TOIMINTA JA HALLINTO 2007:24 Oikeusavun sähköisen asioinnin ja asiankäsittelyn kehittäminen OIKEUSMINISTERIÖN TOIMINTA JA HALLINTO 2007:24 Oikeusavun sähköisen asioinnin ja asiankäsittelyn kehittäminen OIKEUSMINISTERIÖ HELSINKI 2007 ISSN 1458-6436 ISBN 978-952-466-596-4 (nid.) ISBN 978-952-466-597-1 (PDF) Oikeusministeriö Helsinki KUVAILULEHTI O I K E U S M I N I S T E R I Ö Julkaisun päivämäärä 31.5.2007 Julkaisun laji Raportti Toimeksiantaja Oikeusministeriö Tekijät (toimielimestä: toimielimen nimi, puheenjohtaja, sihteeri) Oikeusavun sähköisen asioinnin ja asiankäsittelyn kehittämisen työryhmän loppuraportti, Merja Muilu, pj. Riitta Marttila, siht. Toimielimen asettamispäivä 1.11.2006 Julkaisun nimi Oikeusavun sähköisen asioinnin ja asiankäsittelyn kehittäminen Julkaisun osat Raportti ja 5 liitettä Tiivistelmä Oikeusministeriö perusti oikeusavun sähköisen asioinnin ja asiankäsittelyn kehittämisen työryhmän selvittämään oikeusapuasioiden valtakunnallisen asiointijärjestelmän sekä oikeusapuhakemuksen ja maksatusmenettelyn sähköistämistä. Työryhmän tuli työssään hyödyntää oikeusapulainsäädännön muutostarpeita valmistelevan työryhmän ehdotuksia sekä tehdä yhteistyötä edellä mainitun työryhmän alaisuudessa toimivan alatyöryhmän kanssa, joka pohti palkkioiden maksatuksen sähköistämistä. Työryhmän työn tuloksena syntyi malli oikeusavun sähköisen asiointijärjestelmän tavoitetilaksi, jossa oikeusavun ja puolustajan hakemus sekä avustajan ja puolustajan laskuyhteenveto voidaan tehdä internetissä oikeusministeriön asiointiportaalin kautta. Järjestelmä olisi valtakunnallinen ja mahdollistaisi laskuyhteenvetojen sähköisen käsittelyn aina avustajan tai puolustajan tekemästä laskuyhteenvedosta palvelukeskuksessa tapahtuvaan maksatukseen saakka. Työryhmän loppuraportti on jäsennelty prosessin eri osapuolten (avustajien/puolustajien – asiakkaiden – tuomioistuinten – oikeusaputoimistojen – palvelukeskuksen) uudessa sähköisessä toimintaprosessissa saamien palveluiden näkökulmasta. Työryhmä ehdottaa jatkotoimenpiteeksi määrittelyprojektin perustamista syksyllä 2007. Määrittelyprojektin tehtävänä on tarkentaa syntynyttä asiointimallia sekä suunnittelu- ja toteutusvaiheiden kustannuksia. Avainsanat: (asiasanat) oikeusapu, sähköinen asiointi, portaali, maksatus Muut tiedot (Oskari- ja HARE-numero, muu viitenumero) OM 16/33/2006 Sarjan nimi ja numero Oikeusministeriön toiminta ja hallinto 2007:24 ISSN 1458-6436 ISBN 978-952-466-596-4 (nid.) 978-952-466-597-1 (PDF) Kokonaissivumäärä Kieli suomi Hinta Luottamuksellisuus julkinen Jakaja Oikeusministeriö Kustantaja Oikeusministeriö PRESENTATIONSBLAD J U S T I T I E M I N I S T E R I E T Utgivningsdatum 31.5.2007 Typ av publikation Rapport Uppdragsgivare Justitieministeriet Författare (uppgifter om organet: organets namn, ordförande, sekreterare) Slutrapport av arbetsgruppen för utvecklingen av den elektroniska kommunikationen och ärendehanteringen i rättshjälpen Merja Muilu, ordf. Riitta Marttila, sekr. Datum då organet tillsattes 1.11.2006 Publikation (även den finska titeln) Utveckling av den elektroniska kommunikationen och ärendehanteringen i rättshjälpen (Oikeusavun sähköisen asioinnin ja asiankäsittelyn kehittäminen) Publikationens delar Rapport och 5 bilagor Referat Justitieministeriet inrättade en arbetsgrupp för utvecklingen av den elektroniska kommunikationen och ärendehanteringen i rättshjälp i syfte att utreda ett elektroniskt riksomfattande ärendehanteringssystem för rättshjälpsärendena samt elektronisk rättshjälpsansökan och elektroniskt betalningsförfarande. Arbetsgruppen skulle i sitt arbete utnyttja förslagen från arbetsgruppen som bereder ändringsbehov i rättshjälpslagstiftningen samt samarbeta med underarbetsgruppen som lyder under den ovan nämnda arbetsgruppen och som planerade elektronisk utbetalning av arvodena. Resultatet av arbetsgruppens arbete var en mall för en målbild i vilken ansökan om rättshjälp och försvarare samt biträdets och försvararens fakturasammandrag kan göras på internet via justitieministeriets portal. Systemet är riksomfattande och möjliggör den elektroniska hanteringen av fakturasammandragen från biträdets eller försvararens fakturasammandrag till utbetalningen från servicecentralen. Arbetsgruppens slutrapport har disponerats enligt blickpunkterna för vilken service de olika parterna (biträden/försvararna – kunderna – domstolarna – rättshjälpsbyråerna – servicecentralen) får i den nya elektroniska verksamhetsprocessen. Arbetsgruppen föreslår att en fortsatt åtgärd är inrättande av ett definieringsprojekt på hösten 2007. Definieringsprojektets uppgift är att förtydliga kommunikationsprocessen samt kostnaderna för planerings- och genomförandefaserna. Nyckelord Rättshjälp, elektronisk kommunikation, portal, utbetalning Övriga uppgifter (Oskari- och HARE-nummer, andra referensnummer) JM 16/33/2006 Seriens namn och nummer Justitieministeriet, Verksamhet och förvaltning 2007:24 ISSN 1458-6436 ISBN 978-952-466-596-4 (nid.) 978-952-466-597-1 (PDF) Sidoantal Språk finska Pris Sekretessgrad offentlig Distribution Justitieministeriet Förlag Justitieministeriet LUONNO Oikeusministeriölle Oikeusministeriö asetti 31.10.2006 työryhmän selvittämään oikeusapuasioiden valtakunnallisen asiointijärjestelmän sekä oikeusapuhakemuksen ja maksatusmenettelyn sähköistämisen lainsäädännöl- lisiä ja taloudellisia edellytyksiä sekä arvioimaan ehdotusten taloudellisia, henkilöstöhallinnollisia ja organisatorisia vaikutuksia. Työryhmän tehtävänä oli tehdä valmistelutyö ja ehdotukset oikeusavun sähköisestä hakemuksesta ja siitä, miten yksityisille asiamiehille tehtävät päätökset voidaan keskittää joihinkin oikeusaputoimistoi- hin. Ehdotukset tuli tehdä myös siitä, miten sähköinen asiointiprosessi etenee hakemuksen laatimises- ta palkkioiden maksatukseen. Lisäksi tuli selvittää, miten tuomioistuimet voisivat hyödyntää järjestel- mää oikeusapupäätöstä muuttaessaan sekä ratkaisupyyntöasioita käsitellessään. Työryhmän tuli lisäksi kartoittaa oikeudenkäynnistä rikosasioissa annetun lain mukaisten julkisen puolustajan, asianomistajan oikeudenkäyntiavustajan sekä tukihenkilön määräyksen ja palkkioiden maksatuksen menettelyjen kehittämistä sähköiseen muotoon. Työryhmän puheenjohtajaksi määrättiin hallitusneuvos Merja Muilu oikeusministeriön oikeushallinto- osastolta sekä jäseniksi johtava julkinen oikeusavustaja Tapani Ojala Lapuan oikeusaputoimistosta, toimistosihteeri Merja Kontula Lahden oikeusaputoimistosta, käräjätuomari Kimmo Leskinen Turun- seudun käräjäoikeudesta (1.4. lukien Turun käräjäoikeudesta), osastosihteeri Tuula Järvinen Tampe- reen käräjäoikeudesta, tarkastaja Ritva Rautavaara oikeushallinnon tietotekniikkakeskuksesta, ylitar- kastaja Teija Inkilä oikeushallinnon tietotekniikkakeskuksesta, kehittämissuunnittelija Tuija Tuomola oikeushallinnon palvelukeskuksesta, ylitarkastaja Teija Hyytiäinen oikeusministeriön oikeushallinto- osastolta ja hallitussihteeri Merja Väisänen oikeusministeriön oikeushallinto-osastolta. Sihteerinä toi- mi erityisasiantuntija Riitta Marttila oikeusministeriön tietohallintoyksiköstä. Työryhmä otti nimekseen oikeusavun sähköisen asioinnin ja asiankäsittelyn kehittämisen työryhmä. Työryhmä on järjestänyt kuulemistilaisuuksia, joissa kantansa työryhmän suunnittelemista sähköisen asioinnin kehittämistarpeista esittivät asianajajien edustajat Mikko Helenius ja Kari Jaatinen ja syyttä- jälaitoksen edustaja Christer Lundström 9.1.2007 pidetyssä kokouksessa. Työryhmä on ottanut huo- mioon saamansa palautteen raportissaan. 335 Sisältö 1 Johdanto ................................................................................................................................................5 1.1 Työryhmän tehtävät ja tavoite .........................................................................................................................................5 1.2 Aikaisempi valmistelu ja muut hankkeet ........................................................................................................................6 1.3 Sähköinen asiointi ja prosessien kehittäminen ................................................................................................................7 1.3.1 Sähköisten asiointipalveluiden edut .........................................................................................................................7 1.3.2 Taloustutkimus Oy:n tutkimus julkishallinnon verkkopalveluiden käytöstä ...........................................................8 2 Nykytilan muutostarpeita ......................................................................................................................9 2.1 Avustajien ja puolustajien palkkioiden maksatuksen yksinkertaistaminen .....................................................................9 2.2 Oikeusapuhakemusten käsittelyn tehostaminen ja keskittäminen ................................................................................10 2.3 Puolustajan määräämisen liittäminen osaksi maksatusjärjestelmää ..............................................................................11 2.4 Tilastotietojen keruun kehittäminen .............................................................................................................................11 2.5 Muuta huomioitavaa ....................................................................................................................................................12 3 Tavoitetila ............................................................................................................................................12 3.1 Asiakkaille tarjottavat palvelut ......................................................................................................................................13 3.1.1 Oikeusapuhakemuksen sähköinen vireillepano asiointiliittymän kautta ...............................................................15 3.1.2 Laskuri koelaskentaa varten ...................................................................................................................................17 3.1.3 Oikeusapu- ja puolustajan päätös e-kirjeenä asiakkaalle .......................................................................................17 3.1.4 Sähköinen ratkaisupyyntö ......................................................................................................................................17 3.2 Avustajille/puolustajille tarjottavat palvelut ..................................................................................................................18 3.2.1 Hakemuksen sähköinen vireillepano asiointiliittymän kautta ................................................................................18 3.2.2 Laskuri koelaskentaa varten ...................................................................................................................................18 3.2.3 Oikeusapupäätös ja puolustajan määräys e-kirjeenä avustajalle/puolustajalle .....................................................18 3.2.4 Sähköinen ratkaisupyyntö ......................................................................................................................................18 3.2.5 Avustajan/puolustajan laskun sähköistäminen ja laskun maksatuksen nopeutuminen ..........................................19 3.2.6 Asianajajapostin hyödyntäminen ...........................................................................................................................21 3.3 Oikeusaputoimistojen saamat palvelut ..........................................................................................................................21 3.3.1 Hakemusten jakaminen oikeusaputoimistoille .......................................................................................................21 3.3.2 Työtilanteen tasaaminen oikeusaputoimistojen kesken .........................................................................................22 3.3.3 Oikeusapuhakemusten kontrollointi ......................................................................................................................22 3.3.4 Sähköisen hakemuksen tietojen siirtyminen automaattisesti oikeusapupäätökseen ..............................................22 3.3.5 Yhteinen oikeusapurekisteri päätöksille ja laskujen käsittelylle ............................................................................23 3.3.6 Oikeusapupäätöksen/ratkaisupyynnön siirtäminen sähköisesti asiaa käsittelevälle tuomioistuimelle ..................23 3.3.7 Valtakunnallinen avustajarekisteri ..........................................................................................................................24 3.3.8 Avustajan/puolustajan laskun sähköistäminen .......................................................................................................24 3.3.9 Käyttöyhteys verottajan tietoihin ...........................................................................................................................24 3.4 Tuomioistuinten saamat palvelut ...................................................................................................................................24 3.4.1 Yhteisen oikeusapurekisterin hyväksikäyttö .........................................................................................................24 3.4.2 Puolustajan määrääminen ......................................................................................................................................25 3.4.3 Käyttöyhteys verottajan tietoihin ...........................................................................................................................25 3.4.4 Käyttövaralaskurin (koelaskurin) käyttömahdollisuus .........................................................................................25 3.4.5 Valtakunnallinen avustajarekisteri ..........................................................................................................................25 3.4.6 Ratkaisupyynnön vastaanottaminen sähköisenä ....................................................................................................26 3.4.7 Avustajan/puolustajan laskun sähköistäminen .......................................................................................................26 3.5 OPK:n saamat palvelut ..................................................................................................................................................27 3.5.1 Avustajan/puolustajan laskun sähköistäminen .......................................................................................................27 3.5.2 Yhteys OPK:n ja verottajan rekistereiden välille ...................................................................................................28 3.5.3 Käyttöyhteys ulosoton tietojärjestelmään ..............................................................................................................29 4 Tilastot .................................................................................................................................................29 5 Lainsäädännölliset muutokset .............................................................................................................31 6 Taloudelliset, henkilöstöhallinnolliset, organisatoriset ja yhteiskunnalliset vaikutukset ....................32 7 Jatkotoimenpiteet ................................................................................................................................35 3 435 LIITTEET Liite 1 Sähköisen asioinnin tavoitetila Liite 2 Eräitten oikeudenkäyntikustannusten sähköisen käsittelyn keinot ja edellytykset Liite 3 Ehdotus laskuyhteenveto-/maksatuspäätöslomakkeeksi Liite 4 Prosessikuvauksia Liite 5 Sähköisen asioinnin edellytykset ja vaatimukset 4 535 1Johdanto 1.1Työryhmän tehtävät ja tavoite Työryhmän tavoitteena oli asettamispäätöksen puitteissa tehdä ehdotukset oikeusavun sähköisestä ha- kemuksesta ja siitä, miten yksityisille asiamiehille tehtävät päätökset voidaan keskittää joihinkin oi- keusaputoimistoihin. Ehdotukset tuli tehdä myös siitä, miten sähköinen oikeusprosessi etenee hake- muksen laatimisesta palkkioiden maksatukseen. Lisäksi tuli selvittää, miten tuomioistuimet voisivat hyödyntää järjestelmää oikeusapupäätöstä muuttaessaan sekä ratkaisupyyntöasioita käsitellessään. Työryhmän tuli lisäksi kartoittaa oikeudenkäynnistä rikosasioissa annetun lain mukaisten julkisen puolustajan, asianomistajan oikeudenkäyntiavustajan sekä tukihenkilön määräyksen ja palkkioiden maksatuksen menettelyjen kehittämistä sähköiseen muotoon. Edellä mainitussa tarkoituksessa työryhmän oli selvitettävä 1. Mitä tietotekniikan kehittämistarpeita työryhmän ehdotukseen sisältyy. Tässä tarkoitukses- sa on selvitettävä ainakin a. millaisia ratkaisuja oikeusministeriön uuden sähköisen asioinnin alustan ja sähköis- ten hakemusten toteuttamiseksi on tehty muissa kehittämishankkeissa ja miten näitä ratkaisuja voitaisiin hyödyntää oikeusapuhakemusten sähköistämisessä, b. kansalaisille luotavaa palvelua, jossa koelaskenta voitaisiin tehdä internetiin sijoitet- tavalla laskurilla sekä mahdollisuuksia luoda ajanvaraus tai ajanvarauspyyntö säh- köisen hakemuksen laatimisen yhteydessä, c. yhteyden saamista verotustietoihin tulo- ja varallisuustietojen tarkistamiseksi, d. oikeusapupäätösten keskittämisen mahdollisuuksia yhteen tietokantaan, e. Julia-järjestelmään tarvittavia muutoksia, f. päätöksen toimittamista sähköisesti oikeusaputoimistosta tuomioistuimille, avusta- jille ja hakijoille, g. tuomioistuinten Sakari ja Tuomas – järjestelmien mahdollisuuksia vastaanottaa pää- tös sähköisesti siten, että se kohtaa pääasian tuomioistuimessa, h. miten oikeusavustajan/puolustajan päätös kohtaa avustajan laskun, i. tilastotuotannon automatisointia. 2. Mitä mahdollisia lainsäädännöllisiä muutoksia oikeusapuasioiden sähköinen asiointi edel- lyttää 5 635 3. Millaiset ovat työryhmän ehdotusten taloudelliset, henkilöstöhallinnolliset, organisatoriset ja yhteiskunnalliset vaikutukset. Toimeksiannon taustalla on oikeuslaitoksen vaikeutuva taloudellinen tilanne. Erityinen merkitys on valtioneuvoston kehyspäätöksessä (VM 5/214/2005) asetetulla tavoitteella, että vuoden 2011 loppuun mennessä keskimäärin vain puolet valtion henkilöstön poistuman johdosta vapautuvista työpaikoista täytetään. Kehyspäätöksen mukaan tämä tarkoittaa noin 720 henkilön vähentämistä oikeusministeriön hallinnonalalta vuoteen 2011 mennessä. 1.2Aikaisempi valmistelu ja muut hankkeet Oikeusministeriö asetti 17.3.2006 Oikeusapulainsäädännön muutostarpeita valmistelevan työryhmän, jonka asettamispäätöksessä (OM 5/33/2006) edellytettiin, että työryhmän tulee työssään ottaa huo- mioon oikeusministeriön tuottavuusohjelma siten, että työryhmän ehdotusten avulla voidaan saada ai- kaan työmäärän keventymistä tuomioistuimissa. Lisäksi edellytettiin, että tässä tarkoituksessa työryh- män tulee selvittää sähköisen asioinnin käyttöönoton mahdollisuuksia avustajien palkkioiden maksa- tuksessa. Kyseisen työryhmän alaisuudessa toimi alatyöryhmä, joka pohti palkkioiden maksatuksen sähköistämistä. Oikeusapulainsäädännön muutostarpeita valmisteleva työryhmä jätti mietintönsä 30.3.2007. Työryhmä ehdottaa oikeudenkäyntiavustajien palkkiojärjestelmän selkiyttämiseksi mm. seuraavia toi- menpiteitä: - kiinteämääräisistä palkkioista luovuttaisiin ja palkkioperusteita yksinker- taistettaisiin, - korvaus istuntokäsittelystä maksettaisiin aina todellisen ajankäytön perus- teella, - pienituloisten ei tarvitsisi esittää kuitteja hakiessaan oikeusapua, - oikeusaputoimisto tarkistaisi suoraan verottajalta niiden hakijoiden tulotie- dot, joille valtio korvaa kokonaan oikeusavun. Työryhmän ehdottamat muutokset mahdollistaisivat sähköisen asioinnin ja asiankäsittelyjärjestelmän kehittämisen. Tavoitteeksi asetettiin, että oikeusavun hakemiseen, päätöksentekoon ja maksatukseen saataisiin yhtenäinen sähköinen käsittelypohja. Tällöin samaa asiakirjaa voitaisiin käyttää eri vaiheis- 6 735 sa, jolloin samaa työtä ei tarvitsisi tehdä useaan kertaan. Työryhmä esittää myös, että avustaja toimit- taa tuomioistuimelle nykyisen laskuerittelyn lisäksi sähköisesti laskuyhteenvedon. Keskeistä ehdotuk- sessa on, että sähköistä asiointia tulee kehittää siten, että pohjatiedot palkkion määräämistä varten saa- daan jo oikeusavun hakemusvaiheessa. 1.3Sähköinen asiointi ja prosessien kehittäminen Onnistuneet strategiset valinnat sähköisten palveluiden kehittämisessä tarkoittavat sitä, että palveluita ei ainoastaan viedä verkkoon, vaan palveluita sähköistetään osana koko organisaation palvelutuotan- non ja organisaation prosessien kehittämistä. Käytännössä tämä tarkoittaa toimintaprosessin yksinkertaistamista ja lyhentämistä. Manuaalinen työ- tapa on mahdollistanut monivaiheisen työprosessin, mutta prosessin sähköistäminen edellyttää huo- mattavaa muutosta tähän. Nykyisiä toimintaprosesseja ei ole järkevää sähköistää, koska niiden siirtä- minen tietojärjestelmiin on kallista. Tyypillistä prosessien yksinkertaistamiselle on, että väliportaiden merkitys vähenee tai mahdollisesti väliporras jopa poistuu. 1.3.1Sähköisten asiointipalveluiden edut Asiakkaiden kannalta sähköinen asiointi helpottaa ja monipuolistaa asiointimahdollisuuksia irrotta- malla tapahtuma fyysisestä palvelupisteestä ja rajatusta virka-aikana tapahtuvasta asioinnista. Palvelun koettu laatu paranee, prosessit virtaviivaistuvat ja tulevat asiakkaan kannalta perinteistä asiointia läpi- näkyvämmiksi. Esimerkiksi sähköisesti täytettävät hakemukset ja sähköinen hakeminen vähentävät työtä yksiköissä. Käytäntö on osoittanut, että sähköisesti täytetyt hakemukset ovat selkeämpiä kuin käsin täytetyt hakemukset. Sähköisen hakemisen käyttöönotto vähentää postin käsittelyä sekä paperi- hakemusten skannaamista ja oikeellisuustarkistusta. Lisäksi tiedot siirtyvät sähköisistä lomakkeista suoraan tietokantoihin ilman manuaalista tietojen syöttämistä. Tämä luo myös edellytyksiä prosessien ja työvaiheiden automatisoinnille tilanteissa, joissa tämä on mahdollista. Saavutetut työnsäästöt voidaan hyödyntää tuottavuuden paranemisena ja pitkällä tähtäi- mellä myös eläkkeelle siirtyvien toimihenkilöiden tilalle rekrytoitavien määrän vähenemisenä. 7 835 Vastaavasti myös sähköisten laskentatapahtumien ja omien tietojen kyselyiden käyttöönotto vähentää palvelupisteisiin suuntautuneita kyselyitä. Näiden palveluiden käyttöönotto vaikuttaa siis suoraan neu- vonnan ja puhelinpalvelun kuormittavuuteen. 1.3.2Taloustutkimus Oy:n tutkimus julkishallinnon verkkopalveluiden käytöstä Taloustutkimus teki marras-joulukuussa vuonna 2006 tutkimuksen, jonka tarkoitus oli selvittää suo- malaisten mielipiteitä, toiveita ja näkemyksiä sähköisestä asioinnista julkishallinnon suuntaan sekä kartoittaa suomalaisten käyntejä julkishallinnon www-palveluissa. Tutkimuksella haettiin myös suo- malaisten käsityksiä siitä, miten uuden tieto- ja viestintäteknologian hyödyntäminen julkisissa palve- luissa tulee jatkossa vaikuttamaan yhteiskunnan tasolla. Haastatelluilta kysyttiin mm. toivottuja asiointimuotoja ennalta nimetyissä julkisissa palveluissa: Internetiä asiointikanavana haluttaisiin käyttää etenkin Kela-korvausten hakemiseen (40 %), asioiden vireillepanoon julkishallinnon päätöksenteossa (33 %) sekä julkisen tilan käytön varaamiseen (32 %). Myös tapahtumakalenterin ja tiedon saannin kuntien päätöksistä kohdalla internet kilpailee sangen ta- savertaisesti sanomalehtien kanssa. Yleisesti ottaen kiinnostus internetiä kohtaan asiointimuotona jul- kishallinnon palveluissa on kasvanut tasaisesti viime vuosina lukuun ottamatta asiointia lääkärin kans- sa ml. diagnoosien saannin. Lääkereseptinsä uusisi mieluiten internetin kautta kuitenkin jo neljännes vastaajista. Henkilökohtaista (kasvotusten) palvelua pidetään kuitenkin useimmin mieluisimpana asiointitapana monessa kohdin; lääkärin kanssa asioinnissa, asioinnissa lasten koululaitoksen kanssa, verottajan kanssa asioinnissa, asioiden vireillepanossa julkishallinnon päätöksenteossa ja niukasti vielä myös Ke- la-korvausten haussa. Puhelimella asioitaisiin mieluiten terveyspalvelujen ajanvarauksia tehtäessä, lääkereseptejä uusittaes- sa, tilattaessa kotiin julkisia palveluja sekä varatessa käyttöön julkisia tiloja. Yleisesti ottaen voisi kärjistää, että internetin osuuden kasvaminen asiointimuotona on pois useammin puhelinasioinnista kuin henkilökohtaisesta asioinnista, jonka osuus on pysynyt viime vuosina melko muuttumattomana asiointitapojen vertailussa. 8 935 Vertailun vuoksi kysyttiin myös laskujen maksamisen toivotusta asiointitavasta; suurin osa eli 71 % valitsi tässä kohden internetin. Näin korkealle tasolle julkisen hallinnon palvelut eivät ole vielä yltä- neet verkkoasioinnissa. Tutkimuksessa on kysytty vuodesta 2003 lähtien miten viranomaiset voisivat parantaa palveluitaan esittämällä 7 valmista vastausvaihtoehtoa, joista vastaaja voi valita enintään kolme mielestään tärkein- tä. Eniten mainintoja saavat eri keinoista lisää verkossa täytettäviä ja lähetettäviä lomakkeita, lisää eri- laisia asiointipalveluja internetiin, lisäämällä eri viranomaisten välistä yhteistyötä sekä kehittämällä omia tietojärjestelmiään (yli kolmannes vastaajista mainitsi). Miehet toivovat naisia useammin mm. verkossa täytettäviä ja lähetettäviä lomakkeita sekä internet-asiointipalveluja, eli interaktiivisuutta. Vastaajan iän mukaan tarkasteltuna em. interaktiivisia palveluja toivovat etenkin alle 50-vuotiaat vas- taajat – tätä vanhemmat vastaajat korostavat parannuskeinoina etupäässä viranomaisten välisen yh- teistyön lisäämistä ja että viranomaiset tekisivät enemmän asioita viran puolesta. Ajallisesti tarkasteltuna vuonna 2006 mainitaan keinoina parantaa viranomaisten palveluja aikaisem- pia vuosia useammin lisää verkossa täytettäviä ja lähetettäviä lomakkeita sekä lisää tulostettavia lo- makkeita internetiin. Sen sijaan aikaisempaa harvemmin mainitaan viranomaisten välisen yhteistyön lisääminen sekä etenkin julkisten verkkoasiointipisteiden lisääminen. Vuonna 2006 kysyttiin 1. kertaa myös internetiä käyttäneiden vastaajien mielipiteitä julkisen sektorin verkkopalveluista esittämällä kolme väittämää, joiden kanssa vastaajat voivat olla samaa tai eri mieltä. Ylivoimaisesti suurin osa vastaajista on melko tai täysin samaa mieltä väittämien haluan lisää julkisen sektorin informaatiopal- veluja internetiin ja haluan lisää julkisen sektorin vuorovaikutteisia asiointipalveluja internetiin. Sen sijaan väittämän julkisen sektorin verkkopalveluja on jo riittävästi kanssa suurin osa vastaajista oli melko tai täysin eri mieltä (etenkin miesvastaajat). 2Nykytilan muutostarpeita 2.1Avustajien ja puolustajien palkkioiden maksatuksen yksinkertaistaminen Oikeusapulainsäädännön muutostarpeita valmistelevan työryhmän tehtävänä oli selvittää oikeusapu- lainsäädännön muutostarpeita sekä etsiä erityisesti niitä keinoja, joilla palkkioperusteita ja palkkioiden määräämismenettelyä on mahdollista yksinkertaistaa. 9 1035 Nykyinen palkkiomaksatusjärjestelmä on hajanainen ja osin epätarkoituksenmukainen, eikä siinä ole otettu huomioon sähköisen asioinnin mahdollisuutta. Avustajien ja puolustajien palkkioiden määräämiseen tuomioistuimissa käytettävä aika on lisääntynyt oikeusapu-uudistuksen myötä merkittävästi. Tämän vuoksi on tarpeen yksinkertaistaa avustajien ja puolustajien oikeudenkäyntikululaskutusta ja palkkion määräämistä sekä palkkion maksatusta. Vuon- na 2006 yksityinen avustaja määrättiin noin 32 000 asianosaiselle joko oikeusapulain, ROL:n tai eräi- den muiden lakien mukaan. Jälkityöt tuomioistuimissa vievät kohtuuttomasti aikaa, kun istunnossa joudutaan laskemaan ja tarkis- tamaan laskujen perusteella maksettavat palkkiot. Mikäli käytettävissä olisi lomake, jossa osa tiedoista olisi valmiina ja jossa laskenta on mahdollisimman pitkälle automatisoitu, voitaisiin välttää tuomioi- den siirtymistä kansliatuomioiksi. Kansliatuomion antaminen on työläämpää ja asianosaisten kannalta usein epätyydyttävämpää kuin tuomion julistaminen istunnossa. 