Valtioneuvoston taloussääntömalli 2022 VA LT I O N E U V O S T O N K A N S L I A N J U L K A I S U J A   2 0 2 2 : 1 vnk.fi Valtioneuvoston kanslia, Helsinki 2022 Valtioneuvoston kanslian julkaisuja 2022:1 Valtioneuvoston taloussääntömalli 2022 [Kirjanpitoyksikkö KPY] Valtioneuvoston kanslia CC BY-NC-ND 4.0 ISBN pdf: 978-952-383-468-2 ISSN pdf: 2490-1164 Taitto: Valtioneuvoston hallintoyksikkö, Julkaisutuotanto Helsinki 2022 https://julkaisut.valtioneuvosto.fi/ https://vnjulkaisumyynti.fi/ Kuvailulehti 12.1.2022 Valtioneuvoston taloussääntömalli 2022 Valtioneuvoston kanslian julkaisuja 2022:1 Julkaisija Valtioneuvoston kanslia Yhteisötekijä Valtioneuvoston talousyksikkö Kieli suomi Sivumäärä 76 Tiivistelmä Ministeriöiden kirjanpitoyksiköillä on oltava taloussääntö, jossa määrätään kirjapitoyksikön taloudenhoitoa koskevista asioista. Taloussäännöt laaditaan Valtiokonttorin määräyksen mukaisesti ja siinä esitettyä lukujaottelua ja sisältövaatimuksia noudattaen. Ministeriöiden kanssa yhteistyössä on päivitetty valtioneuvoston yhteinen taloussääntö- malli, joka korvaa aiemmin VN/14581/2019–19.2.2020 julkaistun taloussääntömallin. Päivi- tyksessä on muun muassa huomioitu investointien suunnittelu ja seuranta, maksuliike, hankinnat, tilaaminen sekä menojen ja tulojen käsittely. Valtioneuvoston kanslian johdolla laaditun mallin tavoitteena on vähentää ministeriöissä tehtävää päällekkäistä taloussääntöihin liittyvää valmistelutyötä ja yhtenäistää taloushallin- non käytäntöjä. Mallitekstinä toimivat tekstiosiot ovat ministeriöiden vapaasti hyödynnettävissä. Ministeriöi- den on tietyiltä osin täydennettävä tekstiosioita omilla, ministeriökohtaisilla tekstiosuuksilla esimerkiksi ministeriöiden alaisia virastoja tai rahastoja koskevissa asioissa. Asiasanat talous, taloushallinto, kirjanpito, valtioneuvosto ISBN PDF 978-952-383-468-2 ISSN PDF 2490-1164 Julkaisun osoite https://urn.fi/URN:ISBN:978-952-383-468-2 https://urn.fi/URN:ISBN:978-952-383-468-2 Presentationsblad 12.1.2022 Statsrådets mall för ekonomistadgan 2022 Statsrådets kanslis publikationer 2022:1 Utgivare Statsrådets kansli Utarbetad av Statsrådets ekonomienhet Språk finska Sidantal 76 Referat Ministeriernas bokföringsenheter ska ha en ekonomistadga där det föreskrivs om ärenden som gäller bokföringsenhetens ekonomiförvaltning. Ekonomistadgan ska upprättas i enlighet med Statskontorets föreskrift och med iakttagande av den kapitelindelning och de innehållskrav som anges i föreskriften. Statsrådets gemensamma mall för ekonomistadgan har uppdaterats i samarbete med ministerierna. Den ersätter den tidigare ekonomistadgemallen VN/14581/2019 som publicerades den 19 februari 2020. I uppdateringen har man bland annat beaktat planering och uppföljning av investeringar, betalningsrörelse, anskaffningar, beställningar samt behandling av utgifter och inkomster. Målet med den mall som utarbetats under ledning av statsrådets kansli är att minska det överlappande beredningsarbete som utförs vid ministerierna i anslutning till ekonomistadgan och att förenhetliga praxis inom ekonomiförvaltningen. Det är fritt fram för ministerierna att använda de presenterade textavsnitten som mall. Ministerierna bör dock komplettera texten med egna, ministeriespecifika avsnitt till exempel i ärenden som gäller ämbetsverk som lyder under ministerierna eller fonder. Nyckelord mall för ekonomistadga, ekonomi, ekonomiförvaltning, bokföring, statsrådet ISBN PDF 978-952-383-468-2 ISSN PDF 2490-1164 URN-adress https://urn.fi/URN:ISBN:978-952-383-468-2 https://urn.fi/URN:ISBN:978-952-383-468-2 Description sheet 12 January 2022 Government financial rules model 2022 Publications of the Prime Minister’s Office 2022:1 Publisher Prime Minister’s Office Group author Government Finance Unit Language Finnish Pages 76 Abstract The ministries’ accounting units must have financial rules that provide for matters relating to the financial administration of the accounting unit. The financial rules are drawn up in accordance with the State Treasury regulations, following the stated chapter division and content requirements. The Government’s common financial rules model has been updated in cooperation with the ministries. This model replaces the previous financial rules model (VN/14581/2019) published on 19 February 2020. The update takes into account the planning and monitoring of investments, payment transactions, procurement, ordering, and the processing of expenditure and revenue. Prepared under the leadership of the Prime Minister’s Office, the model aims to reduce overlapping preparatory work on financial rules carried out in the ministries and to harmonise financial administration practices. The ministries can freely use text sections that serve as model text. In certain cases, however, ministries must complement the text sections with their own, ministry-specific text sections, for example in matters relating to their subordinate agencies or funds. Keywords financial rules model, finances, financial administration, accounting, Government ISBN PDF 978-952-383-468-2 ISSN PDF 2490-1164 URN address https://urn.fi/URN:ISBN:978-952-383-468-2 https://urn.fi/URN:ISBN:978-952-383-468-2 Sisältö 1 Yleistä ........................................................................................................ 10 1.1 Taloussäännön soveltamisala ..................................................................................... 10 1.2 Kirjanpitoyksikön päättämät muut ohjesäännöt ........................................................... 10 1.3 Yleiset määräykset sisäisestä valvonnasta ................................................................. 11 2 Taloushallinto-organisaatio ..................................................................... 13 2.1 Kirjanpitoyksikkötehtävien organisointi ........................................................................ 13 2.2 Muut kirjanpitoyksikön vastuulla olevat taloushallintotehtävät .................................... 13 2.3 Kirjanpitoyksikön ulkoistamat taloudenhoidon tehtävät ............................................... 13 2.4 Tilintekijöiden perustamisesta päättäminen ................................................................ 14 2.5 Kirjanpitoyksikön johdon toimivaltuudet taloushallintotehtävissä ................................ 14 3 Toiminnan ja talouden suunnittelu ja seuranta ..................................... 15 3.1 Toiminta- ja taloussuunnittelun järjestäminen ............................................................. 15 3.2 Kehysehdotusten laatiminen ....................................................................................... 16 3.3 Talousarvioehdotusten ja tulostavoite-ehdotusten laatiminen ja hyväksyminen ............................................................................................................. 16 3.4 Lisätalousarvioehdotusten laatiminen ja hyväksyminen .............................................. 17 3.5 Tulostavoitteet ............................................................................................................. 17 3.6 Talousarvion tilijaottelu ................................................................................................ 18 3.7 Arviomäärärahan ylittämisluvat ................................................................................... 18 3.8 Investointien suunnittelu ja seuranta ........................................................................... 19 3.9 Kirjanpitoyksikön sisäiset budjetit ja tulostavoitteet ..................................................... 20 3.10 Kassavirtasuunnittelu .................................................................................................. 21 3.11 Valtion taloutta koskevat laskelmat ja selvitykset ........................................................ 21 3.12 Talousarvion toteutumisen seuranta ........................................................................... 21 4 Maksuliike .................................................................................................. 22 4.1 Maksuliiketilit ............................................................................................................... 22 4.2 Muut pankkitilit ............................................................................................................ 22 4.3 Kassatoiminnot ............................................................................................................ 23 4.4 Maksukortit ja asiakaskortit ......................................................................................... 23 4.5 Rahastojen varat ......................................................................................................... 24 4.6 Maksuvälineiden hyväksyminen .................................................................................. 24 4.7 Verkkokaupan maksutavat .......................................................................................... 24 4.8 Maksunsaajan oikeellisuuden varmistaminen ............................................................. 25 5 Hankinnat, tilaaminen ja menojen käsittely ........................................... 26 5.1 Hankintojen ohjaus ...................................................................................................... 26 5.2 Menoon sitoutuminen, tilaaminen ja tilauksen vastaanottaminen ............................... 27 5.3 Menojen tarkastaminen, hyväksyminen ja maksuunpano ........................................... 28 Menojen tarkastaminen ............................................................................. 28 Menon hyväksyminen ................................................................................ 30 Menon maksuunpano ................................................................................ 31 5.4 Ennakkomaksujen yleiset menettelysäännöt .............................................................. 31 5.5 Matkamenot ................................................................................................................ 32 5.6 Edustamisesta, tarjoiluista ja henkilöstötilaisuuksista aiheutuvat menot ..................... 34 Vieraanvaraisuuden ja huomaavaisuuden osoittaminen valtioneuvoston ja sen ministeriöiden tehtäväalueella toimiville ................ 34 Tavanomaisista tarjoiluista ja henkilöstötilaisuuksista aiheutuvat menot ........................................................................................................ 35 5.7 Kulukorvaukset ............................................................................................................ 36 5.8 Palkkamenot ............................................................................................................... 36 5.9 Toistuvaismaksuina ja automaattisina tiliveloituksina veloitettavat menot .................. 37 5.10 Työterveyshuollon menot ............................................................................................ 37 5.11 Määrärahan käyttöoikeuden myöntäminen toiselle kirjanpitoyksikölle ........................ 38 5.12 Valtionosuudet ja muut lakisääteiset valtionapumenot ................................................ 38 5.13 Valtionavustukset ........................................................................................................ 39 5.14 Muut siirtomenot .......................................................................................................... 39 5.15 Sijoitusmenojen käsittely ............................................................................................. 40 6 Tulojen käsittely ........................................................................................ 41 6.1 Tulojen perimisen ja varojen vastaanottamisen yleiset menettelyt ............................. 41 6.2 Maksullisen toiminnan tulot ......................................................................................... 41 6.3 Yhteistoiminnan rahoitus valtiontalouden ulkopuolelta ................................................ 42 6.4 Yhteistoiminnan rahoitus toisilta valtion virastoilta ja laitoksilta ................................... 