Yliopistojen opintohallinnon tietojärjestelmäselvitys
Hautakangas, Sami; Saarinen, Vesa (2007-05-30)
opetus- ja kulttuuriministeriö
30.05.2007
Julkaisusarja:
Opetusministeriön työryhmämuistioita ja selvityksiä 2007:30
Julkaisun pysyvä osoite on
http://urn.fi/URN:ISBN:978-952-485-377-4
http://urn.fi/URN:ISBN:978-952-485-377-4
Tiivistelmä
Opetusministeriön hallinnonalan tietohallintostrategia vuosille 2006–2015 julkistettiin marraskuussa 2006. Yksi sen kuudesta strategisesta linjauksesta on Korkeakouluopetuksen ja opiskelun tietojen hallinta. Linjauksen tavoitteena on parantaa opiskelun, opetuksen, tutkimuksen ja kulttuurin tietotukea, lisätä tiedon yhteiskäyttöä ja vähentää erillisten järjestelmien määrää.
Kaiken kaikkiaan opintohallinnon tietojärjestelmät ovat kehittyneet lähinnä asiantuntijakäytössä olleista perusjärjestelmistä monipuolisiksi ja samalla monimutkaisiksi järjestelmiksi, joihin liittyen tarjotaan laajasti sähköisiä asiointipalveluita opettajille ja opiskelijoille. Asiointipalveluiden kehittäminen on monimutkaistanut opintohallinnon järjestelmiä ja vaatinut entistä enemmän asiantuntemusta ja resursseja.
Yksittäisten yliopistojen osalta ei ole näköpiirissä tilannetta, jossa resursseja voitaisiin nykyisestä lisätä perusjärjestelmien uusimiseksi tai asiointipalveluiden kehittämiseksi. Kaikissa yliopistoissa on jo tiedostettu yhteistyön tarve edellä kuvattujen haasteiden ratkaisemiseksi. Asenne yhteistyöhön onkin kaikissa yliopistoissa lähtökohtaisesti positiivinen.
Selvitysmiesten näkemyksen mukaan ei ole perusteita ottaa suuria riskejä, vaan suosituksena on ennakoiva opintohallinnon perusjärjestelmän ja siihen liittyvän arkkitehtuurin uudistaminen sekä yhteisen kehittämisen ja ylläpidon organisointimallin luominen.
Tärkeimpinä toimenpide-ehdotuksina ja suosituksina esitetään seuraavaa:
1. Muodostetaan opintohallinnon tietojärjestelmäkehityksen yhteistyön väliaikainen organisaatio, joka vastaa kehityksen ensimmäisestä vaiheesta.
2. Määritellään yliopistojen ja ammattikorkeakoulujen kanssa neuvotellen tarkemmat yhteiset tavoitteet, joihin tietojärjestelmällä pyritään.
3. Jaetaan kehitystyö prosessialueisiin, tunnistetaan niiden sisältämät prosessit ja valitaan yhteisellä tietojärjestelmillä tuettavat prosessit.
4. Järjestelmän tekninen tavoitearkkitehtuuri määritellään kiinteässä yhteistyössä ValtIT:n ja muun julkisen hallinnon arkkitehtuurityön kanssa.
5. Valmistellaan yhteinen toiminta- ja päätöksentekomalli pitkäjänteiseen opintohallinnon tietojärjestelmien kehittämiseen ja ylläpitoon.
6. Em. yksikön johdolla määritellään ja toteutetaan prosessilähtöisesti yhteinen perusjärjestelmä, jolla korvataan vaiheittain kaikki yliopistojen käytössä olevat tekniikaltaan vanhenevat perusjärjestelmät.
7. Yhteistyöhön osallistuvat organisaatiot muokkaavat nykyisiä opiskelijoiden ja opettajien palveluitaan käyttämään yhteistä perusjärjestelmää rajapintojen kautta. Vaihtoehtoisesti uusia palveluliittymiä voidaan kehittää yhteistyössä tai yksin.