2.2Oikeusapuhakemusten käsittelyn tehostaminen ja keskittäminen Oikeusapuasioiden käsittelyä on tarpeen tehostaa ja kehittää. Tuottavuusohjelma edellyttää henkilös- tön vähentämistä myös oikeusaputoimistoissa. Lisäksi oikeusaputoimistojen työt kasvukeskuksissa ovat jo nyt joiltain osin ruuhkautuneet, joten on tarpeen luoda menettely, jolla oikeusapupäätösten te- kemistä voitaisiin ohjata vähemmän ruuhkaisiin toimistoihin. Samalla kun asioita keskitetään, on mahdollista keventää menettelyä tuomioistuimissa (käräjäoikeuksissa, hovioikeuksissa, hallinto-oi- keuksissa, vakuutusoikeudessa ja Korkeimmassa oikeudessa sekä Korkeimmassa hallinto-oikeudessa), oikeushallinnon palvelukeskuksessa (OPK:ssa) sekä yksityisten avustajien että puolustajien osalta. Oikeusaputoimistot tekevät oikeusapupäätökset niin oikeusaputoimistoissa hoidettavissa asioissa kuin yksityisten asiamiesten hoitamissa asioissa. Vuonna 2006 oikeusaputoimistot tekivät noin 75 000 oi- keusapupäätöstä. Näistä noin 53 000 oikeusapupäätöstä oli oikeusaputoimistoissa hoidettavia asioita ja noin 22 000 yksityisten asiamiesten oikeusapupäätöstä. Nykyisin tuomioistuimilla ei ole käytössään Julia asianhallintaohjelmaa, jota oikeusaputoimistot käyt- tävät oikeusapupäätösten tekemisessä. Tämän vuoksi tuomioistuimet joutuvat tukeutumaan oikeus- aputoimistojen apuun, mikäli ne muuttavat ratkaisupyynnön johdosta tai muuten oikeusaputoimistossa tehtyä oikeusapupäätöstä tulo-, varallisuustietojen tai vähennysten osalta. Mikäli tuomioistuimilla olisi mahdollisuus päästä suoraan Julia-tietojärjestelmään, jossa oikeusapupäätöksiä tehdään, muutokset 10 1135 voitaisiin tehdä tuomioistuimissa. Nykyisin tuomioistuimet joutuvat lasketuttamaan päätöksen muut- tuneilla tiedoilla oikeusaputoimistossa sen sijaan että ne saisivat päätöksen suoraan tietojärjestelmästä. 2.3Puolustajan määräämisen liittäminen osaksi maksatusjärjestelmää Oikeudenkäynnistä rikosasioissa annetun lain mukaisten julkisen puolustajan ja asianomistajan oikeu- denkäyntiavustajan määrääminen kuuluu tuomioistuimille. Julkisen puolustajan palkkion osalta vas- taaja voidaan velvoittaa korvaamaan palkkio kokonaisuudessaan tai osaksi takaisin valtiolle, mikäli hänet todetaan syylliseksi. Takaisinmaksuvelvollisuuden osalta vastaajan tulo- ja varallisuus arvioi- daan samoin kriteerein kuin julkisen oikeusavun osalta. Tällä hetkellä tuomioistuimilla ei ole käytös- sään laskentajärjestelmää vastaajan mahdollisen takaisinmaksuosuuden laskemiseksi, vaan käytännös- sä laskenta on tapahtunut oikeusaputoimistoissa. Edellä kuvattua maksatusjärjestelmää tulisi voida hyödyntää myös oikeudenkäynnistä rikosasioissa annetun lain mukaisten palkkioiden maksatuksessa. Tällöin voitaisiin saavuttaa edellä oikeusapujärjestelmän osalta kuvatut edut, jolloin myös palkkioiden maksatus sekä tilastotietojen saaminen selkeytyisi nykyisestä. Julkisen puolustajan määräyksistä ei ole eriteltyä tilastotietoa. Vuonna 2006 rikosasioita oli noin 27 000 kappaletta, jotka sisältävät myös puolustajan määräyksen. Oikeusaputoimistot tekivät myös noin 2 000 taloudellista selvitystä yksityisten asiamiesten asiakkaille. 2.4 Tilastotietojen keruun kehittäminen Oikeusapulain nojalla maksettavista menoista kerätään tilastotiedot nykyään yksittäin jokaiselta las- kulta. Tuomioistuimessa laskuun merkitään asian diaarinumero, asianosaisasema, tieto siitä, onko ky- symyksessä avustaja, puolustaja tms. avustajan pätevyys, onko oikeusapu myönnetty korvauksetta/osakorvausta vastaan sekä asian ratkaisuvaihe. Tuomioistuimessa jokaiselle laskulle merkitään viisi ruksia. OPK:ssa tilastotiedot tallennetaan laskun maksamisen yhteydessä kirjanpitotietoihin. Aiemmin luvussa 1.2 mainittu alatyöryhmä on esittänyt muistiossaan, että tilastotietojen keruu tulee uudistaa täysin oikeusavun sähköistämisen yhteydessä, jotta voidaan luopua maksamisen yhteydessä kerättävästä tilastotiedosta. Asian diaarinumerolla ja tuomioistuimen vastuualuekoodilla pystytään yh- distämään eri järjestelmien tietoja. 11 1235 2.5 Muuta huomioitavaa Sähköistä asiointia jatkossa kehitettäessä tulee mahdollisuuksien mukaan huomioida sähköisen järjes- telmän hyödyntäminen myös todistelukorvausten, tulkkien sekä oikeudenkäynnistä rikosasioissa anne- tun lain mukaisten tukihenkilöiden palkkioiden ja korvausten maksatuksessa. Oikeusapulainsäädännön muutostarpeita valmistelevan työryhmän alatyöryhmän toimeksiantoon kuu- lui myös todistelukorvausten sähköisen käsittelyn kuvaaminen. Työryhmä ehdotuksen pohjalta tulee jatkossa selvittää, säilytetäänkö nykyinen todistelukorvauslomake sellaisenaan ulkoasunsa ja käyttön- sä puolesta. Edellä mainitun työryhmän ehdotuksen mukaisesti todistaja toisi istuntoon täytetyn lo- makkeen tai täyttää sen istunnossa. Käräjäsihteeri siirtää paperilomakkeelta maksatuksen kannalta välttämättömät tiedot sähköiselle lomakepohjalle. Sähköinen lomake, todistelukorvauksen maksupää- tös, asiatarkastetaan ja hyväksytään tuomioistuimessa sähköisesti. Hyväksynnän jälkeen lomake siir- tyy tai siirretään palvelimelle, josta Rondo noutaa lomakkeen. Todistelukorvaukset tiliöidään Rondos- sa vakiointitilimallin mukaan automaattisesti. OPK siirtää maksuun menevät todistelukorvaukset Raindanceen ja maksamisen jälkeen Rondon sähköiseen arkistoon. 3Tavoitetila Tavoitteena on, että uudessa toimintamallissa pystytään hyödyntämään sähköistä asian käsittelyä ny- kyistä enemmän. Tavoitteena on myös, että uusi järjestelmä vaatii nykyistä järjestelmää vähemmän henkilöstöä ja että se osaltaan mahdollistaa tuottavuusohjelman tavoitteiden saavuttamisen oikeusapu- toimistoissa ja tuomioistuimissa. Tavoitetilassa luodaan kansalaisille, asianajajille ja avustajille sekä hallinnonalan sisällä oikeusaputoi- mistojen, tuomioistuinten ja OPK:n henkilöstölle sähköisiä palveluita, joilla nopeutetaan ja yksinker- taistetaan menettelytapoja ja saavutetaan tuottavuusohjelman edellyttämät säästöt. Menettelytapojen yksinkertaistaminen nopeuttaa avustajan laskun maksatusta. Tavoitteena on, että jokainen tieto kirjataan järjestelmään vain kerran. Tilastotiedot syntyvät prosessin osana ilman erillistä tallentamista, esim. avustajan kirjatessa laskun tietoja. Prosessin eri vaiheissa kir- jattu tieto on kaikkien prosessin osapuolten käytettävissä. 12 1335 Toimintojen sähköistämisessä käytetään oikeusministeriön uuden sähköisen asioinnin alustan ja säh- köisten hakemusten toteuttamiseksi tehtyjä ratkaisuja, mm. asiointiportaalia (ei toteutettu vielä touko- kuussa 2007), jota on kuvattu mm. Riidattomien velkomusasioiden käsittelyn kehittäminen –työryh- mämietinnössä numero 2006:15. Liitteessä 5 on lista edellytyksistä ja vaatimuksista, jotka on muistettava ottaa huomioon silloin, kun toimintaprosesseja sähköistetään. 3.1Asiakkaille tarjottavat palvelut Tavoitteena on tuottaa palveluita, joiden avulla helpotetaan ja tehostetaan asiakkaiden (avustettava / puolustettava tai avustaja / puolustaja) asiointia oikeusaputoimistojen ja tuomioistuinten kanssa lisää- mällä sähköisen asioinnin mahdollisuuksia ja viranomaisten välistä tietojenvaihtoa. Esimerkiksi hake- malla verotustiedot suoraan verottajan tietokannasta säästetään aikaa ja vaivaa oikeusapuhakemuksen liitteiden hankinnassa. Työn tehostumisen sekä sähköisen asioinnin näkökulmasta on tarkoituksenmukaista, että silloin kun hakijan käyttövara on vuodessa yksinäisen henkilön osalta alle 7 800 euroa (alle 650 €/kk) ja parisuh- teessa elävän henkilön osalta alle 6 600 euroa (alle 550 € / kk) tai henkilön kuukausiansio vuodessa verottomana on yksinäisellä henkilöllä alle 7 800 euroa (alle 650 / kk) ja parisuhteessa elävällä alle 6 600 euroa (alle 550 € / kk) oikeusaputoimisto voisi tarkistaa hakijan tiedot suoraan verottajan rekis- teristä, jolloin erillisiä selvityksiä tuloista ja menoista ei tarvitsisi esittää. Tällaisia hakemuksia / selvi- tyksiä olisi vuodessa noin 65 % kaikista oikeusaputoimistoihin saapuneista hakemuksista ja julkisen puolustajan määräykseen liittyvistä selvityksentekopyynnöistä eli yhteensä noin 55 000 kpl. Mikäli henkilöllä on helposti realisoitavaa varallisuutta yli 5 000 euroa, tulisi hänen esittää itse tästä selvitys nykyiseen tapaan, koska nämä tiedot eivät ilmene verottajan rekisteristä. Varallisuusveron poistumisen myötä varallisuutta koskevat tiedot ovat saatavilla vuoden 2005 vero- tuksesta lokakuun 2007 loppuun saakka. Verohallinto ei enää vuoden 2006 verotuksessa vahvista ve- rovelvollisen verotettavaa varallisuutta eikä verohallinnolta siten ole jatkossa kattavasti ja käyttökel- poisessa muodossa sähköisesti saatavissa luonnollisen henkilön varallisuuden määrää ja arvoa koske- via tietoja. Oikeusaputoimistot eivät voi tämän vuoksi enää jatkossa selvittää hakijoiden ”ei helposti realisoitavaa” varallisuutta valtioneuvoston oikeusavusta antaman asetuksen 15 §:ssä mainittujen ve- 13 1435 rotustietojen perusteella marraskuusta 2007 alkaen. Kyseinen pykälä edellyttää niissä tilanteissa, jois- sa omaisuudelle ei ole vahvistettu verotusarvoa varallisuuden arvostamista käypään arvoonsa. Käytännössä muulla kuin helposti rahaksi muutettavalla varallisuudella ei ole ollut merkitystä oikeus- avun myöntämiseen. Valtioneuvoston asetuksessa oikeusavusta ei ole täsmällisesti rajattu, talletusten lisäksi, mitä helposti realisoitavalla omaisuudella tarkoitetaan. Soveltamiskäytännössä helposti reali- soitavaksi omaisuudeksi on tulkittu rahavarat, rahasto-osuudet ja osakkeet sekä muut arvopaperit. Sen sijaan asunto-osakeyhtiön osakkeet ja kiinteäomaisuus on tulkittu myös muun kuin asuntona käytetyn omistuksen osalta omaisuudeksi, mikä ei ole helposti realisoitavaa. Jatkossa varallisuusverotuksen poistumisen myötä on perusteltua katsoa myös asunto-osakeyhtiön osakkeet sekä kiinteäomaisuus hel- posti realisoitavaksi omaisuudeksi siltä osin kuin kyseistä omaisuutta ei käytetä kotina tai vapaa-ajan- asuntona eikä kyseessä ole myöskään asunnon vaihtotilanteeseen liittyvä realisoinnin pitkittyminen. Myöskään yritystoimintaan tai maatalouden harjoittamiseen liittyvää omaisuutta ei olisi katsottava helposti realisoitavaksi omaisuudeksi, mikäli yritystoiminnalle tai maatalouden harjoittamiselle aiheu- tuisi merkittävää haittaa kyseisen omaisuuden myynnistä. Käyvän arvon määrittäminen tällaisen omaisuuden osalta olisi aikaa vievää ja aiheuttaisi suurella todennäköisyydellä erilaisen arvostus- ja soveltamiskäytännön muotoutumiseen maamme eri osissa, mitä ei ole pidettävä yhdenvertaisuusnäkö- kulmasta maan eri osissa asuvia kohtaan suotavana. Tämän vuoksi ”muun kuin helposti realisoitavan” omaisuuden huomioimisesta tulo- ja varallisuusselvityksissä tulisi luopua. Niissä tilanteissä, joissa asunto-osakkeet ja kiinteäomaisuus on katsottava edellä kerrotun mukaisesti helposti realisoitavaksi omaisuudeksi, tulee omaisuudelle määrittää käyvä arvo riittävän luotettavalla tavalla, esimerkiksi ar- vonmääritys paikkakunnalla toteutuneitten vastaavanlaisten kohteiden kauppojen osalta tai asiantunti- jan, kuten kiinteistönvälittäjän tekemä arvio. Varallisuusselvitysten pohjana olevien asiakirjojen, kuittien ja muiden tositteiden esittämistavan (skannaaminen tai säilyttäminen) osalta viitataan jäljempänä esitettävään siltä osin kuin henkilöllä on helposti realisoitavaa varallisuutta yli 5 000 euroa. Mikäli varallisuutta on alle 5 000 euroa erillistä selvitystä tästä ei tarvitsisi esittää. Oikeusavun hakijan ja julkisen puolustajan määräämistä varten tarvittavan tulo- ja varallisuusselvityk- sen pyytäjän, jonka käyttövara on vuodessa yksinäisen henkilön osalta 7 800 euroa (650 € / kk) tai enemmän ja parisuhteessa olevalla henkilöllä 6 600 euroa (550 € / kk) tai enemmän tulisi nykyiseen tapaan itse hankkia tarvittavat selvitykset tulo- ja varallisuusselvityksen laatimista varten. Tällaisia asioita on vuodessa yhteensä noin 30 000 kpl. Tällöin välttämättömät kuitit, tositteet yms. aineisto voitaisiin skannata oikeusavun hakijan tai oikeusaputoimiston toimesta (puolustuksen osalta tuomiois- 14 1535 tuimen toimesta) sähköisen hakemuksen liitetiedostoksi. Vaihtoehtoisesti kuitteja ja tositteita ei tarvit- sisi toimittaa hakemuksen yhteydessä. Hakijalla ja selvityksen pyytäjällä olisi tällöin kuitenkin velvol- lisuus säilyttää tulo- ja varallisuusselvityksen pohjana olevat kuitit ja tositteet, jolloin oikeusaputoi- misto ja tuomioistuin voisi tarvittaessa vaatia kuitit ja tositteet nähtäväkseen samaan tapaan kuin ve- rottaja toimii niiden vähennysten osalta, joihin verovelvollinen vetoaa veroehdotuksessaan tai kuolin- pesän osakas perunkirjoituksessa. Järjestelmän väärinkäyttämisen estämiseksi tulisi pistotarkastuksia tällöin tehdä säännöllisin väliajoin riittävän suuressa määrässä asioita. Tällainen määrä voisi olla 5 % saapuneista hakemuksia / selvityksistä. Käytännössä tämä tarkoittaisi arvioilta noin 1 500 pistotarkas- tusta vuodessa. Tällöin järjestelmän väärinkäyttämisestä aiheutuva sanktionuhka olisi todellinen, mikä osaltaan estäisi pitkälti luottamukseen pohjautuvan menettelytavan väärinkäyttöä. Myös oikeusavun myöntämisen asiallisten edellytysten selvittämiseksi tarvittava aineisto, kuten esitut- kintapöytäkirjat, haastehakemukset ja vastapuolen esittämät kirjalliset vaatimukset, tulisi voida toimit- taa sähköisessä muodossa oikeusaputoimistolle, jotta oikeusapupäätösten tekemisen keskittäminen mahdollistuisi ilman asiapapereitten skannaamista. Mikäli asiakirjoja joudutaan laajamittaisesti skan- naamaan oikeusapuhakemusten liitteiksi, ei sähköisen asioinnin tuomia etuja voida täysimittaisesti hyödyntää, vaan kirjallista asiakirja-aineistoa edellyttävät hakemukset on tällöin käytännöllisintä toi- mittaa lähimpään oikeusaputoimistoon joko postitse, faksilla tai toimistoon tuoden, jolloin kyseinen oikeusaputoimisto tekisi päätöksen asiassa. Tämä vähentäisi mahdollisuutta keskittää hakemusten kä- sittely joihinkin ennalta määrättyihin oikeusaputoimistoihin ja siitä saavutettavaa työskentelyn tehos- tumisesta aiheutuvaa ajankäytöllistä hyötyä. Kunkin palvelun osalta on kuvattu idea palvelusta ja lyhyt kuvaus sen toimintatavasta sekä palvelun vaatimat toiminnalliset ja tekniset edellytykset. Liitteessä 1 on kuvattu sähköisen asioinnin tavoitetila. 