrettävien asiakirjojen kokonaismäärä on noin 8 200 hm. KIRSI-siirrot toteutetaan vuosina 2009–2010, kuitenkin viimeistään 30.6.2010 mennessä. 13 – ALKU-hanke eli arkistolaitoksen 10.3.2009 tekemän periaatepäätöksen mukaan toteutettava aluehallintovirastojen (Avi) edeltävien sekä elinkeino-, liikenne- ja ympäristövirastojen (Ely) edeltävien virastojen pysyvään säilytykseen määritellyn, vuoden 2009 loppuun mennessä kertyneen asiakirja-aineiston siirto. Arkistolaitokseen siirrettävien asiakirjojen kokonaismäärä on 13 000 hm ja erillisluvallisten organisaatioiden asiakirjojen kokonaismäärä 7 900 hm. ALKU-hankkeen aikataulu on vielä avoin. Suunnitteilla on erillinen em. aineistojen seulonta-, järjestämis- ja siirtohanke. Hankesuunnitelmaa ollaan valmistelemassa. Vuoden 2005 jälkeen viranomaiset ovat siirtäneet arkistolaitokseen pysyvästi säilytettäviä asiakirjoja seuraavasti: v. 2006 0,6 hkm v. 2007 2,3 hkm v. 2008 2,5 hkm v. 2009 8,9 hkm* Yhteensä 14,3 hkm *tästä Kirsi-siirtojen osuus 6,7 hkm Vuoden 2009 lopussa arvioidaan viranomaisten hallussa olevan pysyvästi säilytettä- viä paperiasiakirjoja 174,5 hkm. Luku on saatu käyttämällä vuosien 2006–2009 osalta 4,7 hkm vuosikartuntaa ja vähentämällä summasta em. vuosien 2006-2009 arkistosiirrot. Pysyvästi säilytettävien paperipohjaisten asiakirja-aineistojen syntyminen tulee loppumaan sitä mukaa kun viranomaiset tulevat siirtymään sähköiseen asiointiin ja sähköiseen arkistointiin. Tällä hetkellä voidaan arvioida, että viranomaisten viimeiset pysyvästi säilytettävät paperipohjaiset asiakirjat syntyvät vuoden 2015 loppuun mennessä ja tulevat siirretyiksi arkistolaitokseen viimeistään vuonna 2055. Vuosina 2010–2014 viranomaisten pysyvästi säilytettävien paperipohjaisten asiakirja- aineistojen arvioidaan kasvavan seuraavasti: v. 2010 4,7 hkm v. 2011 4,7 hkm v. 2012 4,7 hkm v. 2013 4,7 hkm v. 2014 3,2 hkm v. 2015 1,5 hkm Yhteensä 23,5 hkm Em. arvion lähtökohtana on edelleen 4,7 hkm vuosikartunta, jota vuosien 2014 ja 2015 osalta on pienennetty sähköiseen asiointiin ja sähköiseen arkistointiin siirtymisen perusteella. Kokonaisuudessaan viranomaisilla näyttäisi olevan vuoden 2010 alussa hallussaan pysy- västi säilytettäviä paperiasiakirjoja 174,5 hkm ja määrä ilman siirtoja arkistolaitokseen näyttäisi vuoden 2015 loppuun mennessä kasvavan yhteensä 198 hkm:iin. Viranomaisarkistojen asiakirja-aineiston lisäksi on otettava huomioon arvioitu yksityis- arkistojen kasvu, noin 0,6 hkm vuodessa sekä lisäksi vielä hankalasti arvioitava karttojen ja piirustusten tuleva arkistotarve. Arviolukuihin on syytä lisätä vielä ulkoasiainministeriön ja edustustojen arkistoaines, jota ministeriön osalta oli vuoteen 1987 mennessä kertynyt 5,0 hkm ja edustustojen osalta 14 vuoteen 1983 mennessä 3, 2 hkm. Näiden ja vielä em. vuosien jälkeen kertyvien arkisto- jen siirtäminen arkistolaitokseen on tuotu esille arkistolaitoksen ja ulkoasiainministeriön välisissä neuvotteluissa. Arvioluvuista puuttuu myös tiedossa olevia Puolustusvoimien siirtoja noin 4–5 hkm. Arkistolaitos on viimeisessä toiminta- ja taloussuunnitelmassaan arvioinut arkistolaitok- sen tiloissa säilytettävän arkistoaineistojen kokonaismäärän nousevan seuraavasti: v. 2009 3,0 hkm* v. 2010 5,0 hkm v. 2011 5,0 hkm v. 2012 5,0 hkm v. 2013 5,0 hkm v. 2014 5,0 hkm v. 2015 5,0 hkm * toteutumassa 8,9 hkm Arviolukuihin sisältyy yksityisarkistojen vuosittainen osuus 0,6 hkm. Vuosittaisten siirtojen kasvattaminen suunnitellusta 5,0 hkm:stä olennaisesti suurem- maksi ei ole ilman lisäresursseja mahdollista. Toisaalta 5,0 hkm vuosittainen siirtojen määrä vaikuttaa varsin kunnianhimoiselta, kun sitä verrataan edellä esitettyihin vuosien 2006–2009 siirtomääriin. TTS:n kasvua osoittaviin lukuihin on syytä suhtautua suurella varauksella. TTS:ssä esitetty arvio siirtojen määrästä merkitsee sitä, että samaa tahtia 5,0 hkm/vuosi noudattaen kaikki viranomaisten paperipohjaiset pysyvästi säilytettävät asiakirjat tulisivat siirretyiksi arkistolaitokseen noin 42 vuodessa eli vuoden 2051 loppuun mennessä. Kun arkistolaitoksen arkistotiloja vuoden 2009 lopussa oli vapaana noin 59,5 hkm, merkitsee edellä kuvailtu viranomaisten nyt hallussa oleva ja vielä tuottama paperipoh- jainen asiakirja-aineisto, mikäli se kokonaisuudessaan säilytettäisiin paperimuodossa, vapaana olevan tilan osoittamista kokonaan tälle aineistolle ja sen lisäksi uuden arkistoti- lan rakentamista vähintäänkin 138 hkm:lle arkistoaineistoa. Todellisuudessa rakentamis- tarve viranomaisarkistojen osalta tulisi, jos em. ulkoasiainministeriön ja Puolustusvoimien arkistosiirrot toteutuvat, kasvamaan yli 150 hkm:iin. Yksityisarkistojen kasvu lisää arkisto- määrää edelleen noin 0,6 hkm vuodessa. Pelkän 150 hkm:n rakentamistarpeen suuruudesta saa hyvän käsityksen kun sitä vertaa Kansallisarkiston toimipisteiden nykyiseen kokonaishyllymäärään 128 hkm tai uuden Hämeenlinnan maakunta-arkiston hyllymäärään 28 hkm. 15 3 Sähköisten aineistojen hallinta Julkinen hallinto on osittain jo siirtynyt ja tulee lähivuosina kokonaisuudessaan siirty- mään toiminnassaan sähköisen asioinnin ja sen myötä sähköisen arkistoinnin käyttöön. Sähköiseen asiointiin siirtyminen merkitsee paperipohjaisten asiakirja-aineistojen käytön loppumista. Arkistolaitoksen toiminnan kannalta sähköiseen asiointiin ja sähköiseen arkis- tointiin siirtyminen vaikuttaa ratkaisevasti arkistolaitoksen tulevaan tilantarpeeseen; mitä nopeammin siirtyminen tapahtuu, sitä vähäisempi on arkistolaitoksen tuleva tilantarve. Siirtymiselle ei ole asetettu tavoiteaikataulua. Arkistolaitos on perustanut sähköisten aineistojen hallinnan (SAHA) hankekokonaisuuden 1.2.2008. Hankekokonaisuuden toimikausi päättyy 31.12.2010. Hankekokonaisuuden tärkein tehtävä on sähköisen vastaanotto- ja palvelujärjestelmän (VAPA) toteuttaminen. VAPA- hankkeen lähtökohtana on viranomaisten toiminnan tuloksena syntyneiden sähköisessä muo- dossa olevien, pysyvästi säilytettävien asiakirja-aineistojen vastaanoton järjestäminen ja niihin liittyvän tietopalvelun tukeminen. VAPA-järjestelmä ja siihen liittyvät palvelut on tarkoitus toteuttaa siten, että palvelut ovat tuotantokäytössä vuonna 2011. Vuonna 2015 VAPA-järjestelmää on tarkoitus laajentaa niin, että se voi ottaa vastaan myös tietokanta- ja rekisterimuotoista aineistoa. Tulevaisuudessa VAPA-palvelun varmuusarkistona toimii Kansallisen digitaalisen kirjas- ton pitkäaikaissäilytysjärjestelmä (PAS). PAS-järjestelmän toteuttamiseen ei toistaiseksi ole rahoitusta. Tavoitteena on, että PAS-järjestelmä voitaisiin ottaa käyttöön arviolta vuonna 2016. VAPA-palvelun käyttöönotto ei kuitenkaan ole riippuvainen PAS-järjestelmän toteutusaikataulusta. Arkistolaitos on kehittänyt sähköisen asioinnin ja sähköisen arkistoinnin mahdollistavaa toimintaympäristöä julkaisemalla SÄHKE-normin. Normin avulla ohjataan viranomaisten siirtymistä sähköiseen asiointiin ja sähköiseen arkistointiin. SÄHKE-normit ovat valmiina käyttöön otettaviksi. SÄHKE 1 -normi on asianhallintajärjestelmissä yleisesti käytössä. Ensimmäiset SÄHKE 2 -normin mukaan toteutetut tietojärjestelmät otetaan käyttöön vuonna 2010. SÄHKE 3 -normin laatiminen on käynnistetty. Se tarvitaan em. tietokanta- ja rekisterimuotoisen aineiston vastaanottoa varten. Kansallisarkisto, opetusministeriö ja valtiovarainministeriö ovat sopineet sähköiseen asiointiin ja sähköiseen arkistointiin siirtymisen tehostamiseksi kumppanuusmuotoisen yhteistyön käynnistämisestä tavoitteena luoda vaatimusmäärittelyt sähköisille asiankäsitte- lyjärjestelmille, tietokannoille ja rekistereille ja sen jälkeen sisällyttää vaatimusmäärittelyt julkishallinnon tietojärjestelmien hankintaprosesseihin. Toistaiseksi ei ole sovittu sellaisen lainsäädännön aikaansaamisesta, jolla varmistettaisiin viranomaisten siirtyminen sähköisen 16 asioinnin ja sähköisen arkistoinnin käyttöön ja jossa siirtymiselle asetettaisiin tavoite- aikataulu. Viranomaisten sähköiseen asiointiin ja sähköiseen arkistointiin siirtymisen varmistami- seksi ehdotan, että Kansallisarkisto tekee opetusministeriölle esityksen, että tämä ryhtyisi toi- menpiteisiin sellaisen sähköisten aineistojen hallintaa koskevan lain aikaansaamiseksi, jossa 1 Arkistolaitoksen VAPA-järjestelmän ja SÄHKE-normin käyttö määrätään koko julkishallintoa sitovaksi ja 2 Viranomaisille asetetaan velvoite siirtyä sähköiseen asiointiin ja sähköiseen arkistointiin viimeistään vuoden 2015 loppuun mennessä. Ehdotan myös, että arkistolaitos laatii suunnitelman siitä, kuinka sähköisten aineistojen hallintaan liittyvät kehittämis- ja ohjaustehtävät hoidetaan SAHA-hankekokonaisuuden toimikauden päätyttyä. 