8. Järjestetään yhteisen perusjärjestelmän käyttöpalvelut palvelukeskusmallin mukaisesti.
9. Rahoitetaan uuden järjestelmän kehitystyö OPM:n tietohallintostrategiassa kuvatun mallin mukaisesti siten, että järjestelmän kehittämisvaiheen kustannukset katetaan OPM:n rahoituksella ja liittymien rakentamisesta ja käyttöönotosta vastaavat yliopistot.
Kaiken kaikkiaan opintohallinnon tietojärjestelmät ovat kehittyneet lähinnä asiantuntijakäytössä olleista perusjärjestelmistä monipuolisiksi ja samalla monimutkaisiksi järjestelmiksi, joihin liittyen tarjotaan laajasti sähköisiä asiointipalveluita opettajille ja opiskelijoille. Asiointipalveluiden kehittäminen on monimutkaistanut opintohallinnon järjestelmiä ja vaatinut entistä enemmän asiantuntemusta ja resursseja.
Yksittäisten yliopistojen osalta ei ole näköpiirissä tilannetta, jossa resursseja voitaisiin nykyisestä lisätä perusjärjestelmien uusimiseksi tai asiointipalveluiden kehittämiseksi. Kaikissa yliopistoissa on jo tiedostettu yhteistyön tarve edellä kuvattujen haasteiden ratkaisemiseksi. Asenne yhteistyöhön onkin kaikissa yliopistoissa lähtökohtaisesti positiivinen.
Selvitysmiesten näkemyksen mukaan ei ole perusteita ottaa suuria riskejä, vaan suosituksena on ennakoiva opintohallinnon perusjärjestelmän ja siihen liittyvän arkkitehtuurin uudistaminen sekä yhteisen kehittämisen ja ylläpidon organisointimallin luominen.
Tärkeimpinä toimenpide-ehdotuksina ja suosituksina esitetään seuraavaa:
1. Muodostetaan opintohallinnon tietojärjestelmäkehityksen yhteistyön väliaikainen organisaatio, joka vastaa kehityksen ensimmäisestä vaiheesta.
2. Määritellään yliopistojen ja ammattikorkeakoulujen kanssa neuvotellen tarkemmat yhteiset tavoitteet, joihin tietojärjestelmällä pyritään.
3. Jaetaan kehitystyö prosessialueisiin, tunnistetaan niiden sisältämät prosessit ja valitaan yhteisellä tietojärjestelmillä tuettavat prosessit.
4. Järjestelmän tekninen tavoitearkkitehtuuri määritellään kiinteässä yhteistyössä ValtIT:n ja muun julkisen hallinnon arkkitehtuurityön kanssa.
5. Valmistellaan yhteinen toiminta- ja päätöksentekomalli pitkäjänteiseen opintohallinnon tietojärjestelmien kehittämiseen ja ylläpitoon.
6. Em. yksikön johdolla määritellään ja toteutetaan prosessilähtöisesti yhteinen perusjärjestelmä, jolla korvataan vaiheittain kaikki yliopistojen käytössä olevat tekniikaltaan vanhenevat perusjärjestelmät.
7. Yhteistyöhön osallistuvat organisaatiot muokkaavat nykyisiä opiskelijoiden ja opettajien palveluitaan käyttämään yhteistä perusjärjestelmää rajapintojen kautta. Vaihtoehtoisesti uusia palveluliittymiä voidaan kehittää yhteistyössä tai yksin.
8. Järjestetään yhteisen perusjärjestelmän käyttöpalvelut palvelukeskusmallin mukaisesti.
9. Rahoitetaan uuden järjestelmän kehitystyö OPM:n tietohallintostrategiassa kuvatun mallin mukaisesti siten, että järjestelmän kehittämisvaiheen kustannukset katetaan OPM:n rahoituksella ja liittymien rakentamisesta ja käyttöönotosta vastaavat yliopistot.