Paluu julkaisuarkistoon

24.7.2020

Valtioneuvoston julkaisuarkisto Valto: tietosuojaseloste

1. Rekisterin nimi

Valtioneuvoston julkaisuarkisto Valto

2. Rekisterinpitäjä

Valtioneuvoston kanslia
PL 23, 00023 Valtioneuvosto
Kirjaamo puh. 0295 160 334
kirjaamo@vnk.fi

3. Yhteyshenkilö rekisteriä koskevissa asioissa

Päivi Pirttilä, tieto- ja julkaisuyksikön päällikkö
Valtioneuvoston kanslia, Valtioneuvoston hallintoyksikkö
Puh. 0295 16001, etunimi.sukunimi@vnk.fi

4. Tietosuojavastaavan yhteystiedot

Tomi Lindholm, erityisasiantuntija
Valtioneuvoston kanslia, Valtioneuvoston hallintoyksikkö / VNHY / Talousyksikkö
Puh. 0295 16 0413 etunimi.sukunimi@vnk.fi

5. Henkilötietojen käsittelyn oikeusperuste

Euroopan parlamentin ja neuvoston asetus (EU) 2016/679, annettu 27 päivänä huhtikuuta 2016, luonnollisten henkilöiden suojelusta henkilötietojen käsittelyssä sekä näiden tietojen vapaasta liikkuvuudesta ja direktiivin 95/46/EY kumoamisesta (yleinen tietosuoja-asetus).

Tietosuoja-asetuksen 6 artiklan 1 kohdan c-alakohta: ”käsittely on tarpeen rekisterinpitäjän lakisääteisen velvoitteen noudattamiseksi”.

Valtioneuvoston kansliasta annetun valtioneuvoston asetuksen (393/2007) 1 §:n 32 kohdan mukaan Valtioneuvoston kanslian tehtäviin kuuluu: […] kirjasto- ja tietopalvelut, […].

Lisätietoja valtioneuvoston kanslian henkilötietojen käsittelystä: https://vnk.fi/tietosuoja

6. Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus

Julkaisuarkisto on valtioneuvoston julkaisujen sähköinen arkisto. Valto sisältää ministeriöiden julkaisusarjoissa ilmestyvät julkaisut PDF-muodossa vuoden 2016 alusta alkaen sekä osittain myös tätä vanhempia julkaisuja. Julkaisuja voi hakea esimerkiksi julkaisun nimen, tekijän tai asiasanojen mukaan. Valto on vapaasti käytettävissä. Julkaisuihin saa viitata edellyttäen, että lähde mainitaan.

7. Rekisteröityjen ryhmät ja niihin liittyvät henkilötietoryhmät (tietosisältö)

Julkaisuarkisto sisältää ministeriöiden Valto-pääkäyttäjien nimet, sähköpostiosoitteet ja puhelinnumerot. Lisäksi kerätään tietoa itse tietueen piilotettuun metadataan (dc.description.provenance) siitä, kuka on muokannut tietuetta ja milloin.

Palvelun käytöstä kerätään lokitietoja, joihin sisältyvät käyttäjän IP-osoite, IP-osoitteesta ladatut dokumentit ja palvelussa tehdyissä hauissa käytetyt hakutermit. Lisäksi kerätään tietoa siitä, miltä sivustolta palveluun on tultu.

8. Henkilötietojen vastaanottajat tai vastaanottajien ryhmät

Julkaisuarkistoon saavat päivitysoikeuden ne henkilöt, jotka vievät julkaisuja kyseiseen järjestelmään. Oikeudet myöntävät pyynnöstä valtioneuvoston kanslian tietotuki- ja julkaisuyksikkö.

Palvelun tuottajana toimii Kansalliskirjasto: https://www.kiwi.fi/display/Julkaisuarkistopalvelut/Tervetuloa

9. Henkilötietojen siirtäminen kolmansiin maihin

Valtioneuvoston julkaisuarkiston sisältämiä valtioneuvoston kanslian henkilötietoja ei siirretä EU- tai ETA-alueen ulkopuolelle.

10. Eri tietoryhmien poistamisen suunnitellut määräajat

Pääkäyttäjien tiedot poistetaan heti, kun tieto saadaan julkaisutiimille. Pääkäyttäjien tiedot tarkistetaan kerran vuodessa, ja tarvittavat tietojen poistot tehdään viimeistään silloin. Käytännössä lokitiedostot säilyvät yhden palvelimen käyttöiän nauhavarmistuksissa, eli noin viisi vuotta. Tarkkaa aikaa on vaikea sanoa, koska varmistukset elävät palvelinten elinkaaren mukaisesti, joka vaihtelee hieman tapauskohtaisesti.

11. Mistä henkilötiedot on saatu?

Pääkäyttäjien tiedot saadaan ministeriöistä. Julkaisuja lataavien henkilöiden osalta kerätään käyttäjän IP-osoite, IP-osoitteesta ladatut dokumentit ja palvelussa tehdyissä hauissa käytetyt hakutermit. Lisäksi kerätään tietoa siitä, miltä sivustolta palveluun on tultu.

12. Rekisteröidyn oikeudet

Jos henkilötietojanne on tallennettu tässä selosteessa mainittuun julkaisujärjestelmään, teillä on ainakin:

  1. Oikeus saada pääsy omiin tietoihinne. Voitte tehdä tietopyynnön henkilötiedoistanne esimerkiksi tekemällä tietopyynnön valtioneuvoston kanslian verkkosivuilta, tietosuoja-osiosta, löytyvän linkin kautta tai ottamalla yhteyttä valtioneuvoston kanslian kirjaamoon osoitteeseen kirjaamo@vnk.fi tai puhelimitse numeroon 0295 16001. Pyydämme, että käyttäisitte tietopyynnöissä lähtökohtaisesti verkkosivujemme sähköistä palvelua. Jos otatte kansliaan yhteyttä tietosuoja-asetuksen tietopyyntöön liittyen sähköpostitse tai kirjeellä, pyytäisimme teitä liittämään pyyntöönne puhelinnumeronne, jotta voimme ottaa teihin yhteyttä mahdollisten lisätietojen pyytämiseksi.
  2. Oikeus pyytää tietojen oikaisemista. Jos havaitsette, että tiedoissanne on epätarkkuus tai virhe, voitte pyytää niiden oikaisemista. Pyytäisimme teitä yksilöimään, mikä tieto on käsityksenne mukaan virheellinen. Lisäksi pyytäisimme teitä perustelemaan, millä perusteella tieto on virheellinen, ja miten sitä tulisi muuttaa. Toisaalta voitte pyytää myös henkilötietojenne täydentämistä, jos ne ovat mielestänne puutteelliset.
  3. Oikeus käsittelyn rajoittamiseen. Jos kiistätte henkilötietojenne paikkansapitävyyden, on teillä oikeus pyytää niiden käsittelyn rajoittamista, kunnes niiden paikkansapitävyys on varmistettu.
  4. Oikeus tehdä henkilötietojenne käsittelyä koskeva tietosuoja-asetuksen 77 artiklan mukainen valitus tietosuojan valvontaviranomaiselle, joka on tietosuojavaltuutettu. Tietosuojavaltuutetun toimiston internetsivut löytyvät yhteystietoineen osoitteesta www.tietosuoja.fi. Puhelimitse tietosuojavaltuutetun toimiston saavuttaa numerosta 029 56 66700.