17 4 Paperipohjaisten asiakirjojen digitointi Arkistotilojen tulevaan tarpeeseen vaikuttaa ennen kaikkea se, kuinka laajassa mitassa vielä viranomaisten hallussa olevasta paperipohjaisista asiakirjoista on kannattavaa ja mahdol- lista digitoida ja se, kuinka suuri osa digitoitavista asiakirjoista voidaan hävittää. Jos uudempaa aineistoa ei tulla digitoimaan ja edes osaa siitä hävittämään, kertyy arkisto laitokseen 2050 luvulle mentäessä 210 hkm viranomaisarkistoja. Tämä edellyt- tää paitsi nyt vielä vapaina olevien arkistotilojen käyttöä myös noin 5 Hämeenlinnan maakunta-arkiston uudisrakennuksen kokoista lisärakentamista. Tähän tilantarpeeseen ei vaikuta se, siirrytäänkö pysyvästi säilytettävien asiakirjojen vastaan otossa nykyisestä 40 vuodesta 25 vuotta vanhempiin asiakirjoihin. 25 vuoden sykli ainoastaan nopeuttaa lisäarkistotilojen tarvetta. Yksityisarkistojen karttuminen on vaikeasti ennustettavaa mutta ennakoidulla kasvulla ei ole olennaista merkitystä lisäarkistotilan tarpeeseen. Kansallisarkistossa on vuonna 2008 laadittu vanhojen arkistojen digitointiselvitys (Tomi Rasimus 30.6.2008). Selvityksessä on tehty vertailulaskelmat siitä, mitä maksaa arkistolaitokseen siirrettävien valtion viranomaisten pysyvästi säilytettävien asiakirjojen (laskelmissa 131 hkm) säilyttäminen paperimuodossa tai niiden digitointi 24 vuoden kuluessa vuosina 2009–2032 ja säilyttäminen sen jälkeen pysyvästi ainoastaan digitaali- sessa muodossa. Arviot digitoinnin kustannuksista on saatu Itella Information Oy:ltä ja säilyttämisen kustannuksista CSC Tieteellinen Laskenta Oy:ltä. Selvityksen tuloksena oli, että vastaanotettavan aineiston digitaalinen säilytysmuoto olisi 2009–2032 välisenä aikana 150 milj. euroa kalliimpaa kuin paperimuotoinen säilytys. Laskelman mukaan paperisäilyttämisen vuosikustannukset ylittävät digitoinnin vuosikus- tannukset vasta vuonna 2077. Em. selvitykseen perustuen Kansallisarkisto ei ole pitänyt massadigitoinnin käynnistä- mistä taloudellisesti kannattavana. Em. digitointiselvityksen digitoinnin ja digitaalisen säilyttämisen kustannusarvioihin liittyy epävarmuustekijöitä, jotka selvityksessäkin on mainittu. Paperisäilyttämisen kustan- nusarviot vaikuttavat luotettavilta. Toiminta- ja taloussuunnitelmassaan Kansallisarkisto on päätynyt siihen, että digitointi- selvitystä jatketaan massadigitoinnin pilottihankkeella. Kansallisarkisto on marraskuussa 2009 käynnistänyt pilottihankkeen 1. vaiheen. Siinä on digitoitu 88 kotelollista, 8 hm, A4-aineistoa. Aineistosta on sähköinen diaariluettelo, josta työstetty hakuominaisuudet digitoitavaan aineistoon. Lisäksi tiedostosta on tulos- tettu COM-mikrofilmit. Digitointi on tapahtunut 8-bittisenä harmaasävydigitointina 18 täsmälleen siinä muodossa kuin arkistolaitoksen vuoden 2008 digitointiselvityksessä on esitetty. Pilotin tulokset eivät ole vielä käytettävissä. 8-bittisen digitoinnin lisäksi pilottia tulisi jatkaa 2. vaiheella ottamalla kokeiltavaksi 8-bittisen harmaasävydigitoinnin rinnalle 1-bittinen musta-valkodigitointi, joka säilytys- kustannuksien osalta on noin viisi kertaa 8-bittistä digitointia halvempi ja joka alustavien uusien selvitysten perusteella sopisi käytettäväksi lähes kaiken uudemman arkistoainek- sen digitoinnissa. Tässä vaiheessa on tarkoitus digitoida eri aikakausilta peräisin olevaa määrämuotoista A4-aineistoa. Kohteiksi on tarkoitus valita aineistoja, joista on ja ei ole sähköisiä sisältötietoja. 20 erilaista digitoitavaa kokonaisuutta, yhteensä 200 hm, antavat luotettavan käsityksen massadigitoinnin prosesseista ja kokonaiskustannuksista. Osa digi- toinnista on tarkoitus kilpailuttaa, osa on tarkoituksenmukaista suorittaa omilla laitteilla. Digitointipilotin 2. vaiheen kustannusarvio on 225 000 euroa. Tarvittava työpanos on yhteensä 1 htv. Pilotti voidaan toteuttaa vuoden 2010 aikana. Uudemman aineiston tallentamisvaihtoehtona mikrofilmaus, joka perustuu aineiston yksilölliseen kuvaukseen, ei tule kalleutensa vuoksi kysymykseen. Uudemman aineiston tallennusvaihtoehdoiksi jäävät siis 8-bittinen harmaasävydigi- tointi ja 1-bittinen mustavalkodigitointi. Edellä kuvatun digitointipilotin avulla pystytään näiden molempien menetelmien kustannukset arvioimaan niin tarkasti, että digitoinnin käynnistämisestä on mahdollista tehdä päätös. Vuoden 2008 digitointiselvityksen mukaan paperisäilyttämisen vuosikustannukset ylit- tävät digitoinnin vuosikustannukset vasta vuonna 2077. Selvityksen lähtökohtana oli, että digitointi toteutetaan kokonaisuudessaan 8-bittisenä harmaasävydigitointina. Kun vaihto- ehdoksi valitaan 1-bittinen mustavalkodigitointi, pienenee digitoinnin ja paperisäilyttämi- sen kustannusero selvästi. Kuinka paljon, jää pilotin avulla selvitettäväksi. Kansallisarkisto on käynnistänyt digitoidun aineiston autenttisuuteen liittyvien kysy- mysten selvittämisen. Selvitys on kesken. Toisaalta Kansallisarkiston taholta on tuotu esille, että uudemmasta aineistosta vain vähäinen osa on sellaista, jonka osalta digitointiin liittyvät autenttisuuskysymykset on selvitettävä ja että jättämällä tämä arkisto-osuus digi- toinnin ulkopuolelle voidaan massadigitointi aineiston muilta osin toteuttaa. Kun digitoinnilla tilansäästön lisäksi on tietopalvelun tehostamisen kannalta erittäin suuri merkitys, on melko varmasti ennustettavissa, että merkittävä osa viranomaisille 2050 luvulle mentäessä kertyneestä paperipohjaisesta pysyvästi säilytettävästä aineistosta tullaan digitoimaan ja säilyttämään pelkästään digitaalisessa muodossa. Ottaen huomioon myös ALKU-hankkeen osalta käynnistetyt suunnitelmat, voi massa- digitoinnin arvioida hyvinkin olevan käynnistettävissä jo nykyisellä TTS-kaudella. Massadigitointiprosessien ja digitointikustannusten tarkentamiseksi ehdotan, että Kansallisarkisto toteuttaa edellä kuvatun massadigitoinnin pilottiprojektin toisen vaiheen ja laatii sen tulosten perusteella suunnitelman massadigitoinnin toteuttamisesta. Ehdotan myös, että Kansallisarkisto selvittää digitoidun tiedoston autenttisuuteen liittyvät kysymykset. 19 5 Kuntien arkistot Opetusministeriö on tätä selvitystehtävää koskevassa toimeksiannossaan antanut selvitys- miehen tehtäväksi selvittää arkistolaitoksen tilatarpeet vuoteen 2025 ottaen huomioon toimintaympäristössä tapahtuvat muutokset ja sisältäen myös vaihtoehdon, että arkisto- laitos ottaa säilyttääkseen kuntasektorin aineistoa maksua vastaan. Arkistolaitoksen toimintaa koskevassa vuonna 2006 suoritetussa kansainvälisessä evaluoinnissa on ehdotettu seuraavaa: – Arkistolaitoksen ja kuntien välisiä suhteita koskeva lainsäädännöllinen tilanne tulisi arvioida uudelleen. Arkistolaitoksen ja kuntien välistä suhdetta tullaan arvioimaan Kansallisen sähköisen arkistohankkeen yhteydessä. Tällöin tulee ratkaistavaksi, tarjoaako arkistolaitos sähköisiä arkistopalveluja myös kuntasektorille. Vuonna 2007 on käynnistetty yhteistyössä Suomen suurimpien kaupunkien kanssa ns. eAMS- hanke tavoitteena kuntasektorin arkistonmuodostuksen ja asianhallinnan yhden- mukaistaminen ja tehostaminen. Hankkeessa selvitetään myös mahdollisuudet koko julki- sen hallinnon asiakirjojen sähköisen säilyttämisen yhteisiin ratkaisuihin. Maakunta-arkistoilla on tärkeä rooli kuntasektorin asiakirjahallinnon ja arkistotoimen ohjauksessa, jota toteutetaan lähinnä tarkastustoiminnan, koulutuksen sekä neuvonnan ja konsultoinnin avulla. Muutamat maakunta-arkistot ovat arkistotilojen niin salliessa ottaneet pieniä määriä kunnallisia arkistoja maksulliseen säilytykseen. Tällä hetkellä arkistolaitoksen vapaana ole- van arkistotilan määrä on 59 500 hm. Kansallisarkiston sekä Hämeenlinnan, Mikkelin ja Oulun maakunta-arkistojen vapaana olevista tiloista vain osa tulee käyttöön lähivuosina. Näiden toimipisteiden osalta arkistotilojen määräaikainen vuokraus kunnille olisi talou- dellisesti varsin perusteltua, mikäli vuokraus kuntia kiinnostaa. Laajemmassa mitassa kunnallisten arkistojen ottaminen arkistolaitoksen säilytykseen muodostuisi kiinteistöliiketoiminnaksi, joka olisi varsin kaukana arkistolaitoksen ydinteh- tävistä ja saattaisi jopa vaikeuttaa viranomaisten luovuttamien aineistojen hallintaa. 20 Ehdotan, että Kansallisarkisto sekä Hämeenlinnan, Mikkelin ja Oulun maakunta-arkistot selvittävät kuntien kiinnostuksen ja mahdollisuudet tällä hetkellä vapaina olevien arkistotilojen vuokraamiseen määräajaksi. Ehdotan, että arkistolaitos ei laajenna toimintaansa ottamalla laajemmassa mitassa säilyttääkseen kuntasektorin aineistoa. 