Bruksanvisning Bruksanvisning Tabellen innehåller en uppsättning metadata som är användbara vid informationshantering för tjänster. Tabellen fungerar som ett hjälpmedel när informationshanteringsenheten bedömer hur metadatastrukturen i tjänsternas informationssystem ska utvecklas. Användningssätt för tabellen 1. Kontrollera om nya metadatarader behöver läggas till (bl.a. metadatabehov som gäller informationshanteringsenheten eller som kommer från speciallagstiftningen). Observera att du i slutet av tabellen också kan lägga till identifierare som beskrivs i kapitel 4 i rekommendationen eller andra unika identifierare. 2. Kontrollera om nya kolumner behöver läggas till, om det är nödvändigt att utvärdera metadata även från andra perspektiv än de som redan finns i tabellen (kolumn B–F). 3. Bestäm om du vill använda en färdig lätt sifferbedömning för tabellen, där syftet är att hjälpa att skala vikten av metadata. Sifferskalan är 0–5, där 0 =onödig, 1= minst viktig och 5=viktigast. 4. Om du använder tabellens sifferbedömning och har lagt till nya rader eller kolumner, kontrollera att räkneformeln för poäng fungerar korrekt i dem. Om du inte använder sifferbedömning kan du ta bort kolumn G. Innehåll i kolumner A Namn på metadata, vilket beskriver myndighetens handlingar. B Betydelsen av metadata för uppgifternas sökbarhet och användbarhet. C Betydelsen av metadata för uppgiftens bevisvärde. D Betydelsen av metadata för identifiering av uppgiften. E Betydelsen av metadata för hanteringen av serviceprocessen. F Betydelsen av metadata för hantering av uppgiftens livscykel. G Summan av givna poäng i bedömningen av varje metadata. H Grund för metadata (t.ex. lag). I Etablerade metadata som används i informationssystem på motsvarande sätt eller i parallell riktning. Rekommenderade metadata Rekommendation om metadata för myndighetshandlingar vid produktion av tjänster BILAGA 2 Tabell för bedömning av metadata som rekommenderas vid informationshantering för tjänster Skriv namn på serviceprocessen Skriv namn på informationssystemet Skriv vilken eller vilka myndighetshandlingar som bedöms Namn på metadata Sökbarhet och användbarhet Bevisvärde Möjlighet att identifiera uppgiften Hantering av serviceprocessen Hantering av uppgiftens livscykel Poäng totalt Grund för metadata (t.ex. lag) Etablerade metadata som används i informationssystem på motsvarande sätt eller i parallell riktning (0–5) (0–5) (0–5) (0–5) (0–5) Handlingens titel 0 ISO 15489-1:2017, Sähke2:2.7 Titel (Title) Handlingens numeriska kod (ID) 0 ISO 15489-1:2017; Sähke2:2.3 Identifikationskod (NativeId) Typ av handling/dokumenttyp 0 Sähke2:2.15: Typ (Type); JHS 191 7.1 Dokumenttyp Referensfält, referensdata, relation, annan kod (t.ex. ärendekod, registreringsnummer, servicekod) 0 ISO 15489-1:2017; SÄHKE2:2.10 Relation; 2SÄHKE:2.3.1 OtherId, SÄHKE2:2.8 och 5.4 Custom Organisationsspecifika metadata Specifik information om verksamhetsprocessen (t.ex. kod för funktionsklassificering eller motsvarande) 0 Lag om informationshantering 26 § T.ex. kod för funktionsklassificering eller motsvarande som informationshanteringsenheten själv kan besluta om, såvida inte annat föreskrivs i speciallagstiftningen. SÄHKE2: 2.13 Funktion (Function); JHS 191 4,1. Kod; ISO 15489-1:2017 3.19 Verksamhetsprocess Sätt på vilket handlingen inkommit 0 Lag om informationshantering 26 § Sätt som handlingen har inkommit till mottagaren, av tillgängliga sätt att förmedla en handling. Tidpunkt då handlingen inkommit 0 Lag om informationshantering 26 § Tidpunkt för handlingens ankomst anges med dag eller klockslag beroende på ankomstsätt. Anmärkning: Ankomsttid för handlingar som anländer med post kan fastställas till en viss ankomstdag, medan man genom användning av elektroniska dataöverföringsmetoder eller digitala tjänster kan fastställa ankomsttiden