Statsrådets publikationsarkiv Valto: dataskyddsbeskrivning

1. Registrets namn

Statsrådets publikationsarkiv Valto

2. Personuppgiftsansvarig

Statsrådets kansli
PB 23, 00023 Statsrådet
Registratorskontoret, tfn 0295 160 334
kirjaamo.vnk@gov.fi

3. Kontaktperson i ärenden som gäller registret

Päivi Pirttilä, chef för enheten för informationsstöd och publikationer
Statsrådets kansli, statsrådets förvaltningsenhet
Tfn 0295 16001, fornamn.efternamn@gov.fi

4. Dataskyddsombudets kontaktuppgifter

Heidi Alajoki, konsultativ tjänsteman
Statsrådets kansli, statsrådets förvaltningsenhet, ekonomienheten
Tfn 0295 16001, fornamn.efternamn@gov.fi

5. Rättslig grund för behandling av personuppgifter

Europaparlamentets och rådets förordning (EU) 2016/679 av den 27 april 2016 om skydd för fysiska personer med avseende på behandling av personuppgifter och om det fria flödet av sådana uppgifter och om upphävande av direktiv 95/46/EG (allmänna dataskyddsförordningen).

Artikel 6.1 c i allmänna dataskyddsförordningen: ”behandlingen är nödvändig för att fullgöra en rättslig förpliktelse som åvilar den personuppgiftsansvarige”.

Till statsrådets kanslis uppgifter hör enligt 1 § 32 punkten i statsrådets förordning om statsrådets kansli (393/2007) ”[…] biblioteks- och informationstjänster, […]”.

Ytterligare information om behandlingen av personuppgifter vid statsrådets kansli: https://vnk.fi/sv/dataskydd

6. Syftet med behandlingen av personuppgifter

Publikationsarkivet Valto är ett elektroniskt arkiv för statsrådets publikationer. Valto innehåller publikationer i ministeriernas publikationsserier i pdf-format från ingången av 2016 och delvis även äldre publikationer. Publikationer kan sökas till exempel enligt publikationens namn, upphovsman eller nyckelord. Valto är fritt tillgänglig för allmänheten. Det är tillåtet att hänvisa till publikationerna, förutsatt att källan nämns.

7. Vems personuppgifter behandlas och vilka uppgifter samlas in? (informationsinnehållet)

Publikationsarkivet innehåller huvudanvändarnas namn, e-postadresser och telefonnummer. I dold metadata i posterna (dc.description.provenance) samlas information om vem som har redigerat posten och när.

Dessutom samlas det in logguppgifter om användningen av tjänsten. I dessa ingår användarens IP-adress, dokument som laddats ner på IP-adressen och sökord som använts i tjänstens sökfunktion. Dessutom samlas information om från vilken webbplats användaren har kommit till tjänsten.

8. Vem har tillgång till de personuppgifter som samlas in?

De personer som för in publikationer i publikationsarkivet får användarbehörighet. Enheten för informationsstöd och publikationer vid statsrådets kansli beviljar på begäran användarbehörigheter.

Nationalbiblioteket är tjänsteleverantör: https://www.kiwi.fi/display/Julkaisuarkistopalvelut/Tervetuloa

9. Överföring av personuppgifter till tredjeländer

De personuppgifter som finns i statsrådets publikationsarkiv Valto överförs inte utanför EU eller EES-området.

10. Hur länge förvaras uppgifterna?

Uppgifter om huvudanvändarna raderas genast när publikationsteamet får information om detta. Uppgifterna om huvudanvändarna kontrolleras en gång om året och raderas senast i samband med detta. I praktiken bevaras loggfilerna under livscykeln för en servers band-backup, det vill säga i cirka fem år. Den exakta tiden är svår att fastställa eftersom backuperna följer serverns livscykel, som kan variera från fall till fall.

11. Varifrån kommer personuppgifterna?

Uppgifterna om huvudanvändarna kommer från ministerierna. I fråga om personer som laddar ner publikationer samlas in följande information: användarens IP-adress, dokument som laddats ner på IP-adressen och sökord som använts i tjänstens sökfunktion. Dessutom samlas information om från vilken webbplats användaren har kommit till tjänsten.

12. Den registrerades rättigheter

Om dina personuppgifter har lagrats i det publikationssystem som denna dataskyddsbeskrivning gäller, har du åtminstone följande rättigheter:

1. Rätt att få tillgång till dina egna uppgifter. Du kan begära information om dina personuppgifter till exempel genom att fylla i blanketten för begäran om information enligt allmänna dataskyddsförordningen i avsnittet om dataskydd på statsrådets kanslis webbplats, eller genom att kontakta statsrådets kanslis registratorskontor per e-post på adressen kirjaamo.vnk@gov.fi eller per telefon på numret 0295 16001. Vi ber att du i första hand begär information elektroniskt via vår webbplats. Om du kontaktar kansliet per e-post eller brev, vänligen ange ditt telefonnummer i samband med din begäran om information, så kan vi kontakta dig för eventuella tilläggsuppgifter.
2. Rätt att begära rättelse av uppgifterna. Om du upptäcker att dina uppgifter är inexakta eller innehåller fel, kan du be att de rättas. Vi ber dig precisera vilken uppgift som du anser vara felaktig. Vi ber dig också motivera varför uppgiften är felaktig och på vilket sätt den ska ändras. Du kan också begära att dina personuppgifter kompletteras, om du anser att de är bristfälliga.
3. Rätt att begränsa behandlingen av uppgifterna. Om du bestrider uppgifternas korrekthet, har du rätt att begära att behandlingen av uppgifterna begränsas tills det har säkerställts att uppgifterna är korrekta.
4. Rätt att i enlighet med artikel 77 i dataskyddsförordningen lämna in ett klagomål som gäller behandlingen av dina personuppgifter till en tillsynsmyndighet, i detta fall dataombudsmannen. Webbplatsen för dataombudsmannens byrå finns på adressen www.tietosuoja.fi. Där hittar du också kontaktuppgifter. Du kan kontakta dataombudsmannens byrå per telefon på numret 0295 666 700.