21 6 Siirtosykli Arkistolaitosta koskevassa vuonna 2006 suoritetussa kansainvälisessä evaluoinnissa ehdote- taan, että: ”Lakiin tulisi ensi tilassa sisällyttää selvä aikaraja historiallisesti arvokkaiden asia- kirjojen siirtämisestä arkistolaitokselle. Joka tapauksessa tulisi tehdä hallinnollinen päätös, että siirrot on tehtävä viimeistään 25 vuoden kuluttua arkistojen luomisesta.” Vuoden 2009 lopussa viranomaisten hallussa on 25 vuotta vanhempia pysyvästi arkis- toitavia asiakirjoja noin 80 hkm ja 40 vuotta vanhempia noin 30 hkm. Näistä ALKU- hankkeen asiakirjoja siirretään suunnitelmien mukaan vuoteen 2014 loppuun mennessä 16,6 hkm ja Kirsi-hankkeen asiakirjoja tänä ja ensi vuonna 8,1 hkm. Nämä käynnissä olevat työt vaikuttavat asiakirjojen siirtoihin aikaistamalla niitä ja samalla vähentämällä tavanomaisten siirtojen määriä myöhemmin. Vuodesta 2016 lähtien viranomaiset ovat todennäköisesti siirtyneet käyttämään sähköistä asiointia eikä paperipohjaisia arkistoja enää synny. Vuodesta 2016 lähtien viranomaisilla on todennäköisesti hallussaan sähkösyntyisten asiakirjojen lisäksi vain 40 vuotta nuorempia pysy- västi säilyttäviä paperipohjaisia asiakirjoja, joista 25–40 vuotta vanhoja on noin 30 hkm. Vuonna 2006 valtion viranomaisille kohdistetussa kyselyssä yli puolet valtion viran- omaisista ilmoitti, etteivät ne halua siirtää 25–40 vuotta vanhoja pysyvästi säilytettäviä asiakirjoja arkistolaitokseen ja kertoivat syyksi sen, että niitä tarvitaan virkatoiminnassa. Toisaalta vain 20 % viranomaisista ilmoitti 25–40 vuotta vanhojen asiakirjojen olevan siirtovalmiita, 30 % viranomaisista ilmoitti, että asiakirjat eivät ole siirtovalmiita ja 50 % ilmoitti, että asiakirjat ovat osittain siirtovalmiita. Kunnostettavia asiakirjoja oli kyselyn mukaan yhteensä 18 hkm. Siirtosyklin muuttaminen 40 vuodesta 25 vuoteen on paitsi arkistolaitoksen tilakysy- mys myös viranomaispuolella kysymys suurten aineistomäärien saattamisesta luovutus- kuntoon. Mitään nopeaa ratkaisua luovutuskuntoon saattamisessa ei ole näköpiirissä. Käynnissä olevat Kirsi- ja ALKU-hankkeet jouduttavat kehitystä kohti 25 vuoden siirto sykliä. Sama vaikutus on myös viranomaisten mahdollisuudella toimittaa arkisto- laitokseen maksulliseen säilytykseen 40 vuotta nuorempia asiakirjoja. Massadigitoinnin näkökulmasta katsottuna 25–40 vuotta vanha arkisto kuuluu osana siihen arkistoainekseen, jonka digitointi ja digitaalisessa muodossa säilyttäminen tulee ole- maan digitoinnin pilottihankkeen kohteena. Ehdotan, että Kansallisarkisto katsoo 40 vuoden siirtosyklin ja käynnissä olevien siirtosuunnitelmien turvaavan pysyvästi säilyttävän arkistoaineiston eikä päätä lyhentää siirto sykliä 25 vuoteen. 22 7 Arkistolaitoksen tilantarpeet vuoteen 2025 saakka Arkistolaitoksen vuoden 2025 tilantarve on arvioitavissa vuoden 2008 tilastotietojen, vuonna 2006 suoritetun valtionhallinnon arkistotoimen tilaa koskevan kyselyn, käynnissä olevien Kirsi- ja ALKU-siirtojen, Kansallisarkiston toiminta- ja taloussuunnitelmassaan linjaaman 5 hkm vuosittaisen siirtosuunnitelman ja lähtökohdaksi oletetun 40 vuoden siirtosyklin perusteella. Suuri epävarmuustekijä on digitointiratkaisu, joka edes osittain toteutuessaan muuttaa arkistoitavien paperipohjaisten asiakirjojen määrää ratkaisevalla tavalla. Tässä selvityksessä lähden siitä, että merkittävä osa viranomaisille 2050 luvulle mentäessä kertyneestä paperi- pohjaisesta pysyvästi säilytettävästä aineistosta tulee olemaan mahdollista ja tarkoituksen- mukaista digitoida ja säilyttää pelkästään digitaalisessa muodossa. Lähden myös siitä, että digitointi käynnistyy nykyisellä TTS-kaudella, kuitenkin viimeistään vuonna 2016. Toinen epävarmuustekijä on viranomaisten sähköiseen asiointiin siirtymisen aikataulu. Tässä selvityksessä lähden siitä, että viranomaiset ovat siirtyneet sähköiseen asiointiin vuo- den 2015 loppuun mennessä, jonka jälkeen viranomaisille ei enää kerry paperipohjaisia pysyvästi säilytettäviä asiakirjoja. Kolmas epävarmuustekijä on ALKU-hankkeen organisointi, mikäli se kasvattaa arkistolai- toksen vuosittaisen aineistokartunnan suuremmaksi kuin toiminta- ja taloussuunnitelmassa on esitetty. Sekin vaihtoehto on pidettävä mielessä, että ALKU-siirrot toteutuvat kokonai- suudessaan vuoteen 2015 mennessä, mutta ALKU-asiakirjojen digitointia ei suoriteta. Neljäs epävarmuustekijä on arkistolaitokseen tapahtuvien siirtojen vuosittainen määrä, joksi nykyisessä TTS:ssä on esitetty 5,0 hkm. Vuosittainen siirtotavoite on varsin kun- nianhimoinen kun sitä verrataan vuosien 2006–2009 siirtojen määrään. On mahdollista, että siirtotavoite ALKU-siirtojen myötä ylitetään. Yhtä mahdollista on, että siirtosuunni- telman tavoitemääristä jäädään merkittävästi jälkeen. Jos digitointi ja sähköiseen asiointiin siirtyminen toteutuvat ja käynnistyvät edellä esite- tyn olettamuksen mukaisesti eivätkä ALKU- siirrot paperipohjaisena säilytettävän aineis- ton osalta nosta TTS:ssä esitettyjä määriä, riittää arkistolaitoksen nykyisten arkistotilojen kokonaishyllymetrimäärä teoriassa ainakin vuoteen 2023 saakka. Kokonaan toinen asia on, että ainakin Kansallisarkiston sekä Joensuun, Vaasan ja Turun maakunta-arkistojen aineistoja on tällöin jouduttu sijoittamaan muihin maakunta-arkistoihin. Käytännössä uusien lisätilojen hankinta on aloitettava aikaisemmin, niin, että arkistoaineiston hajasi- joituksesta mahdollisimman pitkälle vältytään. Toisaalta on tärkeää ohjata lisärakentamista niin, että tyhjien varatilojen määrä on mahdollisimman pieni. 23 Jos ALKU-siirrot toteutuvat pelkästään paperipohjaisina ja niin, että TTS:ssä esi- tetty arkistokasvu ylitetään, ovat arkistolaitoksen kaikki arkistotilat kokonaan käytössä jo vuonna 2021 ja vuonna 2025 tarvitaan koko arkistolaitoksessa arkistotilaa 19 hkm nykyistä enemmän eli yhteensä 267 hkm. 24 8 Arkistolaitoksen toimipisteiden määrä Arkistolaitos muodostuu Kansallisarkistosta ja seitsemästä maakunta-arkistosta. Kansallisarkistolla on Helsingissä seuraavat toimipisteet: – Päärakennus – Sörnäisten toimipiste – Hallituskadun toimipiste – Siltavuoren toimipiste Maakunta-arkistojen sijaintipaikkakunnat ovat: – Hämeenlinna – Jyväskylä – Joensuu – Mikkeli – Oulu – Turku – Vaasa Oulun maakunta-arkiston toisena toimipisteenä tulisi olemaan Saamelaisarkisto, joka sijoittuu Inariin vuonna 2012 valmistuvan Saamelaiskulttuurikeskuksen yhteyteen. Maakunta-arkistojen piirijako perustuu Valtioneuvoston päätökseen maakunta-arkisto- jen piirijaosta 760/1997. Piirijaon lähtökohtana ovat maakuntaliittojen toimialueet. Jous- tavuuden lisäämiseksi päätöksentekojärjestelmä olisi syytä tarkistaa niin, että piirijaosta päättäminen siirrettäisiin opetusministeriön tehtäväksi. Maakunta-arkistojen kokoerot ovat suuria. Vuoden 2008 toimintakertomuksen mukaan virka-arkistojen määrällä mitattuna suurin on Turun maakunta-arkisto 12,9 hkm ja pienin Jyväskylän maakunta-arkisto 3,3 hkm. Karttojen ja piirustusten määrillä mitattuna suurin on edelleen Turun maakunta-arkisto 296 000 kpl ja pieni Joensuun maakunta-arkisto 15 000 kpl. Jos tuottavuuden mittarina käytetään omassa käytössä olevien arkistotilojen määrää / henkilö- työvuosi, ovat maakunta-arkistojen erot myös suuria. Korkein tuottavuusluku on edelleen Turun maakunta-arkistolla 689 hm/htv ja pienin Jyväskylän maakunta-arkistolla 431 hm/htv. Teoreettinen tarkastelu osoittaa, että jos kaikissa maakunta-arkistoissa pystyttäisiin noudattamaan em. maakunta-arkistojen korkeinta tuottavuuslukua, selviäisivät maakunta- 25 arkistot nykyisistä tehtävistään yhteensä 23 htv pienemmillä henkilöresursseilla. Jos tavoitteena olisi tuottavuus 600 hm/htv, tarvittaisiin kaikissa maakunta-arkistoissa henki- löresursseja yhteensä 8 htv vähemmän nykyisten tehtävien hoitamiseen. Erot tuottavuusluvuissa kertovat toiminnan laajuuden ja henkilökunnan määrän epä- suhdasta. Pienissä maakunta-arkistoissa henkilökuntaa on suuriin verrattuna selvästi enemmän. Maakunta-arkistojen tulevaisuutta tarkasteltaessa on otettava huomioon paitsi niiden nykyisten arkistojen myös vielä viranomaisten hallussa oleva ja viranomaisille vielä kertyvä paperipohjainen arkistoaines. Tarkastelussa voidaan hyvin käyttää vuoden 2005 vuosiker- tomustietoja ja vuoden 2006 valtionhallinnon arkistotoimen kyselyssä ilmoitettuja arkis- topiirikohtaisia tietoja viranomaisten hallussa olevasta pysyvästi säilytettävien asiakirjojen kokonaismäärästä. Tiedot vuosina 2006-2009 maakunta-arkistoihin siirretyistä viran- omaisarkistoista eivät ole tässä maakunta-arkistovertailussa olennaisia. Em. tarkastelun perusteella maakunta-arkistojen keskinäiset erot näyttävät seuraavilta: – Turun maakunta-arkisto 27,3 hkm – Hämeenlinnan maakunta-arkisto 29,7 hkm – Mikkelin maakunta-arkisto 20,3 hkm – Joensuun maakunta-arkisto 18,0 hkm – Vaasan maakunta-arkisto 15,4 hkm – Jyväskylän maakunta-arkisto 7,3 hkm – Oulun maakunta-arkisto 24,2 hkm Maakunta-arkistojen kehittämisessä tulisi pyrkiä luomaan suurempia kokonaisuuksia. Se mahdollistaisi henkilöresurssien tehokkaamman