3.1.1Oikeusapuhakemuksen sähköinen vireillepano asiointiliittymän kautta Asiakas voi panna oikeusapuhakemuksen vireille internetissä olevan oikeusministeriön asiointiportaa- lin kautta. Portaalista asiakas voi avata selkeän, hyvin ohjeistetun interaktiivisen lomakkeen, johon täytetään perustiedot (vastaavat tiedot kuin Julian asianhallintasovelluksen henkilö- ja asiakastietolo- makkeilla).1 1 Otettava huomioon erityisesti Oikeusturvavakuutuksen tiedot, jotka vaikuttavat olennaisesti oikeusapupäätöksen tekemi- seen. Samoin kielikoodi on huomioitava, sillä jos kielenä on ruotsi, saa asiakas päätöksen ruotsinkielisenä. 15 1635 Oikeusapulaki on tarkoitus muuttaa siten, että mikäli kyseessä on korvaukseton asiakas eli perusoma- vastuu on 0 %, ei hakemuksen ohessa tarvitse lähettää liitteitä, vaan oikeusaputoimistossa voidaan tar- kistaa verohallinnon rekisteristä hakijan tulot ja omaisuuden verotusarvo. Osakorvausasiakkaat joutu- vat edelleen toimittamaan selvitykset tuloistaan, menoistaan ja varoistaan. Osakorvausasiakkaidenkin osalta harkitaan selvitysten toimittamisvelvollisuuden poistamista. Asiakkaan antamien tietojen oi- keellisuus tarkistettaisiin pistokokein. Tavoitteena on, että esitutkintapöytäkirjat saataisiin sähköisesti Sakari-järjestelmän kautta. Tällä het- kellä esitutkintapöytäkirjat eivät siirry poliisilta sähköisesti syyttäjien ja sieltä edelleen käräjäoikeuk- sien Sakariin. Poliisilla on kuitenkin käynnissä hanke, jossa esitutkintapöytäkirjojen sähköistämistä suunnitellaan. Mukana on myös syyttäjälaitoksen edustus. Kun kansalainen toimii itse oikeusapupäätöksen hakijana, hän voi ruksata avustajan suostumuksen sähköiselle lomakkeelle. Oikeusaputoimisto voi varmistaa suostumuksen soittamalla avustajalle tai asianajajapostiin voidaan lähettää linkki, josta avustaja voi vahvistaa suostumuksensa. Kun hakijana toimii avustaja/puolustaja itse, ei varmistusta tarvita. Sähköisellä hakemuksella voi myös esittää yhteydenottopyynnön ajanvarauksesta sopimiseksi. Hake- muslomakkeen yhteyteen voidaan toteuttaa informaatiotietoa hakemusten käsittelystä. Esim. tiedot sii- tä, miten nopeasti oikeusaputoimisto voi ottaa yhteyttä asiakkaan lähetettyä hakemuksen ja/tai hake- musten keskimääräiset käsittelyajat, jotta asiakas pystyy arvioimaan asiansa käsittelyn keston. Sähköinen hakemus mahdollistaa asiakkaille, joille on juuri tehty oikeusapupäätös tai joiden tulo- ja menotiedoissa ei ole tapahtunut muutoksia tai jotka ovat korvauksettomia asiakkaita, mahdollisuuden saada oikeusapupäätös sähköisen asioinnin perusteella ilman selvityksen esittämistä. Vastaavassa ti- lanteessa asiakas voi saada tuomioistuimelta puolustajan. Asiointipalvelua käytetään selainpohjaisella interaktiivisella käyttöliittymällä. Syötettävien tietojen loogisuustarkistukset tehdään pankkiyhteystyyppisesti tieto kerrallaan. Sisältötarkistukset tehdään Ju- lian syöttösäännöillä siinä vaiheessa, kun selaimessa täytetty lomake lähetetään hyväksyttäväksi. Vir- heestä tai hyväksymisestä lähetetään ilmoitus käyttäjälle. Hakemusta lähetettäessä järjestelmä antaa sille juoksevan numeron, joka toimii jatkossa asian tunnisteena. Jonojen hallinta hoidetaan OM:n ai- neistonsiirtojärjestelmässä. Asiointiportaalin käyttövaltuushallinta ja suojaus/tietoturvaratkaisut tehdään yhteisillä, asiointiportaa- lin kaikille palveluille ja käyttäjäosapuolille sopivalla ratkaisulla. Käyttövaltuushallinta tulee toteuttaa siten, että se vaatii mahdollisimman vähän ylläpitoa. 16 1735 Portaalin käyttömahdollisuuden lisäksi mahdollisuus tavallisen manuaalisen hakemuksen toimittami- seen jää käyttöön. 3.1.2Laskuri koelaskentaa varten Asiakas voi tehdä portaaliin sijoitetulla laskurilla koelaskennan mahdollisuuksistaan saada maksutonta tai osittain korvattavaa oikeusapua tai mahdollisuuksistaan saada puolustajan. Laskuriin ohjelmoidaan vastaava toiminnallisuus kuin on Julia-asianhallintajärjestelmän käyttövaralaskelmassa. Laskuri on käytettävissä milloin tahansa tietojen tarkistamiseksi. Mikäli mahdollista, olemassa olevaa laskentakaavaa tulee yksinkertaistaa. 3.1.3Oikeusapu- ja puolustajan päätös e-kirjeenä asiakkaalle Kun oikeusaputoimisto on käsitellyt asian, myönteinen tai kielteinen päätös toimitetaan asiakkaalle e- kirjeenä. Mukana lähetetään ohjeet ratkaisupyynnön tekemiseksi, mikäli päätös on kielteinen. Vastaa- vasti lähetetään e-kirje puolustajan määräämisestä. 3.1.4Sähköinen ratkaisupyyntö Mikäli asiakas/avustaja ei tyydy oikeusapupäätökseen, hän voi laatia ratkaisupyynnön asiointiliitty- män kautta. Ratkaisupyyntöön tulee merkitä sen asian tunniste, johon ratkaisupyyntö liittyy. Ratkaisu- pyynnön lähettämisen onnistumisesta tulee ilmoitus asiointiportaaliin. Hakemuksen tunnisteen perusteella tiedot voidaan jakaa automaattisesti saapuneiden hakemusten tie- tokannasta tai ”työjonosta” edelleen asiaa käsitelleen oikeusaputoimiston käsiteltäväksi. Oikeusapu- toimisto tekee itseoikaisun ja lähettää myönteisen oikeusapupäätöksen asiakkaalle. Oikeusapupäätös lähetetään e-kirjeenä, kuten kohdassa 3.1.3 on kuvattu. Mikäli päätöstä ei oikaista oikeusaputoimistos- sa, ratkaisupyyntö ohjataan oikeusaputoimistosta sähköisesti edelleen oikeusapurekisteriin, josta tuo- mioistuin voi ottaa ratkaisupyynnön käsiteltäväksi. Tuomioistuimella on oikeusapurekisterissä saapu- neiden asioiden työpino, johon siirtyvät ne päätökset ja ratkaisupyynnöt, jotka oikeusaputoimisto on ohjannut kyseiselle tuomioistuimelle. Tuomioistuin seuraa päivittäin työpinoon saapuneita asioita ja ottaa ne käsiteltäväksi. 17 1835 3.2Avustajille/puolustajille tarjottavat palvelut 3.2.1Hakemuksen sähköinen vireillepano asiointiliittymän kautta Avustaja voi lähettää asiakkaansa puolesta oikeusapuhakemuksen sähköisesti oikeusaputoimistoon portaalipalvelun kautta. Ks. kohta 3.1.1. Vastaavasti puolustajan hakemus voidaan lähettää sähköisesti tuomioistuimeen portaalipalvelun kaut- ta. 3.2.2Laskuri koelaskentaa varten Avustaja/puolustaja voi tehdä portaaliin sijoitetulla laskurilla koelaskennan asiakkaan mahdollisuuk- sista saada maksutonta tai osittain korvattavaa oikeusapua tai puolustajan. Laskuriin ohjelmoidaan vastaava toiminnallisuus kuin on Julia-asianhallintajärjestelmän käyttövaralaskelmassa. Laskuri on käytettävissä milloin tahansa tietojen tarkistamiseksi. Ks. kohta 3.1.2 Mikäli mahdollista, olemassa olevaa laskentakaavaa tulee yksinkertaistaa. 3.2.3Oikeusapupäätös ja puolustajan määräys e-kirjeenä avustajalle/puolustajalle Kun oikeusaputoimisto/tuomioistuin on käsitellyt asian, myönteinen tai kielteinen päätös toimitetaan avustajalle/puolustajalle e-kirjeenä. Mukana lähetetään ohjeet ratkaisupyynnön/muutoksenhaun teke- miseksi, mikäli päätös on kielteinen. 3.2.4Sähköinen ratkaisupyyntö Mikäli asiakas ei tyydy oikeusapupäätökseen, avustaja voi laatia asiakkaansa puolesta ratkaisupyyn- nön asiointiliittymän kautta. Ratkaisupyyntöön tulee merkitä sen asian tunniste, johon ratkaisupyyntö liittyy. Ratkaisupyynnön lähettämisen onnistumisesta tulee ilmoitus asiointiportaaliin. Hakemuksen tunnisteen perusteella tiedot voidaan jakaa automaattisesti saapuneiden hakemusten tie- tokannasta edelleen asiaa käsitelleen oikeusaputoimiston käsiteltäväksi. Oikeusaputoimisto tekee itse- 18 1935 oikaisun ja lähettää myönteisen oikeusapupäätöksen prosessiosoitteeseen. Oikeusapupäätös lähetetään e-kirjeenä, kuten kohdassa 3.1.3 on kuvattu. Mikäli päätöstä ei oikaista oikeusaputoimistossa, ratkai- supyyntö ohjataan oikeusaputoimistosta sähköisesti edelleen oikeusapurekisteriin, josta tuomioistuin ottaa ratkaisupyynnön käsiteltäväksi. 3.2.5Avustajan/puolustajan laskun sähköistäminen ja laskun maksatuksen nopeutuminen Avustajan/puolustajan laskun sähköistämisessä on oleellista, että valitaan kaikkien avustajien/puolus- tajien käytettävissä oleva menettely, jolla on mahdollista toimittaa laskuyhteenveto nopeasti tuomiois- tuimelle. Ks. ehdotus laskuyhteenvetolomakkeeksi (liite 3). Sähköistä laskuyhteenvetoa käytettäisiin tuomioistuimen oikeusapua koskevan palkkioratkaisun poh- jana. Kysymyksessä olisi pääasiasta erillinen ratkaisu, joka toimitettaisiin OPK:lle sähköisesti maksa- tusta varten ja jossa vahvistettaisiin vain avustajalle/puolustajille valtion varoista maksettavan palk- kion ja kulukorvauksen suuruus. Varsinaisessa tuomiossa tai muussa pääasiassa annettavassa ratkai- sussa määrättäisiin muusta korvausvelvollisuudesta. Avustaja/puolustaja lähettää asiointiportaalin kautta sähköisen laskuyhteenvedon tuomioistuimelle is- tuntoa edeltävänä päivänä. Istunnon jälkeen käräjäsihteeri täydentää lomakkeelle istunnon keston. Lo- make sisältää laskukaavoja, jotka vähentävät tuomioistuimen työmäärää. Tämä mahdollistaa tuomion antamisen istunnossa ja palkkion maksatuksen nopeutumisen. Avustajat/puolustajat kirjaavat päivittäiset laskutusmerkintänsä omaan reskontraansa, johon kertyvien tietojen perusteella avustaja/puolustaja täyttää sähköisen laskuyhteenvedon. Laskuyhteenvetolomak- keelle tulee kirjattavaksi toiseen kertaan olemassa olevia asioita, mutta siten laskutustiedot saadaan sähköisessä ja vakioidussa muodossa tuomioistuimelle. Avustajan/puolustajan reskontraohjelmalla ei ole maksatuksen kannalta merkitystä, kun kaikki laskut, verkkolaskut tai skannattavat paperilaskut viipyvät sähköisessä laskujen kierrätysjärjestelmässä, Ron- dossa, aina yön yli. Kysymykseen ei siis tule, että avustaja/puolustaja voisi toimittaa omasta reskont- rastaan laskun suoraan sähköisenä tuomioistuimelle. Menettelyn on oltava yhtenäinen riippumatta asian kiireellisyydestä, ja avustajalla/puolustajalla pitää olla mahdollisuus toimittaa laskunsa hyvin pi- kaisella toimitusajalla tuomioistuimelle. Avustajan/puolustajan omista reskontrajärjestelmistä ei voida automaattisesti siirtää tietoja sähköiselle lomakkeelle, mutta he voivat teettää omasta järjestelmästään XML-konversion, joka muuntaa laskun 19 2035 lomakkeen vaatimaan muotoon. Laskuyhteenvetolomakkeessa ovat kaikki arvonlisäverolain vaatimusten mukaiset avustajan/puolusta- jan laskutus- ja pankkiyhteystiedot. Lomakkeella ovat korvausvaatimukset rivitietona ja sarakkeet avustajan vaatimuksen merkitsemiseen ja vastapuolen hyväksymistä/tuomioistuimen päätöstä varten. Laskuyhteenvetoon tulisi saada mukaan viitenumerointi, joka helpottaisi ja nopeuttaisi avustajien/puo- lustajien omaa tulojen seurantaa ja alentaisi merkittävästi maksujen välityskustannuksia. Viitenume- rollisen laskun välittäminen maksaa 0,03 euroa, viestillisen 0,05 euroa ja viitteettömän 0,08 euroa kappaleelta.2 Laskuyhteenveto laaditaan portaalipalveluna lomakkeelle, joka siirretään oikeusaputoimistojen ja tuo- mioistuinten käytössä olevan oikeusapurekisterin työpinoon. Rekisterissä tiedot ovat katseltavissa ja täydennettävissä. Tuomioistuimen käräjäsihteeri voi vaikkapa hetkeä ennen istunnon alkamista hakea laskun esille rekisteristä täydentämistä varten. Laskuyhteenvedon lomakepohjan tulee ohjata tietojen syöttöä niin, että tiedot tulevat syötetyiksi oi- kein. Tärkeätä on, että laskua sähköistettäessä ja sisältöä määriteltäessä mietittäisiin vakiotarkistukset ja laskentakaavat valmiiksi. Myöhemmin niiden rakentaminen on hankalaa ja kallista. Tuomioistuimessa käräjäsihteeri voi tulostaa avustajan/puolustajan lähettämän laskuyhteenvedon. Tie- dot laskuyhteenvedosta siirtyvät tuomioistuimen maksatuspäätökseen. Avustaja/puolustaja lähettää tuomioistuimelle etukäteen tai tuo istuntoon omasta reskontrastaan tulostetun tehtävä- ja kuluerittelyn sisältävän laskun ja antaa sen puheenjohtajalle. Lomakkeen tuomioistuimen käytössä olevaan maksatuspäätösosaan liitetään tarvittavat laskukaavat arvonlisäveron ja julkisten oikeusavun omavastuuosuuksien laskemista varten. Tuomioistuimessa käräjäsihteeri merkitsee sähköiselle lomakkeelle tuomioistuimen päättämät makset- tavat määrät ja asiatarkastaa laskun sähköisesti. Puheenjohtaja hyväksyy menon sähköisesti. Maksa- tuspäätös julistetaan tarpeellisilta osiltaan pääasian yhteydessä ja maksatuspäätöksen tuloste liitetään pääasian tuomion/päätöksen liitteeksi. Tuomioistuimessa hyväksytyt maksatuspäätökset siirtyvät automaattisesti tai siirretään eräsiirtona pal- velimelle, josta sähköinen Rondo ostolaskujärjestelmä noutaa ne. OPK:ssa käsitellään Rondossa ole- vat maksatuspäätökset. Rondosta maksatuspäätöksen tiedot siirtyvät maksatuksen yhteydessä Rain- danceen, josta ne ovat raportoitavissa. 2 Eräitten oikeudenkäyntikustannusten sähköisen asioinnin käsittelyn keinot ja edellytykset 20 2135 Maksamisen jälkeen maksatuspäätökset arkistoituvat automaattisesti sähköiseen Rondon arkistoon.3 3.2.6Asianajajapostin hyödyntäminen Suostumuspyyntö voidaan lähettää asianajajapostin välityksellä kuitattavana linkkinä kuten kohdassa 3.1.1.on kuvattu. Jotta vahvistuslinkki voi lähteä asianajajalle, tulee avustajat valita lomakkeelle alas- vetovalikosta tms. muusta vakiomuotoisesta valintanäkymästä. Asianajajaposti mahdollistaa suojatun sähköpostiyhteyden oikeusministeriön tietoverkkoon, mutta postin käyttäjämäärä on toistaiseksi sup- pea. 3.3Oikeusaputoimistojen saamat palvelut Tavoitteena on karsia toimistohenkilöstön työstä pois aikaa vieviä välivaiheita, joita nykyisin tehdään manuaalisesti esim. tietojen syöttämisessä oikeusapupäätökseen ja palkkioiden maksatuksessa. 