Rekommendation om förvaringstider för informationsmaterial och om åtgärder efter förvaringstidens slut

Abstract

Rekommendationen konkretiserar i enlighet med 21 § i informationshanteringslagen hur förvaringstiden ska bestämmas för sådant informationsmaterial och sådana dokument, för vilka det inte finns bestämmelser om förvaringstiden i lag. Därtill förtydligar rekommendationen vad som avses med förvaring, förstöring och arkivering av informationsmaterial och dokument.

Rekommendationen gäller informationsmaterial och dokument som skapas eller behandlas i allmänna verksamhetsprocesser inom statsförvaltningen och kommunerna. För de vanligaste dokumenten ges riktgivande förvaringstider i bilagorna till rekommendationen. I dessa beaktas också andra förvaringstider än de som bestämts utifrån informationshanteringslagen. Antalet verksamhetsprocesser är dock stort, och bilagorna till rekommendationen kompletteras vartefter som förvaringstider bestäms för olika processer.

Informationshanteringsenheterna uppmanas att beakta åtgärderna för bestämning av förvaringstider samt förstöring och arkivering av informationsmaterial vid utveckling och anskaffning av informationssystem.

Rekommendationen innehåller rekommenderade metoder och bäst praxis, men dessa är inte förpliktande på samma sätt som bestämmelser i lag. Rekommendationen kan användas av alla experter inom informationshantering som hjälp för bestämningen av förvaringstider.

Informationshanteringsnämnden godkände rekommendationen den 16 juni 2022.