mitoituksen ja toisi pelivaraa tilojenkäy- tön suunnittelulle. Hämeenlinnan maakunta-arkisto toimii tällä hetkellä eräänlaisena Kansallisarkiston sivutoimipisteenä. Ratkaisu on jatkossakin maantieteellisen etäisyyden ja arkistopiirijaon puolesta perusteltavissa. Muista maakunta-arkistoista Turun ja Oulun maakunta-arkistot ovat sekä kokonsa että sijaintinsa puolesta jatkossakin perustellusti itsenäisiä yksiköitä. Jyväskylän ja Vaasan maakunta-arkistot ovat nyt ja tulevaisuudessakin niin pieniä, että niiden yhdistämiselle on selvät perusteet. Mikkelin ja Joensuun maakunta-arkistot jäisivät nyt ja tulevaisuudessakin itsenäisinä yksikköinä pieniksi. Yhdistettynä taas syntyisi Suomen suurin maakunta-arkisto. Pidän yhdistämisellä saavutettavaa tuottavuushyötyä ja tilansäästöä ratkaisevan arvokkaina talo- udellisina etuina ja yhdistämistä perusteltuna. Sekä Mikkelissä että Joensuussa on vireillä hankkeet, joiden tarkoituksena on lisätä henkilöhuoneiden määrää, ja jotka hankkeet yhdistämisen myötä tulisi ottaa uuteen tarkasteluun. Jyväskylän ja Vaasan maakunta-arkistojen sekä Mikkelin ja Joensuun maakunta-arkis- tojen yhdistäminen tulisi toteuttaa siten, että molempiin sivutoimipisteisiin jäisivät tie- topalvelut tutkijasalitoimintoineen nykyisessä laajuudessaan. Tärkeää on, että Vaasan toi- mipiste säilyttää edellytykset nykyisen tasoiseen ruotsinkieliseen palveluun. Yhdistettävien maakunta-arkistojen muun henkilöstön osalta tulisi resurssit suunnitella uusien organisaa- tiokokonaisuuksien pohjalta tavoitteena kilpailukelpoinen tuottavuus. Samassa yhteydessä tulisi toimitilat muuttaa uusien organisaatioiden tarpeita vastaaviksi. Joensuun maakunta-arkistossa säilyttävän ulkoasiainministeriön nykyisen ja tulevan arkiston siirtämistä pysyvästi Oulun maakunta-arkistoon tulisi selvittää. Oulun yliopis- 26 tossa samoin kuin Joensuun yliopistossakin on tiedekunta, jossa yhtenä pääaineena on historia. Tältä kannalta siirto olisi mahdollinen. Joensuun maakunta-arkistoa lähivuosina uhkaavaa tilaongelmaa ulkoasiainministeriön arkiston siirtäminen helpottaisi mutta ei kokonaan poistaisi, elleivät Mikkelin maakunta-arkiston vapaiden tilojen hyödyntäminen, keskusarkiston rakentaminen, asiakirjojen digitointi ja sähköiseen asiointiin siirtyminen vähennä tuntuvasti Joensuun maakunta-arkistonkin sekä siellä jo säilytettävien että sinne siirrettävien asiakirjojen määrää. Ehdotan, että Kansallisarkisto tekee esityksen arkistolain muuttamisesta siten, että maakunta-arkistojen piirijaosta päättää opetusministeriö. Ehdotan, että Kansallisarkiston nykyisistä toimipisteistä säilytetään edelleen Kansallisarkiston käytössä: – Päärakennus – Hallituskadun toimipiste – Siltavuoren toimipiste ja – Sörnäisten toimipiste Ehdotan lisäksi, että Kansallisarkisto käynnistää selvityksen, olisiko Sörnäisten toimipiste nykyisen vuokrakauden vuonna 2018 loppuessa tarkoituksenmukaista korvata metropolialueelta hankittavalla pienemmällä ja tehokkaammalla arkistorakennuksella. Kysymykseen voivat tulla sekä vanhat peruskorjatut että uudet tilat. Ehdotan, että maakunta-arkistojen lukumäärää vuoden 2011 alusta lukien vähennetään nykyisestä seitsemästä neljään ja että maakunta-arkistojen nimet muutetaan seuraavasti: – Hämeenlinnan maakunta-arkisto siirretään Kansallisarkiston toimipisteeksi – Mikkelin ja Joensuun maakunta-arkistot yhdistetään Itä-Suomen maakunta-arkistoksi päätoimipisteenä Mikkeli ja toisena toimipisteenä Joensuu – Jyväskylän ja Vaasan maakunta-arkistot yhdistetään Keski-Suomen maakunta-arkistoksi, päätoimipisteenä Jyväskylä ja toisena toimipisteenä Vaasa, jossa ruotsinkieliset palvelut säilytetään nykyisessä laajuudessaan – Turun maakunta-arkiston nimi muutetaan Länsi-Suomen maakunta-arkistoksi – Oulun maakunta-arkiston nimi muutetaan Pohjois-Suomen maakunta-arkistoksi, päätoimipisteenä Oulu ja toisena toimipisteenä Inari Ehdotan, että maakunta-arkistojen henkilöresurssit mitoitetaan uusien tehtävämäärien edellyttämällä tavalla. Ehdotan, että ulkoasiainministeriön arkisto siirretään Joensuun maakunta-arkistosta Oulun maakunta-arkistoon. 27 9 Vaihtoehtoiset tilaratkaisut ja keskusarkiston tarpeellisuus Arkistolaitoksen tulevaisuuden tilaratkaisuja on tarkasteltava pitkällä tähtäimellä aina siihen saakka kun ainakin kaikelle viranomaisten pysyvästi säilytettävälle paperipohjaiselle arkistoaineistolle on osoitettavissa säilytysratkaisu. Lisäarkistotilan rakentamistarve ja hankkeiden toteutusajankohta riippuvat olennaisesti seuraavista tekijöistä: 1 Valtion viranomaisten sähköiseen asiointiin ja sähköiseen arkistointiin siirtymisen alkamisajankohta 2 Massadigitoinnin toteutumisen laajuus ja alkamisajankohta 3 ALKU-siirtojen ajoitus 4 Viranomaisten mahdollisuudet saada arkistonsa siirtokuntoisiksi 5 Arkistolaitoksen omat resurssit ottaa vastaan viranomaisten arkistoja 6 Erilaisten järjestämisprojektien toteutuminen Lisätilantarpeen ratkaisuksi on olemassa seuraavat kolme päävaihtoehtoa: 1 Nykyisiä toimipisteitä laajennetaan nykyisillä tonteilla niin pitkälle kuin se on mahdollista (85 hkm) ja sen jälkeen tarpeellinen lisärakentaminen toteutetaan uusilla tonteilla metropolialueella ja maakunta-arkistojen sijaintipaikkakunnilla. Lisärakentamistarve kokonaisuudessaan on 150 hkm viranomaisarkistojen osalta. Tämän lisäksi on otettava huomioon yksityisarkistojen kartunta noin 0,6 hkm/vuosi. 2 Rakennetaan alueellinen keskusarkisto, jota tarpeen mukaan laajennetaan. Kokonaisuudessaan keskusarkiston laajuus olisi tarkoituksen mukaista rajoittaa 50 hkm:iin. Keskusarkiston lisäksi maakunta-arkistojen nykyisiä toimipisteitä laajennetaan nykyisillä tonteilla niin pitkälle kuin se on mahdollista (85 hkm). Lisärakentamistarve kokonaisuudessaan on 150 hkm viranomaisarkistojen osalta. Tämän lisäksi on otettava huomioon yksityisarkistojen kartunta noin 0,6 hkm/vuosi. 3 Toteutetaan massadigitointi, joka käsittää viranomaisten vuosien 1971–2015 pysyvästi säilytettävät paperipohjaiset asiakirjat. Alkuperäiset paperipohjaiset asiakirjat hävitetään. Lisärakentamista ei tarvita. 28 Kaikkiin päävaihtoehtoihin liittyy vuoden 2009 lopussa arkistolaitoksen toimipisteissä vapaana olevan arkistotilan, 59,5 hkm, hyödyntäminen sekä hyllytyksen tehostamisella saatava lisäkapasiteetti, vähintään 4 hkm. Päävaihtoehtoja yhdistelemällä saadaan aikaan yhdistelmävaihtoehtoja. Seuraavassa tarkastellaan eri vaihtoehtojen etuja ja haittoja. 9.1 Laajennusvaihtoehto Kansallisarkiston nykyisiä toimipisteitä ei ole mahdollista laajentaa. Nykyisistä maakunta-arkistojen toimipisteistä ovat helposti laajennettavissa Joensuun, Hämeenlinnan ja Oulun maakunta-arkistot. Kaikkiin kolmeen on rakennettavissa lisä- arkistotilaa 25 hkm verran eli yhteensä noin 75 hkm. Jyväskylän maakunta-arkiston laajennusmahdollisuus on noin 10 hkm. Laajennuksen toteuttaminen edellyttää tilajärjestelyjä samassa rakennuksessa sijaitsevan Maanmittauslai- toksen arkiston kanssa. Tilajärjestely ei kuitenkaan ole esteenä laajennuksen toteutukselle. Muiden kolmen maakunta-arkiston laajennusmahdollisuudet ovat niin vähäisiä ja vai- keasti toteutettavia, ettei niillä edes toteutuessaan ole juurikaan vaikutusta arkistolaitoksen lisätilantarpeeseen. Maakunta-arkistojen laajennuksista on kiireellisin Joensuun maakunta-arkiston laajennus. Se tulisi toteuttaa vuonna 2017 edellyttäen, että sitä ennen toteutetaan ehdotettu hyllytyk- sen tehostaminen ja ulkoasiainministeriön arkiston siirto Oulun maakunta-arkistoon. Jos Mikkelin ja Joensuun maakunta-arkistojen yhdistäminen toteutetaan ja osa Joensuun arkis- toaineistosta siirretään Mikkeliin, siirtyy Joensuun lisärakennustarve 2020-luvun puolelle. Joensuun laajennuksen toteutuksen myöhentäminen 5 vuodella vuoteen 2022 merkitsee yhteensä noin 1,7 milj. euron vuokrakustannusten säästöä. Järjestelystä aiheutuvat toimin- nalliset haitat ovat varmasti saavutettavaa taloudellista hyötyä pienemmät. Vaasan maakunta-arkiston tilat riittävät noin vuoteen 2020, jos ehdotettu hyllytyksen tehostaminen toteutetaan. Jos Jyväskylän ja Vaasan maakunta-arkistot yhdistetään, Jyväs- kylän lisärakennus toteutetaan vuonna 2022 ja osa Vaasan arkistosta siirretään Jyväsky- lään, riittävät Jyväskylän ja Vaasan tilat 2030-luvulle saakka. Turun maakunta-arkiston tilat riittävät vuoteen 2021 saakka edellyttäen, että ehdotettu hyllytyksen tehostaminen toteutetaan. Kansallisarkistossa tehdyn suunnitelman mukaan Kansallisarkistosta olisi tarkoituksen- mukaista siirtää Hämeenlinnan maakunta-arkistoon viranomaisarkistoa 5,3 hkm. Siirto voisi tapahtua välittömästi. Tämä siirto huomioon ottaen Kansallisarkiston tilat riittävät vuoteen 2023 saakka. Oulun maakunta-arkiston tilat täyttyvät vasta 2020-luvun loppupuolella siitäkin huoli- matta, että ulkoasiainministeriön arkisto siirrettäisiin Joensuusta Ouluun. Kokonaisuudessaan maakunta-arkistojen laajennusohjelma olisi seuraava: 1 Vuonna 2020 rakennetaan Hämeenlinnan maakunta-arkiston koko laajennus 25 hkm, vuosivuokra nykyrahassa noin 580 000 euroa. Hämeenlinnaan sijoitetaan Turun arkistoaineistoa vuodesta 2021 alkaen, Kansallisarkiston aineistoa vuodesta 2023 alkaen sekä Hämeenlinnan normaalit arkistosiirrot. 