3.3.1Hakemusten jakaminen oikeusaputoimistoille Internetin asiointiliittymän kautta laaditut hakemukset siirretään aineistonsiirtojärjestelmän avulla ha- kemusrekisteriin, josta ne ohjataan jollakin erikseen määriteltävällä kriteerillä tiettyyn oikeusaputoi- mistoon järjestelmään annettavan ohjaustiedon perusteella. Ohjaus voidaan toteuttaa myös manuaali- sena esim. valintalistana, josta asioiden jakaja valitsee käsittelevän oikeusaputoimiston. Hakemus ohjataan lähimpään oikeusaputoimistoon, mikäli hakija ei esitä itselleen yksityistä avustajaa. Portaalissa suoritetaan vertailu siitä, onko asiakas hakenut oikeusapua jostain muusta toimistosta sa- massa asiassa. Hakijan henkilötietoja verrataan hakemusrekisterissä oleviin asioihin nimen (hetun) pe- rusteella.4 3 Eräitten oikeudenkäyntikustannusten sähköisen asioinnin käsittelyn keinot ja edellytykset 4 a. hakemus vireille portaalissa (status: vireillä) b. määräajoin vireillä olevien hakemusten tietoja verrataan hakemusrekisterin tietoihin (status: vireillä, alkutietojen tarkis- tus c. työjonoon tulee signaali, jos avaintiedoilla löytyy vastaava hakemus d. ilmoitetaan, että asian käsittely keskeytetty e. niin kauan kun asian käsittely on portaalissa, tieto sen vaiheista tulee portaalista 21 2235 Hakemus siirtyy ohjauksen jälkeen kohteena olevan oikeusaputoimiston asiaksi, jossa asian käsittely aloitetaan. Hakemukseen kirjattujen tietojen tulee kopioitua oikeusapurekisterin tiedoiksi. Hakemusrekisterissä säilytetään hakijan ja asian perustietoja, jotta vertailu hakijan aikaisempiin asioi- hin voidaan tehdä. 3.3.2Työtilanteen tasaaminen oikeusaputoimistojen kesken Oikeusaputoimistojen yhteinen keskitetty hakemusrekisteri mahdollistaa oikeusapupäätösten käsitte- lyn keskittämisen esimerkiksi joihinkin pääkaupunkiseudun ulkopuolisiin toimistoihin, kun sähköises- ti saapuneet hakemukset voidaan ohjata järjestelmään ohjelmoitavan ohjaustiedon perusteella vähem- män ruuhkaisiin oikeusaputoimistoihin. 3.3.3Oikeusapuhakemusten kontrollointi Hakemusrekisteri mahdollistaa sen kontrolloimisen, onko samassa asiassa/samalla nimellä (hetulla) haettu oikeusapua useampaan kuin yhteen kertaan. Kontrollointimahdollisuus karsii oikeusaputoimistojen asiakaskunnasta ne, jotka väärinkäyttävät jär- jestelmää siten, että hoidattavat samaa asiaa useammassa oikeusaputoimistossa. Menettelyä luotaessa tulee kuitenkin huomioida ne rajoitukset tietojen saannissa, jota asianajollinen salassapito edellyttää. Saman asiakkaan oikeusapuhakemusten keskittämisen yhteen oikeusaputoimistoon voidaan nähdä pa- rantavan asiakaspalvelua, kun asiakas tunnetaan entuudestaan. 3.3.4Sähköisen hakemuksen tietojen siirtyminen automaattisesti oikeusapupäätökseen Sähköiseen hakemukseen syötettyjen tietojen siirtyminen automaattisesti oikeusapupäätöksen tiedoik- si vähentää tallennustyötä ja virhemahdollisuutta oikeusapurekisterissä. 22 2335 3.3.5Yhteinen oikeusapurekisteri päätöksille ja laskujen käsittelylle Oikeusaputoimistoissa on nykyisin käytössä oikeusaputoimistokohtainen Julia-asianhallintajärjestel- mä. Oikeusapuasian koko käsittely hoidetaan hakijan tietojen kirjaamisesta päätöksen laatimiseen asianhallintajärjestelmässä. Juliasta muodostetaan arkistotietokannat ja Julian tiedot siirretään rapor- tointia ja tilastointia varten dwJulia-tietovarastoon. Työryhmä ehdottaa, että oikeusaputoimistokohtaisista Julia-tietokannoista luovutaan ja yhdistetään tiedot yhteiseen oikeusapurekisteriin. Oikeusapurekisteriä käyttäisivät sekä oikeusaputoimistot että tuomioistuimet. Rekisteri sisältäisi nykyisen Julia-tietojärjestelmän tiedot, joita oikeusaputoimistot käsittelisivät kuten nykyisinkin. Asianajollinen salassapito varmistettaisiin käyttöoikeuksin. Kukin oikeusaputoimisto nä- kisi edelleen vain ne asiat, jotka on hakemusrekisteristä ohjattu sille käsiteltäviksi. Tuomioistuimilla on omat työpinonsa, joihin saapuvat asiat siirretään ja joista tuomioistuimet ottavat asiakirjat muokattavakseen. Internetin asiointiportaalin kautta lähetetyt avustajan ja puolustajan laskuyhteenvedot ohjautuvat tieto- kantaan, jossa ne ovat edelleen täydennettävissä. Päätökset ovat muokattavissa siihen saakka, kunnes palkkio maksetaan. Loppuun käsitellyt asiat luki- taan ja eriytetään tietokannassa esim. omaan näkymäänsä tai toiseen tietokantaan. Paperisen päätösdokumentin kuljettaminen laskujen yms. liitteenä jää pois ja ne voidaan korvata viit- tauksella rekisteriin. 3.3.6Oikeusapupäätöksen/ratkaisupyynnön siirtäminen sähköisesti asiaa käsittelevälle tuomioistuimel- le Oikeusaputoimisto siirtää sähköisesti oikeusapupäätöksen/ratkaisupyynnön oikeusapurekisteriin asiaa käsittelevän tuomioistuimen työpinoon. 23 2435 3.3.7Valtakunnallinen avustajarekisteri Nykyisin jokaisessa oikeusaputoimistossa ylläpidetään omaa avustajarekisteriä. Mikäli avustajarekis- terit yhdistettäisiin yhdeksi valtakunnalliseksi rekisteriksi, päällekkäisyydet voitaisiin poistaa ja ylläpi- tovastuu olisi avustajilla. Mikäli avustajarekisteri sijoitettaisiin asiointiportaalin yhteyteen, voisivat avustajat itse huolehtia siitä, että omat tiedot ovat ajan tasalla. Avustajarekisterin tietosisältöä laajen- nettaisiin siten, että sinne lisättäisiin y-tunnus. Myös automaattitarkistus verottajan alv-rekisteriin olisi liitettävissä jo hakemuksen laatimisvaiheeseen, jolloin avustaja poimii tietonsa avustajarekisteristä ha- kemuslomakkeelle. 3.3.8Avustajan/puolustajan laskun sähköistäminen Avustajan/puolustajan lasku ohjautuu oikeusapurekisteriin, josta se on oikeusaputoimiston täydennet- tävissä. Jos asia päättyy oikeusaputoimistossa, merkitään lasku valmiiksi, jolloin se on Rondon nou- dettavissa. 3.3.9Käyttöyhteys verottajan tietoihin Verohallinnon kanssa sovitaan sähköisen verotodistuksen käyttömahdollisuudesta, jolloin asiakkaiden ei enää tarvitse toimittaa verotustietoja oikeusaputoimistoon. Sähköinen verotodistus nopeuttaisi toi- mintatapaa, kun tieto liikkuisi viranomaisten välillä. Verohallinnon tietoja käytettäisi myös tuomiois- tuimissa. Ks. kohta 3.1.1. Tavoitteena on lisäksi selvitellä automaattista vertailua verottajan tietoihin. 3.4Tuomioistuinten saamat palvelut 3.4.1Yhteisen oikeusapurekisterin hyväksikäyttö Tuomioistuin seuraa oikeusapurekisterin työpinosta päivittäin sille rekisteriin saapuneita asioita. Tuo- mioistuimelle voi saapua avustajien/puolustajien laskuyhteenvetoja, puolustajan hakemuksia, ratkaisu- pyyntöjä ja erityistilanteissa oikeusapupäätöksiä. Tuomioistuin voi ottaa laskuyhteenvedon käsiteltäväkseen oikeusapurekisteristä ennen istuntoa. Puo- lustajan palkkion tiedot voidaan syöttää rekisteriin tuomioistuimessa maksatusta varten. 24 2535 Käyttöoikeudet oikeusaputoimistojen ulkopuolisille käyttäjille rajataan järjestelmään annettavien roo- lien avulla ja/tai määrittelemällä järjestelmään näkymät, jotka ovat tuomioistuinten käytettävissä. Läh- tökohtaisesti kukin oikeusaputoimisto ja tuomioistuin näkee tietokannasta vain omat asiansa. 3.4.2Puolustajan määrääminen Tuomioistuin määrää puolustajan. Mikäli asiaa ei ole vielä kirjattu Sakari -asianhallintajärjestelmään, tehdään siitä nykyisin uusi hakemusasia Tuomakseen. Mikäli juttu on olemassa, kirjataan puolustajan määrääminen Sakariin jutun yhteyteen. Tulevaisuudessa puolustajan määrääminen kirjataan kokonaan oikeusapurekisterissä. Puolustajan palkkion maksatus toteutetaan kuten avustajan laskun maksatus. 3.4.3Käyttöyhteys verottajan tietoihin Tuomioistuimilla on jo käytössään verottajan tiedot ns. sakkolaskurin välityksellä. Lain mukaan ny- kyistä käyttöyhteyttä voidaan käyttää vain sakon määräämistarkoituksessa. Uutta käyttöyhteystapaa varten tarvitaan lainmuutos. 3.4.4Käyttövaralaskurin (koelaskurin) käyttömahdollisuus Tuomioistuin voi käyttää oikeusapurekisterissä sijaitsevaa käyttövaralaskuria esim. puolustajan mää- räämisen yhteydessä. Myös asiointiportaalissa oleva koelaskuri on käytettävissä. Jos kuitenkin portaa- lin koelaskurin laskentakaavaa yksinkertaistetaan, tulee siitä pelkästään suuntaa antava. Tuomioistui- mien tulee siinä tapauksessa käyttää oikeusapurekisteriin toteutettua laskuria. Ks. kohta 3.1.2. 3.4.5Valtakunnallinen avustajarekisteri Nykyisin jokaisessa oikeusaputoimistossa ylläpidetään omaa avustajarekisteriä. Mikäli avustajarekis- terit yhdistettäisiin yhdeksi valtakunnalliseksi rekisteriksi, päällekkäisyydet voitaisiin poistaa ja ylläpi- tovastuu keskittää. Mikäli avustajarekisteri sijoitettaisiin asiointiportaalin yhteyteen, voisivat avustajat itse huolehtia siitä, että omat tiedot ovat ajan tasalla. 25 2635 3.4.6Ratkaisupyynnön vastaanottaminen sähköisenä Mikäli oikeusaputoimisto on todennut, että sillä ei ole perusteita oikaista oikeusapupäätöstä, se siirtää ratkaisupyynnön oikeusapurekisteriin, jossa se on tuomioistuimen käytettävissä. 3.4.7Avustajan/puolustajan laskun sähköistäminen Kun yksityisten oikeusavustajien ja puolustajien maksatuspäätökset tehdään sähköisen järjestelmän avulla, tuomioistuinten työ helpottuu. Työmäärään sähköisellä järjestelmällä ei ole välitöntä vaikutus- ta, koska jokainen maksatuspäätös on tutkittava erikseen. Suurta hyötyä tuomioistuimille tulee olemaan maksatuspäätökseen sisältyvistä laskukaavoista. Tuomioistuimissa ei uudessa järjestelmässä enää tarvitse merkitä maksatuspäätöksiin tilastotietoja, kun tilastotiedot kerätään muista lähteistä. Tuomioistuinten ei tarvitse enää täyttää lähetelomakkeita eikä postittaa avustajien laskuja. Postitetta- viksi jäävät tulkkien ja kääntäjien laskut sekä syytteestä vapautettujen korvauslomakkeet ym. Avustajien ja asianomistajien maksukyselyt vähenevät, kun maksumääräykset välittyvät OPK:een päi- vittäin ja niitten maksaminenkin OPK:ssa nopeutuu. Avustaja/puolustaja lähettää laskuyhteenvedon täyttämällä asiointiportaalissa olevan lomakkeen. Säh- köinen lomake ohjautuu oikeusapurekisteriin kyseisen tuomioistuimen työpinoon. Laskuyhteenvetolomakkeessa ovat kaikki arvonlisäverolain vaatimusten mukaiset avustajan laskutus- ja pankkiyhteystiedot. Tuomioistuimessa pitää voida muokata lomakkeen kaikkia tietoja. Ennen avustajalle maksettavan palkkion ja kulukorvauksen määräämistä tarkistetaan avustajan kuuluminen arvonlisäverovelvollisten rekisteriin, jos avustaja laskuttaa arvonlisäveroa. Arvonlisäveron määrällä on merkitystä määrättäessä vastapuolen maksettavaa korvausta. Tuomioistuimessa käräjäsihteeri merkitsee sähköiselle lomakkeelle tuomioistuimen päättämät makset- tavat määrät ja asiatarkastaa asiakirjan sähköisesti. Puheenjohtaja hyväksyy menon sähköisesti. 26 2735 Maksatuspäätös julistetaan tarpeellisilta osiltaan pääasian yhteydessä ja maksatuspäätöksen tuloste lii- tetään pääasian tuomion/päätöksen liitteeksi. Jos omavastuuosuus muuttuu, tehdään eri lasku. Historiatieto edellisestä laskusta tulee olla mukana. Tuomioistuimissa hyväksytyt maksatuspäätökset siirtyvät automaattisesti tai siirretään eräsiirtona pal- velimelle, josta sähköinen ostolaskujärjestelmä Rondo noutaa ne.5 3.5OPK:n saamat palvelut 3.5.1Avustajan/puolustajan laskun sähköistäminen OPK:ssa laskujen esikäsittelyn ja tallennettavan tiedon määrä pienenee merkittävästi. Vain niitten avustajien laskut, jotka eivät kuulu ennakkoperintärekisteriin, joudutaan tallentamaan yksittäin res- kontraan. OPK:ssa tuomioistuinten lähetelomakkeiden käsittely pienenee, kun tuomioistuimet lähettävät kirjeis- sä vain pienen osan aikaisemmin lähetetystä aineistosta. OPK:n arkistotilan tarve supistuu murto-osaan nykyisestä, kun vain pieni osa nykyiseen verrattuna ar- kistoidaan paperisena. OPK:ssa asiakkaiden maksukyselyiden määrä supistuu hyvin vähäiseksi, kun laskut eivät unohdu tuo- mioistuimeen eivätkä muutoinkaan voi hävitä sähköisessä järjestelmässä. Kun avustajille maksettavien korvausten käsittelyyn saadaan liitettyä yhteydet verottajan arvonlisä- ja ennakkoperintärekistereihin sekä ulosottojärjestelmään, korvausten käsittely muuttuu entistä nopeam- maksi ja virheettömämmäksi. Ennen liittymien valmistumista verorekisterimerkinnät tarkastetaan ny- kyiseen tapaan yksittäin ytj:stä. Samoin ulosmittaukset hoidetaan manuaalijärjestelmän avulla. Yksityisten oikeudenkäyntiavustajien laskujen sähköisen käsittelyn arvioidaan tuottavan OPK:ssa kahden henkilötyövuoden säästön. Tuomioistuimessa hyväksytyt maksatuspäätökset siirtyvät automaattisesti tai siirretään eräsiirtona pal- velimelle, josta sähköinen ostolaskujärjestelmä Rondo noutaa ne. Liittymän rakentaminen Rondon ja oikeusapurekisterin väliin on käyty karkealla tasolla läpi Rondon järjestelmätoimittajan kanssa: Rondo 5 Eräitten oikeudenkäyntikustannusten sähköisen asioinnin käsittelyn keinot ja edellytykset 27 2835 voi noutaa maksatuspäätökset korkeintaan kahdesti vuorokaudessa. Liittymän rakentaminen ei ole Rondo-versioriippuvainen. Suositeltavaa on, että maksatuspäätöslomake toteutetaan XML-muodossa ja Rondoon menevän kuvan tiedostomuodon tulisi olla pdf- tai tif-muotoinen. Oikeushallinnon palvelukeskuksessa käsitellään Rondossa olevat maksatuspäätökset. OPK:ssa tutkitaan maksunsaajan verotuksellinen asema ja siirretään manuaalikäsittelyyn ne, jotka ei- vät kuulu ennakkoperintärekisteriin. Manuaalikäsittelyä varten maksatuspäätökset tulostetaan paperil- le ja poistetaan Rondosta. Manuaalikäsittelyssä huolehditaan yhtiöverotus tai henkilöverotus sekä ulosmittaukset. Sähköiseen käsittelyyn pääsevät ennakkoperintärekisteriin kuuluvien maksunsaajien maksatuspäätök- set tiliöidään Rondossa siltä osin, mitä ei ole tuomioistuimessa tiliöity. Maksatuspäätökseen lisätään talousarviotilit sekä liikekirjanpidon tilit. Vastuualue on tuomioistuimen koodinumero. Maksatuspäätökset suojataan Rondossa siten, että niitä eivät tietosuojan takia näe kuin tietyt oikeute- tut henkilöt. Rondosta maksatuspäätösten tiedot siirtyvät maksatuksen yhteydessä Raindanceen, josta ne ovat ra- portoitavissa. Maksamisen jälkeen maksatuspäätökset arkistoituvat automaattisesti sähköiseen Rondon arkistoon.6 3.5.2Yhteys OPK:n ja verottajan rekistereiden välille Verorekisterimerkintöjen tarkastamista varten on tarpeen luoda yhteys OPK:n ja verottajan rekisterei- den välille. Verottajan rekisteri tunnistaisi OPK:n rekisterissä olevat y-tunnukset ja ilmoittaisi muutok- sista. Ne y-tunnukset, joita ei löydy verottajan rekisteristä tulostuisivat virhelistalle, jonka avulla OPK:ssa tarkistettaisiin maksunsaajan verotuksellinen asema. Jos y-tunnus löytyy molemmista verore- kistereistä, lasku menee maksuun. Toinen vaihtoehto olisi tietojen vertailu: verottaja toimittaisi y-tunnusten listan suoraan OPK:n rekis- teriin. Vertailu kohdistuisi ensimmäisen siirron jälkeen pelkästään muuttuneisiin y-tunnuksiin. 