42 6.5 Yhteisrahoitteisen toiminnan rahoitus valtiontalouden ulkopuolelta ja valtion virastoilta ja laitoksilta ...................................................................................... 43 6.6 EU-rahoitus ................................................................................................................. 43 6.7 Sponsorointi ................................................................................................................ 44 6.8 Lahjoitettujen varojen vastaanottaminen ..................................................................... 44 6.9 Erääntyneiden saatavien periminen ............................................................................ 44 6.10 Tileistä poistaminen .................................................................................................... 45 6.11 Yhteisömyynti .............................................................................................................. 45 7 Kirjanpito ja tuloksellisuuden laskentatoimi ......................................... 47 7.1 Kirjanpitoyksikön kirjanpitokokonaisuus ...................................................................... 47 7.2 Osakirjanpitojen valvonta ............................................................................................ 48 7.3 Kirjanpidon tilit ............................................................................................................. 48 7.4 Kirjanpitokirjat .............................................................................................................. 49 7.5 Sähköiset menettelyt ................................................................................................... 49 7.6 Tositteet ...................................................................................................................... 49 7.7 Keskuskirjanpito .......................................................................................................... 51 7.8 Tilintekijäin kirjanpidosta määrääminen ...................................................................... 51 7.9 Valtuusseuranta .......................................................................................................... 52 7.10 Korkokustannus .......................................................................................................... 52 7.11 Tuloksellisuuden ja johdon laskentatoimen järjestäminen .......................................... 53 7.12 Varastokirjanpito ......................................................................................................... 53 7.13 Käyttöomaisuuskirjanpito ............................................................................................ 54 7.14 Poistosuunnitelma ....................................................................................................... 54 8 Tilinpäätös ................................................................................................. 55 8.1 Tilinpäätökseen liittyvät yleiset määräykset ................................................................ 55 8.2 Tilinpäätöksen hyväksyminen ja toimittaminen ........................................................... 55 8.3 Tilinpäätöslaskelmien, tilinpäätöksen liitteiden ja tase-erittelyjen laatiminen .............. 55 8.4 Kirjanpitoyksikön toimintakertomuksen laatiminen ...................................................... 56 8.5 Ministeriön tilinpäätöskannanotto ................................................................................ 56 8.6 Valtion tilinpäätöstä varten toimitettavat selvitykset .................................................... 57 8.7 Hallinnonalan toiminnan tuloksellisuuden kuvauksen laatiminen ................................ 57 8.8 Talousarvion ulkopuoliset valtion rahastot .................................................................. 57 8.9 Kirjanpitoyksikön taseeseen sisällytetyt rahastot ........................................................ 58 9 Omaisuuden hallinta................................................................................. 59 9.1 Omaisuuden hallintaan liittyvät yleiset määräykset ..................................................... 59 Käyttöomaisuus ja irtaimisto ...................................................................... 59 9.2 Arvopaperirekisteri ...................................................................................................... 60 9.3 Rahoitusomaisuuden säilyttäminen ............................................................................. 60 9.4 Kansallis- ja käyttöomaisuuden inventointi .................................................................. 61 9.5 Omaisuuden luovutus ................................................................................................. 61 9.6 Muut kirjanpitoyksikön omaisuuden hallintaan ja käyttöön liittyvät määräykset .................................................................................................................. 62 9.7 Vuokraus ja leasing ..................................................................................................... 62 9.8 Lahjoitetun omaisuuden vastaanottaminen ................................................................. 63 10 Taloushallinnon tietojärjestelmät ............................................................ 64 10.1 Tietojärjestelmien hankinta ja menetelmäkuvaukset ................................................... 64 10.2 Taloushallinnon tietoturvallisuuden määräykset .......................................................... 64 10.3 Talous- ja henkilöstöhallinnon järjestelmä ................................................................... 66 10.4 Sähköinen tilaus- ja laskujenkäsittelyjärjestelmä ........................................................ 66 10.5 Maksuliikkeen tietojärjestelmä ..................................................................................... 66 10.6 Matkanhallintajärjestelmä ............................................................................................ 67 10.7 Muut tietojärjestelmät .................................................................................................. 67 11 Menettelyt havaittaessa virheitä tai väärinkäytöksiä taloudenhoidossa ..................................................................................... 69 11.1 Havainnon tekijän vastuu ja ilmoittamisvelvollisuus .................................................... 69 11.2 Velvollisuus ryhtyä toimenpiteisiin ............................................................................... 69 11.3 Väärinkäytöksistä ilmoittaminen valtiontalouden tarkastusvirastolle ........................... 70 11.4 Rikoksista ilmoittaminen .............................................................................................. 70 11.5 EU-varojen hallinnoinnissa havaituista virheistä ja väärinkäytöksistä ilmoittaminen ............................................................................................................... 70 11.6 Jatkotoimenpiteet ........................................................................................................ 71 12 Muut määräykset ....................................................................................... 72 12.1 Voimaantulo ................................................................................................................ 72 12.2 Taloussääntöjen toimittaminen tiedoksi ...................................................................... 72 Liite 1. Lait, asetukset, määräykset ja ohjeet .................................................. 73 VALTIONEUVOSTON KANSLIAN JULKAISUJA 2022:1 10 1 Yleistä 1.1 Taloussäännön soveltamisala Tätä taloussääntöä noudatetaan [_]ministeriön [hallinnonalan] toiminnan ja talouden suunnittelussa ja seurannassa, kirjanpitoyksikölle kuuluvien tehtävien hoitamisessa sekä sisäisessä valvonnassa ja riskien hallinnassa. Valtion talous- ja henkilöstöhallinnon palvelukeskuksen (jäljempänä Palkeet) hoidetta- vaksi siirretyt tehtävät on lueteltu tämän määräyksen liitteessä yksi todetussa Talous- ja henkilöstöhallinnon palvelukeskuksen palvelusopimuksessa (jäljempänä Palveluso- pimus). Tarkempia ohjeita tämän taloussäännön soveltamisesta antaa [talousyksikkö]. [Mahdolliset määräykset kirjanpitoyksikön hoidettavana olevasta talousarvion ulko- puolella olevasta rahastosta.] 1.2 Kirjanpitoyksikön päättämät muut ohjesäännöt Kirjanpitoyksikön taloudenhoidossa sovellettavat keskeiset lait, asetukset, määräyk- set, ohjeet sekä viraston ja Palkeiden välinen palvelusopimus on lueteltu oheisissa liit- teissä. Muualla kuin kirjanpitoyksikön tehtävistä vastaavassa [yksikössä/osastossa] talous- säännön perusteella annetun määräykset ja ohjeet on toimitettava tiedoksi [talousyk- sikölle]. VALTIONEUVOSTON KANSLIAN JULKAISUJA 2022:1 11 1.3 Yleiset määräykset sisäisestä valvonnasta Sisäisestä valvonnasta on säädetty valtion talousarviosta annetun lain1 (423/1988, jäl- jempänä talousarviolaki) 24 b §:ssä ja asetuksen2 (1243/1992, jäljempänä talousar- vioasetus) 69–69 b §:ssä. Sisäisellä valvonnalla ja riskienhallinnalla tarkoitetaan viraston toimintaan sisältyvää jatkuvaa talouden, toiminnan ja omaisuuden turvaamisen kontrollia, virheiden ja ei-toi- vottujen menettelyjen ehkäisemistä, toimintaa koskevien ohjeiden, määräysten ja sää- dösten noudattamisen ja informaatiojärjestelmien luotettavuuden varmistamista sekä taloudellisuuden edistämistä. Sisäisellä valvonnalla ja riskienhallinnalla varmistetaan, että virastossa toteutetaan sen talouden ja toiminnan laajuuteen ja sisältöön sekä niihin liittyviin riskeihin nähden asianmukaiset menettelyt. Sisäisen valvonnan tarkoituksena on varmistaa: 1. talouden ja toiminnan laillisuus ja tuloksellisuus, 2. hallinnassa olevien varojen ja omaisuuden turvaaminen sekä 3. johtamisen ja ulkoisen ohjauksen edellyttämät oikeat ja riittävät tiedot taloudesta ja toiminnasta. Sisäinen valvonta on osa johtamista. Sisäinen valvonta on kytkettävä organisaation strategisiin, yhteiskunnalliseen vaikuttavuuteen liittyviin sekä toiminnallisiin ja taloudel- lisiin tavoitteisiin. Sisäinen valvonta tulee kohdentaa ja mitoittaa siten, että valvontatoi- menpiteet ovat riskeihin nähden oikeasuhteiset ja että talouden eri osa-alueilla ei il- mene ylivalvontaa tai valvonnan vajeita. Kokonaisvaltainen riskienhallinta on osa sisäistä valvontaa. Riskienhallinnalla toimin- tatapana tunnistetaan, arvioidaan ja hallitaan tavoitteita uhkaavia riskejä sekä etsitään tapoja riskien poistamiseen tai pienentämiseen. [Yksiköt/osastot] arvioivat sisäisen valvonnan tasoa, riskienhallintaa ja niiden riittävyyttä käyttäen soveltuvin osin valtion- hallinnon sisäisen valvonnan ja riskienhallinnan arviointikehikkoa [ja riskienhallinnan 1 Laki valtion talousarviosta 423/1988 2 Asetus valtion talousarviosta 1243/1992 https://finlex.fi/fi/laki/ajantasa/1988/19880423 https://www.finlex.fi/fi/laki/ajantasa/1992/19921243 VALTIONEUVOSTON KANSLIAN JULKAISUJA 2022:1 12 työkalulla tehtyjä kokonaisvaltaisia riskianalyysejä]. [Yksiköt/osastot] raportoivat arvi- oinnin tuloksista, valvonnan tärkeimmistä havainnoista, tarvittavista toimenpiteistä ja niiden toteuttamisesta osana toiminta- ja taloussuunnittelua. Sisäistä valvontaa ja ris- kienhallintaa toteutetaan ministeriön tarkempien ohjeiden mukaisesti. [Kansliapäällikkö ja osastojen/yksiköiden päälliköt] vastaavat sisäisen valvonnan ja riskienhallinnan järjestämisestä sekä sen asianmukaisuudesta ja riittävyydestä omalla tehtäväalueellaan. [Esimies] vastaa tehtäväalueensa sisäisestä valvonnasta, valvon- tatoimenpiteistä ja niiden riittävyyden arvioinnista sekä niiden seurannasta. Jokainen työntekijä vastaa sisäisen valvonnan ja riskienhallinnan toimivuudesta omien tehtä- viensä osalta noudattamalla toimintaohjeita päivittäisessä työssään. [Talousjohtaja/talousyksikön päällikkö] vastaa taloushallinnon [ja matkahallinnon] kontrollien järjestämisestä ja noudattamisesta niiden taloushallinnon prosessien osalta, jotka ovat ministeriön vastuulla. [Henkilöstöjohtaja/henkilöstöyksikön päällikkö] vastaa ministeriön vastuulla olevien palkanlaskennan kontrollien noudattamisesta. [Mahdolliset erilliset määräykset ministeriön sisäisestä valvonnasta.] [Kansliapäällikkö] vastaa toisen viraston ja laitoksen pyynnöstä toimivaltaansa kuulu- vasta taloudellisesta valvontatoimesta tai hallinnollisesta tarkastuksesta ja niistä laa- dittavista tarvittavista asiakirjoista. Valvontatoimi tai hallinnollinen tarkastus koskee ta- lousarvioasetuksen3 69 c § mukaisesti rahoitusta saavia virastoja ja laitoksia sekä yh- teishakkeita tai -toimintaa. 