Arkistolaitoksen keskusarkiston perustamistarpeen selvittäminen
opetus- ja kulttuuriministeriö
29.01.2010
Julkaisusarja:
Opetusministeriön työryhmämuistioita ja selvityksiä 2010:2
Julkaisun pysyvä osoite on
http://urn.fi/URN:ISBN:978-952-485-840-3
http://urn.fi/URN:ISBN:978-952-485-840-3
Tiivistelmä
Selvitysmiehen tuli selvittää arkistolaitoksen tilojen käyttöä ja riittävyyttä vuoteen 2025 saakka sekä arvioida keskusarkiston perustamistarvetta ja mahdollisia vaikutuksia arkistolaitoksen resursseihin ja toimintaan.
Selvitysmiehen tehtävänä oli erityisesti
- selvittää arkistolaitoksen tilatarpeet vuoteen 2025 ottaen huomioon toimintaympäristössä tapahtuvat muutokset ja sisältäen myös vaihtoehdon, että arkistolaitos ottaa säilyttääkseen kuntasektorin aineistoa maksua vastaan;
- laatia ehdotus arkistolaitoksen toimipisteiden määrää ja laajuutta koskevaksi kokonaissuunnitelmaksi kustannuksineen vuoteen 2025 saakka; sekä
- mikäli selvitysmies päätyy keskusarkiston tarpeellisuuteen
– tehdä ehdotus keskusarkiston sijaintipaikasta kustannuksineen
– tehdä ehdotus keskusarkiston rahoitusmallista.
Selvitysmiehen tuli ottaa huomioon toimintaympäristön muutokset kuten julkisen hallinnon toiminnan ja palvelurakenteiden muutokset, valtionhallinnon virastojen ja laitosten yhdistämiset ja lakkauttamiset, liikelaitostaminen ja alueellistaminen sekä lähivuosikymmeninä siirtoikään tulevat valtionhallinnon kasvun vuosien asiakirjat 1960–70-luvulta. Selvitysmiehen tuli ottaa huomioon myös tieto- ja viestintätekniikan luomat haasteet ja mahdollisuudet.
Selvitysmiehen ehdotusten perusolettamuksena on, että valtion viranomaiset siirtyvät sähköiseen arkistointiin vuoden 2015 loppuun mennessä ja merkittävä osa viranomaisille 2050-luvulle mentäessä kertyneestä pysyvästi säilytettävästä paperiaineistosta digitoidaan ja säilytetään vain digitaalisessa muodossa. Selvitysmies esittää joidenkin maakunta-arkistojen nimien muuttamista sekä yhdistämistä niin, että toimipisteet nykyisillä paikkakunnilla säilyvät. Hän ehdottaa myös tilankäytön tehostamista mm. kehittämällä tilanhallintajärjestelmää ja hyllytystä sekä hyödyntämällä maakunta-arkistoissa vapaana olevia tiloja. Arkistolaitokseen siirrettävien asiakirjojen siirtosykli säilyisi 40 vuodessa. Selvitysmies katsoo, että arkistolaitoksen ei tule laajentaa toimintaansa kuntasektorin aineiston säilyttämiseen laajassa mitassa.
Selvitysmies on kartoittanut lisätilatarpeen ratkaisuksi kolme vaihtoehtoa: 1) nykyisten toimipisteiden laajentamista nykyisillä ja uusilla tonteilla, 2) alueellisen keskusarkiston rakentamista, 3) vuosien 1971–2015 pysyvästi säilytettävien paperipohjaisten asiakirjojen massadigitointia ja alkuperäisten hävittämistä, jolloin lisärakentamista ei tarvita. Selvitysmies ehdottaa toteutettavaksi näistä vaihtoehdoista keskusarkiston rakentamista. Tilat hankittaisiin vuokraamalla Mikkelin kaupungista 2020 alusta lukien.
Selvitysmiehen tehtävänä oli erityisesti
- selvittää arkistolaitoksen tilatarpeet vuoteen 2025 ottaen huomioon toimintaympäristössä tapahtuvat muutokset ja sisältäen myös vaihtoehdon, että arkistolaitos ottaa säilyttääkseen kuntasektorin aineistoa maksua vastaan;
- laatia ehdotus arkistolaitoksen toimipisteiden määrää ja laajuutta koskevaksi kokonaissuunnitelmaksi kustannuksineen vuoteen 2025 saakka; sekä
- mikäli selvitysmies päätyy keskusarkiston tarpeellisuuteen
– tehdä ehdotus keskusarkiston sijaintipaikasta kustannuksineen
– tehdä ehdotus keskusarkiston rahoitusmallista.
Selvitysmiehen tuli ottaa huomioon toimintaympäristön muutokset kuten julkisen hallinnon toiminnan ja palvelurakenteiden muutokset, valtionhallinnon virastojen ja laitosten yhdistämiset ja lakkauttamiset, liikelaitostaminen ja alueellistaminen sekä lähivuosikymmeninä siirtoikään tulevat valtionhallinnon kasvun vuosien asiakirjat 1960–70-luvulta. Selvitysmiehen tuli ottaa huomioon myös tieto- ja viestintätekniikan luomat haasteet ja mahdollisuudet.
Selvitysmiehen ehdotusten perusolettamuksena on, että valtion viranomaiset siirtyvät sähköiseen arkistointiin vuoden 2015 loppuun mennessä ja merkittävä osa viranomaisille 2050-luvulle mentäessä kertyneestä pysyvästi säilytettävästä paperiaineistosta digitoidaan ja säilytetään vain digitaalisessa muodossa. Selvitysmies esittää joidenkin maakunta-arkistojen nimien muuttamista sekä yhdistämistä niin, että toimipisteet nykyisillä paikkakunnilla säilyvät. Hän ehdottaa myös tilankäytön tehostamista mm. kehittämällä tilanhallintajärjestelmää ja hyllytystä sekä hyödyntämällä maakunta-arkistoissa vapaana olevia tiloja. Arkistolaitokseen siirrettävien asiakirjojen siirtosykli säilyisi 40 vuodessa. Selvitysmies katsoo, että arkistolaitoksen ei tule laajentaa toimintaansa kuntasektorin aineiston säilyttämiseen laajassa mitassa.
Selvitysmies on kartoittanut lisätilatarpeen ratkaisuksi kolme vaihtoehtoa: 1) nykyisten toimipisteiden laajentamista nykyisillä ja uusilla tonteilla, 2) alueellisen keskusarkiston rakentamista, 3) vuosien 1971–2015 pysyvästi säilytettävien paperipohjaisten asiakirjojen massadigitointia ja alkuperäisten hävittämistä, jolloin lisärakentamista ei tarvita. Selvitysmies ehdottaa toteutettavaksi näistä vaihtoehdoista keskusarkiston rakentamista. Tilat hankittaisiin vuokraamalla Mikkelin kaupungista 2020 alusta lukien.