6 Eräitten oikeudenkäyntikustannusten sähköisen käsittelyn keinot ja edellytykset 28 2935 3.5.3Käyttöyhteys ulosoton tietojärjestelmään Ulosmittausten täsmälliseksi hoitamiseksi olisi tarpeellista luoda yhteys ulosoton tietojärjestelmään. 4Tilastot Sähköisen asiointijärjestelmän etuna on, että se mahdollistaa nykyistä tarkoituksenmukaisemman ja laajemman tilastotietojen keruun. Tilastotietojen keruun uudistamisen tavoitteena on, että voidaan luo- pua maksatuksen yhteydessä kerättävästä tilastotiedosta. Tavoitteena on kerätä oikeusapurekisteriin ne tilastotiedot, jotka sitten siirrettäisiin tilastotietokantaan. Nykyisin tilastotieto kerätään oikeusaputoimistokohtaisista Julia-tietokannoista yhteiseen dwJulia-tie- tovarastoon. Tulevaisuudessa dwJulia tietovarasto laajenisi sisältämään myös maksatukseen liittyvät tiedot ja sen tietosisältö poimittaisiin oikeusaputoimistojen ja tuomioistuinten yhteisestä oikeusapure- kisteristä. Tilastoinnin vaatimukset Tilastotiedot tarvitaan sekä oikeusaputoimistojen että yksityisten avustajien hoitamista oikeusapu- asioista ja ROL:n mukaisista avustajan tehtävistä. Tilastotiedot tulee saada tuomioistuimittain, sekä oikeusastekohtaisesti ja että kustakin oikeusapupää- töksestä. Tulevaisuudessa halutaan tieto myös kussakin oikeusasteessa yhdestä asiasta muodostuneista kustannuksista, eli yhden oikeusapuasian kokonaiskustannukset valtiolle. Tiedot tarvitaan erikseen se- kä tuomioistuinten että oikeusaputoimistojen hyväksymistä palkkioista. Jatkossa tarvitaan tilastot asianosaisasemasta, kuten nykyisinkin. Lisäksi tarvitaan tilastot asioiden kä- sittelyajasta (myöntämisestä – päätökseen). 1) Asiaryhmittäin luokiteltuina halutaan tilastotietoja seuraavasti a. yleiset tuomioistuimet o rikosasiat (mielellään nykyistä tarkemmin eriteltynä, myös törkeysaste)  oikeusapuasiat  ROL:n mukaiset puolustajan määräykset ja 29 3035  asianomistajan avustajat o riita- ja hakemusasiat b. hallintotuomioistuimet o ulkomaalaisasiat o muut c. vakuutusoikeus d. ulkoprosessuaaliset asiat (kuten oikeusaputoimistoissa nykyään) 2) Julkinen oikeusavun omavastuuosuus - perusomavastuu - lisäomavastuuosuus - oikeusturvavakuutuksen omavastuuosuus (jos oikeusapu myönnetty sen kattami- seksi) 3) Tilastotiedot yksityisille avustajille suoritetuista palkkioista ja kulukorvauksista Vähimmäispalkkiot - rikosasia - riita-/hakemusasia - muutoksenhakutuomioistuimessa käsitelty asia - istunnon kesto yli/alle 3 tuntia Tuntipalkkio - esitutkinta - valmistautuminen - istuntokäsittely (yhteistunnit ja istuntopäivät) - palkkiot matka-ajasta (yhteistunnit ja istuntopäivät) - muu matka Kulut - matka- ja majoituskulut - muut kulut - arvonlisäverottomat kulut 30 3135 Palkkion korotusperusteet Korotusperuste 20 % - Tehtävä joudutaan avustajasta riippumattomasta syistä suorittamaan vieraalla kielel- lä, poikkeuksellisissa olosuhteissa tai erityisen kiireellisenä. - Tehtävä on poikkeuksellisen vaikea ja sen hoitaminen edellyttää erityistä asiantunte- musta, kokemusta ja ammattitaitoa. - Avustajalla on tavallista tuntuvasti suurempi vastuu sen vuoksi, että kysymys on huomattava taloudellinen etuus, tai asialla muutoin on erityinen merkitys päämiehel- le. Korotusperuste 50 % - Lauantaina, sunnuntaina tai pyhäpäivänä pidettävistä pakkokeinokäsittelyistä sekä esitutkintaan kuuluvista muista tarpeellisista avustajantehtävistä palkkio suoritetaan 50 prosentilla korotettuna. Palkkion alennusperusteet - Avustaja ei ole suorittanut oikeustieteen kandidaatin tai sitä vastaavaa tutkintoa, hän ei harjoita asianajotoimintaa ammattimaisesti tai hänellä ei muutoin ole asianajotoi- minnasta aiheutuvia yleiskuluja. - Avustajan hoidettavana on useita samanlaisia, toisiinsa liittyviä asioita, joissa oikeu- denkäyntiaineisto on suureksi osaksi yhteinen. - Avustaja ei ole tehtävässään noudattanut hyvää asianajotapaa tai osoittanut riittävää ammattitaitoa tai huolellisuutta ja hän on sillä tai muulla tavoin tarpeettomasti pitkit- tänyt oikeudenkäyntiä taikka asian hoitamisessa on havaittavissa avustajasta johtuvia laiminlyöntejä tai puutteita. 5Lainsäädännölliset muutokset Oikeusapulainsäädännön muutostarpeita valmistellut työryhmä on mietinnössään (Työryhmämie- tintö 2007:4) laatinut luonnoksen hallituksen esitykseksi sekä uudeksi palkkioasetukseksi ja esit- 31 3235 tänyt, että uudistettavassa palkkionmaksatusjärjestelmässä otettaisiin huomioon sähköisen asioin- nin mahdollisuudet. Tämä työryhmä eli Oikeusavun sähköisen asioinnin ja asiankäsittelyn kehittämisen työryhmä on lähtenyt siitä olettamasta, että Oikeusapulainsäädännön muutostarpeita valmistelleen työryhmän ehdotukset toteutuvat Sähköisen asioinnin käyttöön ottaminen edellyttää myös tulo- ja varallisuusselvityksen liitteiksi ny- kyisin toimitettavien kuittien, tositteiden ja muiden asiapapereitten karsimista nykyisestä. Järjestelmän toimivuuden turvaamiseksi valtioneuvoston asetusta oikeusavusta tulisi muuttaa siten että kuitteja ja tositteita ei tarvitsisi toimittaa hakemuksen yhteydessä. Hakijalla ja selvityksen pyytäjällä olisi tällöin kuitenkin velvollisuus säilyttää tulo- ja varallisuusselvityksen pohjana olevat kuitit ja tositteet, jolloin oikeusaputoimisto ja tuomioistuin voisi tarvittaessa vaatia kuitit ja tositteet nähtäväkseen. Varallisuusveron poistumisen myötä varallisuutta koskevat tiedot ovat saatavilla vuoden 2005 vero- tuksesta lokakuun 2007 loppuun saakka. Tämän vuoksi järjestelmän selkeyttämiseksi valtioneuvoston asetusta oikeusavusta tulisi 15 §:n osalta muuttaa siten, että muun kuin helposti realisoitavan omaisuu- den huomioimisesta tulo- ja varallisuusselvityksessä luovutaan. Tuomioistuimet voivat nykyisin käyttää verottajan tietoja ns. sakkolaskurin välityksellä. Lain mukaan nykyistä käyttöyhteyttä voidaan käyttää vain sakon määräämistarkoituksessa. Uutta käyttöyhteystapaa varten tarvitaan lainmuutos. 6Taloudelliset, henkilöstöhallinnolliset, organisatoriset ja yhteiskunnalliset vaikutukset Sähköisen järjestelmän rakentaminen aiheuttaa arviolta seuraavia kustannuksia: Asiointiportaali Tavoitetilassa oikeusministeriön yhteisen asiointiportaalin palveluihin kuuluu oikeusapuhakemuksen vireillepano ja siihen liittyvän ratkaisupyynnön lähettäminen oikeusaputoimistolle sekä koelaskuripal- velu. Lisäksi jo hakemusvaiheessa avustaja/puolustaja voi lähettää laskuyhteenvedon tuomioistuimelle asiointiportaalin kautta. 32 3335 Vielä ei ole tietoa, mikä tulee olemaan asiointiportaalin ensimmäinen toteutus oikeushallinnossa. Asiointiportaalin käyttöön liittyvät yhteiset asiat, kuten suojaus/tietoturva-asiat ml. lokiratkaisut ja – näkymät odottavat yhteisiä päätöksiä. Asiointiportaalin kustannusarvio muodostuu seuraavista tekijöistä - yhteisen web-alustan edellytysten toteutus 20.000 euroa - portaalipalveluiden toteutus 300.000 euroa - palvelinkapasiteetti 12.000 euroa Portaalipalveluiden käyttöönotosta hyötyisivät sekä oikeusaputoimistot että tuomioistuimet. Yhteisen web-alustan kustannukset jäisivät tietohallinnon yhteisen kehittämisen kustannettaviksi ja portaalipal- velut ja palvelinkapasiteetti kustannettaisi puoliksi maksajina tuomioistuinsektori ja oikeusapusektori (156.000/156.000 euroa). Asiointiportaalin käyttö on asiakkaille maksutonta. Asiakkaan vastuulle jää tarvittavan tietokoneen ja tietoliikenneyhteyden hankkiminen. Hakemusrekisteri Hakemusrekisterin perustaminen, 50.000 euroa - portaaliyhteys ja –palvelut - oikeusapuhakemusten jakoperusteet - kentät, näytöt, näkymät - hakemusten toimittaminen oikeusapurekisteriin - käyttövaltuudet ja lokitiedosto Julia-järjestelmän muutokset, 220.000 euroa - saapuvien hakemusten käsittely 33 3435 - tietokantojen yhdistäminen - tuomioistuinten työpinot - laskuyhteenvetojen käsittely - käyttövaltuudet - muutokset arkistointi- ja raportointijärjestelmiin - muutokset avustajarekisteriin - e-kirjeen lähettäminen - sähköisen laskun siirtäminen Rondon käyttöön Rondo-järjestelmän muutokset, 10.000 – 20.000 euroa - sähköisen laskun noutaminen Rondoon Jatkuvat kustannukset 50.000 euroa - oikeusapurekisterin käyttöpalvelu ja ylläpito - asiointiportaalin käyttöpalvelu ja ylläpito - e-kirjepalvelu Kustannukset yhteensä 672.000 euroa Kyseessä on karkea arvio kustannuksista, joka tarkentuu määrittelyvaiheen jälkeen. Arvioidut kustan- nukset eivät sisällä omaa henkilötyötä, vaan pelkästään ulkopuoliselta palvelutoimittajalta ostettavaa henkilötyötä hankkeen määrittely-, suunnittelu-, toteutus- ja testausvaiheissa. Projektin aikana tarvi- taan kuitenkin omaa henkilötyövoimaa sekä hallinnonalan virastoista toiminnan asiantuntijoiksi ja tes- taajiksi että oikeushallinnon tietotekniikkakeskuksesta projektitehtäviin. Järjestelmän tuotantoon siir- ron jälkeen tarvitaan henkilöstöä koulutus-, neuvonta-, ylläpito- ja kehitystehtäviin. 34 3535 Syntyvien kustannusten vastapainona odotetaan asioiden sähköistämisen aiheuttavan henkilöstö- säästöjä. Oikeusapulainsäädännön muutostarpeita valmistellut työryhmä on arvioinut, että ehdo- tuksesta koituu tuomioistuimille noin 1 - 3 henkilötyövuotta vastaava säästö, OPK:lle 1 - 2 henki- lötyövuotta vastaava säästö sekä oikeusaputoimistoille noin 8 - 9 henkilötyövuotta vastaava sääs- tö. Organisatorisesti sähköinen asiointi mahdollistaa hakemusten entistä joustavamman käsittelyn ja työ- määrän tasaamisen oikeusaputoimistojen kesken. Tuomioistuimet voivat tarvittaessa tarkistaa asiak- kaan tulot käyttövaralaskurin avulla tarvitsematta ottaa yhteyttä oikeusaputoimistoon. Yhteiskunnallisesti hanke edistää kansalaisten mahdollisuuksia asioida viranomaisten kanssa interne- tin välityksellä. 7Jatkotoimenpiteet Kustannusten, työmäärien ja tietojärjestelmämuutosten tarkentamiseksi perustetaan määrittelyprojekti, joka aloittaa työnsä syksyllä 2007. Määrittelyprojektiin osallistuu asiantuntijoita oikeusaputoimistois- ta, tuomioistuimista, oikeushallinnon tietotekniikkakeskuksesta ja OPK:sta. Hankkeelle perustetaan ohjausryhmä. Määrittelyvaiheen tehtävänä on mm. tehdä pöytätestaus tässä työryhmässä suunnitellun toimintamallin toimivuuden testaamiseksi. Lisäksi määrittelyvaiheessa tarkennetaan oikeusavun sähköinen asiointi- malli tarkalla tasolla siten, että määrittelyn perusteella hanke voidaan kilpailuttaa ja määrittelyvaihees- ta voidaan siirtyä suunnitteluvaiheeseen. Määrittelyvaiheen jälkeen kilpailutetaan suunnittelu- ja toteutusvaihe. Tällä hetkellä hankkeelle ei ole osoitettu rahoitusta. Ensimmäisenä jatkotoimenpiteenä aloitetaan vä- littömästi rahoitusmahdollisuuksien selvittäminen. 35 Oikeusavun asiointijärjestelmän tavoitetila LIITE 1 Kansalainen / Asiamies - Oikeusavun sähköinen hakemus - Puolustajan hakemus -Ratkaisupyyntö -Laskuyhteenveto - Koelaskuri Oikeusapurekisteri -Oikeusaputoimistojen Juliat -Oikeusapupäätökset -Ratkaisupyynnöt -Puolustajan määräykset -Laskuyhteenvedot veroh internet Tuomioistuin Asiointi- liittymä E-kirje Hakemus- tietokanta - jako -historiatieto OPK Oikeusaputoimisto Rain- dance Uljas avustajat Rondo Oikeusapuhakemukset Ratkaisupyynnöt kysely -Laskut/maksatusmääräykset maksu Laskuyhteenvedot Puolustajan hakemukset 1 12.12.2006 LIITE 2 ERÄITTEN OIKEUDENKÄYNTIKUSTANNUSTEN SÄHKÖISEN KÄSITTELYN KEINOT JA EDELLYTYKSET Johdanto Oikeusministeriö asetti 17.3.2006 työryhmän selvittämään oikeusapulainsäädännön muu- tostarpeita sekä valmistelemaan esityksen oikeusapua koskeviin säädöksiin tarvittavista muutoksista. Työryhmä sai tehtäväkseen myös selvittää sähköisen asioinnin käyttöönoton mahdollisuuksia avustajien palkkioiden maksatuksessa. Oikeusapulakityöryhmä päätti perustaa alatyöryhmän selvittämään avustajien laskujen ja todistelukustannusten sähköisen käsittelyn keinoja ja edellytyksiä. Alatyöryhmän puheen- johtajaksi nimettiin johtava asiakaspalvelupäällikkö Anja Leino, joka kutsui työryhmään mukaan käräjätuomari Kimmo Leskisen, hallitussihteeri Merja Väisäsen, kehittämispääl- likkö Hannele Havalan, kehittämissuunnittelija Tuija Tuomolan, ylitarkastaja Teija Inki- län, taloussuunnittelija Anu Laineen sekä asiakaspalvelupäällikkö Minna Silvanderin, joka toimi alatyöryhmän sihteerinä. Alatyöryhmän tehtävänä oli selvittää, miten yksityisten oikeudenkäyntiavustajien lasku- jen ja todistelukorvausten käsittelyä voitaisiin yksinkertaistaa ja nopeuttaa mieluiten siten, että yksityiset avustajat voisivat toimittaa laskunsa sähköisesti. Todistelukorvausten sähköinen käsittely sisältyi alatyöryhmän toimeksiantoon. Oikeudenkäyntiavustajien laskuja maksetaan vuodessa noin 2000 toimittajalle, yhteensä noin 36000 kappaletta, todistelukorvauksia noin 45000 kpl. Lisäksi maksetaan n 1000 kpl todistelukorvausten ennakkoa, jotka ovat tämän kehittämistehtävän ulkopuolella. Poliisi- piireillä on niitä varten sähköinen lomake, joka faksataan palvelukeskukseen. Avustajien laskujen käsittelyä suunniteltaessa on otettava huomioon useita seikkoja: - avustajalla on/ei ole laskutusjärjestelmää - avustajan verotuksellinen asema, avustaja joko kuuluu ennakkoperintärekisteriin, on yhtiöverotuksen tai henkilöverotuksen piirissä - avustaja kuuluu/ei kuulu arvonlisäverovelvollisten rekisteriin - avustaja on/ei ole ulosmittauksen alainen Verorekisterimerkintöjen tarkastamista varten tulisi luoda yhteys Oikeushallinnon palve- lukeskuksen järjestelmän ja verottajan rekistereiden välille. Verottajan rekisteri tunnistaisi OPK:n rekisterissä olevat y-tunnukset ja ilmoittaisi muutoksista. Ne y-tunnukset, joita ei löydy ennakkoperintärekisteristä tai arvonlisäverovelvollisten rekisteristä tulostuisivat vir- helistalle, jonka avulla OPK:ssa tarkistettaisiin maksunsaajan verotuksellinen asema. Jos y-tunnus löytyy molemmista verorekistereistä, lasku menee maksuun. Ulosmittausten täsmällisemmäksi hoitamiseksi olisi tarpeellista luoda yhteys ulosoton tie- tojärjestelmään. Ehdotus yksityisten oikeudenkäyntiavustajien laskujen sähköiseksi käsittelyksi Yksityisten oikeudenkäyntiavustajien laskujen sähköiseen käsittelyyn löytyy monta vaih- toehtoista menettelyä. Sähköistä käsittelyä suunniteltaessa on otettava huomioon muuta- mia seikkoja. 