3 Asetus valtion talousarviosta 1243/1992 https://www.finlex.fi/fi/laki/ajantasa/1992/19921243#L9P70 https://www.finlex.fi/fi/laki/ajantasa/1992/19921243#L9P70 VALTIONEUVOSTON KANSLIAN JULKAISUJA 2022:1 13 2 Taloushallinto-organisaatio 2.1 Kirjanpitoyksikkötehtävien organisointi Kirjanpitoyksikkö muodostuu [työjärjestyksestä]. Kirjanpitoyksikölle kuuluvista tehtävistä huolehtii ja vastaa [työjärjestyksestä]. 2.2 Muut kirjanpitoyksikön vastuulla olevat taloushallintotehtävät [Kansliapäällikkö] päättää muiden kuin lakiin tai asetukseen perustuvien taloudenhoi- don tehtävien ottamisesta kirjanpitoyksikön vastattavaksi. 2.3 Kirjanpitoyksikön ulkoistamat taloudenhoidon tehtävät [Työjärjestyksestä] antaa määräykset niiden tehtävien valvonnan organisoinnista, joita ei ole mainittu Palkeiden Palvelusopimuksessa tai Valtionkonttorin määräyksessä ta- loushallinnon tehtävien ja vastuiden jaosta Palkeiden sekä kirjanpitoyksiköiden ja ra- hastojen välillä (Taloushallintotehtävien vastuunjakotaulukko jäljempänä Vastuunjako- taulukko), jos kirjanpitoyksikkö on ulkoistanut muille organisaatioille muita talouden- hoidon tehtäviä. Kirjanpitoyksikkö on siirtänyt Palkeiden hoidettavaksi vastuunjakotau- lukon mukaiset tehtävät. Kirjanpitoyksikkö on siirtänyt Palkeiden hoidettavaksi tämän taloussäännön liitteenä olevassa Valtiokonttorin määräyksessä taloushallinnon tehtävien ja vastuiden jaosta Palkeiden sekä kirjanpitoyksiöiden ja rahastojen välillä todetut tehtävät. VALTIONEUVOSTON KANSLIAN JULKAISUJA 2022:1 14 2.4 Tilintekijöiden perustamisesta päättäminen Ministeriön tilintekijöiden perustamisesta ja lakkauttamisesta päättää [talousyksikön päällikkö]. 2.5 Kirjanpitoyksikön johdon toimivaltuudet taloushallintotehtävissä Niissä tapauksissa, joissa toimivaltuudesta taloushallintotehtävissä ei ole määrätty muuta ministeriön työjärjestyksessä tai tässä taloussäännössä, asian ratkaisee [ta- lousyksikön päällikkö]. VALTIONEUVOSTON KANSLIAN JULKAISUJA 2022:1 15 3 Toiminnan ja talouden suunnittelu ja seuranta 3.1 Toiminta- ja taloussuunnittelun järjestäminen Toiminta- ja taloussuunnittelua koskevat asiakirjat laaditaan talousarviolain-4 ja ase- tuksen5 sekä valtiovarainministeriön antamien määräysten ja ohjeiden mukaisesti. Valtiovarainministeriö antaa muille ministeriöille määräyksiä ja ohjeita6 talousarvio- ja kehysehdotusten laadinnasta, talousarvion soveltamisesta ja valtion varallisuuden hoidon yleisistä periaatteista. Ministeriöllä on käytössään koko hallinnonalan kattava toiminnan ja talouden suunnit- telujärjestelmä, jonka tarkoituksena on tukea toiminnan ja talouden tuloksellisuutta an- tamalla perusteita muun muassa vuotuisen talousarvioehdotuksen laadinnalle sekä hallinnonalan virastojen ja laitosten ohjaukselle. Hallinnonalan virastot ja laitokset organisoivat oman toiminta- ja taloussuunnittelunsa sekä tulossuunnitelmansa ministeriön ohjeiden ja määräysten mukaisesti. Toiminnan ja talouden suunnittelun raameina toimivat hallitusohjelma, ministeriön ja hallinnonalan strategiat ja strategiset linjaukset, määrärahajakopäätökset sekä minis- teriön johdon linjaukset. Keskeisimmät toiminnan ja talouden suunnitteluasiakirjat ovat kehysehdotukset, ta- lousarvioehdotukset ja lisätalousarvioehdotukset, toiminta- ja taloussuunnitelmat sekä resurssisuunnitelmat ja tulossopimukset. Toiminnan ja talouden suunnitteluun voi liit- tyä myös muita valtiovarainministeriön, valtioneuvoston kanslian tai Valtiokonttorin määräämiä suunnitteluasiakirjoja. 4 Laki valtion talousarviosta 423/1988 5 Asetus valtion talousarviosta 1243/1992 6 Valtiovarainministeriön laadinta- ja soveltamismääräykset https://vm.fi/laadinta-ja-so- veltamismaaraykset https://finlex.fi/fi/laki/ajantasa/1988/19880423 https://www.finlex.fi/fi/laki/ajantasa/1992/19921243 https://www.finlex.fi/fi/laki/ajantasa/1992/19921243 https://vm.fi/laadinta-ja-soveltamismaaraykset VALTIONEUVOSTON KANSLIAN JULKAISUJA 2022:1 16 Ministeriön hallinnonalan toimintaa ja taloutta suunnitellaan pidemmällä aikavälillä ta- lousarvioasetuksen 10 §:n mukaisesti hallinnonalan monivuotisella [toiminta- ja ta- loussuunnitelmalla], joka sisältää arvion suunnittelukauden resurssitarpeista sekä pit- kän aikavälin tulostavoitteet. Ministeriön [talousyksikkö] koordinoi suunnitteluasiakirjan valmistelua ja kokoaa asiakirjan ministeriön [osastojen/yksiköiden] sekä hallinnonalan virastojen ja laitosten valmistelun pohjalta. Ministeriön [toiminta- ja taloussuunnitel- man] hyväksyy [ministeri]. Ministeriön [talousyksikkö] huolehtii hallinnonalan [toiminta- ja taloussuunnitelman] toi- mittamisesta Valtiokonttorin ylläpitämään yleisessä tietoverkossa saatavilla olevaan tietopalveluun. 3.2 Kehysehdotusten laatiminen Ministeriön hallinnonalan ehdotus julkisen talouden suunnitelmaan laaditaan valtiova- rainministeriön ohjeiden ja määräysten mukaisesti. Ministeriö antaa hallinnonalan vi- rastoille ohjeita ja määräyksiä kehysehdotusten laadintaan. Hallinnonalan ehdotuksen valmistelusta vastaa ministeriössä [talousyksikkö], joka ko- koaa ministeriön ja hallinnonalan asiakirjat ministeriön [osastojen/yksiköiden] sekä hallinnonalan virastojen ja laitosten valmistelun pohjalta. Hallinnonalan ehdotuksen hyväksyy [kansliapäällikön] esittelystä [ministeri], minkä jäl- keen [talousyksikkö] vastaa sen toimittamisesta valtiovarainministeriölle budjetti- ja kehysjärjestelmällä valtiovarainministeriön ohjeiden mukaisesti. 3.3 Talousarvioehdotusten ja tulostavoite- ehdotusten laatiminen ja hyväksyminen Ministeriön hallinnonalan talousarvio- ja tulostavoite-ehdotusten laadinnassa noudate- taan valtion talousarviota koskevia säädöksiä sekä valtiovarainministeriön antamia määräyksiä ja ohjeita. Ministeriö antaa hallinnonalan virastoille ja laitoksille ohjeita ja määräyksiä talousarvioehdotuksen laadintaan. Hallinnonalan ehdotuksen valmistelusta vastaa ministeriössä [talousyksikkö], joka ko- koaa ministeriön ja hallinnonalan talousarvioehdotusasiakirjat ministeriön [yksiköiden] sekä hallinnonalan virastojen ja laitosten valmistelun pohjalta. VALTIONEUVOSTON KANSLIAN JULKAISUJA 2022:1 17 Hallinnonalan talousarvioehdotuksen hyväksyy [kansliapäällikön] esittelystä [minis- teri], minkä jälkeen [talousyksikkö] vastaa sen toimittamisesta valtiovarainministeriölle budjetti- ja kehysjärjestelmällä valtiovarainministeriön ohjeiden mukaisesti. Hallinnonalan talousarvioehdotus julkaistaan Valtiokonttorin ylläpitämässä yleisessä tietoverkossa saatavilla olevan tietopalvelun asiakirjasivulla samanaikaisesti, kun val- tiovarainministeriö julkistaa oman talousarvioehdotuksensa. Ministeriö julkaisee omat ja toimialansa alustavat tulostavoitetiedot viikon kuluttua siitä, kun eduskunta on hy- väksynyt hallituksen talousarvioesityksen. 3.4 Lisätalousarvioehdotusten laatiminen ja hyväksyminen Lisätalousarvioehdotusten laadinnassa noudatetaan soveltuvin osin talousarvioehdo- tusta koskevaa menettelyä. 3.5 Tulostavoitteet [Ministeri] vahvistaa ministeriön tavoitteet yhteiskunnallisen vaikuttavuuden kehityk- selle ja [osastojen/yksiköiden] toiminnalliset tulostavoitteet [osaston/yksikön] tulosta- voiteasiakirjassa. Ministeriö käy hallinnonalansa tulosohjattavien virastojen ja laitosten kanssa vuosit- tain tulosneuvottelut, joissa sovitaan viraston tai laitoksen toiminnallisen tuloksellisuu- den tavoitteista. Ministeriön ja viraston tai laitoksen väliset tulossopimukset allekirjoit- tavat ministeriön [kansliapäällikkö] ja viraston tai laitoksen päällikkö. Tulossopimukset julkaistaan Valtiokonttorin ylläpitämässä yleisessä tietoverkossa saatavilla olevassa tietopalvelussa. Tietojen toimittamisesta Valtiokonttorille vastaa ministeriön [osasto/yksikkö]. VALTIONEUVOSTON KANSLIAN JULKAISUJA 2022:1 18 3.6 Talousarvion tilijaottelu Talousarvion tilijaottelussa noudatetaan valtion talousarviota koskevia säädöksiä sekä valtiovarainministeriön ja Valtiokonttorin antamia määräyksiä ja ohjeita7. Talousarvion toimeenpanoa varten [talousyksikkö] laatii vuosittain hallinnonalan viras- tojen ja ministeriön toimintayksiköiden esitysten perusteella hallinnonalan talousarvion tilijaottelun, jonka [ministeri] vahvistaa. Lisätalousarviosta aiheutuvat muutokset ja tar- vittavat muut muutokset tilijaotteluun käsitellään vastaavalla tavalla. [Talousyksikkö] toimittaa vahvistetun hallinnonalan talousarvion tilijaottelun ja siihen tehdyt muutokset Valtiokonttorille, valtiontalouden tarkastusvirastolle, Palkeille sekä asianomaisille hallinnonalan virastoille. 3.7 Arviomäärärahan ylittämisluvat Arviomäärärahan ylittämisluvan valmistelussa noudatetaan valtion talousarviota kos- kevia säädöksiä sekä valtiovarainministeriön antamia määräyksiä. Talousyksikköön keskitetty arviomäärärahamenettely [poista otsikko valinnan jälkeen] Arviomäärärahan ylittämislupaa koskevien asioiden valmistelusta ja toimeenpanosta vastaa [talousyksikkö] asianomaisen [osaston/yksikön] tehtyä perustellun esityksen [talousyksikölle] ylitysluvan tarpeesta. [Ministeri] päättää arviomäärärahan ylittämisestä [talousyksikön] esittelystä sen jäl- keen, kun asiasta on saatu valtiovarainministeriön lausunto tai valtioneuvoston raha- asiainvaliokunnan puolto. [Talousyksikkö] toimittaa päätöksen ylitysluvan myöntämisestä talousarvioasetuksen8 17 §:n mukaisesti Valtiokonttorille. 7 https://www.valtiokonttori.fi/palvelut/julkishallinnon-palvelut/maaraykset-ja-ohjeet/ 8 Asetus valtion talousarviosta 1243/1992 https://www.valtiokonttori.fi/palvelut/julkishallinnon-palvelut/maaraykset-ja-ohjeet/ https://www.finlex.fi/fi/laki/ajantasa/1992/19921243 VALTIONEUVOSTON KANSLIAN JULKAISUJA 2022:1 19 TAI Toimintayksiköihin hajautettu arviomäärärahamenettely [poista otsikko valin- nan jälkeen] Määrärahan hallinnasta vastaava [osasto/yksikkö] valmistelee arviomäärärahojen yli- tyksiä koskevat asiat. [Ministeri] päättää arviomäärärahan ylittämisestä asianomaisen [osaston/yksikön] esi- tyksestä sen jälkeen, kun asiasta on saatu valtiovarainministeriön lausunto tai valtio- neuvoston raha-asiainvaliokunnan puolto. Asianomainen [osasto/yksikkö] toimittaa päätöksen ylitysluvan myöntämisestä talous- arvioasetuksen 17 §:n mukaisesti Valtiokonttorille sekä [talousyksikköön], joka toimit- taa kirjanpitoyksikköä koskevat päätökset Palkeille. 3.8 Investointien suunnittelu ja seuranta Ministeriön on suunniteltava ja seurattava investointeja9, jotka se arvioi taloutensa ja toimintansa kannalta merkittäviksi. Ministeriön on harkittava suunnittelun ja seurannan tarkoituksenmukainen tarkkuus ja taso investoinnin kokoluokan ja merkittävyyden pe- rusteella. Yli miljoonan euron investoinneista (mm. koneet, laitteet, kalusto, rakennuk- set ja tietojärjestelmät) on aina laadittava investointiesityksen lisäksi kattavampi kus- tannus-hyötyanalyysi ja vaihtoehtoislaskelmat. Valtion investointilaskelmissa ja muussa pääomien käytön arvioinnissa käytetään tuottovaatimuksena Valtiokonttorin laskemaa arvioinnin suorittamista edeltäneen varainhoitovuoden euromääräisen pitkä- aikaisen lainanoton efektiivistä korkokustannusta valtiolle. Investointilaskelmien laadinnasta vastaa [osasto/yksikkö]. [Osaston/yksikön] on toimi- tettava investointilaskelmat ministeriön toiminnan ja talouden suunnittelua koskevien ohjeiden mukaisesti. [Ministeriön] on toimitettava tiedonhallintalain10 mukainen tietovarantojen ja tietojärjes- telmien hyödyntämistä, yhteentoimivuutta ja tietoturvallisuutta koskeva arviointi valtio- 9 https://www.valtiokonttori.fi/maaraykset-ja-ohjeet/investointien-suunnittelu-ja-seu- ranta-maarays/ 10 Laki julkisen hallinnon tiedonhallinnasta 906/2019 https://www.finlex.fi/fi/laki/ajantasa/1992/19921243 https://www.finlex.fi/fi/laki/ajantasa/1992/19921243 https://www.valtiokonttori.fi/maaraykset-ja-ohjeet/investointien-suunnittelu-ja-seuranta-maarays/ https://www.finlex.fi/fi/laki/alkup/2019/20190906 VALTIONEUVOSTON KANSLIAN JULKAISUJA 2022:1 20 varainministeriön lausuntoa varten, kun muutoksella on merkittäviä taloudellisia tai toi- minnallisia vaikutuksia tiedonhallintaan tai toimintaan taikka muutos koskee julkisen hallinnon yhteisten tietovarantojen rajapintojen tietorakenteiden olennaisia muutoksia. Lausunnon edellytyksistä ja muutoksien kokonaiskustannusten raja-arvoista sääde- tään tarkemmin lausuntomenettelyä koskevassa asetuksessa11 ja valtiovarainministe- riön ohjeessa12. 