2 Vuonna 2022 rakennetaan Joensuun maakunta-arkiston 1. laajennusvaihe 12 hkm, vuosivuokra nykyrahassa noin 340 000 euroa. Joensuuhun sijoitetaan Joensuun ja Mikkelin normaalit arkistosiirrot. 29 3 Vuonna 2022 rakennetaan Jyväskylän maakunta-arkiston koko laajennus 10 hkm, vuosivuokra nykyrahassa noin 280 000 euroa. Jyväskylään sijoitetaan Jyväskylän normaalit arkistosiirrot sekä osa Vaasan arkistoaineistoa. 4 Vuonna 2028 rakennetaan Oulun maakunta-arkiston 1. laajennusvaihe 12 hkm, vuosivuokra nykyrahassa noin 340 000 euroa. Näiden neljän laajennuksen jälkeen lisärakennustarvetta viranomaisarkistojen osalta jää, ellei massadigitointia ollenkaan toteuteta, 90 hkm verran, josta Joensuun ja Oulun viimei- set laajennusvaiheet kattavat 25 hkm. Maakunta-arkistojen laajennukset on tarkoituksenmukaista toteuttaa niin, että laajennus toteutetaan vaiheittain ja jäljellä olevasta rakennusoikeudesta käytetään vain tarkkaan harkittu osa. Hämeenlinnan maakunta-arkiston laajennusta on vaikea toteuttaa vaiheittain. Koko lisärakennusoikeuden käyttäminen kerralla merkitsee taas sitä, että pelkästään Hämeenlin- nan omaa arkistotarvetta ajatellen rakennettavat tilat ovat ylisuuret. Kun Hämeenlinnan lisätiloja käytetään seuraavien viiden vuoden aikana muidenkin toimipisteiden aineistojen sijoittamiseen, on Hämeenlinnan laajennusratkaisu perusteltavissa. Sama tilanne tulee vas- taan 20-luvun loppupuolella Oulussa, jossa koko rakennusoikeuden käyttäminen merkit- sisi sitä, että Oulun maakunta-arkistossa tulisi laajennuksen jälkeen vapaata tilaa olemaan noin 20 vuoden tarvetta varten. Oulun tapauksessa vaiheittain laajentaminen on kuiten- kin todennäköisesti mahdollista. Pitkällä tähtäyksellä Kansallisarkiston ja Turun maakunta-arkiston arkistokasvun ohjaa- minen pysyvästi Hämeenlinnaan ei ole kestävä ratkaisu. Kansallisarkiston lisätilantarpeen pysyvä ratkaisu olisi erillisen sivutoimipisteen hankkiminen metropolialueelta. Turun ja samoin myös myöhemmin Mikkelin ratkaisu olisi sivutoimipisteiden hankkiminen Turusta ja Mikkelistä mahdollisimman läheltä päätoimipisteitä. Kaikkien sivutoimipistei- den osalta kysymykseen voivat tulla sekä peruskorjatut että uudet tilat. Edellä esitetyt kustannusarviot perustuvat Joensuun maakunta-arkiston laajennuksen vuoden 2008 lopussa laadittuun kustannusarvioon. Joensuun hankkeen tilajakautuma vastaa kohtuullisen hyvin em. laajennusten tilajakautumia. Laajennushankkeiden ajoituksen lähtöolettamuksena on, että ALKU -siirrot eivät vuo- teen 2015 mennessä kasvata TTS:ssä esitettyä 5 hkm vuosikartuntaa. Laajennusvaihtoehdon edut – Laajennusvaihtoehdossa aineisto kertyy kunkin toimipisteen entisen aineiston yhteyteen ja muodostaa sen kanssa tutkimuksen kannalta ehjän kokonaisuuden. Tämä ei toteudu Kansallisarkiston eikä myöskään Turun ja Mikkelin maakunta-arkistojen osalta. Laajennusvaihtoehdon haitat – Kansallisarkiston samoin kuin Turun ja Mikkelin maakunta-arkistojen toimipisteiden laajentaminen ei nykyisillä tonteilla ole mahdollista. Lisätilantarve joudutaan ratkaisemaan hankkimalla tarvittavat tilat muualta ja perustamalla organisaatioihin uudet sivutoimipisteet, jotka lisäävät toiminnan kustannuksia. Kansallisarkiston osalta toiminnallisesti luontevin ratkaisu olisi lisätilojen hankkimien nykyisten toimipisteiden lähietäisyydeltä metropolialueelta. Turun ja Mikkelin osalta toiminnallisesti luontevin ratkaisu olisi hankkia lisätilat ao. paikkakunnilta. Kysymykseen voisivat tulla yhtä hyvin vanhat peruskorjatut kuin uudetkin tilat. 30 – Maakunta-arkistojen laajentaminen aina silloin kun ko. maakunta-arkiston tilantarve sitä edellyttää, johtaa käytännössä siihen, että koko arkistolaitoksen vapaana olevan tilan määrä kasvaa ja laajennuksien jälkeen osa arkistotilasta jää pitkäksi aikaa ilman käyttöä. Tämän välttämiseksi maakunta-arkistokohtaiset laajennukset pitää toteuttaa suunnitelmallisesti ja hyväksyä se, että joidenkin maakunta-arkistojen arkistoaines sijoitetaan väliaikaisesti toiseen maakunta-arkistoon. Hajasijoituksesta aiheutuu toiminnallisia haittoja, jotka kuitenkin ovat saavutettua taloudellista hyötyä vähäisemmät. Rakentamisen ja siihen kytkeytyvä arkistoaineiston sijoitussuunnittelu on laajentamisen keskeinen ja erittäin haastava tehtävä. 9.2 Keskusarkistovaihtoehto Keskusarkistovaihtoehdossa rakennetaan pääkaupunkiseudun ulkopuolelle arkistoraken- nus, johon sijoitetaan se paperipohjainen arkistoaineisto, joka on digitoitu ja joka tullaan säilyttämään myös paperimuodossa sekä sen lisäksi Kansallisarkistosta ja maakunta-arkis- toista passiiviaineistoa eli sellaista asiakirja-aineistoa, jonka käyttö on vähäistä. Vähän käytetyn asiakirja-aineiston määrästä on arkistolaitoksessa esitetty erilaisia käsityksiä. Arviot vaihtelevat maakunta-arkistojen osalta 0 % ja 25 % välillä. Kansallis- arkistossa on Päärakennuksen tutkijasalissa tehtyjen asiakirjatilausten perusteella päädytty arvioon, että vähän käytettyä tarkemmin yksilöitävissä olevaa asiakirja-aineistoa olisi Kansallisarkistossa noin 12 hkm. Lisäksi ministeriöiden nuorimmat asiakirjat vuosilta 1961–1990 eivät ole herättäneet minkäänlaista kiinnostusta tutkijoiden parissa. Vähän käytetty asiakirja-aineisto on pyrittävä määrittelemään niin, että se muodostaa mahdollisimman yhtenäisen kokonaisuuden. Vähän käytetyn asiakirja-aineiston määräksi voi arvioida karkeasti 10 % arkistolaitoksen koko nykyisestä asiakirjamäärästä. Tällöin päädytään lukuun 20 hkm, joka olisi keskusarkistoon siirrettävä passiiviarkiston ensim- mäinen erä. Keskusarkiston tilat käsittäisivät normaalia liukuhyllyin varustettua arkistotilaa, tekni- sesti vaativamman lepoarkiston arvokkaiden digitoitujen alkuperäisasiakirjojen säilyttä- mistä varten, pienen tutkijasalin, noin 7–10 hengen toimistotilat sekä arkistomateriaalin käsittelyn edellyttämät työtilat. Keskusarkisto olisi tarkoituksenmukaista rakentaa vaiheittain niin, että ensimmäinen vaihe käsittäisi arkistotilojen lisäksi kaikki työ- ja tutkijatilat ja jatkossa rakennettaisiin vain arkistotiloja. Ensimmäisen vaiheen laajuus olisi 25 hkm arkistotilaa. Kokonaisuudessaan ensimmäi- sen vaiheen vuokrattava pinta-ala olisi noin 3 750 htm2 ja vuosivuokra nykyrahassa noin 540 000 euroa. Kokonaisuudessaan keskusarkistovaihtoehdon rakennusohjelma olisi: 1 Vuonna 2020 rakennetaan keskusarkiston 1. rakennusvaihe 25 hkm, vuosivuokra nykyrahassa noin 540 000 euroa. 2 Vuonna 2025 rakennetaan keskusarkiston 2. rakennusvaihe 25 hkm, vuosivuokra nykyrahassa noin 460 000 euroa. Keskusarkiston kokoa ei 2. vaiheen rakentamisen jälkeen olisi tarkoituksenmukaista enää kasvattaa ja arkistolaitoksen lisätilantarve tulisikin vuoden 2025 jälkeen tyydyttää laajenta- malla nykyisiä Joensuun, Jyväskylän, Hämeenlinnan ja Oulun maakunta-arkistoja ottaen huomioon digitoinnin edistyminen. Näin luotaisiin arkistolaitoksen kannalta paras mah- 31 dollinen arkistokokonaisuus, jossa jatkuvasti käytettävä materiaali olisi sijoitettuna tieto- palvelutilojen läheisyyteen, ja passiivimateriaali keskitetysti yhteen paikkaan. Keskusarkiston sijoituspaikkakunnaksi Kansallisarkisto on päätynyt omassa keskusarkis- ton perustamista koskevassa esityksessään ehdottamaan Mikkeliä ja perustellut valintaansa mm. seuraavilla seikoilla: – Kaupungissa sijaitsevien muiden arkistojen, Mikkelin maakunta-arkisto ja Suomen Elinkeinoelämän Keskusarkisto, toiminta – Mikkelin ammattikorkeakoulun ja Mikkelin teknologiakeskus Miktechin toiminta digitoinnin kehittämisessä sekä potentiaaliset yhteistyömahdollisuudet molempien organisaatioiden kanssa – Kansalliskirjaston mikrokuvaus- ja konservointilaitoksen toiminta sekä – Mikkelin kaupungin halukkuus edistää arkistotoiminnan kehittymistä erääksi kaupungin menestystekijäksi. Olen selvitystyön aikana ja jo aiemmin tutustunut kaikkiin esille tulleisiin sijaintipaikka- kuntiin ja niiden tarjoamiin vaihtoehtoihin. Pidän edellä esitettyjä Kansallisarkiston perusteluja Mikkelin valinnalle keskusarkiston sijoituspaikkakunnaksi erittäin hyvinä ja katson Mikkelin kaupungin parhaimmaksi vaih- toehdoksi valittaessa keskusarkiston sijoituspaikkakuntaa. Keskusarkiston rakennushanke tulisi toteuttaa normaalina pitkäaikaisena vuokra- hankkeena. Mikkelin kaupunki on ilmoittanut pääosin omistamansa