2 Avustajien omat reskontraohjelmat Avustajan reskontraohjelmalla ei ole maksatuksen kannalta merkitystä, kun kaikki laskut, verkkolaskut tai skannattavat paperilaskut, viipyvät sähköisessä laskujen kierrätysjärjes- telmässä Rondossa aina yön yli. Kysymykseen ei siis tule, että avustaja voisi toimittaa omasta reskontrastaan laskun suoraan sähköisenä tuomioistuimelle. Menettelyn on oltava yhtenäinen riippumatta asian kiireellisyydestä, ja avustajilla pitää olla mahdollisuus toi- mittaa laskunsa hyvin pikaisella toimitusajalla tuomioistuimelle. Laskun toimittaminen tuomioistuimelle Laskun sähköiseen välittämiseen tuomioistuimelle on valittava kaikkien avustajien käytet- tävissä oleva menettely, jolla on mahdollista toimittaa lasku nopeasti tuomioistuimelle. Kaikilla oikeudenkäyntiavustajilla voi olettaa olevan käytössään sähköposti. Laskun tai laskutettavat tiedot voi toimittaa sovittuun sähköpostiosoitteeseen tuomioistuimeen vaikka hetkeä ennen istunnon alkua. Avustaja tuo lisäksi istuntoon omasta reskontrastaan tuloste- tun laskun kuluerittelyjen selvittämistä varten. Laskuyhteenveto Avustaja kirjaa päivittäiset laskutusasiansa omaan reskontraansa, johon kertyvien tietojen perusteella avustaja täyttää sähköisen laskuyhteenvedon. Laskuyhteenvetolomakkeelle tu- lee silloin kirjattavaksi toiseen kertaan olemassa olevia asioita, mutta siten laskutustiedot saadaan sähköisessä ja vakioidussa muodossa tuomioistuimelle. Laskuyhteenvetolomake on saatavissa netistä ns. salaisesta osoitteesta, joka kerrotaan avustajalle oikeusapupäätöksessä. Laskuyhteenvetolomakkeessa ovat kaikki arvonlisäverolain vaatimusten mukaiset avusta- jan laskutus- ja pankkiyhteystiedot. Lomakkeella ovat korvausvaatimukset rivitietoina ja sarakkeet avustajan vaatimuksen merkitsemiseen ja vastapuolen hyväksymistä/tuomio- istuimen päätöstä varten. Lomakkeen sisältö tarkentuu, kun palkkioasetuksen sisältö on selvillä. Salassapidettävissä asioissa avustaja kirjoittaa laskuyhteenvetoon päämiehen nimen koh- dalle N.N. Avustaja lähettää laskuyhteenvedon joko tuomioistuimen virastopostilaatikkoon tai erik- seen näitä asioita varten avattuun virastopostilaatikkoon, joka on tuomioistuimen kärä- jäsihteereiden käytössä. Jos laskuyhteenvedot lähetetään yleiseen virstopostilaatikkoon, viestien otsikoinnista tulee antaa ohjeet, jotta ne viestit, joissa on liitteenä laskuyhteenve- to, voidaan helposti erottaa muusta sähköpostista. Laskuyhteenvetoon tulisi saada mukaan viitenumerointi, joka helpottaisi ja nopeuttaisi avustajien omaa tulojen seurantaa ja alentaisi merkittävästi maksujen välityskustannuksia. Viitenumerollisen maksun välittäminen maksaa 0,03 € , viestillisen 0,05 € ja viitteettömän 0,08 € kappaleelta. Maksatuspäätös Tuomioistuimessa käräjäsihteeri tulostaa avustajan lähettämän laskuyhteenvedon sähkö- postista. Käräjäsihteereillä tulee olla oikeus tulostaa yhteenvetoja istuntosalin tietokoneel- 3 ta myös virka-ajan ulkopuolella. Selvitettäväksi jää, mitkä otsikkotiedot laskuyhteenve- dossa pitää olla, jotta käräjäsihteeri pystyy vaivattomasti yhdistämään laskuyhteenvedon käsiteltävään asiaan ja oikeusapupäätökseen. Vastapuoli lausuu ja puheenjohtaja määrää maksut tulostetun laskuerittelyn perusteella. Koneella oleva yhteenveto on maksutietojen saamista, päättämistä ja maksatusta varten. Avustaja tuo omasta reskontrastaan tulostetun tehtävä- ja kuluerittelyn sisältävän laskun mukanaan istuntoon ja antaa sen puheenjohtajalle. Lomakkeen tuomioistuimen käytössä olevaan maksatuspäätösosaan liitetään tarvittavat laskukaavat arvonlisäveron ja julkisen oikeusavun omavastuuosuuksien laskemista varten. Tuomioistuimessa pitää voida muokata lomakkeen kaikkia tietoja. Ennen avustajalle maksettavan palkkion ja kulukorvauksen määräämistä pitää tarkistaa avustajan kuuluminen arvonlisäverovelvollisten rekisteriin, jos avustaja laskuttaa arvon- lisäveroa. Arvonlisäveron määrällä on merkitystä määrättäessä vastapuolen maksettavaa korvausta. Tuomioistuimessa käräjäsihteeri merkitsee sähköiselle lomakkeelle tuomioistuimen päät- tämät maksettavat määrät ja asiatarkastaa asiakirjan sähköisesti. Puheenjohtaja hyväksyy menon sähköisesti. Maksatuspäätös julistetaan tarpeellisilta osiltaan pääasian yhteydessä ja maksatuspäätök- sen tuloste liitetään pääasian tuomion/päätöksen liitteeksi. Maksatuspäätöksen sisältöä voi suunnitella tarkemmin vasta sitten, kun oikeusavun palk- kioasetuksen sisältö on tiedossa. Maksettavaksi toimittaminen Tuomioistuimessa hyväksytyt maksatuspäätökset siirtyvät automaattisesti tai siirretään eräsiirtona palvelimelle, josta sähköinen ostolaskujärjestelmä Rondo noutaa ne. Oikeushallinnon palvelukeskuksessa käsitellään Rondossa olevat maksatuspäätökset. OPK:ssa tutkitaan maksunsaajan verotuksellinen asema ja siirretään manuaalikäsittelyyn ne, jotka eivät kuulu ennakkoperintärekisteriin. Manuaalikäsittelyä varten maksatuspää- tökset tulostetaan paperille ja poistetaan Rondosta. Manuaalikäsittelyssä huolehditaan yh- tiöverotus tai henkilöverotus sekä ulosmittaukset. Sähköiseen käsittelyyn pääsevät ennakkoperintärekisteriin kuuluvien maksunsaajien mak- satuspäätökset tiliöidään Rondossa siltä osin, mitä ei ole tuomioistuimessa tiliöity. Maksa- tuspäätökseen lisätään talousarviotilit sekä liikekirjanpidon tilit. Vastuualue on tuomiois- tuimen koodinumero. Selvitettäväksi asiaksi jäi, tarvitaanko näitä maksatuksia varten erikseen oma Rondo vai saako maksatuspäätökset suojattua siten, että niitä eivät tietosuojan takia näe kuin tietyt oikeutetut henkilöt. Rondosta maksatuspäätösten tiedot siirtyvät maksatuksen yhteydessä Raindanceen, josta ne ovat raportoitavissa. 4 Maksamisen jälkeen maksatuspäätökset arkistoituvat automaattisesti sähköiseen Rondon arkistoon. Tilastotiedot Oikeusapulain nojalla maksettavista menoista kerätään tilastotiedot nykyisin yksittäin jo- kaiselta laskulta. Tuomioistuimessa laskuun merkitään asian diaarinumero, asianosaisase- ma, tieto siitä onko kysymyksessä avustaja, puolustaja tms., avustajan tms. pätevyys, onko oikeusapu myönnetty korvauksetta/osakorvausta vastaan sekä asian ratkaisuvaihe. Tuo- mioistuimessa jokaiselle laskulle merkitään viisi ruksia. OPK:ssa tilastotiedot tallennetaan laskun maksamisen yhteydessä kirjanpitotietoihin. Tilastotietojen keruu tulee uudistaa täysin oikeusavun sähköistämisen yhteydessä, että voidaan luopua maksamisen yhteydessä kerättävistä tilastotiedoista. Asian diaarinumerolla ja tuomioistuimen vastuualuekoodilla pystytään yhdistämään eri järjestelmien tietoja. Todistelukorvaukset Nykyinen todistelukorvauslomake säilytetään sellaisenaan ulkoasunsa ja käytön puolesta. Todistaja tuo oikeudenistuntoon täytetyn lomakkeen tai täyttää sen istunnossa. Käräjäsihteeri siirtää paperilomakkeelta maksatuksen kannalta välttämättömät tiedot säh- köiselle lomakepohjalle. Sähköinen lomake, todistelukorvauksen maksupäätös, asiatarkas- tetaan ja hyväksytään tuomioistuimessa sähköisesti. Hyväksynnän jälkeen lomake siirtyy tai siirretään palvelimelle, josta Rondo noutaa lo- makkeen. Todistelukorvaukset tiliöidään Rondossa vakiotiliöintimallin mukaan automaattisesti. Oikeushallinnon palvelukeskus siirtää maksuun menevät todistelukorvaukset Raindanceen ja maksamisen jälkeen Rondon sähköiseen arkistoon. Sähköistämisen tuomat hyödyt ja todennäköiset säästöt Hyödyt tuomioistuimessa Kun yksityisten oikeusavustajien maksatuspäätökset tehdään sähköisen järjestelmän avul- la tuomioistuinten työ helpottuu joiltakin osin. Työmäärään sähköisellä järjestelmällä ei ole välitöntä vaikutusta, koska jokainen maksatuspäätös on tutkittava erikseen. Maksatus- päätöksen tekemisen vaatimaan aikaan vaikuttaa olennaisesti oikeusavun palkkioasetuksen sisältö (onko asetus taksaperusteinen vai tuntiperusteinen). Suurta hyötyä tuomioistuimille tulee olemaan maksatuspäätökseen sisältyvistä laskukaa- voista. Tuomioistuimissa ei uudessa järjestelmässä enää tarvitse merkitä maksatuspäätöksiin tilas- totietoja, kun tilastotiedot kerätään muista lähteistä. Tuomioistuinten ei tarvitse enää täyttää lähetelomakkeita eikä postittaa avustajien laskuja. Postitettaviksi jäävät tulkkien ja kääntäjien laskut sekä syytteestä vapautettujen korvaus- lomakkeet ym. 5 Tuomioistuimia hyödyttää erityisesti se, että laskut tai todistelukorvauslomakkeet eivät voi hävitä sähköisessä järjestelmässä. Avustajien, todistajien ja asianomistajien maksu- kyselyt vähenevät, kun maksumääräykset välittyvät Oikeushallinnon palvelukeskukseen päivittäin ja niitten maksaminenkin OPK:ssa nopeutuu. Hyödyt Oikeushallinnon palvelukeskuksessa Oikeushallinnon palvelukeskuksessa laskujen esikäsittelyn ja tallennettavan tiedon määrä pienenee merkittävästi. Vain niitten avustajien laskut, jotka eivät kuulu ennakkoperintäre- kisteriin. joudutaan tallentamaan yksittäin reskontraan. Tuomioistuinten määräämien to- distelukorvausten tallennus loppuu kokonaan, vain todistelukorvausten ennakot tallenne- taan OPK:ssa. OPK:ssa tuomioistuinten lähetelomakkeiden käsittely pienenee, kun tuomioistuimet lähet- tävät kirjeissä vain tulkkien ja kääntäjien sekä yksityishenkilöitten velkaselvittäjien laskut. OPK:n arkistotilan tarve supistuu murto-osaan nykyisestä, kun vain pieni osa nykyiseen verrattuna arkistoidaan paperisena. OPK:ssa asiakkaiden maksukyselyiden määrä supistuu hyvin vähäiseksi, kun laskut tai to- distelukorvaukset eivät unohdu tuomioistuimeen eivätkä muutoinkaan voi hävitä sähköi- sessä järjestelmässä. Kun avustajille maksettavien korvausten käsittelyyn saadaan liitettyä yhteydet verottajan arvonlisä- ja ennakkoperintärekistereihin sekä ulosottojärjestelmään, korvausten käsittely muuttuu entistä nopeammaksi ja virheettömämmäksi. Ennen liittymien valmistumista ve- rorekisterimerkinnät tarkastetaan nykyiseen tapaan yksittäin ytj:stä. Samoin ulosmittauk- set hoidetaan manuaalijärjestelmän avulla. Yksityisten oikeudenkäyntiavustajien laskujen sähköisen käsittelyn arvioidaan tuottavan Oikeushallinnon palvelukeskuksessa kahden henkilötyövuoden säästön. LIITE 3 Laskuyhteenvetoa sekä Maksatuspäätöstä koskevat ohjeet Laskuyhteenveto Järjestelmä tuo lomakkeelle automaattisesti asianumeron sekä tuomioistuinta ja laskun päivä- määrää koskevat tiedot. Maksunsaaja täyttää yhteys- ja muita tietojaan koskevat kohdat tai poimii tiedot avustajarekis- teristä. Seuraavaksi maksunsaaja täyttää asianimikettä ja päämiestä koskevat kohdat lomakkeesta. Päämiehen asianosaisasemaa ja avustajan tms. asemaa koskevat tilastotiedot joudutaan täyttämään lomakkeelle vain poikkeustapauksessa. Maksunsaaja täyttää lisäksi vaatimuksensa palkkiolajia koskevan osion lukuun ottamatta istunnon kestoa koskevaa kohtaa, jonka tuomioistuin täyttää laatiessaan maksatuspäätöksen. Silloin kun asiassa tulee sovellettavaksi korotus- ja alennusperusteita, maksunsaaja rastittaa esittämänsä korotusperusteen ja alennusperusteita sovellettaessa syyn alennusperusteen käyttämiselle. Maksunsaaja täyttää lisäksi kulukorvauksia koskevat vaatimuksensa. Maksatuspäätös Järjestelmä tuo lomakkeelle automaattisesti asianumeron sekä tuomioistuinta ja ratkaisupäivää koskevat tiedot. Laskuyhtenvetoon merkityt tiedot siirtyvät automaattisesti makatuspäätöksen vastaaviin kohtiin. Julkista oikeusapua koskevasta päätöksestä tai julkisen puolustajan määräyksen yhteydessä tehdystä tulo- ja varallisuusselvityksestä järjestelmä hakee julkista oikeusapua kokevassa kohdassa tarvittavat tiedot. Tuomioistuin merkitsee maksatuspäätöksen määrätyt palkkiot ja kulukorvaukset. Lomakkeen laskentakaavat huolehtivat yhteenlaskuista, summien kopioinnista toiselle sivulle ao. kohtiin, korotuksen tai alennuksen sekä arvonlisäveron laskemisesta. Tuomioistuin rastittaa alennusperusteen niissä tilanteissa, joissa avustaja ei ole tehtävässään noudattanut hyvää asianajotapaa tai osoittanut riittävää ammattitaitoa tai huolellisuutta ja hän on sillä tai muulla tavoin tarpeettomasti pitkittänyt oikeudenkäyntiä taikka asian hoitamisessa on havaittavissa avustajasta johtuvia laiminlyöntejä tai puutteita. Tuomioistuin voi tarvittaessa hyödyntää kohdassa perustelut olevia valmiita fraaseja. Maksatuspäätöksen tekijä merkitsee kohtaan allekirjoitus allekirjoituksensa MAKSATUSPÄÄTÖS Avustajan palkkio ja kulukorvaus AsianumeroRatkaisupäivä Tuomioistuin ja osasto Maksun saajan nimi Maksun saajan osoite ja muut yhteyst iedot Pankki ja t ilinumero Avustajantms. nimi, jos eri kuin maksun saaja Asianimike Istunnon kestoPalkkiolaji Määrätty 50 % Lauantaina, sunnuntaina tai pyhäpäivänä pidettävistä pakkokeinokäsittelyistä sekä esitutkitaan kuuluvista muista tarpeellisista avustajantehtävistä palkkio suoritetaan 50 prosentilla korotettuna. Tehtävä on poikkeuksellisen vaikea ja sen hoitaminen edellyttää erityistä asiantuntemusta, kokemusta ja ammattitaitoa. 