3.9 Kirjanpitoyksikön sisäiset budjetit ja tulostavoitteet Ministeriön sisäisen budjetin valmistelusta vastaa [talousyksikkö], joka laatii asiakirjan yhteistyössä [osastojen/yksiköiden] kanssa. Päätöksen hyväksyy [ministeri] [kanslia- päällikön] esittelystä. Ministeriössä sovelletaan tulosjohtamista, jota tukevat kannustava palkkausjärjes- telmä sekä säännölliset tulos- ja kehityskeskustelut. Ministeriön tulostavoitteet valmis- tellaan talousarviolain13 12 § mukaisesti osana hallinnonalan toiminta- ja taloussuun- nittelua. [Osastot/yksiköt] vastaavat ministeriön tuloksellisuuden seurannasta ja raportoinnista ministeriön tulostavoiteasiakirjassa sovitulla tavalla. [Osastojen/yksiköiden] on seurat- tava niille asetettujen tulos- ja muiden tavoitteiden toteutumista, sen käyttöön osoitet- tujen määrärahojen riittävyyttä ja tulojen kertymistä. [Talousyksikkö] vastaa ministeriön kirjanpitoyksikön kustannuslaskennan järjestämi- sestä sekä maksullisen palvelutoiminnan suoritteiden hinnoittelusta ja kustannusvas- taavuuslaskelmien laatimisesta. Lisäksi [talousyksikkö] vastaa toiminta- ja taloustie- don kokoamisesta ja tuottamisesta ylimmän johdon päätöksenteon tueksi. [Osasto- jen/yksiköiden esimiehet] vastaavat työajankohdennustietojen seurannasta. Toiminnan tuloksellisuudesta raportoidaan kirjanpitoyksikön tilinpäätökseen sisälty- vässä toimintakertomuksessa. Tuloksellisuustietojen toimittamisesta Valtiokonttorille vastaa [talousyksikkö]. 11 Valtioneuvoston asetus lausuntomenettelystä tiedonhallinnan muutosta koskevissa asioissa VNA 1301/2019 12 Ohje tiedonhallintalain 9 §:n lausuntomenettelystä VN/14976/2019 13 Laki valtion talousarviosta 423/1988 https://finlex.fi/fi/laki/alkup/2019/20191301 https://vm.fi/tiedonhallintalain-lausuntomenettely https://vm.fi/tiedonhallintalain-lausuntomenettely https://kampus.vnv.fi/tyotila/taloushallintoverkosto/VN%20taloussnt/Ty%C3%B6paja%202021/Asetus%20valtion%20talousarviosta%201243/1992 VALTIONEUVOSTON KANSLIAN JULKAISUJA 2022:1 21 3.10 Kassavirtasuunnittelu Kirjanpitoyksikön kassavirtasuunnittelussa noudatetaan Valtiokonttorin määräyksiä ja ohjeita14. Kirjanpitoyksikön tuloista ja menoista laaditaan kassavirtaennuste valtionhallinnon kassaennustejärjestelmä Rahakkaaseen. Pitkän aikavälin kassavirtaennusteet teh- dään [talousyksikössä]. Lyhyen aikavälin kassavirtaennusteiden tekemisestä ja mak- satusaineiston lähettämiseen liittyvistä tehtävistä vastaa Palkeet. [Talousyksikkö] vas- taa niiden merkittävien tai kriittisten tulojen tai menojen ilmoittamisesta Palkeille, joita ei ole otettu huomioon kassavirtaennusteissa. Ennustetietojen tallentamisesta valtion keskitettyyn kassanhallintajärjestelmä Rahak- kaaseen ja menotileihin liittyvän limiitin valvonnasta vastaa Palkeet. 3.11 Valtion taloutta koskevat laskelmat ja selvitykset [Talousyksikkö] vastaa talousarvioasetuksen15 21 §:ssä säädettyjen valtiovarainminis- teriön määräysten mukaisten valtion taloutta koskevien laskelmien ja selvitysten val- mistelusta ja kokoamisesta. 3.12 Talousarvion toteutumisen seuranta Ministeriön [talousyksikkö tai osastot/yksiköt] seuraa budjetoimiensa määrärahojen ta- lousarvion toteutumista ja tulokertymää. 14 https://www.valtiokonttori.fi/palvelut/julkishallinnon-palvelut/maaraykset-ja-ohjeet/ 15 Asetus valtion talousarviosta 1243/1992 https://www.valtiokonttori.fi/palvelut/julkishallinnon-palvelut/maaraykset-ja-ohjeet/ https://www.valtiokonttori.fi/palvelut/julkishallinnon-palvelut/maaraykset-ja-ohjeet/ https://www.finlex.fi/fi/laki/ajantasa/1992/19921243 VALTIONEUVOSTON KANSLIAN JULKAISUJA 2022:1 22 4 Maksuliike 4.1 Maksuliiketilit Pankkitilien avaamisesta, lopettamisesta, maksuliikepankin kanssa tehtävien palvelu- sopimusten muuttamisesta, manuaalisten tilinkäyttövaltuuksien hakemisesta sekä muista maksuliiketileihin liittyvistä asioista vastaa [talousyksikön päällikkö] Valtiokont- torin luvalla ja antamien ohjeiden16 mukaisesti. Palkeet vastaa tilien käyttöoikeuksista. Maksuliiketilejä käyttää aina kaksi henkilöä yhdessä, ellei Valtiokonttori ole erityisestä syystä antanut lupaa siihen, että maksuliiketiliä käyttää yksi henkilö yksin tai ellei maksuliikeaineistojen pankkiin lähetystä ole automatisoitu Valtiokonttorin määrää- mällä tavalla. Lupaa Valtiokonttorille maksuliiketilin käytöstä yksin esittää [talousyksi- kön päällikkö]. Maksuliiketileihin liittyvät sopimukset ja muut asiakirjat arkistoidaan pysyvästi ministe- riön toimesta, elleivät ne arkistoidu palvelun tuottajan sähköiseen sopimusjärjestel- mään. 4.2 Muut pankkitilit [Talousyksikön päällikkö] päättää muiden pankkitilien, kuten valuutta- tai saldollisten tilien sekä arvo-osuustilien avaamisesta ja lopettamista, sopimusmuutoksista ja käyt- töoikeuksista Valtiokonttorin antamien ohjeiden17 mukaisesti. Lupaehtojen noudatta- mista valvoo [talousyksikkö]. Ministeriön valuuttamääräiset maksut tehdään [Valtiokonttorille avatuilta keskitetyiltä valuuttatileiltä]. Maksut hyväksytään siten, kun taloussäännössä on menojen käsitte- lystä määrätty. Valvonnasta ja täsmäytyksistä vastaa Palkeet. 16 15 https://www.valtiokonttori.fi/palvelut/julkishallinnon-palvelut/maaraykset-ja-ohjeet/ https://www.valtiokonttori.fi/palvelut/julkishallinnon-palvelut/maaraykset-ja-ohjeet/ https://www.valtiokonttori.fi/palvelut/julkishallinnon-palvelut/maaraykset-ja-ohjeet/ VALTIONEUVOSTON KANSLIAN JULKAISUJA 2022:1 23 4.3 Kassatoiminnot Kirjanpitoyksikössä ei ole käteiskassaa. 4.4 Maksukortit ja asiakaskortit Valtion maksamisratkaisuun sisältyvät maksuaikakortit ja matkatilit. Maksuaikakorttien ja matkatilin käytössä noudatetaan Valtiokonttorin antamia ohjeita18. [Talousyksikön päällikkö] hyväksyy [_]ministeriön maksuaikakorttien käyttöä koskevat ohjeet. [Talous- yksikkö] tekee korttihakemuksen ja hyväksyy kortin myöntämisen palvelutuottajan jär- jestelmässä. Maksuaikakortit toimitetaan [talousyksikön] yhteyshenkilölle, joka vastaa korttien jaka- misesta kortinhaltijoille. Yhteyshenkilö voi luovuttaa kortin, kun käyttösitoumus on alle- kirjoitettu. Maksuaikakortin tunnusluvut annetaan samalla kuin kortti. Kuoren saa avata vain kortinhaltija itse. Uuden kortin saavuttua vanha kortti luovutetaan yhteys- henkilölle. Kaikki erityisluottokortteihin ja asiakaskortteihin (bonus- ja etukortit) liittyvät etuudet kuuluvat valtiolle. Henkilökohtaisia asiakaskortteja ei saa käyttää virkamiehelle korvat- tavien kulujen maksamisessa tai hankintakortin käytön yhteydessä. Korttien käytössä noudatetaan Valtiokonttorin ohjeita Nordean First Card maksamis- ratkaisun19 käytöstä ja määräystä maksukorttien sekä asiakas-, bonus- ja etukorttien käytöstä20. Lisäksi noudatetaan ministeriön erikseen antamia ohjeita maksuaikakortin käytöstä. [Talousyksikkö] vastaa muiden maksuominaisuuksia sisältävien korttien, kuten HSL- korttien ja taksikorttien käytön ohjeistamisesta, luovuttamisesta ja käytön valvonnasta. [Talousyksikkö] vastaa lisäksi taksikorttien poikkeusluvan hakemisesta Valtiokontto- rilta ja niiden käytön ohjeistamisesta. 18 https://www.valtiokonttori.fi/palvelut/julkishallinnon-palvelut/maaraykset-ja-ohjeet/ 19 https://www.valtiokonttori.fi/maaraykset-ja-ohjeet/nordea-first-card-maksamisrat- kaisu/ 20 https://www.valtiokonttori.fi/palvelut/julkishallinnon-palvelut/maaraykset-ja-ohjeet/ https://www.valtiokonttori.fi/palvelut/julkishallinnon-palvelut/maaraykset-ja-ohjeet/ https://www.valtiokonttori.fi/maaraykset-ja-ohjeet/nordea-first-card-maksamisratkaisu/ https://www.valtiokonttori.fi/maaraykset-ja-ohjeet/nordea-first-card-maksamisratkaisu/ https://www.valtiokonttori.fi/palvelut/julkishallinnon-palvelut/maaraykset-ja-ohjeet/ https://www.valtiokonttori.fi/palvelut/julkishallinnon-palvelut/maaraykset-ja-ohjeet/ VALTIONEUVOSTON KANSLIAN JULKAISUJA 2022:1 24 4.5 Rahastojen varat Ministeriöllä ei ole talousarvion ulkopuolisia rahastoja. TAI Ministeriön yhteydessä toimivien talousarvion ulkopuolisten rahastojen tulotilit tyhjen- netään ministeriön yleiselle tulotilille. [Rahastolla on menojen maksamista varten oma ministeriön yleiseltä menotililtä automaattisesti katettava menotili. /Rahaston maksu- liike hoidetaan ministeriön pankkitilien välityksellä. /Rahaston maksuliikkeen hoitaa Palkeet]. 4.6 Maksuvälineiden hyväksyminen Ministeriö ottaa vastaan maksuja ainoastaan maksuliiketulotileille. 4.7 Verkkokaupan maksutavat Suomesta ja ulkomailta voidaan hankkia verkkokaupasta tavaroita ja palveluita, kun se taloudellisesti perusteltua tai ainoa hankintamuoto. Verkko-ostosten maksami- sessa noudatetaan valtion maksuliikettä koskevia määräyksiä ja ohjeita sekä ministe- riön erikseen antamia ohjeita. Verkkokaupassa maksuvälineenä käytetään valtion kansainvälistä henkilökohtaista maksuaikakorttia. Yhteiskäyttöisillä hankintakorteilla ei voi tehdä verkko-ostoja. Ennen hankintaa on varmistettava, onko ministeriöllä voimassa olevaa kilpailutettua sopi- musta. Hankintaa suorittava [osasto/yksikkö] vastaa hankinnan asianmukaisuudesta. Tehdyistä ostoista on aina maksun hyväksymisen yhteydessä varmistuttava, että os- toksesta syntyy joko sähköinen tai tulostettava tilausvahvistus, kuitti tai muu kuvaus, josta selviää ostettu tuote tai palvelu, sen hinta, maksutapa ja muut ostoon liittyvät eh- dot. Nämä liitetään menotositteelle. Skannattu tai valokuvattu kuitti voidaan korvata eKuitilla, mikäli talouden järjestelmät pystyvät käyttämään eKuitin tietoja. Verkkokauppaa käytäessä on varmistuttava siitä, että yhteys on suojattu. Ennen mak- suaikakortin tietojen antamista verkkokaupassa on varmistuttava siitä, että yhteys on SSL-suojattu (Secure Sockets Layer). Suojauksen voimassaolon varmistamiseksi on tarkastettava, että www-osoite on muotoa https:// ja että selaimen alareunassa oleva VALTIONEUVOSTON KANSLIAN JULKAISUJA 2022:1 25 lukon tai avaimen kuvake on yhtenäinen. Kortin tietoja ei saa koskaan lähettää salaa- mattomassa yhteydessä. Verkko-ostojen vahvistaminen perustuu maksupalvelulain21 mukaiseen vahvaan tun- nistamiseen, jolloin vahvistus tapahtuu kiinteän salasanan ja oston yhteydessä teksti- viestillä toimitettavan kertakäyttöisen koodin avulla. Verkkokauppaostamisesta on oh- jeistettu tarkemmin [ministeriön] maksuaikakorttien käyttöä koskevassa ohjeessa ja Valtiokonttorin valtion maksukortin käyttöä koskevassa määräyksessä22. 4.8 Maksunsaajan oikeellisuuden varmistaminen Maksunsaajan pankkiyhteystietojen tulee perustua kirjalliseen tai sähköisesti toimitet- tuun ilmoitukseen. Maksunsaajan pankkiyhteystiedot tallennetaan laskusta tai muusta maksun perusteena olevasta asiakirjasta Palkeissa taloushallinnon tietojärjestelmän maksunsaajarekisteriin. Maksunsaajan oikeellisuuden valvontaan ja maksunsaajare- kisterin ylläpitoon ja valvontaan liittyvät tehtävät hoidetaan Palkeissa valtionhallinnon yhteisten prosessien mukaisesti. Valtionavustuspäätöksissä maksunsaajan ja pankki- tilin [sekä hankintapäätösten ja -sopimusten] oikeellisuuden tarkastaminen on [osas- ton/yksikön] vastuulla. Maksunsaajarekisterin tietoturvallisuuden varmistamismenettelyistä ja tietosuojalain noudattamisesta vastaa Palkeet. Maksunsaajarekisterin tietoturvallisuus on järjestet- tävä siten, etteivät ulkopuoliset henkilöt saa tietosuojalain alaista tietoa käyttöönsä. Ministeriön henkilöstö tallentaa ja ylläpitää palkkapankkitilitietonsa Kiekussa. Muutok- set siirtyvät järjestelmän sisällä palkanlaskentaan, joka on Palkeiden vastuulla. [Osaston/yksikön] vastuulla on tarkastaa maksunsaajan oikeellisuus. Tämä tapahtuu varmistamalla, että maksu maksetaan samalle taholle (yleensä samalle y-tunnukselle) kuin mille hankintapäätös, sopimus tai tilaus on tehty. 