Sähköisen aineiston pitkäaikaissäilytystä ja käyttöä koskevan työryhmän muistio
opetus- ja kulttuuriministeriö
17.01.2008
Julkaisusarja:
Opetusministeriön työryhmämuistioita ja selvityksiä 2008:2This publication is copyrighted. You may download, display and print it for Your own personal use. Commercial use is prohibited.
Julkaisun pysyvä osoite on
http://urn.fi/URN:ISBN:978-952-485-471-9Tiivistelmä
Työryhmän tuli sähköisten aineistojen säilymisen ja saatavuuden varmistamiseksi sekä julkisella rahoituksella tehtävien investointien hyödyn ja vaikuttavuuden turvaamiseksi selvittää, miten sähköisten aineistojen säilytys- ja käyttömahdollisuudet voidaan järjestää kansallisesti tarkoituksenmukaisella tavalla.
Työryhmän tehtävänä oli
1. laatia sähköisten aineistojen pitkäaikaisen säilytyksen ja käytön kansalliset periaatteet
2. laatia suunnitelma pitkäaikaissäilytyksen järjestämisestä ja vastuutahoista. Työryhmän tuli ensisijaisesti keskittyä opetusministeriön hallinnonalan laitosten ja virastojen lainsäädännön velvoittamaan aineiston pitkäaikaissäilytyksen ja käytön organisointiin ottaen huomioon suunnitellut lakimuutokset. Selvityksen kohteeksi voitiin ottaa myös muiden keskeisten aineistojen, kuten avointen julkaisuarkistojen ja tutkimusaineistojen pitkäaikaissäilytys ja käytettävyys
3. selvittää, millaisesta yhteisestä teknisestä infrastruktuurista (laitteistot, ohjelmistot ja standardit) pitkäaikaissäilytyksestä vastaavat tahot hyötyisivät
4. tehdä ehdotus yhteisen teknisen infrastruktuurin hallinnointi- ja rahoitusmalleista sekä laatia tarpeelliset suunnitelmat ja kustannuslaskelmat näiden toteuttamisesta sekä;
5. selvittää, miten asiaan liittyvää osaamista ja tutkimusta tulisi kehittää.
Kasvava osa viranomaisasiakirjoista, tieteellisistä ja muista julkaisuista, musiikki- ja muista äänitteistä sekä radio- ja televisio-ohjelmista tuotetaan digitaalisesti. Sähköistä aineistoa syntyy myös silloin, kun painetussa ja muussa analogisessa muodossa olevaa kulttuuriperintöaineistoa siirretään digitaaliseen muotoon. Kansallisen kulttuuriperinnöllisen aineiston säilyttäminen on Suomessa periaatteessa turvattu lainsäädännöllä. Käytännössä sähköisen aineiston säilyttämisestä pitkäaikaisesti – jopa satoja vuosia – ei kuitenkaan ole selkeitä linjauksia eikä yhteisiä ratkaisuja.
Työryhmä pitää sähköisen aineiston pitkäaikaissäilytyksen ja käytön kokonaistavoitetta tärkeänä ja koko julkishallintoa koskevana. Kokonaistavoitteeseen tulee edetä vaiheittain eri toimijoiden välisellä tiiviillä yhteistyöllä sekä yhteisellä resursoinnilla. Yhteisellä digitaalisen aineiston pitkäaikaissäilyttämisen tietojärjestelmällä voidaan sekä tukea organisaatioiden omia toimintamalleja ja -prosesseja että lisätä organisaatioiden yhteisiä toimintamalleja ja toimintaprosesseja. Keskitetty pitkäaikaissäilytysratkaisu edistää julkisen hallinnon tuottavuutta.
Työryhmä esittää, että muistiorganisaatiot ottavat kehittämisen periaatteiksi valtionhallinnon tekemät kokonaisarkkitehtuurilinjaukset tavoitteena toiminnan ja prosessien kehittäminen, prosesseissa tarvittava tehokas tietojenkäsittely ja -hallinta ja sitä tukevat tietojärjestelmät. Muistiorganisaatioiden tulee lisäksi ottaa käyttöön yhteiset periaatteet kaikkialla, missä työskennellään säilytettävän digitaalisen aineiston parissa, erityisesti julkishallinnossa.