20 % Tehtävä joudutaan avustajasta riippumattomista syistä suorittamaan vieraalla kielellä, poikkeuksellisissa olosuhteissa tai erityisen kiireellisenä. Avustajal la on tavall ista tuntuvasti suurempi vastuu sen vuoksi, että kysymyk- on huomattava taloudellinen etuus, tai asialla muutoin on erityinen merkitys päämiehelle. KOROTUSPERUSTEET Avustaja ei ole suorittanut oikeustieteen kandidaatin tai sitä vastaavaa tutkin- toa, hän ei harjoita asianajotoimintaa ammattimaisesti tai hänellä ei muutoin ole asianajotoiminnasta aiheutuvia yleiskuluja. Avustajan hoidettavana on useita samanlaisia, toisiinsa lii ttyiä asioita, joissa oikeudenkäyntiaineisto on suureksi osaksi yhteinen. Avustaja ei ole tehtävässään noudattanut hyvää asianajotapaa tai osoittanut riittävää ammattitaitoa tai huolel lisuutta ja hän on sillä tai muulla tavoin tar- peettomasti pitkittänyt oikeudenkäyntiä taikka asian hoitamisessa on havaitta- vissa avustajasta johtuvia laiminlyöntejä tai puutteita. Käytetty aika Määrätty ALENNUSPERUSTEET avustajaasianomistaja hakija, kuultava, muu vastaaja rikosasiassa vastaaja riita-asiassa kantaja riita-asiassa puolustaja ROL Päämiesten luku- määrä tässä asiassa Päämiehen asianosaisasema asianomistajan avustaja, ROL Verotuskunta Maksun saaja kuuluu arvonlisä- verorekisteriin Päämiestä on kuultu laskusta Y-tunnus Avustajan tms. asema Vaatimus Henkilötunnus TUNTIPALKKIO Valmistelu Istunto Matka oikeudenkäyntiin Muu matka Päämies MäärättyVaatimusKULUKORVAUKSET Matka- ja majoituskulut Muut kulut ennakkoperin- tärekisteriin Päämies on hyväksynyt laskun Arvonlisäverottomat kulut muutoksen- hakuasiassa yli 3 tuntia Vaadittu vähimmäispalkkiota riita-/hakemus- asiassarikosasiassa Vaatimus 3 tuntia tai alleVÄHIMMÄISPALKKIO Kulukorvaukset yhteensä Tuntipalkkiot yhteensä PERUSTELUT Perusteita korotusvaatimukselle ei ole. Vähimmäispalkkion ja tuntiperusteisen palkkion osalta on vähäinen ero, minkä vuoksi palkkiota määrättäessä on noudatettu vähimmäispalkkiota. Vaaditut matkatunnit eivät ylitä matkakulujen omavastuuosuutta, minkä vuoksi matka-aikavaatimusta ei ole otettu huomioon palkkiota määrättäessä. Lisäperustelut ALLEKIRJOITUS Palkkiota Arvonlisäveroa Kulukorvauksia Arvonlisäveroa Yhteensä MÄÄRÄTTY PALKKIO Hyväksytty laskutus Korotus Alennus Yhteensä MÄÄRÄTYT KULU- KORVAUKSET Yhteensä JULKINEN OIKEUSAPU Valtion varoista maksettavan palkkion määrä Allekirjoitus, virka-asema ja nimenselvennys AVUSTAJALLE/PUOLUS- TAJALLE MAKSETAAN YHTEENSÄ Perusomavastuuosuus Lisäomavastuuosuus Oikeusturvavakuutuksen omavastuuosuus (jos oikeusapu myönnetty sen kattamiseksi ) Vaaditut matkatunnit on hyväksytty yhden tunnin osalta, koska matka-ajan maksamiseen ei ole pidemmältä ajalta erityistä syytä. LASKUYHTEENVETO Avustajan palkkio ja kulukorvaus AsianumeroLaskun päivämäärä Tuomioistuin ja osasto Maksun saajan nimi Maksun saajan osoite ja muut yhteyst iedot Pankki ja t ilinumero Avustajantms. nimi, jos eri kuin maksun saaja Asianimike Palkkiolaji 50 % Lauantaina, sunnuntaina tai pyhäpäivänä pidettävistä pakkokeinokäsittelyistä sekä esitutkitaan kuuluvista muista tarpeellisista avustajantehtävistä palkkio suoritetaan 50 prosentilla korotettuna. Tehtävä on poikkeuksellisen vaikea ja sen hoitaminen edellyttää erityistä asiantuntemusta, kokemusta ja ammattitaitoa. 20 % Tehtävä joudutaan avustajasta riippumattomista syistä suorittamaan vieraalla kielellä, poikkeuksellisissa olosuhteissa tai erityisen kiireellisenä. Avustajal la on tavall ista tuntuvasti suurempi vastuu sen vuoksi, että kysymyk- on huomattava taloudellinen etuus, tai asialla muutoin on erityinen merkitys päämiehelle. KOROTUSPERUSTEET Avustaja ei ole suorittanut oikeustieteen kandidaatin tai sitä vastaavaa tutkin- toa, hän ei harjoita asianajotoimintaa ammattimaisesti tai hänellä ei muutoin ole asianajotoiminnasta aiheutuvia yleiskuluja. Avustajan hoidettavana on useita samanlaisia, toisiinsa lii ttyviä asioita, joissa oikeudenkäyntiaineisto on suureksi osaksi yhteinen. Käytetty aika ALENNUSPERUSTEET avustajaasianomistaja hakija, kuultava, muu vastaaja rikosasiassa vastaaja riita-asiassa kantaja riita-asiassa puolustaja ROL Päämiesten luku- määrä tässä asiassa Päämiehen asianosaisasema asianomistajan avustaja, ROL Verotuskunta Maksun saaja kuuluu arvonlisä- verorekisteriin Päämiestä on kuultu laskusta Y-tunnus Avustajan tms. asema Vaatimus Henkilötunnus TUNTIPALKKIO Valmistelu Istunto Matka oikeudenkäyntiin Muu matka Päämies VaatimusKULUKORVAUKSET Matka- ja majoituskulut Muut kulut Arvonlisäverottomat kulut ennakkoperin- tärekisteriin Päämies on hyväksynyt laskun muutoksen- hakuasiassa Vaadittu vähimmäispalkkiota riita-/hakemus- asiassarikosasiassa Vaatimus VÄHIMMÄISPALKKIO Oikeusapupäätös Yhteydenotto Taloudellisten ja oikeudellisten edellytysten tutkiminen Oikeusapu- Toimisto Hakija / Asiamies Tuomioistuin Oikeusavun hakeminen Hakemuksen täydentäminen Asiakirjat Ok? Kielteinen oikeusapupäätös Itseoikaisu Ajanvaraus EI KYLLÄ Oikeusavusta päättäminen Hakemus: Asiakirjat Tuloselvitys ja selvitys varallisuudesta edellytykset Ok? Myönteinen oikeusapupäätös Tyytyykö Päätökseen? Ratkaisupyyntö EI Oikaistaan? KYLLÄ Ratkaisupyynnön käsittely EI KYLLÄ EI LIITE 4 Ratkaisupyyntö Valituksen käsittely Oikeusapu- Toimisto Hakija / Asiamies Tuomioistuin Ratkaisu Ratkaisupyynnön lähettäminen tuomiovaltaiselle tuomioistuimelle Ilmoitus hakijalle Tyytyykö ratkaisuun? Ratkaisupyyntö Ratkaisupyynnön käsittely EI Valitus Ratkaisupyynnön lähettämisen ilmoittaminen hakijalle Ratkaisu LIITE 4 1.1 A.3 Paperisen oikeudenkäyntikululaskun hyväksyminen 1.1.1 Prosessikortti Paperisen oikeudenkäyntikululaskun hyväksyminen Prosessin kuvaus Oikeudenkäyntikululaskujen käsittely ja maksatus palvelukeskuksessa. Prosessin omistaja Anja Leino Roolit / resurssit Syötteet Lopputuotteet Arkistoitu lasku Frekvenssi Kesto Käytettävät tietojärjestemät Raindance, Rondo arkisto Riskit ja ongelmakohdat Rajapinnat muihin prosesseihin J.3 Palkan maksatus, T.5 Maksatuksen suorittaminen A.3 Paperisen oikeudenkäyntikululaskun hyväksyminen (1/2) J ä r j e s t e l m ä t , l o p p u t u o t . P K R e s k o n t - r a n h o i t a j a P K E s i k ä s i t t e - l i j ä Hyväksytty paperinen lasku (asiakäsittely- prosessissa) hyväksytty + lähete Maksun saaja henk. verotettava? Palkamaksu- prosessi (J13) Kirjaus oikeudenkäyntikulu- jen ostoreskontraan (A.3.4) Raindance Toimittajatietojen tarkastaminen (A.3.2) Toimittajatietojen ylläpito (ulosottotietojen tarkistus, EPR) (A.3.3) Lähete täsmää laskuihin? Laskujen vastaanottami- nen (A.3.1) Kyllä Raindance Ei / yhteys virastoon Kyllä Ei J ä r j e s t e l m ä t , l o p p u t u o t . P K R e s k o n t - r a n h o i t a j a P K E s i k ä s i t t e - l i j ä Numero A.3.1 Nimi Laskujen vastaanottaminen Kuvaus Palvelukeskuksessa esikäsittelijä ottaa laskut vastaan ja vertaa niiden tiedot lähetteeseen sekä tarkastaa asiatarkastus- ja hyväksymismerkinnän (poikkeava hyväksymiskäsittely tuomioistuimissa, mainittu erikseen TAS:ssa). Jos lähete ei täsmää laskuihin, esikäsittelijä ottaa yhteyttä virastoon tilanteen korjaamiseksi. Esikäsittelijä järjestää saapuneet laskut lajeittain ja laskut varustetaan päivämääräleimalla: 1) avustajan palkkiolaskut, 2) todistelukorvaukset, 3) todisteluennakot, 4) velkaselvittäjät, 5) tulkit, kääntäjät, sovittelijat ja asiantuntijapalkkiot, 6) ROL-korvaukset, 7) isyystutkimukset sekä 8)kansainväliset maksut. Todisteluennakot, isyystutkimuslaskut, tulkit/kääntäjät yms. sekä kansainväl.maksut siirtyvät kukin omaan käsittelyprosessiinsa (prosessikaaviossa A.3.2:n jälkeen). Tilastoja varten kaikista lajeista lasketaan myös kappalemäärät. .Resurssit esikäsittelijä Kesto Frekvenssi Syöte Saapunut lähete ja hyväksytty oikeudenkäyntikululasku Tuotos Lähetteen ja laskun tiedot täsmäävät Välineet Numero A.3.2 Nimi Toimittajatietojen tarkastaminen Kuvaus Esikäsittelijä tarkastaa RD:n ostoreskontrasta toimittajatiedot ja, jos toimittaja löytyy, toimittajanumero sekä y-tunnus merkitään laskuun. Laskuun tehdään myös merkinnät mahdollisesti suoritettavasta ulosottoperinnästä ja/tai ennakonpidätyksestä (tiedot toimittajatietojen tekstitiedostossa). Jos ulosottomerkintöjä, perintätieto tarkistetaan vielä voudilta, mikäli mk:ssa ei jo ole jatkuvaa maksukieltoa kyseiselle toimittajalle. Jos toimittaja on yhtiöverotettava (13 %:n tai verokortin mukainen ennakonpidätys), lasku siirrettään suoraan ao. laskujen käsittelyyn. Resurssit esikäsittelijä Kesto Frekvenssi Syöte Tarkastamaton oikeudenkäyntikululasku Tuotos Tarkastettu oikeudenkäyntikululasku Välineet Raindance Numero A.3.3 Nimi Toimittajatietojen ylläpito (ulosottotietojen tarkistus, EPR) Kuvaus Laskujen esikäsittelijä perustaa toimittajan RD:n ao. reskontraan tai muuttaa olemassa olevan toimittajan tietoja. Laskujen käsittelijä tarkastaa toimittajan ennakkoperintärekisterimerkinnän ja alv.rek-merkinnän YTJ:stä ja merkitsee laskuun maininnan merkinnästä tai sen puuttumisesta.(Pros.kaavioon A.3.3. myös ’alv’ uo:n ja epr:n lisäksi.) Jos maksunsaaja ei ole eperessä, lasku siirretään yhtiöverollisten käsittelyyn tai palkanmaksujärjestelmään. Sen jälkeen muut laskut siirtyvät oikeudenkäyntikululaskujen tallentajalle. Uuden toimittajan osalta selvitetään, liittyykö toimittajaan ulosottomiehen perintäasiakirjoja, jos toimittajaa ei ole merkitty ennakkoperintärekisteriin. (Henkilöverotettavat siirretään palkanmaksuprosessiin. Yhtiöverotettavien käisttely on kuvattu työohjeissa.) Resurssit esikäsittelijä Kesto Frekvenssi Syöte Tarkastettu lasku Tuotos Toimitttajatiedot ylläpidetty Välineet Raindance Numero A.3.4 Nimi Kirjaus oikeudenkäyntikulujen ostoreskontraan Kuvaus Ostoreskontran hoitaja syöttää tuomioistuimessa jo tarkastetun ja hyväksytyn laskun reskontraan. Samalla tarkastetaan tilastointitiedot ja täydennetään tiliöinti. Laskutyyppejä varten ao. reskontrassa on oma reskontratositelaji, jolla tiliöintitiedot on voitu mahdollisimman pitkälle automatisoida. Jos laskussa on epäselvyyksiä, lasku palautetaan tuomioistuimeen tai sitä korjataan tuomioistuimesta saatujen lisäselvitysten jälkeen. Tallennuksen jälkeen maksut tarkastetaan (maksunsaaja, maksettava määrä, alvin osuus, vastuualue), minkä jälkeen lasku siirtyy maksatus- ja kirjanpitoprosessiin (T5). Resurssit ostoreskontranhoitaja Kesto Frekvenssi Syöte tarkastettu lasku Tuotos Tallennettu lasku Välineet Raindance Numero A.3.5 Nimi Oikeudenkäyntikulujen ostoreskontran täsmäytys Kuvaus Huolehditaan ettei reskontraan jää maksamatta laskuja, joiden eräpäivä on jo mennyt tai eräpäivä on virheellinen (tulevaisuudessa). Oikeudenkäyntikulujen ostoreskontranhoitaja tarkastaa kuun lopussa, että RD:n reskontrassa olevien laskujen määrä vastaa ao. ostovelkojen tilien saldoa. Täsmäytys on dokumentoitava ja se säilytetään tilinpäätöksen valmistumiseen saakka. Resurssit ostoreskontranhoitaja Kesto Frekvenssi Syöte Tarve täsmäyttää ostoreskontra Tuotos Täsmäytetty ostoreskontra Välineet Raindance Numero A.3.6 Nimi Laskun manuaalinen arkistointi ja lähetteen skannaus ja arkistointi Kuvaus Päivän maksuaineiston käsittelijä (= reskontranhoitaja) arkistoi laskun paperisena sekä skannaa lähetteen ja siirtää sen Rondo Arkistoon. Resurssit Reskontranhoitaja Kesto Frekvenssi Syöte Maksettu lasku Tuotos Arkistoitu lasku ja skannattu ja arkistoitu lähete Välineet Rondo arkisto LIITE 5 sivu 1 (3) 1 Sähköisen asioinnin edellytykset ja vaatimukset Ohessa on lista edellytyksistä ja vaatimuksista, jotka on muistettava ottaa huomioon silloin, kun toi- mintaprosesseja sähköistetään: - vahvaa tunnistamista ja käyttöoikeuksien hallinnointia tarvitaan tapauksissa, joissa syntyy oikeusvaikutuksia. o täyttyy –päätöksentekokriteerit: kyllä / ei -kriteeristö o yhteys hallitusohjelmaan ja sen politiikkaohjelmiin o yhteys oikeuspolitiikan strategiaan o edistää sektorin tulostavoitteiden saavuttamista o investointi on kannattava (tavoitteena takaisinmaksuaika 2 vuotta tai alle) o resurssit kunnossa (substanssi 60 -70 %, tietohallinto 30-40 %) Taloudellinen näkökulma - tuottavuus kasvaa merkittävästi - palvelun toteutuskustannukset ovat vähäiset Prosessinäkökulma - prosessin läpimenoaika lyhenee huomattavasti - hukka (aika, tuotantovälineet tms.) vähenee merkittävästi - toteuttamisessa pystytään merkittävästi hyödyntämään jo muissa toteutuksis- sa - hyödynnettyjä komponentteja, toimintamalleja tai osaamista - prosessin laatu paranee LIITE 5 2 (3) - palvelun toteuttamiseen tai lopputuotteen laatuun ei liity merkittäviä riskejä Henkilöstönäkökulma - palvelun toteuttaminen vapauttaa merkittävästi rutiineista - palvelun toteuttamisen vaatima osaaminen on käytettävissä, eikä resursointiin liity merkittäviä riskejä - palvelulla on positiivinen vaikutus työtyytyväisyyteen Asiakasnäkökulma - palvelu luo merkittävästi lisäarvoa asiakkaalle (palvelu paranee) - palvelu koskee suuria asiakas- tai tapahtumamääriä - itsepalveluaste kasvaa merkittävästi Seurantamittarit Sähköisen asioinnin palveluiden arviointimittarit jaetaan neljään ryhmään: a. prosessit ja rakenteet b. resurssit ja talous c. uudistumiskyky ja työkyky d. yhteiskunnallinen vaikuttavuus Prosessit ja rakenteet - kuinka paljon sähköistä asiointipalvelua käytetään verrattuna muihin kana- viin, esim. manuaaliseen työhön verrattuna (?yleistavoite: 1. vuosi 20 %, 2. vuosi 40%, 3. vuosi 60 %, 4. vuosi 80 %) - prosessien läpimenoaikojen muutos - palvelun käytettävyys - palvelun käyttöaste LIITE 5 3 (3) - kuinka paljon sähköinen asiointi auttaa keskittymään viraston ydinprosessiin - kuinka hyvin virastossa on pystytty ottamaan käyttöön systemaattiset työtavat - vastausaika palveluiden neuvontakyselyihin Resurssit ja talous - suuria asiakas- tai tapahtuma-määriä - kustannussäästöt mm. tiedonkeruussa - kustannustehokkaat tietojärjestelmät - resurssien oikea mitoitus ja tehokas hyödyntäminen - palveluiden tehokas tuottaminen ja aikatauluissa ja budjetissa pysyminen - kustannusten siirtymän seuranta - käyttäjätilastot Uudistumiskyky ja työkyky - reagointiherkkyys toimintaympäristön muutoksiin - henkilöstön osaaminen ja työympäristön toimintakyky - siirtyminen neuvontatehtäviin - työn laadun parantuminen (virheiden ja poikkeustapausten määrä?) Yhteiskunnallinen vaikuttavuus - asiakastyytyväisyys - itsepalveluaste kasvaa merkittävästi - kokonaisprosessin nopeutuminen