21 Maksupalvelulaki 290/2010 22 https://www.valtiokonttori.fi/palvelut/julkishallinnon-palvelut/maaraykset-ja-ohjeet/ https://www.finlex.fi/fi/laki/ajantasa/2010/20100290 https://www.valtiokonttori.fi/palvelut/julkishallinnon-palvelut/maaraykset-ja-ohjeet/ VALTIONEUVOSTON KANSLIAN JULKAISUJA 2022:1 26 5 Hankinnat, tilaaminen ja menojen käsittely 5.1 Hankintojen ohjaus Hankinnalla tarkoitetaan tavaroiden ja palveluiden ostamista ja vuokraamista tai sii- hen rinnastettavaa toimintaa sekä urakalla teettämistä. Ministeriön hankinnoissa noudatetaan julkisista hankinnoista annettuja säädöksiä ja määräyksiä, valtion hankintakäsikirjaa23 ja valtioneuvoston hankintaohjetta24 [sekä muita mahdollisia hallinnonala- tai virastokohtaisia hankintaa koskevia ohjeita ja mää- räyksiä] sekä ministeriön työjärjestystä. Valtiovarainministeriö johtaa valtion hankintatointa. Työ- ja elinkeinoministeriö vastaa hankintalainsäädännön valmistelusta. Valtioneuvoston kanslia ohjaa, kehittää ja yh- teensovittaa valtioneuvoston ja sen ministeriöiden yhteistä hankintatointa. Ministeriössä noudatettavista hankintatoimen periaatteista, menettelyistä ja sovelletta- vista sopimusehdoista ohjeistetaan valtioneuvoston hankintaohjeessa. Hankintojen suunnittelussa noudatetaan valtiovarainministeriön ohjeita hankintasuun- nittelusta. Hankintasuunnittelu tehdään vuosittain toiminta- ja taloussuunnitteluproses- sin yhteydessä. Hankinnat valmistellaan ja toteutetaan ministeriön [osastoilla/yksiköissä]. Hankin- noissa hyödynnetään soveltuvin osin valtion yhteishankintayksikön kilpailuttamia sopi- muksia ja valtioneuvoston kanslian hankinta- ja sopimusasiakirjamalleja. Hankintavaltuudet määräytyvät ministeriön [työjärjestyksen/taloussäännön ja sisäisen budjetin perusteella]. [Tässä kohdassa voidaan määrätä tarkemmin hankintaval- tuuksista ja niiden euromääräisistä rajoista.] Maksuaikakortti haetaan [esimiehen] puollosta. Maksuaikakorttia maksutapana käytet- täessä kortinhaltija [tai tilapäinen haltija (hankintakortit)] saa tehdä hankinnan ilman 23 Valtion hankintakäsikirja 2017 – Valtiovarainministeriön julkaisu – 29/2017 24 Valtioneuvoston hankintaohje löytyy Kampuksesta https://vm.fi/documents/10623/4040240/Valtion+hankintak%C3%A4sikirja+2017.pdf/868b80fa-c2de-4328-ae93-36b17968f780/Valtion+hankintak%C3%A4sikirja+2017.pdf?version=1.0&t=1501052280000 https://kampus.vnv.fi/tyon-tueksi/Sivut/Hankintojen-ohjeet-ja-asiakirjamallit.aspx https://kampus.vnv.fi/tyon-tueksi/Sivut/Hankintojen-ohjeet-ja-asiakirjamallit.aspx VALTIONEUVOSTON KANSLIAN JULKAISUJA 2022:1 27 erillistä etukäteishyväksyntää. Maksuaikakortilla tehtävä hankinta tulee aina liittyä vir- katehtävien hoitamiseen ja olla maksuaikakortin käyttösitoumuksen käyttörajojen ja -alueiden, sekä muiden ehtojen mukainen. Kortilla tehtävissä hankinnoissa noudate- taan myös hankintaohjeita, työjärjestystä ja sisäistä budjettia. Hankinnan tekijän tulee varmistua menon hyväksyttävyydestä ennen menoon sitoutumista. Menon hyväksyjä päättää menoon sitoutumisen asianmukaisuuden viimeistään menoa hyväksyessään. Mikäli menoa ei hyväksytä, meno peritään takaisin menopäätöksen tekijältä. Maksuai- kakortin käyttöä on kuvattu tarkemmin [ministeriön maksuaikakortin käyttöä koske- vassa ohjeessa] ja Valtiokonttorin maksukorttien sekä asiakas-, bonus- ja etukorttien käyttöä koskevassa määräyksessä25. 5.2 Menoon sitoutuminen, tilaaminen ja tilauksen vastaanottaminen Menoihin sitoutumisessa noudatetaan ministeriön työjärjestystä ja huomioidaan, mitä talousarvioasetuksen26 38 §:ssä ja valtiokonttorin ohjeessa27 on mainittu menopäätök- sestä ja menoon sitoutumisesta. Tilaajan on ennen menoon sitoutumista varmistet- tava määrärahan riittävyys. Lisäksi tilaaja huolehtii, että asiatarkastajalla on riittävä tieto asiatarkastuksen tekemiseksi. Tilaajalla tai hankinnan esittelijällä on velvollisuus tarkistaa ennen hankintasopimuk- sen tai tilauksen hyväksymistä palveluntuottajan taustatiedot siinä laajuudessa kuin valtioneuvoston hankintaohjeessa on määritelty. Tilaaja varmistaa, että y-tunnukselli- nen toimittaja kuuluu ennakkoperintärekisteriin ja muihin valtioneuvoston hankintaoh- jeen edellyttämiin rekistereihin. Tiedot tarkistetaan Yritys- ja yhteisötietojärjestel- mästä28. Yhteisöhankinnoissa on tarkastettava arvonlisäverotunnisteen29 voimassa- olo. 25 https://www.valtiokonttori.fi/palvelut/julkishallinnon-palvelut/maaraykset-ja-ohjeet/ 26 Asetus valtion talousarviosta 1243/1992 27 https://www.valtiokonttori.fi/maaraykset-ja-ohjeet/tilaamisen-ja-sopimuskohdistuk- sen-hyvat-kaytannot/ 28 https://www.ytj.fi/ 29 https://www.vero.fi/yritykset-ja-yhteisot/verot-ja-maksut/arvonlisaverotus/ulkomaan- kauppa/arvonlisaverotunniste/ https://www.valtiokonttori.fi/palvelut/julkishallinnon-palvelut/maaraykset-ja-ohjeet/ https://www.valtiokonttori.fi/palvelut/julkishallinnon-palvelut/maaraykset-ja-ohjeet/ https://www.finlex.fi/fi/laki/ajantasa/1992/19921243 https://www.valtiokonttori.fi/maaraykset-ja-ohjeet/tilaamisen-ja-sopimuskohdistuksen-hyvat-kaytannot/ https://kampus.vnv.fi/tyon-tueksi/Sivut/Hankintojen-ohjeet-ja-asiakirjamallit.aspx https://kampus.vnv.fi/tyon-tueksi/Sivut/Hankintojen-ohjeet-ja-asiakirjamallit.aspx https://www.ytj.fi/ https://www.ytj.fi/ https://www.vero.fi/yritykset-ja-yhteisot/verot-ja-maksut/arvonlisaverotus/ulkomaankauppa/arvonlisaverotunniste/ VALTIONEUVOSTON KANSLIAN JULKAISUJA 2022:1 28 Ennakkoperintälain30 mukaisesti työ- ja käyttökorvauksesta on toimitettava ennakonpi- dätys, ellei saaja kuulu ennakkoperintärekisteriin. Tällaiset laskut käsitellään palkan- laskentajärjestelmässä. Tilattaessa työtä elinkeinonharjoittajalta tai toiminimeltä on selvitettävä yrittäjän eläke- vakuutuksen voimassaolo ja pyydettävä todistus liitettäväksi menolle. Jos toimittajalla ei ole voimassa olevaa yrittäjän eläkevakuutusta, maksetusta työansiosta tulee periä valtion eläkemaksut ja ilmoittaa työansio Kevan rekisteriin. Handi-palvelun automatisointiratkaisuja on hyödynnettävä mahdollisimman laajasti. Handin sopimuskohdistustoiminnallisuudella tehty sopimuksen teknisen kansilehden asiatarkastus ja hyväksyminen on riittävä menon hyväksyminen ja meno voidaan maksaa ilman erillistä laskun asiatarkastusta ja hyväksymistä. Handin tilaustoiminnolla tehtävien tilausten asiatarkastuksessa ja hyväksymisessä noudatetaan ministeriön [sisäisessä budjetissa/muussa dokumentissa] määrättyjä hankintavaltuuksia. Vastaanottotarkastus on suoritettava tavaraa tai palvelua vastaan- otettaessa. Tilauksen vastaanoton yhteydessä on tarkastettava, että vastaanotettu ta- vara, suoritettu palvelu tai työ on tilauksen, sopimuksen, rahtikirjan, lähetysluettelon tai muun asiakirjan mukainen. Jos tilaus on tehty sähköisessä tilaus- ja laskujen käsit- telyjärjestelmä Handissa, vastaanottotarkastus tehdään heti tilauksen saavuttua ja oi- keamääräisenä. Toimittajalle annetaan laskutuslupa vastaanottotarkistuksen jälkeen. 5.3 Menojen tarkastaminen, hyväksyminen ja maksuunpano Menojen tarkastaminen Menot asiatarkastetaan ja hyväksytään sähköisesti. Sähköisestä asiatarkastuksesta ja hyväksymisestä jää merkintä menotositteen hyväksymisketjuun. Salassa pidettä- vissä hankinnoissa toimittajaa on ensisijaisesti pyydettävä merkitsemään tuotekuvaus laskulle siten, että laskulla ei näy salassa pidettävän hankinnan tietoja. Poikkeustilanteita, joissa menolaskut voidaan tarkastaa ja hyväksyä paperimuodossa, ovat salassa pidettävä tositeaineisto ja hyvin lyhyellä maksuajalla maksettavat palkka 30 Ennakkoperintälain 1118/1996 https://www.finlex.fi/fi/laki/ajantasa/1996/19961118 VALTIONEUVOSTON KANSLIAN JULKAISUJA 2022:1 29 ja palkkiomenot, kassatositteet ja muut pikamaksumääräykset. Laskujen sähköisessä käsittelyjärjestelmässä käytetään lukitustoimintoa salassa pidettävän tositeaineiston käsittelemiseksi (esimerkiksi työterveyshuollon laskut). [Talousyksikkö] vastaa salaus- pyynnön laatimisesta menosta vastaavan [osaston/yksikön] ehdotuksesta. Salassa pi- dettävien menojen käsittelyssä noudatetaan lakia viranomaisen toiminnan julkisuu- desta ja Valtiokonttorin määräystä salassa pidettävien asiakirjojen käsittelystä Handi- palvelussa31. Ennen menon maksamista on tarkastettava lasku, laskelma tai asiakirja, johon meno perustuu. Palvelukeskus tekee ostolaskujen perustietojen täydennyksen ja reitityksen sähköisessä tilaus- ja laskujen käsittelyjärjestelmä Handissa valtion yhteisten proses- sien mukaisesti. Menot asiatarkastetaan ennen niiden hyväksymistä. Asiatarkastuksessa on todettava; 1. laskusta tai laskua vastaavasta asiakirjasta käy selville, mistä meno on aiheutunut ja miten se liittyy ministeriön toimintaan, 2. laskun tai laskua vastaavan asiakirjan liitteenä on mahdollinen kuormakirja tai lähetyslista vastaanottomerkinnöin varustettuna tai että tavaran tai palvelun toimittamisesta on muutoin voitu varmistua, 3. laskun sisältö ja summa on perusteeltaan tilauksen, sopimuksen tai päätöksen mukainen, 4. meno maksetaan oikea-aikaisesti ja oikealle maksunsaajalle, 5. tositteesta on poistettu kaikki arkaluontoiset tiedot ja liitteet sekä 6. lasku on tiliöity asianmukaisesti. Jos menotositteesta ei käy ilmi mistä meno on aiheutunut ja miten se liittyy ministeriön toimintaan, asiatarkastajan on täydennettävä tietoja kommentilla, erillisellä kuitilla tai muulla liitteellä. Kuitin käsittelyssä huomioidaan eKuittien käyttöönotosta ja käy- töstä32. Ostotapahtumiin liittyvät alkuperäiset kuitit ja tositteet, jotka on arkistoitu säh- 31 https://www.valtiokonttori.fi/maaraykset-ja-ohjeet/salassa-pidettavien-asiakirjojen-ka- sittely-handi-palvelussa/ 32 https://www.valtiokonttori.fi/maaraykset-ja-ohjeet/ekuittien-kayttoonotto-ja-kaytto/ https://www.valtiokonttori.fi/maaraykset-ja-ohjeet/salassa-pidettavien-asiakirjojen-kasittely-handi-palvelussa/ https://www.valtiokonttori.fi/maaraykset-ja-ohjeet/salassa-pidettavien-asiakirjojen-kasittely-handi-palvelussa/ https://www.valtiokonttori.fi/maaraykset-ja-ohjeet/ekuittien-kayttoonotto-ja-kaytto/ https://www.valtiokonttori.fi/maaraykset-ja-ohjeet/ekuittien-kayttoonotto-ja-kaytto/ VALTIONEUVOSTON KANSLIAN JULKAISUJA 2022:1 30 köiseen muotoon, on säilytettävä alkuperäisessä muodossaan kaksi kuukautta osto- päivästä lukien tai vähintään siihen saakka, että ostotapahtuman sisältämä matka- tai kululasku tai Handi-palveluun saapunut lasku on hyväksytty ja siirretty kirjanpitoon. Matkalaskut muista menoista poiketen tarkastetaan Palkeissa ilman asiatarkastusta palvelusopimuksen mukaisesti. Matkustaja asiatarkastaa itse matkalaskun, myös siinä tapauksessa, että matkasihteeri tekee matkalaskun matkustajan puolesta. Kululas- kuissa hankinnan tehnyt henkilö suorittaa itse asiatarkastuksen. Sähköisessä tilaus- ja laskujen käsittelyjärjestelmä Handissa budjettiperusteisessa sopimuskohdistuksessa sopimukselle määritellään voimassaoloajan mukainen bud- jetti, johon kohdistetaan sopimukseen kuuluvat menot. Automaattisesti kohdistuttuaan meno siirtyy sopimukselle määritellyn henkilön vahvistettavaksi. Vahvistaja varmistaa; 1. meno on sopimuksen mukainen ja menoa vastaava tuote tai palvelu on vastaanotettu sekä 2. käytettävissä on riittävät tiedot vahvistuksen tekemiseksi. Laskun asiatarkastus ja hyväksyntä on tehty sopimuksella. Maksueräperusteisessa sopimuskohdistuksessa säännöllisesti laskutettavalle sopi- mukselle määritellään jokaiselle menolle maksuerät. Menoa ei vahvisteta Handissa. Laskun asiatarkastus ja hyväksyntä on tehty menoa koskevalla sopimuksella. Menon hyväksyminen Ennen menon maksamista meno on hyväksyttävä. Asiatarkastajana ja hyväksyjänä samalla laskulla ei voi toimia sama henkilö. Hyväksyjä ei saa toimia hyväksyjänä me- noissa, joissa itse on maksun saajana tai asianosaisena (esim. matkakulut). Hyväk- syjä voi kuitenkin hyväksyä omat menonsa osana tavanomaista menoa (esim. henki- löstötilaisuudet). Hyväksyjän on varmistuttava siitä; 1. meno on laillisen menoperusteen tai laillisesti syntyneen päätöksen mukainen, VALTIONEUVOSTON KANSLIAN JULKAISUJA 2022:1 31 2. kirjanpidon tili, jolle meno kirjataan, on merkitty ja se on oikein, 3. määrärahaa on riittävästi ja ao. määrärahaa voidaan käyttää ko. menon maksamiseen, ja 4. lasku on sekä numerollisesti että asiallisesti tarkastettu. Menojen hyväksyminen tehdään sen mukaisesti, mitä ministeriön työjärjestyksessä on määrätty oikeudesta tehdä hankintoja tai menopäätöksiä. Menon maksuunpano Menojen maksuunpanosta vastaa Palkeet. Hyväksytyt menot siirretään menojen kier- rätyksen tai käsittelyn järjestelmistä maksuun palvelusopimuksen ja vastuunjakotaulu- kon mukaisesti. Ainoastaan asianmukaisesti asiatarkastetut ja hyväksytyt menot voi- daan maksaa. Poikkeustilanteissa reskontran ja sähköisen kierrätysjärjestelmän ulkopuolella mak- settavat suoritukset maksetaan suoraan pankkiyhteysohjelmiston kautta. Reskontran ulkopuolella maksettavat suoritukset on asiatarkastettava ja hyväksyttävä paperilo- makkeella ennen maksamista. [Talousyksikkö] toimittaa lomakkeen edelleen Palkeille. Maksuaineiston lähettämisessä ja vastaanottamisessa käytetään Web Service -tie- donsiirtokanavaa. Maksuunpanoon liittyvät tehtävät hoidetaan Palkeissa valtion yhtei- sen maksuliikeprosessin mukaisesti. Maksuunpanoon liittyvää prosessia valvotaan osana Palkeiden sisäistä valvontaa. 