Kiinteistöyhtiö Mikkelin Arkistotalo Oy:n olevan valmis rakentamaan keskusarkiston tilat Suomen Elinkeino- elämän Keskusarkiston tontille ja vuokraamaan ne arkistolaitokselle. Senaatti-kiinteistöjen taholta on niin ikään ilmoitettu, että keskusarkiston toteuttami- nen sen investointina normaalina vuokrahankkeena on mahdollista. Rakennuspaikkana Senaatti-kiinteistöt on tuonut esille valtion omistaman Karkialammin ent. kasarmialueen. Molemmat vaihtoehdot ovat varteen otettavia jatkoneuvotteluja ajatellen. Mahdolliset yksityisetkin investorit on syytä jatkossa kartoittaa. Kysymys on paitsi hankkeen kustan- nuksista myös tarjolla olevien tonttien sopivuudesta. Keskusarkisto olisi tarkoituksenmukaista sijoittaa omaksi toimipisteekseen ehdotetun Itä-Suomen maakunta-arkiston organisaatioon. Keskusarkistovaihtoehdon edut – Kansallisarkistoon ja maakunta-arkistoihin voidaan keskittää tutkimuksen kannalta keskeinen arkistoaines – Kansallisarkiston ja maakunta-arkistojen vapaana olevien tilojen määrää ja arkistotilojen riittävyyttä voidaan arkistosiirroilla paremmin hallita – Arkistoaineksen tilapäissijoittelua ei keskusarkiston rakentamisen jälkeen tarvita – Keskusarkisto voidaan mitoittaa oikean kokoiseksi ottaen huomioon arkistolaitoksen toteutunut arkistoaineksen kartunta ja massadigitointia koskevat päätökset 32 Keskusarkistovaihtoehdon haitat ovat: – Jos keskusarkistoon siirrettyyn vähän käytettyyn aineistoon alkaa kohdistua ennakoitua suurempaa tutkimusmielenkiintoa, lisääntyy keskusarkiston ja toimipisteiden välinen lainaus. 9.3 Digitointivaihtoehto Digitoinnin ja paperisäilyttämisen kustannuksista on vuonna 2008 tehty varsin perusteel- linen selvitys. Sen mukaan massadigitoinnin kustannukset paperisäilytykseen verrattuna ovat niin korkeat, että Kansallisarkisto ei ole tehnyt päätöstä massadigitoinnin käynnistä- misestä. Digitointikustannuksia on tarkoitus selvittää tarkemmin edellä tässä selvityksessä esite- tyllä tavalla. Tähän on erittäin hyvät perusteet, koska on käynyt selville, että digitoinnissa ja digitaalisen aineiston säilyttämisessä voitaisiin käyttää digitointimenetelmää, jonka kustannukset materiaalin säilyttämisessä olisivat merkittävästi vuoden 2008 laskelmissa esitettyä pienemmät. Digitoinnin rahoituksen, laajuuden, aikataulun ja käytännön toteutuksen suunnittelu on erittäin haastava ja aikaa vaativa tehtävä. Hyvät lähtökohdat suunnittelulle rakentuvat ehdotetun digitointipilotin toteuttamisesta ja vuonna 2010 suoritettavan viranomaisille suunnattavan arkistokyselyn tuloksista. Oletettavaa on, että digitoinnilla parhaassa tapauksessakaan ei ratkaista kuin osa arkis- tolaitoksen tulevasta tilantarpeesta ja että edellä esitetyistä laajennus- ja keskusarkistovaih- toehdoista jompikumpi tai niiden yhdistelmä on toteutettava vuoteen 2025 mennessä. 9.4 Toteutusvaihtoehto Edellä esitetyistä toteutusvaihtoehdoista asetan etusijalle keskusarkistovaihtoehdon. Katson, että se parhaiten palvelee koko arkistolaitosta sekä asiakirjojen säilymisen että tietopalvelun tarjoamisen kannalta. Keskusarkistovaihtoehdon toteuttaminen on mahdol- lista sovittaa yhteen arkistolaitoksen arkistomäärän kasvun ja massadigitoinnin etenemisen kanssa. Sen suuri etu on, että se antaa mahdollisuuden valita kuhunkin laajennustilantee- seen sopivimman hankekoon ja toteutusajankohdan. Ehdotan, että Kansallisarkisto ryhtyy valmistelemaan edellä esitettyä keskusarkistovaihtoehtoa seuraavasti: – Keskusarkistotilat hankitaan vuokraamalla Mikkelin kaupungista – Vuokraus suunnitellaan alkavaksi noin vuoden 2020 alusta lukien, tarkka aikataulu päätetään kun normaalien arkistosiirtojen, ALKU- siirtojen, sähköiseen asiointiin ja sähköiseen arkistointiin siirtymisen sekä digitoinnin vaikutukset arkistolaitoksen arkistojen kasvuun ovat riittävästi selvillä – 1. vaiheessa hankitaan noin 25 hkm arkistotilat tarpeellisine lisätiloineen – Hankkeen lopullisen koon, huoneohjelman ja keskusarkiston toiminnan suunnittelu sekä alustavat neuvottelut mahdollisten investoreiden kanssa käynnistetään mahdollisimman pian. 33 10 Visio 2055 Arkistolaitoksen toiminta-ajatuksena on vuonna 2055 edelleen olla asiantuntija- ja palvelu organisaatio, jonka toiminnan tuloksena yksilölle ja yhteiskunnalle merkittävä arkisto aines säilyy suppeassa ja käyttökelpoisessa muodossa ja on tehokkaasti käytettävissä. Arkistolaitoksen toimipisteistä Kansallisarkisto toimii Helsingissä, päätoimipaikkana nykyinen Päärakennus. Alueorganisaation muodostavat viisi maakunta-arkistoa ja näiden alaisina alueellinen keskusarkisto sekä tietopalveluun keskittyviä erillisiä toimipisteitä. Valtion viranomaiset ovat vuoden 2016 alusta lukien siirtyneet sähköiseen asiointiin ja sähköiseen arkistointiin sekä noudattavat toiminnassaan sähköisten aineistojen hallinnasta annettuja määräyksiä. Viranomaistoiminnassa ei enää vuoden 2015 jälkeen ole syntynyt pysyvästi säilytettäviä paperipohjaisia asiakirjoja. Viranomaisten viimeiset paperipohjaiset asiakirjat on vuonna 2055 siirretty arkistolai- toksen tiloihin joko säilytettäviksi tai digitoitaviksi. Arkistolaitos ottaa vastaan edelleen pääosin paperipohjaisia yksityisarkistoja noin 600 hm/vuosi. Yksityisarkistojen säilyttämistä hankaloittaa niiden sisältämä erimuotoinen ATK- ja AV-materiaali. Arkistolaitoksen arkistorakennukset ovat tekniseltä kunnoltaan ja sisäilmasto-olosuhtei- den osalta arkistolaitoksen arkistotilaohjeen edellyttämässä kunnossa. Kaikkien toimipisteiden tietopalvelun sydän on fyysinen, virtuaalinen ja sosiaalinen tila. Tietopalvelun vahvuuksia ovat samassa rakennuksessa saatavissa oleva, tutkimuksen kannalta keskeinen paperipohjainen arkisto, laaja digitaalisessa muodossa oleva arkistolai- toksen oma ja muu tutkimusaineisto, tietopalvelujen käyttäjien yhteistyötä edistävä sosiaa- linen tutkimusympäristö sekä ohjauksen, tiedonhaun ja opetuksen hallitseva henkilöstö. 34 11 Yhteenveto ja ehdotukset Arkistolaitoksen lisäarkistotilan rakentamistarve ja hankkeiden toteutusajankohta riippu- vat olennaisesti seuraavista tekijöistä: 1 Valtion viranomaisten sähköiseen asiointiin ja sähköiseen arkistointiin siirtymisen alkamisajankohta 2 Massadigitoinnin toteutumisen laajuus ja aikataulu 3 ALKU-siirtojen ajoitus 4 Viranomaisten mahdollisuudet saada arkistonsa siirtokuntoisiksi 5 Arkistolaitoksen omat resurssit ottaa vastaan viranomaisten arkistoja 6 Erilaisten järjestämisprojektien toteutuminen Tässä ehdotuksessani lähtökohtana on, että – valtion viranomaiset siirtyvät sähköiseen asiointiin ja sähköiseen arkistointiin vuoden 2015 loppuun mennessä, – massadigitointi käynnistyy nykyisen TTS- kauden aikana, – merkittävä osa viranomaisille 2050 luvulle mentäessä kertyneestä paperipohjaisesta pysyvästi säilytettävästä aineistosta tullaan digitoimaan ja säilyttämään pelkästään digitaalisessa muodossa ja että – pysyvästi säilytettävän paperipohjaisen aineiston vaatimat lisätilat toteutetaan keskusarkistovaihtoehdon mukaisesti. Yksityiskohtainen ehdotukseni on seuraava: 11.1 Arkistolaitoksen tilankäyttöä tehostavat toimenpiteet 1 Ehdotan, että Kansallisarkisto kehittää pikaisesti arkistolaitoksen arkistotilojen tilanhallintajärjestelmän, joka sisältää tiedot arkistolaitoksen käytettävissä olevasta tilojen kokonaiskapasiteetista ja asiakirjojen sijaintipaikoista. Tavoitteena on, että asiakirjat voidaan säilytysmakasiineissa sijoittaa arkistohyllyihin saapumisjärjestyksessä ja käyttää hyllytilaa niin, ettei hyllytyksessä muodostu aukkoja käytettyyn tilaan. 35 2 Ehdotan, että Kansallisarkisto laatii yhdessä kiinteistöjen omistajien kanssa kunnossapito- ja/tai peruskorjaussuunnitelman kuntokartoituksessa esiin tulleiden makasiinien teknisten virheiden ja puutteiden korjaamiseksi ja sopii kiinteistön omistajien kanssa korjaustoimenpiteiden suorittamisesta. 3 Ehdotan, että Joensuun, Turun, Vaasan ja Oulun maakunta-arkistoissa suoritetaan tutustumiskäynneillä esiin tuodut hyllytyksen tehostamista koskevat muutostyöt, tavoitteena 4 000 hm lisäkapasiteetti. 4 Ehdotan, että laaditaan selvitys onko Mikkelin maakunta-arkiston Naisvuoren makasiinien kiintohyllyjen muuttaminen liukuhyllyiksi lattiakantavuuksien takia taloudellisesti perusteltavissa, ja selvityksen niin osoittaessa käynnistetään hyllytyksen tehostaminen, tavoitteena 4 000 hm lisäkapasiteetti. 5 Ehdotan Kansallisarkiston tietopalvelut ja logistiikka- työryhmän loppuraportin perusteluihin tukeutuen, että Kansallisarkiston tutkijasalitoiminta keskitetään Päärakennukseen ja tutkijasalipalvelut Siltavuoren ja Sörnäisten toimipisteissä lopetetaan. Ehdotan lisäksi, että Sörnäisten tutkijasali pyritään vuokraamaan ulos. 6 Ehdotan, että Kansallisarkiston arkistokirjastossa olevat kirjat siirretään kirjastostrategian mukaisesti muualle ja arkistotila, noin 1 500 hm, osoitetaan normaaliin arkistokäyttöön. 