Etäkokoukset ja etäosallistuminen osakeyhtiöissä, asunto-osakeyhtiöissä ja osuuskunnissa : Työryhmän mietintö

Abstract

Tietoliikenneyhteyksien ja kokouspalveluiden kehitys sekä yhteisöjen ja niiden osakkaiden ja jäsenten valmiudet ja osaaminen näiden palveluiden käyttämiseen kehittyvät niin, että etäosallistuminen ja kokouksen järjestäminen pelkästään kokouksen aikana verkossa tarjoavat jo nyt usein käyttökelpoisen vaihtoehdon perinteiselle kokoukselle yhteisön päätöksenteon järjestämiseksi ja osakkaiden ja jäsenten osallistumismahdollisuuksien parantamiseksi. Toisaalta voimakkaasta kehityksestä huolimatta kaikilla yhteisöillä ja niiden osakkailla tai jäsenillä ei ole vielä valmiuksia tällaisen päätöksenteon järjestämiseen tai siihen osallistumiseen.

Työryhmä selvitti laajasti etäkokousten sallimisen ja etäosallistumisen helpottamisen tarpeita yhtiökokouksiin ja osuuskunnan kokouksiin liittyen.

Työryhmä ehdottaa kokonaan etänä, ilman kokouspaikkaa, pidettävien yhtiökokousten ja osuuskunnan kokousten sallimista. Edellytyksenä on, että kaikilla etäkokoukseen osallistuvilla osakkeenomistajilla tai jäsenillä on täysimääräiset osallistumisoikeudet ja että tällainen kokous on sallittu yhtiöjärjestyksessä tai säännöissä.

Lisäksi ehdotetaan hybridikokouksia koskevien vaatimusten selventämistä siten, että kokouspaikalla ja sen ulkopuolelta osallistuvilla osakkailla tai jäsenillä on hybridikokouksessa täysimääräiset osallistumisoikeudet. Hallitus voisi päättää hybridikokouksesta ja siitä voisi myös määrätä yhtiöjärjestyksessä tai säännöissä (muutos enemmistöpäätöksellä). Lisäksi mietinnössä esitellään kaksi täydentävää sääntelyvaihtoehtoa hybridikokousten yleistymisen nopeuttamiseksi pörssi- ja First North -yhtiöissä. Vähintään 30 osakehuoneiston asunto-osakeyhtiössä kolmen osakkaan vaatimuksesta pitäisi järjestää hybridiyhtiökokous. Lisäksi ehdotetaan täydentävien etäosallistumiskeinojen selventämistä (mm. ennakkoäänestyksen käytön helpottaminen).