5.4 Ennakkomaksujen yleiset menettelysäännöt Ennakon maksaminen on aina poikkeus normaalista maksumenettelystä ja ennakkoa voidaan maksaa vain, mikäli se on valtion edun mukaista, voimassa olevien säännös- ten perusteella mahdollista ja edellyttäen että hankinta- tai muussa vastaavassa sopi- muksessa on niin sovittu. Ennen ennakon maksamista on varmistauduttava siitä, että menetysriskin kattava vakuus on saatu ja hyväksytty. Ennakkomaksuun ei yleensä ole VALTIONEUVOSTON KANSLIAN JULKAISUJA 2022:1 32 syytä sitoutua arvoltaan alle 200 000 euron hankinnoissa, koska ennakkomaksun kä- sittely ja ennakkomaksuun liittyvän vakuuden vaatiminen toimittajalta ja vakuuden val- vonta aiheuttavat merkittävästi lisätyötä. Ennakon maksamista koskevan laskun hyväksyjä vastaa hyväksymismerkinnällään siitä, että ennakko on toiminnan luonteeseen nähden asianmukainen. Ennakkomak- sun hyväksyy ennakkomenoa vastaavan lopullisen menon hyväksyjä. Ennakoista on tehtävä tilitykset mahdollisimman pikaisesti, kuitenkin viimeistään ennen tilinpäätöstä. Ohjeistus ei koske jatkuvaan toimintaan liittyvien ennakonmaksujen maksamista, ku- ten järjestelmälisenssejä, lehtitilauksia, matkalippuja ja tilavuokria. Valtionapuennakoita ja matkaennakoita koskeva ohjeistus on annettu myöhemmin kohdissa 5.11. Valtionavustukset ja 5.4. Matkamenot. 5.5 Matkamenot Ministeriön matkustamisessa sovelletaan valtion matkustussääntöä33, matkustusstra- tegiaa34 ja valtioneuvoston matkustusohjetta35 sekä muita valtiovarainministeriön ja verohallinnon antamia matkustusta koskevia määräyksiä ja ohjeita. [Matkamääräyk- sen antajista ja matkalaskujen hyväksyjistä on määrätty ministeriön työjärjestyk- sessä]. Matkamääräys on oltava jokaiselle virkamatkalle. Matkamääräys laaditaan ja hyväksy- tään pääsääntöisesti sähköisessä matkanhallintajärjestelmässä. Matkamääräys voi olla myös kirjallinen tai suullinen. Tällöin maininta matkanhallintajärjestelmän ulkopuo- lisesta matkamääräyksestä tulee kirjata tai liittää matkalaskuun. Matkalasku tehdään matkanhallintajärjestelmässä. Matkustaja asiatarkastaa matka- laskun ennen matkalaskun lähettämistä Palkeiden tarkastuspalveluun, koska Palkei- den tarkastus ei sisällä menon asiatarkastusta. Matkalaskut [ja kuluveloitukset] tar- kastetaan Palkeissa ministeriön palvelusopimuksen mukaisesti. Matkalasku on tehtävä kahden kuukauden kuluessa matkan päättymisestä. [Ministeriö päättää yli kahdenkuukauden määräajan jälkeen jätettyjen matkalaskujen käsitte- 33 http://urn.fi/URN:ISBN:978-952-367-702-9 34 http://urn.fi/URN:ISBN:978-952-367-695-4 35 Valtioneuvoston ajantasainen matkustusohje löytyy Kampuksesta http://urn.fi/URN:ISBN:978-952-367-702-9 http://urn.fi/URN:ISBN:978-952-367-695-4 http://urn.fi/URN:ISBN:978-952-367-695-4 https://kampus.vnv.fi/tyon-tueksi/Sivut/Virkamatkat.aspx VALTIONEUVOSTON KANSLIAN JULKAISUJA 2022:1 33 lystä.] Erityisistä syistä esimerkiksi tilinpäätöksestä johtuen [talousyksikkö] voi mää- rätä, että matkalasku on esitettävä maksettavaksi lyhyemmässäkin ajassa. Matkalas- kuun on aina liitettävä laskutettavista menoista kuitit. Puuttuvasta kuitista on ensisijai- sesti pyydettävä kuittikopio tai laadittava muu selvitys menon perusteesta. Poikkeuk- sena tästä ovat muun muassa ne virka-/työtehtävän hoitamiseen liittyvät menot, kuten HSL matkakortilla tai puhelimella maksetut veloitukset. Näistä matkustajan on annet- tava muu riittävä selvitys kulusta matka- tai kululaskulla. Jos matkustaja antaa toiselle henkilölle oikeuden valmistella matkamääräyksen, kulu- veloitus- tai matkalaskun, vastaa matkustaja itse sen sisällöstä. Matkustaja vastaa myös siitä, että hän on toiminut sääntöjen ja ohjeiden mukaisesti siten, että matkoihin liittyvät korvaukset ovat haettavissa. Matkustajan on itse lähetettävä matkasuunni- telma (pois lukien ministeriön ulkopuoliset matkustajat), kuluveloitus- ja matkalasku matkanhallintajärjestelmässä, vaikka nämä poikkeustapauksissa voidaan laatia mat- kustajan puolesta. Edellä mainittu lähettäminen voidaan erityisestä syystä korvata si- ten, että matkustaja allekirjoittaa matkasuunnitelman tai -laskun paperilla ja tämä skannataan matkasuunnitelman ja matkalaskun liitteeksi. Näin voidaan toimia muun muassa ministerin tai ulkopuolisen matkustajan36 osalta. Ministeriö voi korvata ulkopuolisille henkilöille matkustuskuluja noudattaen soveltuvin osin valtion matkustussääntöä. Ulkopuolisen matkakustannusten korvaamisesta on sovittava ennakkoon matkamääräyksellä, muulla päätöksellä tai sopimuksella, jonka matkasta vastuullinen osasto tai yksikkö laatii yhteistyössä matkustajan kanssa. Ulkopuolisen rahoittamissa virkamatkoissa sovelletaan valtiovarainministeriön ohjetta viraston ulkopuolisten tahojen kustantamista matkoista37. Matkamääräyksen antami- sesta julkisen sektorin ulkopuolisten rahoittajien rahoittamiin virkamatkoihin on ohjeis- tettu tarkemmin matkustusohjeessa. Ulkopuolisten tarjoamissa matkoissa on huomioi- tava viranomaisten toiminnalle asetettujen arvojen, luottamuksen ja puolueettomuu- den säilyttäminen. Palkeet hallinnoi EU:n neuvoston matkojen korvaamista. EU:n neuvoston korvaa- missa matkoissa noudatetaan palvelukeskuksen antamia ohjeita EU:n neuvoston mat- kakustannusten korvausten käsittelystä sekä valtioneuvoston matkustusohjetta. [Ta- lousyksikkö] vastaa menojen raportoinnista ja korvauksen hakemisesta Palkeilta. 36 Valtioneuvoston ulkopuolisten henkilöiden matkoista löytyy ohjeita Kampuksesta 37 Valtiovarainministeriön ohje viraston ulkopuolisten tahojen kustantamista matkoista (10/2001). https://kampus.vnv.fi/tyon-tueksi/Sivut/Valtioneuvoston-kanslian-ulkopuolisille-maksamat-matkat.aspx ttps://kampus.vnv.fi/tyon-tueksi/Sivut/Valtioneuvoston-kanslian-ulkopuolisille-maksamat-matkat.aspx https://vm.fi/-/10-2001-ohjeet-viraston-ulkopuolisten-tahojen-kustantamista-matkoista https://vm.fi/-/10-2001-ohjeet-viraston-ulkopuolisten-tahojen-kustantamista-matkoista VALTIONEUVOSTON KANSLIAN JULKAISUJA 2022:1 34 Verolliset matkapäiväkorvaukset sekä muut verolliset matkustukseen liittyvät korvauk- set maksetaan palkanlaskentajärjestelmän kautta. Matkustamista koskevat tarkemmat määräykset on annettu valtioneuvoston matkustusohjeessa. Pääministerin, ministerien ja heidän puolisoidensa sekä erityisavustajien matkustuk- sesta määrätään ministerin käsikirjassa ja tarvittaessa erikseen. Matkustus- ja majoituspalvelut tulee hankkia valtiolle edullisimmalla tavalla käyttäen Hanselin kilpailuttamia palveluita. Matkaennakoista on ohjeistettu valtion matkustussäännössä ja valtioneuvoston mat- kustusohjeessa. 5.6 Edustamisesta, tarjoiluista ja henkilöstötilaisuuksista aiheutuvat menot Valtion talousarvion yleisen soveltamismääräyksen38 mukaisesti valtion varoja voi- daan käyttää edustustarkoituksiin vain tavanomaisen vieraanvaraisuuden39 ja huo- maavaisuuden osoittamiseksi viraston tai laitoksen tehtäväalueella toimiville sekä koulutus- juhla- ja muissa vastaavissa omalle henkilökunnalle. Edustamisen, johon käytetään valtion varoja, tulee liittyä valtioneuvoston ja sen ministeriön toimintaan ja tehtäväalaan ja palvella näitä tehtäviä ja tavoitteita. Edustusmenoista tulee aina olla tosite, jonka virkavastuullinen virkamies hyväksyy. Vieraanvaraisuuden ja huomaavaisuuden osoittaminen valtioneuvoston ja sen ministeriöiden tehtäväalueella toimiville Edustusmenoilla tarkoitetaan edustusluontoisiin tilanteisiin liittyvästä vieraanvaraisuu- desta tai muusta huomaavaisuudesta aiheutuneita menoja. Edustusmenojen tunnus- merkkinä on, että ne kohdistuvat kirjanpitoyksikön ulkopuolisiin tahoihin. Samaan edustustilaisuuteen osallistuvan kirjanpitoyksikön henkilökunnan osuus sisällytetään 38 https://vm.fi/laadinta-ja-soveltamismaaraykset 39 Valtiovarainministeriön ohje/määräys vieraanvaraisuudesta, eduista ja lahjoista VN/12079/2021 https://vm.fi/laadinta-ja-soveltamismaaraykset https://vm.fi/documents/10623/1115054/Vieraanvaraisuudesta%2C+eduista+ja+lahjoista_m%C3%A4%C3%A4r%C3%A4ys_ohje_1.5.2021.pdf/2918303d-56c0-3603-057d-396d58ebb3f3/Vieraanvaraisuudesta%2C+eduista+ja+lahjoista_m%C3%A4%C3%A4r%C3%A4ys_ohje_1.5.2021.pdf?t=1619779978065 VALTIONEUVOSTON KANSLIAN JULKAISUJA 2022:1 35 edustusmenoihin. Edustusmenojen käyttäminen harkitaan aina tapauskohtaisesti ja varojen tarkoituksenmukainen käyttö otetaan huomioon menoon sitoutuessa. Edustusmenolta tai sen liitteeltä tulee ilmetä tilaisuuden aika, paikka ja aihe, vastuulli- nen järjestäjä, tilaisuuden osallistujat ja osallistujataho ottaen huomioon julkisuuslain säännökset. Edustusmenoilla tulee olla selvä yhteys valtioneuvoston ja sen ministe- riön toimintaan ja tehtäväalaan ja palvella näitä tehtäviä ja tavoitteita. Edustustilaisuu- den menosuunnitelma tulee hyväksyttää [kansliapäälliköllä] ennen menoon sitoutu- mista. Edustusmenot hyväksytään työjärjestyksen mukaisesti. Edustuskuluja voivat olla esimerkiksi tarjoilukulut, tilojen vuokrat ja sidosryhmien muistamiseen liittyvät kulut, kuten liput, kaiverrukset, kukat, seppeleet, palkinnot yms. Edustusluonteisiksi menoiksi ei katsota kuluja, jotka aiheutuvat tavanomaisista työko- kouksista tai henkilöstölle järjestetyistä koulutus- ja seminaaritilaisuuksista. Tavanomaisista tarjoiluista ja henkilöstötilaisuuksista aiheutuvat menot Tavanomaista kokoustarjoilua on kahvi- ja lounastarjoilut työkokouksissa, sidosryh- mätapaamisten yhteydessä tai koulutus- ja seminaaritilaisuuksissa. Ministeriön henkilöstötilaisuuksien ja henkilöstön muistamiseen voidaan käyttää mi- nisteriön varoja, kun ne aiheutuvat koulutus-, virkistys- ja juhlatilaisuuksien tarjoiluista tai merkkipäivän muistamisesta. Henkilöstötilaisuuksista aiheutuvista menoissa huo- mioidaan, mitä on määrätty valtion talousarvion yleisissä soveltamismääräyksissä. Henkilöstötilaisuuksista aiheutuvat menot hyväksytään työjärjestyksen mukaisesti. Tavanomaisista tarjoiluista ja henkilöstötilaisuuksista aiheutuvalta menolta tulee käydä ilmi tilaisuuden aika, paikka ja aihe, isäntä tai järjestelyistä vastaava henkilö ja osallistujataho. Menolta ei tarvitse käydä ilmi tietoa yksittäisistä osallistujista. Virkamiehen tasavuosien merkkipäivät ja eläköityminen tai muut vastaavat tapahtu- mat muodostavat tilanteen, jolloin kohtuullisen lahjan antaminen voi tavanomaisuu- tensa vuoksi olla hyväksyttävissä ja kohteliaisuuden edellyttämää. Lahjan verova- pautta arvioitaessa noudatetaan Verohallinnon ohjetta henkilökuntaetujen verotuk- sesta40. Lahja tulee antaa muuna kuin rahana tai siihen verrattavana suorituksena. Lahja voi olla työnantajan valitsema esine, palvelu tai yksilöity lahjakortti. Yksilöity lah- jakortti tarkoittaa tietyn palvelun tai esineen ostamista tietystä paikasta tai virkamies 40 Henkilökuntaedut verotuksessa https://www.vero.fi/syventavat-vero-ohjeet/ohje-hakusivu/62486/henkil%C3%B6kuntaedut-verotuksessa5/ https://www.vero.fi/syventavat-vero-ohjeet/ohje-hakusivu/62486/henkil%C3%B6kuntaedut-verotuksessa5/ VALTIONEUVOSTON KANSLIAN JULKAISUJA 2022:1 36 voi valita lahjan työnantajan määrittelemistä vaihtoehdoista. Lahjakortti tulee olla vir- kamiehelle nimetty, eikä sitä voi vaihtaa rahaksi. 