för en handling till ett visst klockslag under dagen. SÄHKE2: 2.2.6 Mottaget(Acquired) Datum då objektet har kommit till arbetskön. Datum för handlingens ankomst. Tidsangivelse då meddelandet har nått mottagarens ärendesystem. Datum för handlingens ankomst. Datum då handlingen inkom/överläts till myndighet. Handlingens avsändare eller ombudsman 0 Lag om informationshantering 26 § Information om avsändare eller sakägare i inkommet dokument. Sakägare är den som berörs av rätten, förmånen eller skyldigheten i ärendet. I ett förvaltningsärende får ombud och biträde anlitas. SÄHKE2:12.14.1 Roll (Agent.Role)/Sändare (Agent.sender); SÄHKE2: 2.14.1 Roll /Uppdragsgivare Agent.mandator) Författare till handling 0 Lag om informationshantering 26 § Mer specifika uppgifter om författaren, med vilka man kan identifiera vem som är ansvarig för innehållet i handlingen. SÄHKE2:2.14.1 Roll (Agent.Role)/Författare (Agent.mainCreator); SÄHKE2:2.14.3 Samfund (Agent.CorporateName ); ISO 15489-1:2017, 6.3 Ansvar (skapande av handlingar) Datum för skapande av handling 0 Lag om informationshantering 26 § Tidpunkt när myndighetens handling registreras i ärenderegistret eller när handlingen är klar för sitt avsedda ändamål. Sähke2:2.2.1 Öppnat/skapat (Created);ISO 15489-1:2017, 5.2.2.1 Autenticitet (verifiering av tidpunkt för skapande) Offentlighet 0 Lag om informationshantering 13 § Sähke2:2.6.1 Offentlighetsklass (Restriction.PublicityClass); JHS 191 7.3 Offentlighetsklass Säkerhetsklass/säkerhetsklassificering (Tihl 18 §) (OBS. Säkerhetsmärkningen får endast göras av en statlig myndighet. Kommuner kan ta emot handlingar och därmed kan det finnas behov av metadata). 0 Lag om informationshantering 18 § Statsrådets förordning om säkerhetsklassificering av handlingar inom statsförvaltningen (1101/2019); Informationshanteringsnämndens rekommendation om hantering av säkerhetsklassificerade handlingar Sähke2: 2.6.6. Säkerhetsklass (Restriction.SecurityClass); JHS 191 7.8 Säkerhetsklass Sekretesstid 0 SÄHKE2:2.6.2 Sekretesstid.SecurityPeriod; JHS 191 7.4 Sekretesstid Tid/tidpunkt då sekretessen upphör 0 Sähke2:2.6.3. Tidpunkt då sekretessen upphör (Restriction.SecurityPeriodEnd) Motivering till sekretess/sekretessgrund 0 Lag om offentlighet 25 § Anteckning om sekretess och klassificering https://finlex.fi/sv/laki/ajantasa/1999/19990621#L6P25 Sähke 2: 2.6.4 Sekretessgrund (Restriction.SecurityReason); JHS 191 7.5 Sekretessgrund Aktör 0 SFS-ISO 15489-1:2017 ([Källa: ISO 23081-1:2006, 3.1]): Aktör (Agent); Sähke2:2.14 Aktör Användargrupp 0 SÄHKE2:2.6.10.2 Användargrupp/Roll (Restriction.accessRight.Role) Roller och användarrättigheter 0 SÄHKE2:2.14.1 Aktör/roll (AgentRole) Språk 0 Sähke2:2.4 Språk (Language) Version 0 Sähke2:4.11 Version (Version) Filformat/format 0 ISO 15489-1:2017, 5.2.3 Metadata om handlingar (format); SÄHKE2: 4.8.3 Senare format/Tidigare format (Relation.HasFormat/Relation.IsFormatOf); Elektronisk underskrift, tid och undertecknare 0 Lag om elektronisk kommunikation i myndigheternas verksamhet 16 § (elektronisk signering av beslutshandling) Sähke2:4.3 Elektronisk underskrift av handling (SignatureDescription) Förvaringstid för metadata 0 Lag om informationshantering 21 § Förvaringstidens längd 0 SÄHKE2:2.11.1 Förvaringstidens längd; JHS 191 7.10 Förvaringstidens längd Grund för förvaringstid 0 SÄHKE2:2.11.2 Grund för förvaringstid (RetentionReason); JHS 191 7.11 Grund för förvaringstid Tidpunkt för utgången av förvaringstid 0 Sähke2:11.3 Tidpunkt för utgången av förvaringstid (RetentionPeriodEnd) Tidpunkt för överföring till arkiv 0 Lag om informationshantering 21 § Identifierare X eller andra metadata... 0 Identifierare X eller andra metadata... 0 Identifierare X eller andra metadata... 0 Identifierare X eller andra metadata... 0 Identifierare X eller andra metadata... 0