Työryhmä esittää ensimmäisenä toimenpiteenään kansallista, muistiorganisaatioiden ja muiden asianomaisten tahojen yhteistä kaksivuotista pitkäaikaissäilyttämisen kehittämishanketta. Arkistolaitokseen sijoitettavassa kehittämishankkeessa suunnitellaan ja täsmennetään vaatimusmäärittelyjä yhteisen pitkäaikaissäilytyksen tietojärjestelmän rakentamiseksi eri aineistotyyppejä varten. Työryhmä esittää hankkeelle ohjausryhmää, joka koostuu keskeisten muistiorganisaatioiden edustuksesta ja muista keskeisistä toimijoista.
Työryhmän tehtävänä oli
1. laatia sähköisten aineistojen pitkäaikaisen säilytyksen ja käytön kansalliset periaatteet
2. laatia suunnitelma pitkäaikaissäilytyksen järjestämisestä ja vastuutahoista. Työryhmän tuli ensisijaisesti keskittyä opetusministeriön hallinnonalan laitosten ja virastojen lainsäädännön velvoittamaan aineiston pitkäaikaissäilytyksen ja käytön organisointiin ottaen huomioon suunnitellut lakimuutokset. Selvityksen kohteeksi voitiin ottaa myös muiden keskeisten aineistojen, kuten avointen julkaisuarkistojen ja tutkimusaineistojen pitkäaikaissäilytys ja käytettävyys
3. selvittää, millaisesta yhteisestä teknisestä infrastruktuurista (laitteistot, ohjelmistot ja standardit) pitkäaikaissäilytyksestä vastaavat tahot hyötyisivät
4. tehdä ehdotus yhteisen teknisen infrastruktuurin hallinnointi- ja rahoitusmalleista sekä laatia tarpeelliset suunnitelmat ja kustannuslaskelmat näiden toteuttamisesta sekä;
5. selvittää, miten asiaan liittyvää osaamista ja tutkimusta tulisi kehittää.
Kasvava osa viranomaisasiakirjoista, tieteellisistä ja muista julkaisuista, musiikki- ja muista äänitteistä sekä radio- ja televisio-ohjelmista tuotetaan digitaalisesti. Sähköistä aineistoa syntyy myös silloin, kun painetussa ja muussa analogisessa muodossa olevaa kulttuuriperintöaineistoa siirretään digitaaliseen muotoon. Kansallisen kulttuuriperinnöllisen aineiston säilyttäminen on Suomessa periaatteessa turvattu lainsäädännöllä. Käytännössä sähköisen aineiston säilyttämisestä pitkäaikaisesti – jopa satoja vuosia – ei kuitenkaan ole selkeitä linjauksia eikä yhteisiä ratkaisuja.
Työryhmä pitää sähköisen aineiston pitkäaikaissäilytyksen ja käytön kokonaistavoitetta tärkeänä ja koko julkishallintoa koskevana. Kokonaistavoitteeseen tulee edetä vaiheittain eri toimijoiden välisellä tiiviillä yhteistyöllä sekä yhteisellä resursoinnilla. Yhteisellä digitaalisen aineiston pitkäaikaissäilyttämisen tietojärjestelmällä voidaan sekä tukea organisaatioiden omia toimintamalleja ja -prosesseja että lisätä organisaatioiden yhteisiä toimintamalleja ja toimintaprosesseja. Keskitetty pitkäaikaissäilytysratkaisu edistää julkisen hallinnon tuottavuutta.
Työryhmä esittää, että muistiorganisaatiot ottavat kehittämisen periaatteiksi valtionhallinnon tekemät kokonaisarkkitehtuurilinjaukset tavoitteena toiminnan ja prosessien kehittäminen, prosesseissa tarvittava tehokas tietojenkäsittely ja -hallinta ja sitä tukevat tietojärjestelmät. Muistiorganisaatioiden tulee lisäksi ottaa käyttöön yhteiset periaatteet kaikkialla, missä työskennellään säilytettävän digitaalisen aineiston parissa, erityisesti julkishallinnossa.
Työryhmä esittää ensimmäisenä toimenpiteenään kansallista, muistiorganisaatioiden ja muiden asianomaisten tahojen yhteistä kaksivuotista pitkäaikaissäilyttämisen kehittämishanketta. Arkistolaitokseen sijoitettavassa kehittämishankkeessa suunnitellaan ja täsmennetään vaatimusmäärittelyjä yhteisen pitkäaikaissäilytyksen tietojärjestelmän rakentamiseksi eri aineistotyyppejä varten. Työryhmä esittää hankkeelle ohjausryhmää, joka koostuu keskeisten muistiorganisaatioiden edustuksesta ja muista keskeisistä toimijoista.