5.7 Kulukorvaukset Henkilöstöllä ei pääsääntöisesti ole oikeutta saada korvausta oman omaisuuden käyt- tämisestä virkatehtäviin. Virkamiehelle voidaan maksaa kulukorvauksia, mikäli hän joutuu työtehtävissään käyttämään omia välineitään tai omaisuuttaan. Välttämättö- mistä poikkeuksista päättää [talousyksikön päällikkö]. Korvauksesta tulee mahdolli- suuksien mukaan sopia etukäteen kyseisen tehtävän menojen hyväksymisestä vas- taavan kanssa. Korvauksen saamiseksi korvauksen hakijan tulee esittää kirjallinen selvitys tai tositteet aiheutuneista kuluista, jotka tarkastetaan ja hyväksytään samoin kuin muutkin menot. Matkoihin liittyvistä korvauksista on ohjeistettu kohdassa 5.4. Matkamenot. 5.8 Palkkamenot Ministeriön palkanmaksusta ja palkanlaskennasta vastaa ministeriön ja Palkeiden vä- lisen palvelusopimuksen mukaisesti Palkeet. [Henkilöstöyksikkö] vastaa palvelu- suhde- ja palkkatietojen oikeellisuudesta ja palvelusuhde- ja palkkatietojen muutosten sekä muiden palkkaukseen liittyvien tekijöiden ilmoittamisesta Palkeisiin. [Osastot ja yksiköt työjärjestyksen mukaisesti] vastaavat ulkopuolisten palkkionsaajien palkkioil- moitusten hyväksymisestä. Palkkakirjanpidosta huolehtii Palkeet palvelusopimuksen mukaisesti. Kirjanpidossa noudatetaan ennakkoperintälain41 ja ennakkoperintäasetuksen42 säädöksiä. Palkkoi- hin liittyvistä ilmoituksista viranomaisille ja palkkoihin liittyvistä tilityksistä vastaa Pal- keet ministeriön palvelusopimuksen mukaisesti. Tilitykset maksetaan sähköisen ti- laus- ja laskujen käsittelyjärjestelmä Handin kautta. Ennakkoperintälain 13 §:n mukaiset palkkiot sekä ennakkoperintälain 25 §:n mukaiset työ- ja käyttökorvaukset maksetaan hyväksytyn palkkiopäätöksen tai laskun perus- teella palkanlaskentajärjestelmän kautta. Laskusta tulee ilmetä maksun saajan, työn suoritusaika, maksuperuste sekä muut maksamisen ja verotuksen edellyttämät tiedot. 41 Ennakkoperintälaki 1118/1996 42 Ennakkoperintäasetus 1124/1996 https://www.finlex.fi/fi/laki/ajantasa/1996/19961118 https://www.finlex.fi/fi/laki/ajantasa/1996/19961124 https://www.finlex.fi/fi/laki/ajantasa/1996/19961118 VALTIONEUVOSTON KANSLIAN JULKAISUJA 2022:1 37 Laskun osalta asiatarkastukseen ja hyväksymiseen sovelletaan tässä taloussään- nössä tarkastamisesta ja hyväksymisestä kohdassa 5.2.1 ja 5.2.2 määrättyä menette- lyä. Ministeriön toimeksiannosta Palvelukeskus huolehtii ennakonpidätyksen toimitta- misesta ennakkoperintälain 25 §:n mukaisista työ- ja käyttökorvauksista ennakkope- rintärekisteriin kuulumattomalta maksunsaajalta sekä YEL-vakuuttamattomien mak- sunsaajien pakollisten eläkemaksujen pidättämisestä em. korvauksista. Luontoisetujen (esim. virka-auto, asunto, matkapuhelin) osalta noudatetaan verohalli- tuksen kulloinkin voimassaolevaa päätöstä. Luontoisetupuhelimen luovuttamisessa ja virka-autojen käytössä noudatetaan valtiovarainministeriön ohjeistusta (suositus val- tion virka-autojen käyttöä koskevista käytännöistä43, ja ohje virkamiesten luontois- edut44). Luontoisetujen myöntämisestä ministeriössä päättää [hallintojohtaja]. 5.9 Toistuvaismaksuina ja automaattisina tiliveloituksina veloitettavat menot Toistuvaismaksuina voidaan maksaa palkkojen katteet ja pankkipalvelumaksuja, ku- ten arvo-osuustilin palvelumaksuja. Rahalaitokselle annettavasta toistuvaismaksuun oikeuttavasta tilinkäyttövaltuudesta päättää ja sitä koskevat sopimukset hyväksyy [ta- lousyksikön päällikkö]. Palkkojen veloitustositteen asiatarkastaa ja hyväksyy Pal- keissa tehtävään määrätty henkilö. 5.10 Työterveyshuollon menot Työterveydenhuoltomenot perustuvat työterveyspalvelujen tuottajien kanssa tehtyihin sopimuksiin. Valtioneuvoston kanslia hoitaa keskitetysti sopimusjärjestelyt, menojen hyväksymisen ja työterveyshuollon kustannusten korvausten hakemisen muiden mi- nisteriöiden puolesta (pois lukien ulkoministeriö). Työterveyshuollon menot hyväksytään sähköisesti ilman liitteitä. Sähköisessä tilaus- ja laskujen kierrätysjärjestelmä Handissa käsiteltävissä työterveyshuollon menoissa ei saa näkyä määräysten mukaisesti luottamuksellista tietoa, vaan näiltä osin mahdolli- set muut tiedot jäävät tähän tehtävään ministeriössä nimettyjen työterveyshuollon me- 43 Valtiovarainministeriön suositus valtion virka-autojen käyttöä koskevista käytännöistä VM/2469/00.00.01 44 Valtiovarainministeriön ohje virkamiesten luontoisedut VM/330/00.00.00/2017 https://www.finlex.fi/fi/laki/ajantasa/1996/19961118 https://vm.fi/documents/10623/1115054/valtion-virka-autojen-kayttoa-koskevista-kaytannoista-1.3.2017/134c0f16-e8fb-421d-9db7-6e9eae6c3a42 https://vm.fi/documents/10623/1115054/valtion-virka-autojen-kayttoa-koskevista-kaytannoista-1.3.2017/134c0f16-e8fb-421d-9db7-6e9eae6c3a42 https://vm.fi/documents/10623/1115054/A_82005.pdf/02486c9f-a1d1-4f77-ae7f-79123e0c1ca1 https://vm.fi/documents/10623/1115054/A_82005.pdf/02486c9f-a1d1-4f77-ae7f-79123e0c1ca1 VALTIONEUVOSTON KANSLIAN JULKAISUJA 2022:1 38 nojen käsittelijöiden säilytettäväksi tai ne on suojattu lukolla sähköisessä tilaus- ja las- kujen kierrätysjärjestelmä Handissa tai paperisina. Tarvittaessa sähköiseen tilaus- ja laskujenkierrätysjärjestelmä Handiin tallennettavista laskuista on tummennettava luot- tamuksellista tietoa sisältävät kohdat ennen laskujen skannausta järjestelmään. 5.11 Määrärahan käyttöoikeuden myöntäminen toiselle kirjanpitoyksikölle Ministeriö voi myöntää toiselle kirjanpitoyksikölle käyttöoikeuden talousarvion tilijaotte- lussa sille osoitettuihin määrärahoihin tai sen vastuulla oleviin jakamattomiin määrära- hoihin. Käyttöoikeus myönnetään laskutusmenettelyllä tai momentille kirjausoikeu- tena. Käyttöoikeuden jakamisesta toiselle kirjanpitoyksikölle päättää ministeriössä se, jonka ratkaisuvaltaan määräraha on viraston sisäisellä päätöksellä osoitettu. Jakopäätök- sessä asetetaan tarpeelliset ehdot varojen käytölle, käytön valvonnalle ja varojen ta- loushallinnolliselle käsittelylle sekä kerrotaan, saako saaja määrärahaan kirjausoikeu- den vai käyttöoikeuden (laskutusmenettely). Jakopäätös valmistellaan Valtiokonttorin asettamien sisältövaatimusten mukaisesti (Jakamattoman määrärahan jakopäätös). Määrärahapäätökset toimitetaan tiedoksi Palkeille. Jos käyttöoikeus myönnetään mo- mentille kirjausoikeutena, [talousyksikkö] vastaa kirjausoikeuden ilmoittamisesta mää- rärahan saavalle kirjanpitoyksikölle ja Palkeille sekä momentille tehtyjen kirjausten seuraamisesta. 5.12 Valtionosuudet ja muut lakisääteiset valtionapumenot Valtionosuuksien hallinnoinnissa ja maksamisessa noudatetaan lakia [_] valtionosuu- desta. Ministeriön valtionosuuksien käsittelyssä [tarkempi kuvaus valtionosuuksista ja niiden edellyttämistä menettelyistä ja asiatarkastus- ja hyväksymisestä]. [Osasto/Yksikkö] tekee valtionosuuspäätökset ja [talousyksikkö] toimittaa ne Palkeille, joka maksaa valtionosuudet rahoituksen saajille. VALTIONEUVOSTON KANSLIAN JULKAISUJA 2022:1 39 5.13 Valtionavustukset Ministeriön [talousyksikkö] vastaa valtionavustusten maksatuksista sille toimitettujen maksatukseen vaadittavien dokumenttien perusteella. Valtionapumenot asiatarkaste- taan ja hyväksytään [valtionavun myöntäneessä osastossa/yksikössä/taloushallin- nossa] sähköisessä tilaus- ja laskujen käsittelyjärjestelmä Handissa [tai ministeriön käytössä olevassa valtionavustuksille tarkoitetussa sähköisessä järjestelmässä]. Valti- onapupäätöstä valmisteltaessa tulee tarkistaa maksunsaajan tilitietojen oikeellisuus. Valtionapupäätöksen tehneen [osaston/yksikön] tulee toimittaa päätös [talousyksik- köön] sähköisessä muodossa. Valtionavustuksen myöntöpäätöksen, maksatuspäätöksen ja takaisinperintäpäätöksen tekee [osasto/yksikkö/työjärjestyksen mukaisesti]. Takaisinperinnän osalta noudate- taan valtionavustuslain45 4 ja 5 luvuissa annettuja määräyksiä. Valtionavustuksen ta- kaisinperintäpäätös toimitetaan tiedoksi asianosaisille [ja talousyksikköön]. Valtion- avustuksen käytön valvonnasta vastaa ministeriössä [valtionavun myöntänyt osasto/yksikkö/talousyksikkö]. Valtioavun käytön valvonnasta vastaavan tahon tulee tarkistaa valvontasuunnitelma [joka toinen vuosi]. Valtionapuennakoiden myöntämi- sessä ja maksamisessa noudatetaan valtionavustuslakia sekä käytetään tapauskoh- taista harkintaa. 5.14 Muut siirtomenot Siirtomenojen käsittelyssä noudatetaan, mitä on määrätty menoihin sitoutumisesta sekä niiden tarkastamisesta ja hyväksymisestä kohdassa 5.3.1 ja 5.3.2. TAI Ministeriön siirtomenojen käsittelyssä [tarkempi kuvaus siirtomenojen käsittelyn me- nettelyiden poikkeuksista]. 45 Valtionavustuslaki 688/2001 https://www.finlex.fi/fi/laki/ajantasa/2001/20010688 VALTIONEUVOSTON KANSLIAN JULKAISUJA 2022:1 40 5.15 Sijoitusmenojen käsittely Sijoitusmenojen käsittelyssä noudatetaan, mitä on määrätty menoihin sitoutumisesta sekä niiden tarkastamisesta ja hyväksymisestä kohdassa 5.3.1 ja 5.3.2. TAI Ministeriön sijoitusmenojen käsittelyssä [tarkempi kuvaus sijoitusomenojen käsittelyn menettelyiden poikkeuksista]. VALTIONEUVOSTON KANSLIAN JULKAISUJA 2022:1 41 6 Tulojen käsittely 6.1 Tulojen perimisen ja varojen vastaanottamisen yleiset menettelyt Ministeriölle kuuluvat tulot on perittävä asianmukaisesti ja oikeamääräisinä. Ministeri- ölle kuuluva saaminen on laskutettava viipymättä, mikäli maksuvelvollisuus ei käy ilmi suoraan sopimuksesta, päätöksestä tai muusta sitoumuksesta. Laskua ei ole tarpeen käyttää, kun peritään määräaikoina toistuvia tuloja, jotka on sovittu tai säädetty mak- settaviksi. Toistuvien suoritteiden osalta tuotteiden hinta perustuu etukäteen vahvistettuun hin- nastoon. Hinnasto perustuu voimassa oleviin maksuasetuksiin tai muuhun lainsää- däntöön, jossa maksujen suuruus on vahvistettu. Hinnaston vahvistaa [osasto/yk- sikkö]. Hinnaston ulkopuolisten tulojen laskutuksen hyväksyy [osasto/yksikkö]. Saatavien laskutuksen ja myyntireskontran hoitaa Palvelukeskus palvelusopimuksen mukaisesti. [Talousyksikkö] toimittaa laskutusta varten tarvittavan aineiston keskite- tysti Palvelukeskukselle. [Osastot ja yksiköt] huolehtivat siitä, että tarvittavat tiedot las- kutuksen perusteista toimitetaan [talousyksikköön]. 6.2 Maksullisen toiminnan tulot Valtion maksuperustelain46 ja valtion maksuperusteasetuksen47 perusteella maksulli- sista suoritteista saatujen tulojen käsittelyssä noudatetaan ministeriön maksuasetusta ja kilpailutilanteessa markkinoilla tapahtuvassa taloudellisessa toiminnassa noudate- taan kilpailulain48 säännöksiä. [Talousyksikkö] laatii kirjanpidon tietojen perusteella tilinpäätöksen yhteydessä tai maksuasetuksen liitteenä tehtävän maksullisen toiminnan kustannusvastaavuuslas- kelman, mikäli yksittäisen osa-alueen tuotot ovat vähintään miljoona euroa. 46 Valtion maksuperustelaki 150/1992 47 Valtion maksuperusteasetus 211/1992 48 Kilpailulaki 721/2019 https://www.finlex.fi/fi/laki/ajantasa/1992/19920150 https://www.finlex.fi/fi/laki/ajantasa/1992/19920211 https://www.finlex.fi/fi/laki/ajantasa/2011/20110948 VALTIONEUVOSTON KANSLIAN JULKAISUJA 2022:1 42 Kilpailulain49 30 d §:n mukaisesta markkinoilla kilpailutilanteessa tapahtuvasta talou- dellisesta toiminnasta pidettävä erillinen kirjanpito on toteutettava sisäisten seuranta- kohteiden avulla. Tilinpäätöksen liitteenä on esitettävä kilpailullisen toiminnan tulos- laskelma, jos toiminnan tuotot ovat vähintään 40 000 euroa. 6.3 Yhteistoiminnan rahoitus valtiontalouden ulkopuolelta Ministeriö voi ottaa vastaan yhteishankkeesta tai yhteisestä toiminnasta saatavia tu- loja valtiontalouden ulkopuolelta toisilta valtioilta, kansainvälisiltä järjestöiltä ja sää- tiöiltä, kansainvälisiin sopimuksiin perustuen tai muilta julkisen sektorin organisaa- tioilta. Yhteistoiminnan kustannusten korvauksiin liittyy yleensä vastike, työpanos, ta- vara, palvelu tai muu tuotannontekijä, jonka loppukäyttäjänä on korvauksen maksaja eli laskun vastaanottaja. Päätöksen yhteistoiminnan rahoituksen vastaanottamisesta yksityiseltä sektorilta te- kee [osasto/yksikkö/kansliapäällikkö]. Yhteistoiminnasta tehdään aina sopimus. Tulojen, menojen ja työaikojen kohdentamisessa käytetään seurantakoodia. Ministeri- össä [talousyksikkö] ohjeistaa tarvittaessa tarkemmin rahoituksen kirjanpidollisesta käsittelystä. 