11.2 Sähköisten aineistojen hallinta 1 Viranomaisten sähköiseen asiointiin ja sähköiseen arkistointiin siirtymisen varmistamiseksi ehdotan, että Kansallisarkisto tekee opetusministeriölle esityksen, että tämä ryhtyisi toimenpiteisiin sellaisen sähköisten aineistojen hallintaa koskevan lain aikaansaamiseksi, jossa – Arkistolaitoksen VAPA-järjestelmän ja SÄHKE-normin käyttö määrätään koko julkishallintoa sitovaksi ja – Viranomaisille asetetaan velvoite siirtyä sähköiseen asiointiin ja sähköiseen arkistointiin viimeistään vuoden 2015 loppuun mennessä. 2 Ehdotan myös, että arkistolaitos laatii suunnitelman siitä, kuinka sähköisten aineistojen hallintaan liittyvät kehittämis- ja ohjaustehtävät hoidetaan SAHA-hankekokonaisuuden toimikauden päätyttyä. 11.3 Digitointi 1 Massadigitointiprosessien ja digitointikustannusten tarkentamiseksi ehdotan, että Kansallisarkisto toteuttaa edellä kuvatun massadigitoinnin pilottiprojektin toisen vaiheen ja laatii sen tulosten perusteella suunnitelman massadigitoinnin toteuttamisesta. 2 Ehdotan myös, että Kansallisarkisto selvittää digitoidun tiedoston autenttisuuteen liittyvät kysymykset. 36 11.4 Kuntien arkistot 1 Ehdotan, että Kansallisarkisto sekä Hämeenlinnan, Mikkelin ja Oulun maakunta- arkistot selvittävät kuntien kiinnostuksen ja mahdollisuudet tällä hetkellä vapaina olevien arkistotilojen vuokraamiseen määräajaksi. 2 Ehdotan, että arkistolaitos ei laajenna toimintaansa ottamalla laajemmassa mitassa säilyttääkseen kuntasektorin aineistoa. 11.5 Siirtosykli 1 Ehdotan, että Kansallisarkisto katsoo 40 vuoden siirtosyklin ja käynnissä olevien siirtosuunnitelmien turvaavan pysyvästi säilyttävän arkistoaineiston eikä päätä lyhentää siirtosykliä 25 vuoteen. 11.6 Arkistolaitoksen tilantarve vuoteen 2025 saakka ja toimipisteiden lukumäärä 1 Ehdotan, että Kansallisarkisto tekee esityksen arkistolain muuttamisesta siten, että maakunta-arkistojen piirijaosta päättää opetusministeriö. 2 Ehdotan, että Kansallisarkiston nykyisistä toimipisteistä säilytetään edelleen Kansallisarkiston käytössä: – Päärakennus – Hallituskadun toimipiste – Siltavuoren toimipiste ja – Sörnäisten toimipiste 3 Ehdotan lisäksi, että Kansallisarkisto käynnistää selvityksen, olisiko Sörnäisten toimipiste nykyisen vuokrakauden vuonna 2018 loppuessa tarkoituksenmukaista korvata metropolialueelta hankittavalla pienemmällä ja tehokkaammalla arkistorakennuksella. Kysymykseen voivat tulla sekä vanhat peruskorjatut että uudet tilat. 4 Ehdotan, että maakunta-arkistojen lukumäärää vuoden 2011 alusta lukien vähennetään nykyisestä seitsemästä neljään ja että maakunta-arkistojen nimet muutetaan seuraavasti: – Hämeenlinnan maakunta-arkisto siirretään Kansallisarkiston toimipisteeksi – Mikkelin ja Joensuun maakunta-arkistot yhdistetään Itä-Suomen maakunta-arkistoksi päätoimipisteenä Mikkeli ja toisena toimipisteenä Joensuu – Jyväskylän ja Vaasan maakunta-arkistot yhdistetään Keski-Suomen maakunta-arkistoksi, päätoimipisteenä Jyväskylä ja toisena toimipisteenä Vaasa, jossa ruotsinkieliset palvelut säilytetään nykyisessä laajuudessaan – Turun maakunta-arkiston nimi muutetaan Länsi-Suomen maakunta-arkistoksi – Oulun maakunta-arkiston nimi muutetaan Pohjois-Suomen maakunta-arkistoksi, päätoimipisteenä Oulu ja toisena toimipisteenä Inari 5 Ehdotan, että maakunta-arkistojen henkilöresurssit mitoitetaan uusien tehtävämäärien edellyttämällä tavalla. 37 6 Ehdotan, että ulkoasiainministeriön arkisto siirretään Joensuun maakunta-arkistosta Oulun maakunta-arkistoon. 11.7 Vaihtoehtoiset tilaratkaisut ja keskusarkiston perustaminen Ehdotan, että Kansallisarkisto ryhtyy valmistelemaan edellä esitettyä keskusarkistovaihtoehtoa seuraavasti: – keskusarkistotilat hankitaan vuokraamalla Mikkelin kaupungista – vuokraus suunnitellaan alkavaksi noin vuoden 2020 alusta lukien, tarkka aikataulu päätetään kun normaalien arkistosiirtojen, ALKU-siirtojen, sähköiseen asiointiin ja sähköiseen arkistointiin siirtymisen sekä digitoinnin vaikutukset arkistolaitoksen arkistojen kasvuun ovat riittävästi selvillä – 1. vaiheessa hankitaan noin 25 hkm arkistotilat tarpeellisine lisätiloineen – hankkeen lopullisen koon, huoneohjelman ja keskusarkiston toiminnan suunnittelu sekä alustavat neuvottelut mahdollisten investoreiden kanssa käynnistetään mahdollisimman pian 38 Lähteet Arkistolaitos, vuosikertomukset 2000–2008 Arkistolaki 23.9.1994/831 Asetus arkistolaitoksesta 23.9.1994/832 Valtioneuvoston päätös maakunta-arkistojen piirijaosta 31.7.1997 760/1997 Asiankäsittelyjärjestelmiin sisältyvien pysyvästi säilytettävien asiakirjallisten tietojen säilyttäminen yksinomaan sähköisessä muodossa, määräys KA 1486/40/2005, Kansallisarkisto 20.12.2005 International Evaluation of the National Archives Service of Finland, Publications of the Ministry of Education, Finland 2006:5 Valtioneuvoston arkiston säilytysvastuun kehittäminen, Valtioneuvoston kanslian raportteja 6/2006 28.4.2006 Kysely valtionhallinnon arkistotoimen tilasta, 2005, Tomi Rasimus 23.11.2007 Vanhojen arkistojen digitointiselvitys, loppuraportti, Kansallisarkisto KA/2151/010/2007 30.6.2008 Sähköisten asiakirjallisten tietojen käsittely, hallinta ja säilyttäminen, määräys AL 9815/07.01.00/2008, Kansallisarkisto19.12.2008 Arkistolaitoksen suoritteista perittävät maksut 1.1.2009 lukien, Kansallisarkisto 31.12.2008 Arkistolaitoksen tilinpäätös vuodelta 2008, Kansallisarkisto 13.3.2009 Arkistolaitoksen esitys alueellisen keskusarkiston perustamiseksi ja sen sijoituspaikaksi, Kansallisarkisto 16.3.2009 Arkistolaitoksen toiminta- ja taloussuunnitelma 2011–2014, luonnos, Kansallisarkisto 5.10.2009 Arkistolaitoksen strategia 2015, luonnos, Kansallisarkisto marraskuu 2009 Kansallisarkiston tietopalvelut ja logistiikka – työryhmän loppuraportti, Kansallisarkisto 11.12.2009 39 Liite 1. Pvm 07.08.2009 Rakennusneuvos Erkki Aho Dnro 49/040/2009 Asia: Arkistolaitoksen keskusarkiston perustamistarpeen selvittäminen Arkistolaitos koostuu Helsingissä toimivasta Kansallisarkistosta sekä maakunta-arkistoista, jotka sijaitsevat Hämeenlinnassa, Turussa, Jyväskylässä, Vaasassa, Mikkelissä, Joensuussa ja Oulussa. Arkistolaitos on asiantuntija- ja palveluorganisaatio, jolla on lakisääteinen vel- vollisuus säilyttää valtionhallinnon pysyvästi säilytettävät 40 vuotta vanhemmat asiakirjat. Näin taataan, että viranomais-, tutkimus-, kulttuuri- ja harrastustoiminnassa sekä oikeus- turvan varmistamiseksi tarvittavat asiakirjat ovat saatavissa. Arkistolaitokseen siirretään vuositasolla noin 3 000 hyllymetriä valtion viranomaisten asiakirjoja pysyvään säilytyk- seen. Arkistolaitoksen säilyttämän arkistoaineksen kokonaismäärä vuonna 2008 oli noin 164 000 hyllymetriä. Toimintaympäristössä tapahtuvat muutokset vaikuttavat arkistolaitoksen toimintaan vuosikymmenienkin päästä. Hallitusohjelmaan kirjatuilla koko julkisen hallinnon toimin- taa, palvelurakenteita, yhteispalvelua ja sähköistä asiointia kehittävillä hankkeilla on omat vaikutuksensa. Nykyisellä hallituskaudella keskeisiä hallinnon kehittämishankkeita ovat erityisesti aluehallinnon uudistaminen (ALKU-hanke) sekä kuntasektoriin kohdistuva kunta- ja palvelurakenneuudistus (PARAS-hanke). Myös valtionhallinnon virastojen ja laitosten yhdistymiset ja lakkauttamiset, liikelaitostaminen ja alueellistaminen vaikuttavat arkistolaitoksen tilatarpeisiin. Lähivuosikymmeninä tulevat siirtoikään valtionhallinnon kasvun vuosien, 1960-1970-lukujen asiakirjat. Tieto- ja viestintäympäristön muuttuminen yhä enemmän digitaaliseksi merkitsee mahdollisuuksia, mutta myös haasteita eri toimijoille. Hallituksen 6.3.2009 kannanoton mukaan koko julkisen hallinnon – valtion ja kuntien – tietojärjestelmien yhteentoimi- vuutta kehitetään. Arkistolaitos vastaa omalla toimialallaan suoraan sähköiseen muotoon syntyvän, pysyväksi määrätyn valtion viranomaisasiakirja-aineiston säilyttämisestä. Aineis- tojensa saatavuuden ja säilyttämisen tehostamiseksi ja palvelujen parantamiseksi arkistolai- tos digitoi keskeistä aineistoaan. Arkistolaitos on esittänyt opetusministeriölle kirjeillään 3.2.2009 ja 16.3.2009 (dnro 3/500/2009) alueellisen keskusarkiston perustamista alueellistamis-, tuottavuus- ja tehok- kuushankkeena joko Jyväskylään, Mikkeliin, Vaasaan tai Seinäjoelle. Arkistolaitoksen esityksen mukaan keskusarkistoon siirrettäisiin pysyvästi säilytettävä ns. passiiviaineisto eli vähemmän kysytty tai digitoitu aineisto, jolloin tilantarve ja lisärakentaminen maakunta- arkistoissa vähenisi. Toimintaympäristössä tapahtuvien muutosten ja arkistolaitoksen esityksen johdosta opetusministeriö on päättänyt kutsua teidät, rakennusneuvos