Selvitys sähköisen arkistoinnin haasteista. Käräjäoikeuksien tilanteen kartoitus

Abstract

Oikeushallinnon alalla on viime vuosina otettu käyttöön tietojärjestelmiä, joiden tietosisältöä ja sähköisten aineistojen rekisteritietoja ei ole kartoitettu. Arkistolaitoksen aloitteesta käynnistettiin käräjäoikeuksissa käytössä olevien keskeisten tietojärjestelmien Sakari- ja Tuomas – sovellusten sekä KTJ – (kiinteistötieto) järjestelmän sisältämien tietojen kartoitustyö. Työryhmä on kartoittanut edellä mainittujen käräjäoikeuksissa käytössä olevien tietojärjestelmien tietosisällön ja aineistojen (sekä sähköisten että paperisten) tämän hetkiset säilytysajat. Raportissaan työryhmä jatkotoimiksi esittää, että oikeusministeriö tekisi arkistolaitokselle esityksen Sakari-, Tuomas – ja KTJ – järjestelmiin sisältyvien tietojen ja asiakirjojen säilytysaikojen vahvistamisesta pysyvien aineistojen osalta. Päätös esitetään tulevaksi voimaan 1.1.2007. Uusien asiakirjojen osalta, joille ei ole aikaisemmin määritelty säilytysaikaa, tätä päätöstä voitaisiin noudattaa taannehtivasti. Työryhmä esittää myös, että arkistonmuodostussuunnitelmien ja sähköisen arkistoinnin kehitystyötä koordinoimaan asetetaan oikeushallinnon pysyvä arkistotyöryhmä ja että arkistolaitoksen kanssa käynnistetään neuvottelut mahdollisuudesta siirtää oikeushallinnon tietojärjestelmien hakemistotiedot arkistolaitokselle sähköisessä muodossa.