6.4 Yhteistoiminnan rahoitus toisilta valtion virastoilta ja laitoksilta Ministeriö voi ottaa vastaan yhteishankkeesta tai yhteisestä toiminnasta saatavia tu- loja toiselta valtion virastolta tai laitokselta. Rahoittajavirasto tai -laitos voi myöntää määrärahaansa käyttö- ja kirjausoikeuden. Määrärahaan käyttöoikeus voidaan toteut- taa kirjausoikeutena tai laskutusmenettelyllä. Tulojen, menojen ja työaikojen kohdentamisessa käytetään seurantakoodia. [Talous- yksikkö] ohjeistaa tarvittaessa tarkemmin tulojen kirjanpidollisesta käsittelystä. 49 Kilpailulaki 2011/948 https://www.finlex.fi/fi/laki/ajantasa/2011/20110948 VALTIONEUVOSTON KANSLIAN JULKAISUJA 2022:1 43 6.5 Yhteisrahoitteisen toiminnan rahoitus valtiontalouden ulkopuolelta ja valtion virastoilta ja laitoksilta Ministeriö voi ottaa vastaan yhteisrahoitteisen toiminnan rahoitusta50 valtion virastolta tai laitokselta tai valtiontalouden ulkopuolelta. Yhteisrahoitteista toimintaa on sellainen toiminta, johon saadaan rahoitusta ilman velvoitetta luovuttaa rahoittajalle välitöntä vastiketta. Päätöksen yhteisrahoitteisen toiminnan rahoituksen vastaanottamisesta yksityiseltä sektorilta tekee [osasto/yksikkö/kansliapäällikkö]. Yksikön [johtaja/pääl- likkö/esimies] voi hyväksyä toisilta valtion virastoilta ja laitoksilta saatavaan yhteisra- hoitteeseen toimintaan liittyvät sopimukset. Sopimusjäljennös toimitetaan talousyksik- köön. Talousyksikkö laatii kirjanpidon tietojen perusteella tilinpäätöksen yhteydessä yhteis- rahoitteisen toiminnan kustannusvastaavuuslaskelman, mikäli Valtiokonttorin asetta- mat edellytykset laskelman laatimiseen täyttyvät. Tulojen, menojen ja työaikojen koh- dentamisessa käytetään Kiekun seurantakohteita. Talousyksikkö ohjeistaa tarvitta- essa tarkemmin rahoituksen kirjanpidollisesta käsittelystä. [Osasto/yksikkö/kanslia- päällikkö] vastaa siitä, että yhteisrahoitteisen toiminnan tuloja ja menoja seurataan sekä työaikaa kohdennetaan seurantakohteille. 6.6 EU-rahoitus Sekä suoraan Euroopan unionilta tulevan rahoituksen, että valtion talousarvion kautta tulevan EU-rahoituksen käytössä noudatetaan tästä annettuja EU-säädöksiä, kansal- lista lainsäädäntöä, valtion talousarviota, viranomaisten antamia määräyksiä ja ohjeita sekä rahoituksen myöntäjien tarkempia ohjeita. EU:lta saatavien varojen kirjanpidon käsittelyssä noudatetaan Valtiokonttorin tästä antamia ohjeita51. EU:lta saatavien va- rojen hausta, hallinnoinnista ja rahoituksen käytön seurannasta vastaa ministeriössä [osasto/yksikkö/talousyksikkö]. [EU-rahoitusta koskeva maksatushakemus toimitetaan tiedoksi talousyksikköön sähköisesti]. 50 https://www.valtiokonttori.fi/maaraykset-ja-ohjeet/yhteisrahoitteisen-toiminnan-kus- tannusvastaavuuslaskelman-laatiminen/ 51 https://www.valtiokonttori.fi/palvelut/julkishallinnon-palvelut/maaraykset-ja-ohjeet/ https://www.valtiokonttori.fi/maaraykset-ja-ohjeet/yhteisrahoitteisen-toiminnan-kustannusvastaavuuslaskelman-laatiminen/ https://www.valtiokonttori.fi/palvelut/julkishallinnon-palvelut/maaraykset-ja-ohjeet/ VALTIONEUVOSTON KANSLIAN JULKAISUJA 2022:1 44 6.7 Sponsorointi Sponsoroinnin valmistelussa noudatetaan soveltuvin osin, mitä hankinnoista on sää- detty tai määrätty. Sponsorointiyhteistyö tulee toteuttaa valtiovarainministeriön spon- sorointi valtionhallinnossa52 -työryhmän antaman mietinnön mukaisesti. Sponsorointi- rahoituksen hankkiminen ja vastaanottaminen eivät saa vaarantaa ministeriön luotet- tavuutta, uskottavuutta, puolueettomuutta tai julkisuuskuvaa. Sponsorirahoituksen vastaanottamisesta päätöksen tekee [kansliapäällikkö]. Sponsorointisopimus on teh- tävä kirjallisesti ja siihen on kirjattava koko sponsorointiyhteistyön sisältö. 6.8 Lahjoitettujen varojen vastaanottaminen Lahjoitus- ja testamenttivarojen vastaanottamisessa ja käytössä noudatetaan talous- arvioasetuksen53 72 d §:n säännöksiä. Lahjoitettujen varojen vastaanottamisessa noudatetaan samaa menettelyä kuin lahjoitetun omaisuuden vastaanottamisessa, josta on määrätty kohdassa 9.8. Lahjoitetun omaisuuden vastaanottaminen. Lahjoitusten tulee perustua lahjakirjaan tai vastaavaan asiakirjaan. [Johtaja/pääl- likkö/esimies] päättää lahjoitusvarojen vastaanottamisesta, käytöstä ja päättää lahjoi- tusvarojen mahdollisesta rahastoinnista. [Talousyksikkö] vastaa lahjoitusvarojen hoi- tamisesta. 6.9 Erääntyneiden saatavien periminen Saatavien valvontaan ja perintään liittyvästä vastuunjaosta ministeriön ja Palvelukes- kuksen kesken on sovittu palvelusopimuksessa siten, että kaikki saatavat tulevat ajal- laan ja asianmukaisesti perityksi. Viivästyskorko määräytyy korkolaissa54 tai muussa laissa säädetyn mukaan. Palvelukeskus toimittaa ministeriölle listan maksukehotusten jälkeen maksamatto- mista suorituksista. [Kahden] maksukehotuksen jälkeen maksamattomien suoritusten osalta käynnistetään saatavien perintä. Julkisoikeudelliset saatavat ja muut suoraan 52 Valtiovarainministeriön sponsorointi valtionhallinnossa -työryhmän loppuraportti: Sponsorirahoitus ei saa vaarantaa valtion virastojen objektiivisuutta ja riippumatto- muutta 53 Asetus valtion talousarviosta 1243/1992 54 Korkolaki 633/1982 https://vm.fi/-/sponsorointi-valtionhallinnossa-tyoryhman-loppuraportti-sponsorirahoitus-ei-saa-vaarantaa-valtion-virastojen-objektiivisuutta-ja-riippumattomuutta https://vm.fi/-/sponsorointi-valtionhallinnossa-tyoryhman-loppuraportti-sponsorirahoitus-ei-saa-vaarantaa-valtion-virastojen-objektiivisuutta-ja-riippumattomuutta https://www.finlex.fi/fi/laki/ajantasa/1992/19921243 https://www.finlex.fi/fi/laki/ajantasa/1992/19921243 https://finlex.fi/fi/laki/ajantasa/1982/19820633 VALTIONEUVOSTON KANSLIAN JULKAISUJA 2022:1 45 ulosottokelpoiset saatavat peritään ulosoton kautta ja siirretään tarvittaessa ulosoton jälkeiseen passiiviperintään. Muiden saatavien oikeudellisista toimenpiteistä pääte- tään tapauskohtaisesti [talousyksikössä]. Vähäisten saatavien perinnässä noudatetaan valtiovarainministeriön asetusta eräiden vähäisten saatavien perimättä jättämisestä annetun valtiovarainministeriön päätöksen 2 §:n muuttamisesta55 ja julkisoikeudellisten saatavien osalta myös valtion maksupe- rusteasetuksen määräyksiä56. 6.10 Tileistä poistaminen Jos velallinen todetaan ulosotossa varattomaksi tai kun muutoin on luotettavasti selvi- tetty, ettei saatavaa saada perityksi, saatava poistetaan tileistä samana tilivuonna ve- loittamalla alkuperäisen tulon kirjausta vastaavia liikekirjanpidon tilejä tai seuraavina tilivuosina käyttäen vastaavasti tileistä poiston tilejä. Ministeriössä [talousyksikkö] te- kee päätöksen tileistä poistamisesta. Tileistä poistamisen jälkeenkin tileistä poista- neen [osaston/yksikön] on mahdollisuuksien mukaan seurattava jatkuvasti velallisen taloudellista asemaa ja ryhdyttävä perimistoimiin, jos velalliselle ilmaantuu varoja. Saatavat, joista syntyvät perinnän kulut ylittävät mahdollisesti saatavan määrän voi- daan jättää perimättä. Jos ministeriön myyntilaskussa on ilmeinen asia- tai laskuvirhe, on tehtävä hyvitys- lasku tai uusi lasku. Hyvityslaskussa on mainittava hyvittämisen peruste ja se, mitä laskua hyvitys koskee. Hyvityslasku tarkastetaan ja hyväksytään kuten tuloa koskeva lasku. 6.11 Yhteisömyynti EU-jäsenvaltioiden välisessä tavaroiden yhteisömyynnissä noudatetaan verohallin- non57 ja Valtiokonttorin ohjeita ja määräyksiä58. Yhteisömyyntiä koskevassa laskussa on normaalien laskutustietojen ja ostajan arvonlisäverotunnuksen lisäksi oltava minis- teriön arvonlisäverotunnus. Myyntiä laskutettaessa tulee ostajan arvonlisäveronumero 55 Valtiovarainministeriön asetus eräiden vähäisten saatavien perimättä jättämisestä annetun valtiovarainministeriön päätöksen 2 §:n muuttamisesta 1173/2001 56 Valtion maksuperusteasetus 211/1992 57 https://www.vero.fi/syventavat-vero-ohjeet/ 58 https://www.valtiokonttori.fi/palvelut/julkishallinnon-palvelut/maaraykset-ja-ohjeet/ https://www.finlex.fi/fi/laki/alkup/2001/20011173 https://www.finlex.fi/fi/laki/alkup/2001/20011173 https://www.finlex.fi/fi/laki/alkup/2001/20011173 https://finlex.fi/fi/laki/ajantasa/1992/19920211 https://finlex.fi/fi/laki/ajantasa/1992/19920211 https://www.vero.fi/syventavat-vero-ohjeet/ https://www.vero.fi/syventavat-vero-ohjeet/ https://www.valtiokonttori.fi/palvelut/julkishallinnon-palvelut/maaraykset-ja-ohjeet/ VALTIONEUVOSTON KANSLIAN JULKAISUJA 2022:1 46 tarkistaa verohallinnolta. Jos verottomuuden myynnin edellytykset eivät täyty, myyjän on verotettava arvonlisävero tavaroiden myynnistä Suomessa. [Palvelukeskus/Osasto/yksikkö] vastaa yhteisömyyntiä koskevan yhteenvetoilmoituk- sen laatimisesta verohallintoon. VALTIONEUVOSTON KANSLIAN JULKAISUJA 2022:1 47 7 Kirjanpito ja tuloksellisuuden laskentatoimi 7.1 Kirjanpitoyksikön kirjanpitokokonaisuus Ministeriön kirjanpidossa sovelletaan valtion talousarviosta annetun asetuksen59 säännöksiä ja Valtiokonttorin ohjeita ja määräyksiä60. Ministeriön kirjanpitokokonai- suus käsittää talousarviokirjanpidon, valtion liikekirjanpidon ja sisäisen kirjanpidon, käyttöomaisuuskirjanpidon sekä valtuusseurannan. [Rahaston kirjanpito] sisältää liike- kirjanpidon ja sisäisen kirjanpidon. Ministeriö käyttää valtionhallinnon yhteistä talous- ja henkilöstöhallinnon tietojärjestel- mää. Ostoreskontra, myyntireskontra, laskutus, käyttöomaisuuskirjanpito ja kustan- nuslaskenta sekä palkanlaskenta ja työajanhallinta ovat osa samaa järjestelmäkoko- naisuutta. Ostolaskujen ja muiden tositteiden sähköinen kierrätys ja matkalaskujen kierrätys hoidetaan erillisillä järjestelmillä, joista tiedot siirtyvät kirjanpitoon. [Rahaston] kirjanpito on kytketty ministeriön kirjanpitoon [rahaston] yhdystilin kautta. [Rahaston tapahtumat siirretään ministeriön kirjanpidosta [rahaston] kirjanpitoon kuu- kausittain.] Talousarviokirjanpitoon merkitään talousarviotapahtumina talousarviotulot ja talousar- viomenot sekä niiden oikaisu- ja siirtoerät. Talousarviokirjanpito käsittää talousarvioti- lit, siirrettyjen määrärahojen tilit ja muut Valtiokonttorin määräämät tilit. Liikekirjanpitoon merkitään liiketapahtumina tulot, menot, rahoitustapahtumat sekä nii- den oikaisu- ja siirtoerät. Liikekirjanpito sisältää vähintään Valtiokonttorin määräämät tuotto- ja kululaskelman sekä taseen laatimiseksi tarvittavat tilit. Tulot ja menot kohdennetaan sekä liikekirjanpidossa että talousarviokirjanpidossa suoriteperusteisesti, ellei talousarvion momentin luonne edellytä toisenlaista kohden- tamista. Palkkakustannukset kirjataan kirjanpitoon pääasiassa maksuperusteisesti palkkoihin liittyvien suoriteperusteisesti maksuun tulevien erien vähäisyyden vuoksi. Vuoden vaihteessa kahdelle vuodelle kuuluvia suuruusluokaltaan pieniä tai toistuvia 59 Asetus valtion talousarviosta 1243/1992 60 https://www.valtiokonttori.fi/palvelut/julkishallinnon-palvelut/maaraykset-ja-ohjeet/ https://www.finlex.fi/fi/laki/ajantasa/1992/19921243 https://www.valtiokonttori.fi/palvelut/julkishallinnon-palvelut/maaraykset-ja-ohjeet/ VALTIONEUVOSTON KANSLIAN JULKAISUJA 2022:1 48 menoja ei jaksoteta kahdelle vuodelle. Suuruusluokaltaan merkittävät erät jaksotetaan useammalle vuodelle. Palkeet vastaa palvelusopimuksen mukaisesti ministeriön ulkoisen kirjanpidon tarkas- tamisesta. Talousyksikkö vastaa ministeriön kirjanpidon riittävistä tarkastuksista tieto- jen oikeellisuuden ja luotettavuuden varmistamiseksi. Kirjanpidon oikeellisuutta tar- kastetaan [kuukausittain] kirjanpidon raporttien avulla. [Talousyksikkö] tuottaa [osas- toille/yksiköille] raportteja tai raporttilinkkejä kirjanpidon ja sisäisen laskennan tie- doista. Ministeriön [osastot/yksiköt] vastaavat omien menojensa osalta kirjanpidon luotettavuudesta ja oikeellisuudesta. 7.2 Osakirjanpitojen valvonta Palvelukeskus vastaa yhteisten prosessien mukaisesti osto- ja myyntireskontran sekä käyttöomaisuuskirjanpidon täsmäyttämisestä, palkkakirjanpidon ja palkkatasetilien täsmäyttämisestä ja tarkastamisesta sekä edellä mainittujen listojen arkistoinnista. Osakirjanpidot täsmäytetään pääkirjanpitoon vähintään [kuukausittain] ennen kirjanpi- tokauden sulkemista. 7.3 Kirjanpidon