Erkki Aho, selvittämään arkistolaitoksen tilojen käyttöä ja riittävyyttä vuoteen 2025 saakka sekä arvioimaan 40 keskusarkiston perustamistarvetta ja sen mahdollisia vaikutuksia arkistolaitoksen resurs- seihin ja toimintaan. Selvitysmiehen tulee työssään ottaa huomioon toimintaympäristön muutokset. Selvitysmiehen tehtävänä on 1 selvittää arkistolaitoksen tilatarpeet vuoteen 2025 ottaen huomioon toimintaympäristössä tapahtuvat muutokset ja sisältäen myös vaihtoehdon, että arkistolaitos ottaa säilyttääkseen kuntasektorin aineistoa maksua vastaan; 2 laatia ehdotus arkistolaitoksen toimipisteiden määrää ja laajuutta koskevaksi kokonaissuunnitelmaksi kustannuksineen vuoteen 2025 saakka; ja 3 mikäli selvitysmies päätyy keskusarkiston tarpeellisuuteen – tehdä ehdotus keskusarkiston sijaintipaikasta kustannuksineen – tehdä ehdotus keskusarkiston rahoitusmallista. Selvitystyöstä ja sen ehdoista tehdään erillinen sopimus opetusministeriön ja selvitysmie- hen välillä. Selvitystyötä varten opetusministeriö asettaa tukiryhmän, jonka tehtävänä on tukea selvitystyötä. Tukiryhmän puheenjohtajaksi opetusministeriö on kutsunut johtaja Leena Vestalan opetusministeriöstä, hallintojohtaja Anitta Hämäläisen arkistolaitoksesta, tietopalvelupäällikkö Pertti Nummelan ulkoasiainministeriöstä sekä yliarkkitehti Liisa Munsterhjelmin ja ylitarkastaja Anne Luoto-Halvarin opetusministeriöstä. Anne Luoto- Halvari toimii myös tukiryhmän yhteyshenkilönä opetusministeriössä. Selvitystä varten tarvittavan tausta-aineiston kokoamisesta vastaa arkistolaitos tukiryh- män ja selvitysmiehen ohjeiden mukaan. Arkistolaitos tuottaa tiedot hyödyistä ja kustan- nuksista, jotka seuraisivat, mikäli valtion viranomaisten arkistoaineiston siirtoaika lyhen- nettäisiin 40 vuodesta 25 vuoteen. Lisäksi arkistolaitos tuottaa tiedot sähköisten aineisto- jen lisääntymisen vaikutuksesta tilatarpeeseen (passiiviarkisto). Selvitys tulee luovuttaa opetusministeriölle 31.12.2009 mennessä. Selvityksen aiheuttamat kokonaiskulut, enintään 20 000 euroa, maksetaan momentilta 29.50.20.1 (va 291). Opetusministeri Henna Virkkunen Opetusneuvos Annu Jylhä-Pyykönen JAKELU Arkistolaitos Tukiryhmän jäsenet OPM/Taloushallintoyksikkö TIEDOKSI valtiosihteeri Heljä Misukka erityisavustaja Laura Rissanen hankerekisteri OPM/viestintäyksikkö 41 Liite 2. Arkistolaitoksen nykyiset toimipisteet Työ- ja yleisö- palvelutilat m2 (sis. tekniset tilat) Arkistotilat m2 Yhteensä m2 Käytttävissä oleva tila (hm) Arkistotilojen tehokkuus hm/m2 Kansallisarkisto Rauhankatu 17 7 602 8 049 15 651 44 300 5,5 Siltavuorenranta 16 1 675 3 646 5 321 31 300 8,6 Siltavuoren piharakennus 250 250 Hallituskadun toimipiste 422 588 1 010 6 900 11,7 Sörnäisten toimipiste 1 617 8 749 10 366 45 300 5,2 HMA 2 379 2 939 5 318 28 300 9,6 JoMA 1 240 1 616 2 856 12 000 7,4 JyMA 1 370 1 056 2 426 9 800 9,3 MMA 1 808 3 223 5 031 17 800 5,5 OMA 1 199 3 464 4 663 21 000 6,1 TMA 3 677 1 859 5 536 19 700 10,6 VMA 995 2 106 3 101 11 300 5,4 Yhteensä 24 234 37 295 61 529 247 700 6,6 Huomautuksia: * HMA:n, JoMA:n, OMA:n ja VMA:n osalta arkistotilasarakkeeseen sisältyy myös jonkin verran varastotiloja * MMA:n mikrofilmiarkisto ei ole erilaisen hyllytystavan vuoksi mukana MMA:n hyllymetreissä, mutta on mukana pinta-alassa, mikä vääristää tehokkuuslukua * Siltavuoren toimipisteen tehokkuuslukua laskee kaksi pinta-alassa mukana olevaa karttamakasiinia 266 m2 * Sörnäisten toimipisteessä suurin osa arkistotiloista on kiintohyllytettyjä, mikä laskee tehokkuutta lähes puoleen verrattuna siirtohyllytettyyn tilaan * Rauhankadun toimipisteessä on lisäksi kirjastolla makasiinitilaa noin 1 500 m2 42 Liite 3. Arkistolaitoksen tilantarve vuoteen 2025 saakka Yksikkö Tilat vuonna 2009 hm Vapaana 31.12.2009 hm Siirrot 2010–2025 hm Kaikki hm (lisäyksenä yksityis- arkistot, n. 13 %) Käytössä 2025 hm KA 127 800 21 900 27 000 30 500 -8 600 HMA 28 300 17 200 10 300 11 650 5 550 JoMA 12 000 1 200 4 700 5 300 -4 100 JyMA 9 800 1 500 1 400 1 600 -100 MMA 17 800 4 500 3 400 3 850 650 OMA 21 000 9 000 6 100 6 900 2 100 TMA 19 700 2 300 4 700 5 300 -3 000 VMA 11 300 1 900 3 600 4 100 -2 200 Yht. 247 700 59 500 61 200 69 200 -9 700 Arkistosiirrot on laskettu vuoden 2006 viranomaisten arkistotointa koskevan kyselyn tulosten perusteella. Vuosien 2010-2025 siirtojen kokonaismäärä 69 200 hm on pienempi kuin Kansallisarkiston toiminta- ja taloussuunnitelmas- saan esittämä arkistoaineiston kokonaismäärän vuosittainen kasvu 5 000 hm/vuosi, joka vuosien 2010-2025 aikana merkit- sisi 80 000 hm kasvua. Vuoden 2015 jälkeisen kartunnan on tässä laskelmassa arvioitu olevan 4 000 hm/vuosi. Yksityisarkistojen kartunnaksi on laskettu 500 hm/vuosi eli vuosina 2010-2025 yhteensä 8 000 hm. Tilantarve-ennusteeseen liittyy vielä epävarmuustekijä ALKU-siirtojen osalta. Mikäli ALKU-siirrot toteutuvat erikoisjärjestelyin nopeasti ja vain paperipohjaisena arkistona ja arkistomäärän kasvu tämän johdosta ylittää toiminta- ja taloussuunnitelmassa esitetyn kasvun, kasvaa arkistolaitoksen lisätilantarve taulukossa esitettyä nopeammin. Tästä johtuen lisätilantarve voi vuonna 2025 olla huomattavasti suurempi. Mikäli arkistosiirrot toteutuvat pienempinä kuin TTS:ssä vuosille 2010–2015 ja tässä laskelmassa vuosille 2016–2025 on esitetty, jää vuoden 2025 arkistotarve vastaavasti pienemmäksi. Laskelmasta puuttuvat Puolustusvoimien tulevat siirrot, arvio 4 000–5 000 hm. Laskelmasta puuttuvat ulkoasiainministeriön arkiston 1918–1981 mahdollinen siirto 5 070 hm sekä edustustojen arkistojen 1918–1983 mahdollinen siirto 3 200 hm. Hyllytyksellä on hyllymääriä kasvatettavissa seuraavasti: JoMA 1 000 TMA 1 800 VMA 700 OMA 500 Yhteensä 4 000 Huomautuksia: * Joensuun maakunta-arkistoon sijoitettu UM:n arkisto 1 100 hm olisi tarkoituksenmukaista siirtää Oulun maakunta-arkistoon. * Jyväskylän maakunta-arkiston kirjastolle vuokrattu arkistotila 1 400 hm voidaan tarvittaessa irtisanoa. 43 Liite 4 Selvitystyöhön liittyvät tutustumiskäynnit – Turun maakunta-arkisto 16.9.2009 – Jyväskylän maakunta-arkisto 17.9.2009 – Maanmittauslaitoksen arkisto, Jyväskylä 17.9.2009 – Joensuun maakunta-arkisto 24.9.2009 – Hämeenlinnan maakunta-arkisto 25.9.2009 – Vaasan maakunta-arkisto 28.9.2009 – Kansalliskirjaston digitointikeskus, mikrokuvaus- ja konservointilaitos, Mikkeli 9.10.2009 – Suomen Elinkeinoelämän Keskusarkisto, Mikkeli 9.10.2009 – Mikkelin maakunta-arkisto 9.10.2009 – Oulun maakunta-arkisto 16.10.2009 – Kansallisarkisto 13.–29.10.2009 - Rauhankadun toimipiste 13.10.2009 - Hallituskadun toimipiste 15.10.2009 - Siltavuoren toimipiste 21.10.2009 - Siltavuoren toimipiste 23.10.2009 - Sörnäisten toimipiste 30.10.2009 44 Liite 5 Selvitystyöhön liittyvät haastattelut – Johtaja Jukka Liede, Senaatti-kiinteistöt 14.8.2009 – Maakunta-arkiston johtaja Riitta Sihvonen , Turun maakunta-arkisto 16.9.2009 – Maakunta-arkiston johtaja Päivi Hirvonen, Jyväskylän maakunta-arkisto 17.9.2009 – Johtaja Marja Rantala, Maanmittauslaitoksen arkisto 17.9.2009 – Maakunta-arkiston johtaja Jarno Linnolahti, Joensuun maakunta-arkisto 24.9.2009 – Vs. maakunta-arkiston johtaja Jaana Kilkki, Hämeenlinnan maakunta-arkisto 25.9.2009 – Maakunta-arkiston johtaja Arja Rantanen, Vaasan maakunta-arkisto 28.9.2009 – Maakunta-arkiston johtaja Tytti Voutilainen, Mikkelin maakunta-arkisto 9.10.2009 – Suunnittelujohtaja Jorma Vappula, Kansallisarkisto 13.10.2009, 10.11.2009, 24.11.2009, 3.12.2009, 22.12.2009 – Yksikönjohtaja Markku Mäenpää, Kansallisarkisto TPY 13.10.2009 – Projektipäällikkö Tomi Rasimus, Kansallisarkisto VAY 13.10.2009 – Erityisasiantuntija Matti Walta, Kansallisarkisto VAY 13.10.2009, 12.11.2009 – Yksikönjohtaja Juhani Tikkanen, Kansallisarkisto VAY 15.10.2009, 12.11.2009 – Ylitarkastaja Ville Kajanne, Kansallisarkisto VAY 15.10.2009, 12.11.2009 – Tutkija Niko Mäkinen, Kansallisarkisto VAY 15.10.2009, 12.11.2009 – Maakunta-arkiston johtaja Vuokko Joki, Oulun maakunta-arkisto 16.10.2009 – Kehittämisjohtaja Päivi Happonen, Kansallisarkisto 21.10.2009, 2.12.2009 – Yksikönjohtaja Istvan Kecskemeti, Kansallisarkisto ATY 23.10.2009, 17.11.2009, 11.12.2009 – Professori Eljas Orrman, Kansallisarkisto 29.10.2009 – Kehittämisjohtaja Jaana Kilkki, Kansallisarkisto 29.10.2009 – Pääjohtaja Jussi Nuorteva, Kansallisarkisto 29.10.2009 – Kirjastonjohtaja Elisa Orrman, Kansallisarkisto 29.10.2009 – Arkistoneuvos Markku Nenonen, Kansallisarkisto 30.10.2009 – Yksikönjohtaja Marja Pohjola, Kansallisarkisto YAY 30.10.2009 – Ylitarkastaja Mikko Karjalainen, Kansallisarkisto TPY 30.10.2009 – Ylitarkastaja Riia Viitanen, Kansallisarkisto TPY 30.10.2009 – Tutkija Ville Vuolle, Kansallisarkisto VAY 30.10.2009 ISBN 978-952-485-840-3 (PDF) ISSN 1797-951X (PDF)